10 abilità di negoziazione per chiudere le trattative in tutta tranquillità

In quanto adulti sul luogo di lavoro, la negoziazione è l'unico modo (accettabile) per ottenere ciò che vogliamo. Tuttavia, può sembrare intimidatoria e gli studi suggeriscono che il 40% delle persone evita attivamente la negoziazione nella vita quotidiana. 

La soluzione? Prepararsi. La negoziazione è una competenza come un’altra: quindi, con un po’ di pratica ti aiuterà a sviluppare la tua sicurezza e ad affrontare conversazioni difficili con facilità. 

Cos’è la negoziazione?

La negoziazione è un tipo di discussione che aiuta due o più parti a raggiungere un accordo. Durante una negoziazione, le persone lavorano per trovare una soluzione accettabile che soddisfi le loro esigenze. Questo spesso comporta una sorta di compromesso o "scambio", in cui ogni persona fa concessioni a beneficio di tutte le persone coinvolte. 

Le negoziazioni non riguardano sempre grandi accordi aziendali. Possono essere piccole, come decidere chi dovrebbe prendere appunti durante una riunione, o grandi, come finalizzare una fusione aziendale. In qualità di team leader, probabilmente negozi quotidianamente. Per esempio, potresti utilizzare le negoziazioni per: 

• Chiedere uno stipendio più alto e benefit migliori.

• Assicurarti i fondi per un progetto.

• Convincere gli stakeholder a dare la priorità al lavoro del tuo team.

• Discutere i prezzi del software con un nuovo fornitore IT.

• Decidere quali risultati finali includere (o escludere) in un progetto.

Cosa sono le competenze di negoziazione?

Le competenze di negoziazione sono le abilità e le tecniche che ti aiutano a ottenere un risultato vantaggioso durante una negoziazione. In genere sono competenze trasversali, in altre parole, abilità interpersonali che ti aiutano a interagire con gli altri. Questo perché la negoziazione è tutta una questione di empatia e comunicazione. Durante una negoziazione efficace, è necessario: 

• Convincere gli stakeholder.

• Comprendere le loro esigenze.

• Costruire un rapporto.

• Esprimere chiaramente ciò che vuoi.

Le competenze di negoziazione possono essere suddivise in due gruppi principali: le tecniche per prepararsi a una negoziazione e le competenze che si utilizzano durante la negoziazione stessa. Di seguito, tratteremo entrambi. 

Prima di una negoziazione: 5 suggerimenti per aiutarti a prepararti

Le negoziazioni possono intimidire, soprattutto se non sai cosa aspettarti. Ma anche se non puoi prevedere esattamente come reagirà l'altra persona, puoi pianificare il tuo approccio e assicurarti di avere le informazioni necessarie per una negoziazione di successo. 

Ecco come prepararti: 

1. Definisci gli obiettivi della negoziazione

Avere obiettivi concreti aiuta a condurre la trattativa, in modo da sapere cosa si sta sostenendo e quando è il momento di alzarsi dal tavolo. Per definire gli obiettivi della tua trattativa, poniti le seguenti domande: 

• Qual è il miglior risultato possibile? Puntare in alto durante una negoziazione aumenta le possibilità di ottenere ciò che si desidera. Pensa al miglior risultato che puoi ragionevolmente aspettarti. Ad esempio, punta alla fascia di stipendio più alta possibile per il tuo titolo e la tua esperienza quando negozi un'offerta di lavoro. 

• Qual è il peggior risultato che sono disposto ad accettare? La maggior parte delle negoziazioni comporta un po' di compromesso, quindi tieni presente che il tuo scenario migliore probabilmente non si verificherà. Detto questo, è importante identificare il limite minimo, in modo da sapere quando è il momento di alzarsi dal tavolo delle trattative. Ad esempio, annota il massimo che saresti disposto a pagare per un nuovo software IT prima di negoziare i costi con un fornitore. 

• Cosa succede se non riusciamo a trovare un accordo? Non tutte le trattative hanno successo. Nel caso in cui non si riesca a raggiungere un accordo, determina la tua migliore alternativa a un accordo negoziato, nota anche come MAAN. Una MAAN ti aiuta a capire le tue alternative in modo da sapere quando accettare o rifiutare un accordo. Ad esempio, immagina di voler vendere la tua auto a un amico per 10.000 dollari. Se le trattative falliscono, puoi comunque risparmiare 6.000 € su una nuova auto se permuti quella vecchia in concessionaria. In questo caso, la tua MAAN significa che non dovresti vendere la tua auto per meno di 6.000 €. 

2. Conosci il tuo punto di vista

Il punto di vista è la vostra strategia di negoziazione. È la porta attraverso la quale entrerai nella trattativa e i punti chiave che userai per convincere l'altra parte a fare un accordo. Scegliere in anticipo un punto di vista ti aiuta a preparare ciò che vuoi dire, in modo da poter negoziare intenzionalmente piuttosto che limitarti a reagire all'approccio dell'altra parte.

