Matriks Eisenhower

Terkadang Anda tidak dapat melakukan semuanya—dan itu tidak masalah. Sukses lebih berhubungan dengan penentuan prioritas daripada menangani setiap tugas di daftar tugas Anda. Dengan teknik prioritas yang tepat, Anda dapat menangani tugas yang paling penting terlebih dahulu, menjadwalkan tugas lain untuk nanti, lalu mendelegasikan dan menghapus sisanya. Ini adalah situasi yang saling menguntungkan—hal-hal penting tetap diselesaikan, tetapi Anda tidak kelelahan dalam prosesnya.

Templat Matriks Eisenhower mempermudah manajemen waktu. Anda dapat menggunakannya setiap hari, setiap minggu, atau kapan pun daftar tugas Anda terasa di luar kendali. 

Apa itu Matriks Eisenhower?

Matriks Eisenhower adalah alat prioritas yang membantu Anda mengatur tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan. Alat ini menguraikan tindakan spesifik yang harus diambil, tergantung pada posisi tugas dalam kuadran matriks prioritas: 

• Mendesak dan penting: Kerjakan

• Mendesak tetapi tidak penting: Delegasikan

• Tidak mendesak tetapi penting: Jadwalkan

• Tidak mendesak dan tidak penting: Hapus

Saat daftar tugas terasa berlebihan, Matriks Eisenhower menunjukkan tugas yang harus dikerjakan terlebih dahulu—serta cara membagi dan menaklukkan semua hal lainnya. 

Apa itu templat Matriks Eisenhower? 

Templat Matriks Eisenhower adalah panduan yang dapat digunakan kembali yang memungkinkan Anda membuat Matriks Eisenhower dengan cepat kapan pun Anda perlu memprioritaskan daftar tugas. Jika Anda ingin membuat matriks setiap pagi atau di awal setiap minggu, tidak masalah—cukup salin templat, tambahkan tugas, dan mulai prioritaskan. Dengan memiliki templat yang telah dibuat sebelumnya, Anda tidak perlu membuang waktu menyiapkan Matriks Eisenhower berulang kali. Sebaliknya, Anda cukup mengisi bagian yang kosong dan mengikuti alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya untuk memprioritaskan setiap tugas. 

Manfaat templat Matriks Eisenhower digital

Matriks Eisenhower seharusnya menyederhanakan manajemen tugas, bukan menambah pekerjaan yang harus Anda kerjakan. Namun, untungnya, membuat matriks dalam bentuk digital berarti Anda tidak perlu repot dengan spreadsheet atau menyalin daftar tugas secara manual setiap saat. Sebaliknya, Anda cukup menambahkan tugas ke matriks, memilih urgensi dan kepentingannya, lalu menarik dan melepaskannya ke bagian yang tepat. Dan jika prioritas berubah nanti, Anda dapat dengan mudah memperbarui matriks secara real time, bukan menyalin ulang semuanya. 

Dengan templat Matriks Eisenhower digital, Anda dapat: 

• Menyederhanakan pengambilan keputusan dengan mengikuti proses prioritisasi tugas yang telah ditentukan.  

• Menambahkan tugas dengan cepat ke templat Matriks Eisenhower, alih-alih menyalin daftar tugas berulang kali. 

• Melihat sumber kebenaran tunggal untuk setiap tugas—daftar tugas di matriks bukan duplikat, tugas tersebut ada di daftar tugas dan matriks Anda secara bersamaan. 

• Menambahkan informasi kontekstual, dokumen, gambar, atau video ke setiap Tugas. 

• Membagikan matriks Anda kepada pemangku kepentingan proyek untuk menggambarkan cara Anda memprioritaskan pekerjaan.

• Menetapkan tenggat untuk tugas yang Anda delegasikan atau jadwalkan untuk nanti. 

• Tarik dan lepas tugas ke bagian lain dalam matriks.

• Memperbarui matriks dengan mudah jika prioritas berubah nantinya. 

Cara membuat templat Matriks Eisenhower digital

Pada dasarnya, templat Matriks Eisenhower Anda harus memiliki ruang untuk melacak informasi berikut tentang setiap Tugas: 

• Urgensi: Mendesak atau tidak mendesak

• Kepentingan: Penting atau tidak penting

• Tindakan yang disarankan: Lakukan, delegasikan, jadwalkan, hapus

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menambahkan dua tag kustom ke templat Anda—satu untuk urgensi dan satu untuk kepentingan. Ini memungkinkan Anda untuk memilih dan melihat urgensi serta signifikansi setiap tugas dengan cepat. Kemudian, buat bagian dalam templat untuk setiap tindakan yang disarankan: Kerjakan, delegasikan, jadwalkan, atau hapus. Setelah memilih urgensi dan kepentingan setiap tugas, Anda dapat menarik dan melepaskannya ke bagian yang tepat. 

Fitur terintegrasi

• Tambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh bagian. Tetapi, jika setiap Bagian memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terpisah-pisah. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola Tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas tim. Asana juga membantu tim Anda melihat tugas dalam konteks, melihat siapa mengerjakan apa, dan membuat tim dan tugas Anda tetap terhubung.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan Bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim Anda.

• Tanggal mulai. Anda terkadang tidak hanya perlu melacak kapan tugas berakhir, tetapi juga mengetahui kapan sebaiknya Anda mulai mengerjakannya. Jam dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan guna menyelaraskan tujuan tim dan mencegah dependensi luput.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat Tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan Tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda.

• Outlook. Saat item tindakan masuk via email, seperti meninjau pekerjaan dari agensi Anda atau permintaan aset desain dari mitra, Anda sekarang dapat membuat tugas untuk item itu di Asana langsung dari Outlook. Anda kemudian dapat memberikan tugas baru ke diri Anda atau rekan tim, menetapkan tenggat, dan menambahkan tugas itu ke proyek agar terhubung ke pekerjaan relevan lain.

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack.

Cara menggunakan templat Matriks Eisenhower Anda

Setelah Anda membuat templat, Anda dapat menggunakannya dengan mudah. Berikut caranya: 

1. Buat salinan templat Matriks Eisenhower Anda.

2. Tambahkan setiap tugas dalam daftar tugas ke templat.

3. Pilih urgensi dan signifikansi setiap Tugas. Jika Anda tidak yakin cara membedakan antara tugas mendesak dan tugas penting, lihat artikel Matriks Eisenhower kami. 

4. Tarik dan lepas setiap tugas ke bagiannya masing-masing: Kerjakan, delegasikan, jadwalkan, atau batalkan. 

5. Perbarui tenggat dan penerima tugas setiap tugas sesuai dengan tindakan yang Anda pilih. 

Pertanyaan Umum