Kyna English は、新型コロナウイルスのパンデミックが始まった時期に設立されました。 Tram さんは、世界中から優秀な講師を雇用するのは簡単でしたが、グローバルチームの足並みを揃えるのは困難だと感じていました。 生徒のプロフィールとカスタマーサポートのタスクはスプレッドシートで管理されていました。 問題は、スプレッドシートが常に更新されていなかったことです。 チームメンバーは、最新の情報を得るために、過去の通話記録やチャットログを丹念に確認することがよくありました。 「仕事の解剖学」インデックスによると、プロセスを改善することで、従業員は週に 4.9 時間を節約できます。 Tram さんの目標は、カスタマーリテンションを高め、生徒数を数百人から数千人に増やすことでした。 彼女は、より優れた業務プロセスがあれば、この目標を達成できることを確信していました。 

新しいコラボレーションの形を見つける

Kyna English を成長させ、プロセスを効率化するために、Tram 氏は次のようなツールを必要としていました。

• コラボレーション機能が充実しており、情報を探しやすく、チーム間の仕事を管理しやすいこと。

• 使いやすく、新規および既存のスタッフを迅速にトレーニングできる。

• チャットやメールソフトウェアとの連携が可能で、顧客とのコミュニケーションを 1 か所で追跡できること。

Tram 氏は Asana のトライアルを利用し、このプラットフォームが会社の成長を支えるのに適していると判断しました。

Asana は Kyna English にぴったりの選択肢でした。 このプラットフォームは直感的で、メールやチャットのソフトウェアと連携し、情報を 1 か所にまとめてくれます。 1 つのプラットフォームさえあれば、組織全体の仕事の最新情報を把握できます。

Kyna English 創業者兼 CEO、Tram Ho 氏

Flexidata のサポートを受けて Asana を導入

Kyna English は、Asana のソリューションパートナーであるFlexidataの協力の下、ワークフローとレポート機能をセットアップしました。 従業員の仕事量とプロジェクトの進捗を追跡するために、レポートダッシュボードが設定されました。 Kyna English が使用しているメールおよびチャットソフトウェアを Asana と連携させたことで、メッセージが Asana のタスクとして取り込まれるようになりました。  また、生徒のプロフィールもスプレッドシートから Asana に移行されました。 その結果、 Kyna English のチームは、以前よりもはるかに効率的になり、何千人もの生徒に英語を教えるという目標を達成しました。

Asana のサポートで何千人もの生徒に教育を提供する

「仕事の解剖学」インデックスによると、協力的な組織では、従業員の 55% が過去 3 年間で収益が増加したと報告しています。 Kyna English は現在、3,000 人以上の生徒に英語を教えており、カスタマーリテンションが大幅に向上しています。

Kyna English のチームにとって最も役立ったワークフローと機能に関するインサイトをご紹介します。

Asana で生徒プロフィールを管理

すべての生徒プロフィールは、Asana でプロジェクトとして保存されています。 生徒の性格タイプ、学習の好み、授業の進捗、保護者の期待、関連するサポートリクエストに関する情報を 1 か所で管理しています。 こうした豊富なコンテキストのおかげで、スタッフ間の引き継ぎがはるかに簡単になり、リーダーは生徒のアカウントに関する意思決定を迅速に行えるようになりました。 

Asana はコラボレーションに役立ちます。 カスタマーサポートが時間のかかるプロセスではなくなりました。 顧客リクエストの期日を設定し、タスクの進捗を追跡するのが簡単になりました。

Kyna English 創業者兼 CEO、Tram Ho 氏

従業員の仕事量とタスクを可視化する

ダッシュボードが設定されているため、Kyna English のリーダーは従業員のワークロードを確認し、スタッフがタスクにどのように取り組んでいるかを確認できます。 このデータにより、Tram 氏は見落としたタスクや期限超過のタスクを特定し、目標やリソース配分に関するよりよい意思決定を行えます。

成長を 2 倍にする計画

Kyna English が事業を開始した当初、サービスはベトナムを拠点としていました。 現在、同社はインドネシアとタイで事業を展開しており、今後も拡大していく予定です。 Kyna English のチームは、会社が指導する生徒の数を倍増させるという目標を設定しています。 Asana でワークフローを整理し、継続的に改善することで、チームは新しい目標を確実に達成できると確信しています。