Per esempio, immagina di cercare di convincere i dirigenti a finanziare un nuovo progetto di infrastruttura del sito web. Per questa negoziazione, il tuo punto di vista potrebbe essere il risparmio sui costi che tali miglioramenti dell'infrastruttura genereranno. Migliorando la struttura del tuo sito web, previeni i bug e spendi meno tempo e denaro per risolverli. 

3. Sperimenta con il tuo stile di negoziazione

Il tuo stile di negoziazione è il modo in cui parli e agisci durante una trattativa. Identificare il tuo stile ti aiuta a capire come gli altri potrebbero vedere il tuo comportamento. In seguito, puoi usare questa prospettiva per migliorare le tue prestazioni. 

Per identificare il tuo stile di negoziazione, pensa a come ti sei comportato durante le negoziazioni passate. Di solito hai paura di chiedere quello che vuoi o tendi a insistere troppo? Considerate solo i vantaggi di una situazione o vi concentrate troppo sulle potenziali insidie? La cosa più importante è essere sinceri con se stessi. Nessuno è un negoziatore perfetto e comprendere i propri ostacoli personali aiuta a elaborare un piano per migliorare le proprie capacità di comunicazione. Ad esempio, potresti lavorare sulla tua assertività se tendi a essere timido, o praticare l'ascolto attivo se tendi a spingere troppo. 

4. Informatevi sull'altra parte

Quando sai con chi stai negoziando, ti senti molto più preparato quando ti siedi al tavolo delle trattative. Se non hai mai incontrato l'altra parte prima, fai una piccola ricerca di base per capire chi è, a cosa è interessata e quali potrebbero essere i suoi limiti contrattuali. Potrebbe bastare una rapida ricerca su LinkedIn, Glassdoor o Google. Ad esempio, potresti cercare le offerte di stipendio tipiche di un'azienda prima di negoziare un'offerta di lavoro.

È altrettanto importante comprendere il rapporto che avete con l'altra parte. Questo aiuta a guidare le tue tattiche di negoziazione, soprattutto se vuoi costruire o mantenere una relazione in futuro. 

Di seguito elenchiamo alcune domande da prendere in considerazione. 

• Per quanto ne sai, cosa può portare l'altra parte al tavolo delle trattative? Quali sono i suoi vincoli? Cosa ha da guadagnare o da perdere da questa negoziazione? 

• Se avete già lavorato con questo stakeholder, come sono andate le trattative in passato? 

• Che tipo di rapporto desiderate avere con loro in futuro? 

• Chi detiene il maggior potere in questa trattativa e in che modo ciò potrebbe influenzare il processo di negoziazione?

• Quale risultato percepirebbero come più vantaggioso e perché?

5. Tenere a mente la tempistica

È facile sentirsi sotto pressione durante una negoziazione, come se fosse necessario prendere una decisione rapidamente per non perdere la possibilità di ottenere un risultato positivo. Ma quando ti senti sotto pressione per concludere un accordo in fretta, è più probabile che tu accetti una soluzione che non soddisfa le tue esigenze. 

Prima della negoziazione, documenta quando hai effettivamente bisogno di raggiungere un accordo o trovare una soluzione. Questo aiuta a rimuovere parte della pressione durante il processo decisionale, in modo da poter fare un passo indietro e assicurarti di accettare la cosa è giusta. 

Ecco un esempio: immagina di dover negoziare i termini di un contratto IT e che la tua azienda debba trovare un'agenzia di contratti IT entro la fine del mese. Se la trattativa si svolge all'inizio o a metà mese, non è necessario raggiungere subito un accordo: hai il tempo di mettere in pausa la discussione e consultarti con il tuo team, se necessario.

Durante una negoziazione: 5 abilità per concludere l'affare

Hai fatto il lavoro di preparazione: ora è il momento di mettersi all'opera e concludere l'affare. Queste sono le competenze e le tattiche da utilizzare una volta che si partecipa a una chiamata o ci si siede al tavolo delle trattative. 

1. Incoraggia il rispetto reciproco

Nelle trattative, vale la pena trattare bene le persone. Mostrare rispetto aiuta a creare fiducia, sviluppare un rapporto e segnalare all'altra parte che il suo punto di vista è importante. Quando si è rispettosi, si incoraggia l'altra parte a fare lo stesso, rendendola più propensa ad ascoltare le proprie proposte.

Ecco alcuni modi per portare il rispetto al tavolo delle trattative: 

• Pratica l'ascolto attivo per comprendere il punto di vista dell'altra persona.

