Come affrontare il cambiamento organizzativo

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David Bowie aveva ragione: il cambiamento accade, che ci piaccia o no. Nella vita e in azienda, siamo in continua evoluzione. E a volte, i cambiamenti sono abbastanza grandi da avere ripercussioni su un’intera organizzazione. 

Cos’è il cambiamento organizzativo?

Il cambiamento organizzativo si verifica quando un’azienda affronta una transizione importante che interessa la maggior parte o tutti i suoi dipendenti. Questo tipo di cambiamento è di vasta portata perché influisce sulla cultura, sull’infrastruttura, sulle tecnologie o sui processi interni dell’azienda. In altre parole, il cambiamento aziendale altera l’esperienza quotidiana del tuo team. A volte queste grandi transizioni sono meticolosamente pianificate, altre volte accadono senza alcun preavviso. 

Di seguito elenchiamo alcuni esempi di cambiamento aziendale: 

• Cambio di leadership, come l’onboarding di un nuovo CEO o responsabile di reparto.

• Fusioni o acquisizioni aziendali. 

• Ristrutturazione dell’azienda. 

• Introduzione di nuove tecnologie, come il passaggio dall’email a un software di gestione dei progetti.

• Aggiornamento degli obiettivi aziendali man mano che si cresce, come il passaggio dalla lead generation all'upselling.

Cambiamento aziendale o gestione del cambiamento aziendale?

I termini cambiamento aziendale e gestione del cambiamento aziendale spesso vanno di pari passo. Questo perché ogni volta che si verificano grandi transizioni, è importante pianificare come guiderai i dipendenti per assicurarti che tutti siano pronti per il successo nel nuovo ambiente. Questo è ciò che la gestione del cambiamento organizzativo è: preparazione e gestione di un cambiamento aziendale. 

D’altra parte, il cambiamento aziendale di per sé descrive solo la transizione, non il processo che hai messo in atto per gestire il cambiamento. Ciò significa che ogni volta che si prevede o si sperimenta un cambiamento organizzativo, si dovrebbe anche iniziare a preparare il processo di gestione del cambiamento per pianificare come affrontare le transizioni senza problemi. 

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Lo spettro del cambiamento

Il cambiamento organizzativo può essere grande, piccolo o una via di mezzo, ed è qui che entra in gioco lo spettro del cambiamento. Da un lato dello spettro c’è il cambiamento incrementale, che rappresenta le transizioni più piccole che la tua azienda fa nel tempo. Dall'altra parte c'è il cambiamento trasformazionale, che rappresenta le grandi transizioni che avvengono quando la tua azienda reinventa i processi o l'infrastruttura esistenti. Di seguito abbiamo delineato la differenza tra cambiamenti incrementali e trasformazionali, ma tieni presente che la tua situazione particolare potrebbe non rientrare direttamente in uno di questi gruppi. Piuttosto, potresti trovarti da qualche parte nel mezzo. 

Cambiamento incrementale

I cambiamenti incrementali sono transizioni più piccole che la tua azienda effettua nel tempo. Il cambiamento incrementale spesso va di pari passo con una crescita costante e un miglioramento continuo, perché man mano che le organizzazioni crescono, i vecchi processi, strategie e risorse potrebbero non funzionare più come prima. I cambiamenti incrementali hanno un impatto meno immediato rispetto a quelli trasformazionali, ma possono accumularsi nel tempo. Ciò significa che è comunque importante guidare il tuo team attraverso transizioni incrementali e assicurarti che tutti abbiano ancora il supporto e la chiarezza di cui hanno bisogno. 

Esempio di cambiamento incrementale: la tua azienda sta espandendo la propria brand awareness producendo contenuto su diversi canali online. Di conseguenza, hai più risorse del marchio di quante tu possa monitorare, tra cui fotografie, design e video. Per organizzare tutto, investi in un nuovo strumento di gestione delle risorse digitali (DAM). Sebbene sia necessario per la crescita e l'organizzazione del lavoro della tua azienda, può portare ad alcuni problemi, come insegnare agli stakeholder come utilizzare un nuovo strumento, migrare il contenuto e creare processi per garantire che il contenuto venga aggiunto correttamente al DAM. 

