Asana で生産性とコラボレーションを向上させる iCHEF

台湾に拠点を置くiCHEFは、13,000社以上のホスピタリティ企業が紙を使わずに注文や販売を処理できるよう支援しています。 iCHEF の支援により、レストランは 1 つのプラットフォームを使用して、オンラインまたは店舗内の注文をデジタルに取り込み、配達プラットフォームと接続し、支払いを受け付け、売上高に関するデータを収集できます。 iCHEF は、毎年数多くの研究開発 (R&D) プロジェクトを実行することで、レストランのオーナーが事業運営を改善するのに役立つような製品や機能を常にリリースしています。 同社は最近、レストランがロイヤルティプログラムを実行したり、注文を追跡したり、顧客に合わせてカスタマイズされたディールを知らせたりするのに役立つ、新しい顧客関係管理 (CRM) システムをリリースしました。 この新しい CRM を使用すれば、レストランのオーナーは顧客維持と顧客に対するマーケティング作業を一層楽に行うことができます。

2016年、最高技術責任者 (CTO) を務める Matt Chang 氏は、iCHEF に入社した際、明確なブリーフを受け取りました。 社内のバックエンドを再構築して、フードデリバリープラットフォームなどのサードパーティとのコラボレーションと連携を容易に行えるようにする、という明確な目的を持って iCHEF に入社しました。 当時、チームが対処していた研究開発プロジェクトは年間 20 件でした。 イノベーションを拡大し、ソフトウェアの再構築を実現するためには、コラボレーションを会社全体で見直す必要があります。  Chang 氏がこの取り組みを開始した当初は、プロジェクト管理ツールを使用していたにもかかわらず、部門を横断する仕事の調整に苦労していました。 部署間で円滑にタスクを共有できず、情報が可視化されていないため、プロセスの実行速度が落ちていました。 そこで Chang 氏は、情報を見える化し、コラボレーションの向上を促すワークマネジメントプラットフォームを探すことにしました。 

全社規模での使用に適したワークマネジメントプラットフォームを求めて 

iCHEF チームは、エンジニアリングやマーケティングなど、すべての部署で使用可能なワークマネジメントツールを必要としていました。 速やかにイノベーションを進めるためには、全社員が同じタスクにアクセスでき、担当者や締め切り、プロジェクトの詳細などの情報を明確にやり取りできる必要がありました。 

慎重に評価を行った結果、iCHEF チームは以下のメリットから Asana を選びました。 

• コラボレーション機能が充実しており、部署間でスムーズな連携が可能。 

• 直感的に操作できることを念頭に置いて UI が設計されており、スムーズに導入できる。 

• 強力なデータ分析機能が備わっており、有益な判断材料を得られる。 

全チームにとって最適なワークマネジメントプラットフォームが必要でした。 弊社の最終的な目標は、情報を可視化するプロセスを作成し、データを共有することで部門間のコラボレーションを最適化することでした。 部署間のシームレスなコラボレーションや使いやすさ、強力なデータ分析機能を約束してくれたのが Asana です。”

Master Concept の協力の下で Asana を導入 

iCHEF チームは、Asana のソリューションパートナーであるMaster Conceptの協力の下、Asana を導入しました。 クラウドソフトウェアとプロジェクト管理の専門知識を持つ Master Concept のチームは iCHEF と力を合わせて、部門をまたぐコミュニケーションを促進し、複雑で大規模な研究開発プロジェクトの管理も可能なワークフローを構築しました。 

導入はスムーズに進み、iCHEF の各部署は研究開発プロジェクト以外の管理にも Asana を利用するようになりました。 たとえば、カスタマーリレーションズチームは、Asana を通じてカスタマーサービスのリクエストを管理し、さらに同社の POS レジ製品の修理業者など社外のパートナーにも Asana の利用を推奨しました。

