BI ツールとは?メリットや選び方のポイントなどを解説

古田 弓恵の顔写真古田 弓恵
2023年8月16日
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概要

この記事では、BI ツール (ビジネス・インテリジェンスツール) について解説します。膨大な量の情報、データを効果的に分析し、円滑な経営や業務遂行へとつなげるためのツールが、BI ツールです。意思決定と課題解決を支援してくれる、この BI ツールの機能や仕組みを知り、導入するヒントとなる「BI ツールの選び方」をまとめます。

BI ツールを活用すれば、大量のデータを効率よく管理し、意思決定や課題解決の支援につながります。BI ツールを取り入れて、作業をより楽なものにしましょう。

BI ツールとはどういう意味?

BI ツールは、英語の Business Intelligence の頭文字を取ったビジネス用語で、ビジネスインテリジェンスツール、もしくは BI システムと呼ばれます。

ビジネスには膨大な量のデータや情報が伴います。その情報を適切かつスムーズに分析し、意思決定や課題解決のために使用するのが、BI ツールです。経営全体に使われることはもちろん、マーケティング分析や営業分析など、さまざまなケースで用いられています。

そもそも BI とは、データを収集、蓄積、分析、報告することで、経営上の意思決定に役立てる技術で、それをサポートするのが、BI ツールです。

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BI ツールの目的

BI ツールを使用する目的は、企業やチームが抱える大量のデータをいつでも引き出し可能な除法として管理し、経営に役立てることです。ビッグデータを効率的に管理し、効果的に使用するには、BI ツールが不可欠となります。メンバーなら誰でも利用可能で、Excel などで手集計する必要もなく「必要なデータ」が把握できるため、業務効率化には非常に重要となります。

BI ツールの機能

では、BI ツールの機能とは具体的にどのようなものがあるのでしょうか。BI ツールには 3 つの主機能が搭載されています。

1. データ収集機能

BI ツールには、データを収集する機能がついています。言い換えれば、もともとデータや情報を集めていたツールと連携させてデータを引き込む機能です。たとえば、既存の売上管理ツールと BI ツールをつなげることで、前者で管理していた情報を BI ツールに持ってくることで、次の機能である「分析」ができるようになります。

2. データ分析機能

この機能で、収集したデータを集計し分析します。ここではシミュレーションや OLAP 分析を行うことで、収集した情報を分析し、読み解いていきます。先述のとおり、一企業が扱うデータは膨大な量になります。そのデータを、手作業では不可能なほど素早く分析することができる仕組みです。

3. データ可視化機能

BI ツールは、前項で分析したデータをグラフ化し、可視化できます。数字をただ並べただけでは、整理された情報とは言えません。可視化したデータはそのままレポート作成に使用し、メンバーがアクセスすることも可能です。

こういった 3 つの機能を活用することで、これまで多くの時間を要していたデータの分析と報告という作業が時短化され、業務の効率化と、それに伴う生産性の向上をもたらすこととなります。

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BI ツールを使うメリット

データを管理するツールとしては、これまで Excel を活用していたチームも多いでしょう。しかし昨今、データが膨大化する中、Excel から BI ツールへとデータを移行する企業が増えています。では、BI ツールを使用するメリットとは何でしょうか?

大量にあるデータの一元管理

多くの場合、それぞれの業務にはそれぞれのツールやアプリ、システムを活用しています。そういった場合、すべてのデータをひとつにまとめることは大変骨の折れる作業です。そんなとき、BI ツールに情報を集約して一元的に管理するのことで、点在化した状態を避けることができます。

効率的なデータ分析

Excel で行うデータ分析のデメリットのひとつが、大容量のデータ分析に向かないことです。一方の BI ツールは、たとえどんなに大量のデータだとしても、手を煩わせることなくスムーズに分析することができます。その結果、貴重な時間を最大限効率的に使うことができるようになります。

正しい現状把握

数字を羅列するだけではなく、BI ツールを使えば、素早くグラフにまとめ、リアルタイムに見える化することができます。Excel では新しい情報が出るたびに再びグラフ化する必要がありましたが、クラウド型の BI ツールなら、こういったグラフも常に更新された状態でメンバーとシェアすることが可能です。

課題の早期発見

膨大な量のデータを BI ツールで管理すれば、何か異変や問題、リスクが発生したときにも早期に発見することができます。こういった問題の早期発見は、すばやくデータ分析を可能とする BI ツールのメリットの一つと言えます。

メールやチャット、スプレッドシートなど、異なる場所に情報を点在化させるのではなく、一か所に整理整頓することで、業務効率は向上します。ワークマネジメントツール Asana に情報を集約して、業務効率化を始めましょう。

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BI ツールの選び方

最後に、BI ツールを導入する際に考慮したいポイントをまとめます。DX の推進が進む中、多くの BI ツールが存在します。その中から自社にとって最適なものを選ぶときには、以下の点に注目してみましょう。

  • BI ツールを導入する目的を明確にする

  • レポート機能ダッシュボード機能など、自分たちはどの機能を必要としているのかを把握する

  • 誰もがすぐに使えるよう、操作性に優れ、直感的なツールを選ぶ

  • 外部サービスやアプリとの連携が可能かどうかを調べる

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まとめ

BI ツールとは何か、その意味と目的、機能、使用するメリット、選ぶときのヒントをご紹介しました。BI ツールは一見、コストがかかる上、煩雑なシステムとして敬遠されることがあるかもしれません。しかし、業務効率化や生産性向上のためには欠かせないツールと言えます。紹介した選び方のヒントを参考に、自社に最適なものを選んで活用しましょう。

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