Modifica trasformazionale 

I cambiamenti trasformazionali sono transizioni su larga scala in cui la tua azienda deve reinventare completamente i processi o l'infrastruttura esistenti. Invece di adattarsi lentamente nel tempo, la tua organizzazione apporta un grande cambiamento in una sola volta. Quando non sono gestiti bene, i cambiamenti trasformazionali possono creare confusione e ambiguità, che a loro volta possono avere un impatto negativo sul morale e sulle prestazioni del team. Pertanto, è importante creare un piano di gestione del cambiamento per guidare la tua organizzazione o il tuo team attraverso transizioni più grandi. 

Esempio di cambiamento trasformazionale: la tua azienda opera solo negli Stati Uniti in questo momento, ma hai deciso di espanderti a livello internazionale. Di conseguenza, creerai un nuovo ufficio internazionale, un team di vendita e un’infrastruttura per operare all’estero. 

Tipi di cambiamento organizzativo

Il cambiamento organizzativo si presenta in tre moduli principali: cambiamenti di strategia, cambiamenti di processo e cambiamenti strutturali. Ecco una panoramica di ogni tipo, con esempi. 

Modifiche strategiche

I cambiamenti di strategia sono modifiche al piano strategico, agli obiettivi o alla dichiarazione di visione della tua azienda. Questo tipo di cambiamento influisce sugli obiettivi individuali del team e sul modo in cui i membri del team dovrebbero dare priorità al lavoro. 

Esempio di cambiamento di strategia: man mano che la tua azienda cresce, la tua attenzione potrebbe spostarsi dalla creazione di nuovi prodotti al perfezionamento di quelli esistenti. Ciò significa che anche gli obiettivi aziendali devono cambiare: dall'aumento della consapevolezza del marchio e dell'inventario all'aumento della fidelizzazione e della soddisfazione dei clienti. Per il tuo team di prodotto individuale, ciò potrebbe significare concentrarsi meno sulla creazione di funzionalità e più sui test utente. 

Modifiche ai processi

Le modifiche ai processi riguardano il modo in cui i dipendenti svolgono il proprio lavoro. Ciò può includere modifiche ai processi esistenti o l'implementazione di flussi di lavoro completamente nuovi. Le modifiche ai processi spesso hanno un impatto significativo sull’esperienza quotidiana del tuo team. 

Esempio di modifica del processo: immagina che la tua azienda abbia creato un nuovo processo di revisione legale per tutte le comunicazioni esterne. Questo ha un impatto diretto sul tuo team di marketing perché ora c'è un ulteriore passaggio di revisione legale nel flusso di lavoro di creazione dei contenuti. 

Modifiche strutturali

Le modifiche strutturali riguardano il modo in cui è organizzata la tua organizzazione o il tuo team. Se eseguiti in modo errato, i cambiamenti strutturali possono creare confusione su chi è responsabile di cosa e chi dovrebbe essere coinvolto e quando. 

Esempio di modifica strutturale: immagina che la tua startup abbia appena creato un nuovo team delle risorse umane per gestire un numero crescente di nuovi assunti. Di conseguenza, i singoli responsabili delle assunzioni non sono più responsabili del processo di onboarding dall'inizio alla fine. A causa di queste modifiche alla struttura organizzativa, è necessario determinare quali attività di onboarding rientrano nelle competenze delle Risorse umane e quali attività devono essere completate dai responsabili delle assunzioni. 

Tre insidie del cambiamento organizzativo e come evitarle

Il cambiamento aziendale è come un tuffo di bomba in una piscina. Dopo l'impatto iniziale, le onde si formano e si espandono verso l'esterno, interrompendo infine l'intera superficie della piscina. Allo stesso modo, un cambiamento all'interno della tua organizzazione può causare ondate di sconvolgimenti che colpiscono ogni dipendente. 

