プロジェクトのダッシュボード

概要

ダッシュボードはプロジェクトレベルのタブで、日々の作業から視野を広げ、チャートやグラフを使ってチームの進捗状況を一目で把握することができます。これらのチャートを使用すると、チームが潜在的に抱える障害をすぐさま発見し、プロジェクトをスムーズに進行させることができます。

「ダッシュボード」タブは、プロジェクトの進捗状況をざっと把握したいときに、関連データを見つけられる便利なリファレンスポイントとして使用できます。

この機能は、Asana のすべての有料プラン (Premium、Business、Enterprise) でご利用いただけます。

チャートの開始

アクセス方法

  • 選択したプロジェクトの「ダッシュボード」タブに移動します
  • すでに作成済みのチャートが表示されます

ダッシュボードでは、プロジェクトのタスクを俯瞰的に確認できます。

「ダッシュボード」タブのチャートは、一番気になるデータを確認できるようにカスタマイズすることができます。

ダッシュボードとチャート

ダッシュボードではプロジェクトの進捗状況をリアルタイムで表示できるほか、事前設定されたチャートを使用できるので、根拠がはっきりとした透明性のあるステータス更新の報告および伝達を簡単に行えます。

コンポーネント

ダッシュボードのチャートは、タブを最初に開くときに自動的に作成されるので、セットアップは一切必要ありません。ダッシュボードは、タブを開いたり、ページを更新したりするたびに自動的に更新されるので、常に最新の状態を確認できます。

チャートは、チャートのタイトルにあるドロップダウンを使ってカスタマイズできるので、プロジェクトのデータをニーズに合わせて簡単に分析できます。

構成:

「ダッシュボード」タブはいくつかのコンポーネントからなります。

  • タスクカウントカード (完了、未完了、期限超過、合計)
  • 3 つのカスタマイズ可能なチャート
  • バーンアップチャート
  • 数値カスタムフィールドの合計

チャートの種類

棒グラフ

未完了タスク (セクション別)

棒グラフ

カスタマイズするには

  1. セクション別タスクのところにあるドロップダウンの矢印を使うと、セクション完了ステータスやメニュー内の他のカスタムフィールドに切り替えて、データポイントの垂直分布を見ながら比較と対比を行うことができます。

以下のことができます。

  • セクション別タスクを表示し、チームのプロセスにおいて潜在的なボトルネックが存在する箇所を把握する
  • カスタムフィールドに切り替えて、プロジェクトの現状や障害のある部分を確認する

ドーナツチャート

すべてのタスク (完了ステータス別)

ドーナツチャート

以下のことができます。

  • 仕事の各スライスの大きさをすばやく把握する。たとえば、未完了タスクが占める割合は全体的にみて小さいか、それとも大きいか?
  • それぞれのオプションやカスタムフィールドを入れ替えて、完了ステータス別タスクセクション別タスクを視覚的に表示する。

セクション別タスク

完了ステータス別すべてのタスクにあるドロップダウンメニューを使い、マイルストーンまたは承認リクエスト**を入れ替えることもできます。

入れ替え

各チャートにあるドロップダウンメニューをクリックすると、データの比較に使える入れ替え可能なフィールドの一覧を表示できます。このドロップダウンメニューを操作すると、それに合わせてデータが瞬時に整理されます。

担当者チャート

近日のタスク (担当者別)

ロリポップ

便利な点

  • チーム内での仕事の割り当て状況を把握できる。業績のよいメンバーと仕事を抱え過ぎているメンバーが一目でわかる
  • 近日未完了完了期限超過、そしてすべてに入れ替えて、担当者別タスクを表示することができる

担当者のロリポップにカーソルを合わせると、その担当者に割り当てられている近日開始予定のタスク数が表示されます。ダッシュボードに表示される担当者は、タスク数の多い上位 5 名のみです。他の担当者を表示するには、その他をクリックしてください。

バーンアップチャート

バーンアップチャート

このチャートは、チームの作業速度の推移とチームが仕事を完了させるスピードを追跡するのに便利です。

数値カスタムフィールドの合計

プロジェクトに数値フィールドを追加すると、その値がこのチャートに表示されます。

プロジェクトに存在する数値カスタムフィールドの合計を追加することで、データレポートの内容を充実させることができます。どのようなカスタムフィールドでも、それぞれがチャートに取り込まれ、ロールアップサマリーが作成されます。先ほどと同様に、ドロップダウンのメニューを使えば、オプションを入れ替えることができます。

数値カスタムフィールド

どの数値カスタムフィールドもプロジェクト全体で合計することができます。このチャートは、予算と実際のコストなど、予測と実際のデータを比較する場合や、チームがプロジェクトに費やした時間をすばやく合計するときなどにおすすめです。

数値カスタムフィールドは自動的にダッシュボードに取り込まれます。

チャートをエクスポートする方法

各チャートは .png 形式の画像として個別にエクスポートできます。

ステータス更新にチャートを追加する場合は、チャートをダウンロードし、ステータスビルダーに添付として追加します。メールや Slack のメッセージ、プレゼン用のスライドにドラッグすれば、チームの進捗状況の報告に使用できます。

画像

画像をダウンロードするには、次のことを行います。

  1. ダッシュボードでチャートの右上隅にある三点リーダーアイコンをクリックします
  2. 画像をダウンロード」を選択します

ダッシュボード全体を 1 つの画像としてエクスポートすることはできません。

他のコンテキストを表示する方法

カーソルを合わせるとデータポイントが表示されます。詳細を確認する場合は、チャートをクリックすれば基になっているデータやサブテキストが表示されます。バーをクリックし、スクロールダウンすれば、さらに詳細なインサイトを確認できます。

カーソルを合わせる

サブタスクはチャートに表示されることも、数値ロールアップに要約されることもありません。サブタスクをダッシュボードに表示するには、サブタスクをこちらのガイドの説明どおりに、該当するプロジェクトの直下に配置してください。

ユースケース

視覚化されたデータは、関連する仕事をわかりやすく、データを基に説明する画像です。それを使うことで、さまざまな関係者にストーリーを伝える、信頼を築く、すばやくアクションをとる、ということが簡単に行えるので、ユーザーは自信を持って仕事ができます。それまでの経緯とその先の見通しを確認できます。

戦略的な目標の実行を担当するマネージャー、ディレクター、およびプログラムリーダーは、リアルタイムで進捗を確認し、すばやく問題を通知し、最も大切な仕事に集中できるよう、視覚化されたデータを必要としています。

目標

Asana のダッシュボードは、特定のプロジェクトに関連する重要業績評価指標 (KPI) を表すデータダッシュボードです。プロジェクトの全体的なパフォーマンスや進捗を測定する指標を表示したり、注意が必要な問題を強調したりできます。

レポートに視覚的なデータを含めると、それを読むオーディエンスは提示されている情報をすばやく理解し、そのデータが示す結果について検討できます。

これらの機能は以下を行う場合に便利です。

  • 1 つまたは複数のプロジェクトにおいて作業をモニタリングし、制約や障害を特定する
  • 目標達成への進捗を追跡し、リーダーに状況を報告する
  • 関係者に対して、一番の懸念点を問題の報告書 / ビジュアル要素として引き出す
  • プロジェクトの貴重なインサイトを得る
  • データをフル活用し、先進的な働き方をします
  • プロジェクトの推移を全体的に、そして詳細に確認する

これらのチャートをレポートに使用することで以下が可能になります。

  • ワークフローの促進および簡素化
  • 説明責任を明確にし、透明性を確立する
  • データを実行可能なインサイトに変換する
  • 大きなインパクトを生むメッセージをよりスピーディに発信する

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。