• Prestate attenzione alla comunicazione non verbale: per esempio, stabilite un contatto visivo e annuite per mostrare che state ascoltando. 

• Usa la tua intelligenza emotiva per comprendere ed entrare in empatia con gli altri negoziatori. 

• Costruisci un rapporto presentandoti e chiedendo come sta l'altra persona. 

• Separa la persona dal problema. Ricorda che al di fuori di questa negoziazione, è solo un normale essere umano con le proprie difficoltà ed esperienze. 

2. Fai domande

Le domande aiutano in tre modi principali: 

1. Ti aiutano a capire la proposta dell'altra persona.

2. Dimostrano che non ti accontenterai di una soluzione poco efficace.

3. Ti aiutano a capire perché l'altra parte vuole fare un accordo. 

Quest'ultimo vantaggio è complicato ma importante. Se poste nel modo giusto, le domande possono ricordare all’altra parte perché vuole collaborare con te e incentivarla a raggiungere un accordo. 

Per esempio, immagina di lavorare con un fornitore per acquistare un software di analisi per il tuo team. Per motivarlo a concludere un accordo, potresti chiedere qualcosa come: "Ci sono molti strumenti di analisi in circolazione. In che modo il vostro prodotto si differenzia da quello della concorrenza?" Ponendo questa domanda, ricordi al fornitore della concorrenza e lo motivi a lottare per la tua azienda. 

3. Fai la parte della parte riluttante

In ogni trattativa, c'è tendenzialmente una parte desiderosa e una riluttante. È meglio essere la parte riluttante perché ti dà più potere di negoziazione. Quando sei riluttante, l'altra persona ti sta essenzialmente presentando la sua proposta, il che significa che è più probabile che faccia concessioni per convincerti. 

Interpretando il ruolo della parte riluttante (anche se in realtà non lo sei), puoi spingere l'altra persona a interpretare il ruolo della parte desiderosa. Ecco come fare: 

• Usa il linguaggio del corpo. Le parti desiderose tendono a essere tese e a sedersi in avanti sulle sedie. Cerca invece di rimanere rilassato e di sederti lontano dal tavolo. Se sei in una chiamata virtuale, abbassa le spalle e appoggiati allo schienale della sedia. 

• Parlate lentamente e con calma. Le persone impazienti tendono a parlare velocemente e ad alta voce. Fai il contrario per segnalare che non sei impaziente di concludere un accordo. 

• Usate un linguaggio qualificato. Questo dimostra che non siete impegnati al 100%. Per esempio, di' "Se potessimo fare X" invece di "Quando facciamo X". 

• Siate assertivi. L’assertività dimostra che non ti accontenterai di una soluzione che non soddisfa le tue esigenze. Non è necessario parlare ad alta voce o in modo aggressivo per essere assertivi, basta difendere il proprio punto di vista in modo calmo e sicuro. 

• Allontanati. Se puoi, metti in pausa la conversazione per dimostrare che non hai fretta. Questo può aumentare il senso di urgenza dell'altra parte e indurla a fare concessioni che altrimenti non farebbe.

4. Attieniti ai fatti

Le supposizioni possono complicare anche la negoziazione più semplice. Per semplificare le cose, attieniti ai fatti. Cercate di non presumere nulla sulle motivazioni dell'altra persona, su ciò che potrebbe pensare o sentire riguardo alla situazione, o su potenziali scenari futuri che non sono supportati dai dati. Le supposizioni sono una parte normale dell'essere umano, ma un po' di autoconsapevolezza può aiutarti a rimanere con i piedi per terra e semplificare il processo di negoziazione. 

5. Esplorate insieme le opzioni

Infine, ricorda che le trattative efficaci riguardano la collaborazione. Il tuo obiettivo non è ottenere tutto ciò che vuoi e non dare nulla all'altra persona, ma piuttosto collaborare per trovare la soluzione migliore per tutti. In questo spirito, ecco alcune tecniche di risoluzione dei problemi per aiutarti a esplorare le opzioni durante il processo di negoziazione "dare e avere": 

• "Espandi la torta": amplia ciò che stai offrendo per accogliere l'altra parte. 

• Suggerisci soluzioni alternative che potrebbero essere vantaggiose per tutti.

• Scambiate favori: accettate di onorare le priorità specifiche dell'altra parte. 

• Offrite un risarcimento per riconoscere i sacrifici fatti. 

• Trova un terreno comune: identifica i valori che condividi con l'altra parte. 

Negozia come un professionista 

La negoziazione è una parte fondamentale della collaborazione. Abbiamo bisogno di disaccordi per respingere le cose che non funzionano e trovare nuove soluzioni a vecchi problemi. Ciò significa che quando hai le competenze necessarie per negoziare con sicurezza, puoi portare il tuo lavoro di squadra a un livello superiore. 

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