Tuttavia, un po' di pianificazione in più può aiutare te e il tuo team a destreggiarvi senza problemi in un ambiente di lavoro in evoluzione. Per iniziare, ecco le tre principali insidie del cambiamento organizzativo e come evitarle.

Declino del morale e della cultura aziendale

È nella natura umana opporsi al cambiamento, soprattutto se non si sa perché sta accadendo e cosa potrebbe riservare il futuro. Ciò significa che, senza una comunicazione efficace, le grandi transizioni possono causare un calo del morale dell’azienda e dei dipendenti. 

Questo impatto è spesso il più difficile da individuare, ma il più importante da affrontare. La cultura organizzativa modella e definisce il tuo ambiente di lavoro e, senza una buona cultura, il tuo team non sarà motivato e preparato per il successo. 

Per esempio, potresti riscontrare molta resistenza da parte dei dipendenti durante l’introduzione di un nuovo strumento di gestione delle risorse umane nel tuo team. Le persone si sentono a proprio agio con il software attuale e, anche se non è l’ideale, può sembrare più facile attenersi a ciò che si conosce piuttosto che dedicare tempo ed energia a imparare a utilizzare un altro strumento. Senza un contesto adeguato, questo cambiamento potrebbe sembrare un altro ostacolo nel percorso del tuo team e avere un impatto negativo sul morale.

Ma non è realistico evitare il cambiamento per sempre, soprattutto quando i nuovi processi potrebbero aiutare il tuo team a evitare il noioso lavoro superfluo e rendere più facile la collaborazione. Il cambiamento organizzativo potrebbe abbassare il morale se non viene fatto nel modo giusto, ma con i processi giusti, puoi usare il cambiamento per costruire una cultura aziendale ancora più forte. 

In qualità di manager, puoi proteggere (e persino migliorare) la cultura durante i periodi di cambiamento. Ecco come: 

• Utilizza un processo di gestione del cambiamento. Un processo di cambiamento è fondamentale per comunicare perché il cambiamento è importante, cosa può aspettarsi il tuo team e come avere successo in futuro. Per esempio, in Asana abbiamo sviluppato Il cambiamento secondo Asana per aiutare i team a implementare nuovi strumenti o tecnologie a livello dell’organizzazione. Basato su un modello di gestione del cambiamento progettato dal Dr. John Kotter, Il cambiamento secondo Asana include passaggi per definire il perché, stabilire le metriche per il successo e celebrare le prime vittorie del tuo team. 

• Stabilisci obiettivi condivisi. Creare e comunicare obiettivi chiari aiuta il tuo team a capire perché il cambiamento aziendale è importante. Gli obiettivi aiutano a incoraggiare la motivazione intrinseca e a mantenere il team entusiasta per il futuro. Ad esempio, puoi creare questo obiettivo intelligente quando passi a un nuovo strumento di gestione delle risorse umane: “Entro la fine del primo trimestre, ridurre del 50% il tempo dedicato alle attività delle risorse umane (come la richiesta e l’approvazione dei permessi, la gestione dei compensi e l’invio delle valutazioni delle prestazioni)”. 

• Pratica l’intelligenza emotiva. Il cambiamento è difficile, ed è importante riconoscere che persone diverse lo affrontano in modi diversi. Coltivare le tue capacità di intelligenza emotiva ti aiuta a comprendere le tue emozioni e a riconoscere quelle degli altri in modo accurato, in modo da poter comunicare con empatia, costruire relazioni più solide e gestire efficacemente i conflitti. Durante i periodi di transizione, l’intelligenza emotiva ti aiuta a capire come sta il tuo team e a fornire il supporto necessario.  

• Chiedi un feedback. Chiedere un feedback aiuta in due modi. In primo luogo, il feedback ti aiuta a comprendere le preoccupazioni del tuo team e a migliorare i processi e la comunicazione del team. In secondo luogo, chiedere un feedback dimostra che apprezzi il contributo di ogni membro del team, soprattutto quando prendi provvedimenti concreti per affrontare le preoccupazioni del tuo team. Il feedback è particolarmente importante durante i periodi di cambiamento aziendale, perché il tuo team potrebbe incontrare più ostacoli o difficoltà del solito. 