Asana 導入後、R&D 以外のプロジェクトにも Asana を使用するようになりました。 会社全体の各部署が Asana を使って自らの仕事を管理しており、素晴らしい成果を得ています。”

スムーズなコラボレーションで完了プロジェクト数が増加 

現在 iCHEF ではすべての部署で Asana を利用しています。 Asana を導入して以来、iCHEF のチームは年間約 100 件のプロジェクトを完了できるようになりました。 

効率を大幅に改善する上で起爆剤となったのは、情報を可視化し、コラボレーションの向上をもたらす Asana のワークフローでした。 iCHEF のワークフローを大幅に改善した、Asana による 3 つの変化をご紹介します。 

Asana のおかげで、生産性が飛躍的に向上しました。 より多くのプロジェクトを完了すると同時に、業務プロセスを最適化して効率を高めることができます。”

部署間のコラボレーションを改善 

ポートフォリオとプロジェクトボードで仕事を一元管理することで、すべての部署のチームが目標やマイルストーン、タスクの優先度を把握できます。 コラボレーションを円滑に行えるようになった結果、同社は困難を乗り切れる組織へと進化しました。 

「仕事の解剖学」インデックスによると、コラボレーションを重視している企業では従業員の 79% が、困難に向き合う準備ができていると感じています。 新型コロナウイルスが蔓延した際、iCHEF チームは非接触型の注文や配送を可能にする機能をレストランに向けて速やかに提供し、困難に怯むことなくその適応力を発揮しました。 

Asana のおかげで、プロジェクトに関する不要なコミュニケーションが減り、方向転換が容易になりました。 緊急事態が発生した場合、チームメンバーは重要なタスクを見落とさずに、プロジェクトのタイムラインをすばやく見直すことができます。 ”

数千件ものカスタマーサービスリクエストを効率よく管理 

iCHEF には毎月 5,000 件のカスタマーサービスのリクエストが届きます。 同社のチームはポートフォリオを使って、導入前のトレーニングから、タブレットの貸し出しや修理に関する情報の管理など、関連するすべてのプロジェクトの概要を確認しています。 

リーダーはカスタマーサービスの進捗状況を一目で把握でき、チームは以前よりもはるかにスピーディーに仕事を進められるようになりました。  「仕事の解剖学」インデックスによると、明確な目標のある企業では 71% が、他部門の関係者と問題なくコラボレーションできると答えています。 社員が目標を明確に把握している iCHEF でも、カスタマーリクエストに関して、部門をまたいだコラボレーションが円滑に行われています。 

カスタマーサービスのリクエストを Asana のタスクとして追跡することで、すばやく処理できるため、作業時間を短縮できるようになりました。 チームは、より多くの価値を提供する仕事に集中できるようになりました。”

オムニチャネルのマーケティング戦略を管理 

iCHEF でマーケティングを担当する Hsuan Chou 氏は Asana を最大限活用しています。 オムニチャネルマーケティング戦略を管理する Chou 氏は、複数のチャネルで行われるコミュニケーションやメッセージを追跡することに苦労していました。

現在、同氏が率いるチームは、Asana のプロジェクトボード、タスク、サブタスクを使用してマーケティングキャンペーンとコミュニケーションリクエストを追跡しています。 タスクで重要な情報を可視化することで、Hsuan 氏はタスクを完了まで追跡でき、また、すべてのメディアチャネルをモニタリングしやすくなりました。 

Asana のおかげで本当に助かっています！ 仕事が本当に早く進むようになりました。  新しい機能を発見するたびに、それによって作業プロセスがどのように最適化されるかをすぐに確認しています。”

市場の開拓 

iCHEF のチームは、顧客の事業に役立つ製品や機能を継続的にリリースすることにやりがいを感じています。 同社は今後も市場を拡大し、現地の市場に合ったサービスを提供することを目標に掲げています。iCHEF はこれからも Asana を活用して効果的なワークフローを用意し、チームは社内でのさらなる業務効率向上を追求していきます。