2018年の夏、Telfer Schoolにマーケティングディレクター兼コミュニケーションディレクターが新たに選任され、部署に新しいビジョンをもたらしました。 また、この期間中にマーケティングチームは新メンバーを迎え、Carla De Ciccio 氏がコンテンツストラテジストとして加わり、ストーリードリブンなマーケティングアプローチを構築しました。

新たなスタートを切ったマーケティングチームは、新しいビジョンを実行し、実現することに意欲的でした。 しかし、チームメンバーの多くが新人であったため、歴史的知識や組織知が不足していました。 これを困難だと感じる人もいるかもしれませんが、Telfer のマーケティングチームは、新しい戦略を実施し、新しいプロセスを開発することで、インパクトのあるキャンペーンやコンテンツを制作できるようになる、エキサイティングな機会だと捉えました。

これらの新しいプロセスの作成を開始するにあたり、Carla さんとチームは、メンバー全員の仕事を一元管理できるツールを導入して、1 か所でコラボレーションを行い、お互いのプロジェクトを確認しあえるようにすることで、より良いコラボレーションを実現する必要があることに、ほどなく気付きました。

幸いなことに、チームメンバーは以前の職務でワークマネジメントツールを使用した経験があり、自分たちが思い描くコンテンツファーストの戦略を実行するのに役立つことを知っていました。

デジタルリーダーへの変身

高等教育機関に移る前はテクノロジー業界にいた Carla さんは、以前 Asana を使用したことがあり、マーケティングキャンペーン、コンテンツ制作、ウェブサイトのアップデートを合理化することを期待してチームに Asana を紹介しました。

マーケティングチームは、新しいツールの基礎をマスターするにあたり、プロセスをよりアジャイルな働き方に移行する機会としても活用しました。 2 つの大きな変更を同時に実施したものの、ユーザーエクスペリエンスや機能が日常的に使用するコンシューマー向けアプリと似ていたため、チームは Asana をすぐに使いこなせるようになりました。

高等教育におけるアジャイルプロジェクト管理

チームが Asana を導入してまもなく、最初の大きな成果が得られました。エンゲージメントチームの同僚を Asana に招き、学校の年次ガラのコラボレーションを行ったのです。このイベントは、部門横断の計画に数か月を要するものです。 以前、エンゲージメントチームはこの大規模なプロジェクトをスプレッドシートで管理していましたが、詳細を見落としたり、混乱したりしやすかったため、Carla 氏とマーケティングチームは、もっとよい方法があると考えました。

エンゲージメントチームと協力して、マーケティングリクエストを Asana に反映させ、担当と締め切りを明確にしました。 さらに、チームは過去のガラの例をタスクに添付することができたため、マーケティング担当者は過去に行われたことについて、より多くの文脈を把握することができました。 その結果、プロジェクトはこれまで以上にスムーズに進み、学校全体の人々はスプレッドシートではなく Asana でプロジェクトを管理する新しい方法を体験することができました。

現在、マーケティングチームは、イベントのチラシといった小さなタスクから、ウェブサイトのデザイン変更といった大きなプロジェクトまで、すべてのプロジェクトに Asana を使用しており、このツールはすべてのワークストリームに完全に統合されています。 最も大きなメリットは、フォームを使ったマーケティングリクエストの改良、タイムラインを使ったキャンペーンの管理、Asana API を活用したウェブサイトのアップデートや開発に関するものです。

特に、同校のウェブデベロッパーである Joey Beland-Kilbride さんは、マーケティングチームが組織全体の関係者、さらには Asana を使用していない関係者ともコラボレーションができるように Asana API を活用しています。 マーケターがタスクにコメントをすると、リクエスター (Asana を使用していない) はメールで更新を受け取れるようになりました。 その後、リクエスト者がそのメールに返信すると、そのメッセージは自動的にコメントとしてタスクに追加されます。 Joey の連携のおかげで、こういったコミュニケーションのメリットが得られたことにより、マーケティングチームは学生募集から卒業生エンゲージメントまで、学校全体のためによりクオリティの高い仕事ができるようになっています。

ステークホルダーからの要求が高まっている今、Asana のようなツールは、見落としを防ぎ、優先順位を決め、目標を明確に把握するために非常に重要です。

Carla De Ciccio 氏、コンテンツストラテジスト

Asana を使ってマーケティング部署の機能を変えることで、日々の業務のストレスが軽減され、チームはより大きな目標をより迅速かつスムーズに達成できるようになりました。 現在、マーケティングチームは

• 全員が進行中のすべてのプロジェクトを把握できるため、仕事の優先順位をより適切に決定できる。

• 関係者は、マーケティングチームの取り組みについてより多くのインサイトを得ることができ、自分のリクエストが全体像の中でどのような役割を果たすのかを確認できるようになり、チームとその能力に対する信頼が高まります。

• 仕事が 1 か所に一元管理されているため、見落としが発生せず、プロジェクトを迅速かつ簡単に完了できるようになりました。

• リクエストの受領プロセスが自動化されたことで、必要な情報がすべて事前に収集されるため、時間の節約と効率の大幅な向上が実現しました。

Asana により、実際に処理していた全体の作業量が可視化されたため、業務タイプ別に優先順位や戦略を見直すことができました。

Carla De Ciccio 氏、コンテンツストラテジスト

Telfer の今後のマーケティング戦略

チームは今後の展望として、作業の調整やコミュニケーションなど、以前は時間を費やしていた下位 20% のタスクを排除することに注力しています。これにより、よりインパクトのある仕事に時間を費やせるようになります。

マーケティングチームの最終的な目標は、デジタルトランスフォーメーションでトップクラスとなり、それを学校とチームの競争優位性にすることです。 その目標を達成する上で、Asana は欠かせない存在となるでしょう。