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Paralisi decisionale 

Le grandi transizioni possono portare molta incertezza. Senza una comunicazione chiara, il cambiamento organizzativo può rendere difficile sapere a cosa dare la priorità e chi è responsabile di cosa. E a causa di questa ambiguità, il tuo team potrebbe non avere la guida e le informazioni di cui ha bisogno per prendere buone decisioni.

Ecco uno scenario: immagina di lavorare in un team di sviluppo del prodotto e che la tua azienda abbia appena creato un nuovo team di ricerca sugli utenti (UXR), composto da cinque ricercatori appena assunti. Prima, testavi i prodotti solo per assicurarti che funzionassero correttamente. Ma ora hai risorse aggiuntive per testare e migliorare i tuoi prodotti. Tuttavia, queste nuove risorse comportano una certa dose di ambiguità. Sei ancora tu a condurre i test o è responsabilità del team UXR? Quando dovresti coinvolgerli nel processo di creazione del prodotto? Chi decide se una funzionalità del prodotto ha successo o meno? Tutte queste domande possono rendere difficile il processo decisionale.

Fortunatamente, questa incertezza può essere risolta con alcune strategie diverse. 

• Crea un grafico RACI per le iniziative chiave. Un grafico RACI definisce chi è responsabile, accountable, consulted e informed per ogni attività, traguardo o deliverable all'interno di un progetto. La creazione di un grafico RACI stabilisce ruoli e responsabilità chiari e riduce la confusione su chi dovrebbe essere coinvolto e quando. Per continuare con l'esempio precedente, potresti creare un grafico RACI per delineare le responsabilità degli stakeholder per il processo di test del prodotto. Puoi anche creare grafici RACI ad hoc per prodotti particolarmente complicati o complessi che potrebbero richiedere un processo leggermente diverso.

• Collega gli obiettivi al lavoro. Il processo decisionale è in realtà un atto di definizione delle priorità: per prendere una decisione, devi decidere se un’opzione è più importante di un’altra. E prima di poter decidere cosa è importante, devi sapere come il tuo lavoro quotidiano si collega agli obiettivi generali. Ciò significa che creare obiettivi chiari (e collegarli al lavoro del tuo team) è uno dei modi migliori per aiutare il tuo team a prendere buone decisioni durante i periodi di cambiamento organizzativo. Ad esempio, immagina che il tuo team di sviluppo del prodotto abbia l'obiettivo di migliorare la soddisfazione degli utenti del 30% quest'anno. Se tutti i membri del team sono allineati a tale obiettivo, possono decidere più facilmente di collaborare con il team UXR per ottimizzare i prodotti esistenti invece di crearne di nuovi.  

• Centralizza la collaborazione in un unico posto. Quando si tratta di prendere decisioni, la chiarezza è fondamentale. Devi assicurarti che ogni membro del team e stakeholder abbia accesso a informazioni aggiornate su ogni progetto. Dopotutto, a cosa servono i grafici RACI e gli obiettivi del progetto se nessuno sa dove trovarli? Ecco perché centralizzare la collaborazione in un unico strumento di project management può garantire che il tuo team disponga delle risorse e delle informazioni necessarie per prendere buone decisioni durante i periodi di cambiamento. Ad esempio, Asana ti consente di condividere informazioni su progetti e attività, in modo che i dettagli chiave siano condivisi dove il lavoro viene svolto effettivamente. Puoi anche collegare il lavoro direttamente agli obiettivi, in modo che sia chiaro come ogni attività contribuisce agli obiettivi generali. 

Prestazioni aziendali instabili

A volte il cambiamento aziendale non è dovuto alla crescita, ma piuttosto a un'interruzione imprevista dell'attività, come la perdita di entrate, una violazione della sicurezza o la perdita di dipendenti chiave. Le prestazioni della tua azienda potrebbero essere a rischio quando si verifica quel tipo di cambiamento improvviso, soprattutto se non disponi di un piano di emergenza. 

Molti di noi hanno vissuto proprio questa situazione durante la pandemia di COVID-19. Le aziende che facevano affidamento sui visitatori di persona sono state costrette a portare le loro attività online. I musei hanno dovuto creare mostre virtuali, i ristoranti sono passati rapidamente alla consegna a domicilio e le agenzie di viaggio si sono affrettate a curare le esperienze online. Ognuna di queste aziende ha dovuto modificare i propri obiettivi generali per passare dalle vendite di persona a quelle online, oltre ad adeguare i propri processi aziendali per produrre diversi tipi di prodotti. E per finire, hanno anche dovuto imparare a lavorare in un ambiente di lavoro remoto. Con tutto questo da affrontare, non sorprende che molte organizzazioni abbiano sperimentato, e stiano ancora sperimentando, prestazioni aziendali instabili a causa di questi radicali cambiamenti organizzativi. 

Ma ciò non significa che la tua azienda sia condannata la prossima volta che si verifica un imprevisto. La chiave è essere proattivi. Con un po’ di lavoro di preparazione, puoi creare un piano per gestire i rischi dovuti a cambiamenti organizzativi imprevisti, in modo da poter iniziare subito e mantenere le tue prestazioni il più stabili possibile. Ecco cosa fare: 

• Conduci un’analisi dell’impatto aziendale. Un’analisi di impatto aziendale ti aiuta a prevedere le conseguenze delle interruzioni dei processi aziendali, in modo da avere i dati necessari per creare in modo proattivo strategie di recupero. Aiuta a rispondere a domande come quali processi sono più importanti per mantenere l’azienda in funzione, di quali risorse hai bisogno per operare con successo e quanto tempo ti ci vorrà per rimetterti in carreggiata dopo un’interruzione. I dati raccolti durante le valutazioni ti aiutano a pianificare in anticipo come gestire gli eventi imprevisti quando si verificano. 

• Crea un piano di emergenza. Un piano di emergenza è la tua strategia di riserva. Definisce il modo in cui risponderai nel caso in cui eventi inaspettati facessero deragliare i tuoi piani, ad esempio come reagire nel caso dovessi cambiare i tuoi obiettivi aziendali o cosa fare se dovessi perdere entrate e dovessi ristrutturare la tua azienda. Puoi creare un piano d'emergenza per ogni rischio significativo identificato nell'analisi di impatto aziendale. In questo modo, quando si verifica un cambiamento organizzativo imprevisto, sarai in grado di entrare in azione. 

• Costruisci solide fondamenta. Quando la tua azienda ha una cultura forte, una comunicazione chiara e strumenti di collaborazione efficaci, puoi resistere anche alle tempeste più forti. Ciò significa che è importante migliorare continuamente i processi nel tempo, piuttosto che limitarsi a mantenere lo status quo, in modo da essere pronti al successo quando si verifica il cambiamento. Questo potrebbe significare creare un processo di onboarding di prim'ordine per aiutare a rafforzare la cultura organizzativa, stabilire un ciclo regolare per dare e ricevere feedback o investire in uno strumento di project management per aiutare il tuo team a coordinare il lavoro quotidiano. 

Imparare ad accogliere il cambiamento

Il cambiamento organizzativo può essere difficile, ma è anche il modo in cui cresciamo. E quando riusciamo a gestire efficacemente le grandi transizioni, prepariamo i nostri team al successo in un mondo in continua evoluzione. 

Se c’è un insegnamento che dovresti trarre da questo articolo, è che la chiarezza e la comunicazione sono essenziali durante i periodi di cambiamento aziendale. Scopri come Asana può aiutare il tuo team a ottenere chiarezza collegando gli obiettivi al lavoro, consentendo alle persone di collaborare direttamente alle attività e rendendo le informazioni facilmente accessibili. 

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