6 conseils pour les responsables des opérations afin d’optimiser la pile technologique de leur entreprise
Résumé
Les entreprises sont aux prises avec un nombre impressionnant d’outils (323 applications SaaS en moyenne), ce qui entraîne une fragmentation des journées de travail et une baisse de la productivité.
Le problème est apparu au cours des dernières années, lorsque les entreprises ont investi massivement dans des outils de collaboration pour compenser le manque d’interactions en personne. Mais cela a fait plus de mal que de bien. Selon une étude, les employés des entreprises du classement Fortune 500 changent d’application et d’outil environ 1 200 fois par jour.
Aujourd’hui, les entreprises ont besoin que les dirigeants, en particulier dans le domaine des opérations, adoptent une position ferme sur les nouveaux outils nécessaires. À défaut, une pile technologique composée d’outils redondants met en péril l’efficacité des employés et la santé financière de l’entreprise. En adoptant une approche proactive, les responsables des opérations peuvent aider les organisations à éviter ce résultat.
En suivant les six étapes ci-dessous, les responsables des opérations peuvent se lancer dans la rationalisation des applications, un processus qui consiste à identifier stratégiquement les applications de votre organisation qui doivent être conservées, remplacées, retirées ou consolidées. Résultat ? Une pile technologique optimisée pour votre Business. Voici comment commencer :
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1. Réalisez un audit des outils
La redondance des outils est un énorme fardeau pour les entreprises. La centralisation des données de travail sur le moins de plateformes possible devrait être la priorité des responsables des opérations. Mais avec des centaines d’outils potentiellement intégrés à une pile technologique, il est presque impossible de suivre ce que chacun fait.
Avec vos équipes des opérations, effectuez un « audit des outils » approfondi pour répertorier tous les logiciels et applications de votre organisation. Pour chaque outil, définissez clairement son objectif principal et le cas d’utilisation spécifique auquel il répond. Si vous ne parvenez pas à définir clairement l’objectif d’un outil, il est temps de le supprimer.
Compilez ces informations dans un document ou une page Web interne facilement accessible. Partagez-le ensuite à l’échelle de l’entreprise afin que toutes les équipes et tous les services soient au courant de la manière dont ces outils sont utilisés. Faites de cet audit un exercice annuel ou semestriel récurrent pour que votre inventaire d’outils reste actuel et pertinent.
2. Identifiez les outils qui favorisent le travail interfonctionnel
Dans un monde où la collaboration interfonctionnelle est souvent le catalyseur de l’innovation, il est essentiel de choisir les bons outils pour favoriser ces interactions. Les meilleurs outils servent plus d’une personne, d’un projet ou d’un objectif : ils permettent de décloisonner l’information au sein des équipes et entre les services.
Demandez à vos équipes des opérations et aux autres services de vous indiquer les outils dont ils ont besoin pour une collaboration interfonctionnelle plus efficace. Utilisez ces informations pour investir dans des outils qui relient plus efficacement les opérations à l’ensemble de l’organisation.
Choisissez un outil de collaboration capable de consolider les processus, les informations et les outils en une seule source de travail centralisée. En effet, moins vos employés passent de temps à jongler entre les applications, plus ils peuvent se concentrer sur le travail qui compte.
3. Simplifier votre pile technologique en donnant la priorité aux intégrations
Une tech stack surchargée est un casse-tête financier et utilisateur. Au lieu de forcer les employés à passer d’un outil à l’autre pour obtenir tout ce dont ils ont besoin, les responsables des opérations devraient privilégier les outils qui tirent parti des intégrations, qui peuvent connecter l’ensemble de la pile technologique sur une seule plateforme.
Commencez par identifier vos outils Business essentiels, puis recherchez des applications complémentaires qui offrent des intégrations robustes. Consultez vos équipes opérationnelles et les services de l’entreprise qui utiliseront ces intégrations, en veillant à ce qu’elles répondent aux besoins des équipes.
Avant de déployer des changements dans l’ensemble de votre organisation, lancez un petit programme pilote pour tester l’efficacité de ces nouvelles intégrations, en mesurant leur impact par rapport à vos objectifs. Une fois les tests réussis, documentez les nouveaux processus et formez vos équipes.
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4. Évaluer l’état de préparation de votre entreprise en matière d’IA
Alors que les technologies d’IA continuent d’évoluer, elles offrent à chaque service des opportunités sans précédent d’automatiser les tâches et de générer des indicateurs. Mais des outils disparates créent des données disparates, ce qui constitue une mauvaise base pour l’IA.
Effectuez une évaluation de l’état de préparation à l’IA pour aider votre organisation à être plus stratégique quant à l’intégration de l’IA dans votre tech stack. Identifiez les lacunes en matière de qualité des données, d’intégration et de compétences des employés.
Une fois que vous aurez évalué votre état de préparation, commencez à piloter des outils basés sur l’IA qui s’alignent sur les objectifs stratégiques de votre organisation. Mesurez leur impact grâce à des indicateurs clés de performance spécifiques tels que le temps gagné, le taux d’automatisation des tâches ou l’amélioration de l’analyse des données. Après un essai réussi, déployez les outils d’IA dans les services concernés, en veillant à ce que des protocoles appropriés de formation et de conduite du changement soient en place.
5. Réduire la fatigue liée aux outils
L’évaluation de la pile technologique d’une entreprise doit être une détox basée sur les données pour l’entreprise, dirigée par les équipes des opérations. Grâce aux commentaires des employés, les responsables des opérations peuvent mieux évaluer l’impact des outils sur les équipes.
Pour ce faire, créez une enquête pour votre organisation afin d’interroger les services et les équipes sur les outils qu’ils utilisent et de savoir s’ils sont à l’origine d’un épuisement. Posez des questions sur ce que ressentent les employés lorsqu’ils utilisent certains outils. Essayez d’identifier les outils qui dynamisent le travail et ceux qui épuisent la capacité mentale. Avec ces informations, identifiez les doublons, les outils inutiles et les espaces où les outils créent des silos qui bloquent les processus efficaces.
6. Laissez les employés s’exprimer
Bien qu’il soit important que les responsables des opérations indiquent quels outils votre organisation utilise, cela doit être fait en tenant compte des employés. Créez une boucle de rétroaction, où les dirigeants peuvent recevoir des commentaires des employés sur ce qui fonctionne pour eux et ce qui doit changer. Cela permet aux employés de jouer un rôle actif dans la définition de votre pile technologique.
Commencez par mettre en place un nouveau canal dans l’outil de messagerie de votre entreprise, où les employés peuvent exprimer leurs préoccupations concernant les problèmes technologiques. Passez-le en revue dans le cadre de votre cycle de planification annuel, en recueillant et en analysant les commentaires tout au long de l’année pour identifier les problèmes récurrents et les points à améliorer. Les employés se sentiront plus autonomes et vous serez mieux informé pour prendre des décisions concernant votre tech stack.
Innovez avec une pile technologique intentionnelle
Les responsables des opérations se trouvent à un tournant décisif : les choix qu’ils font aujourd’hui en matière de technologie et de collaboration façonneront l’avenir de leur entreprise. Pour optimiser votre tech stack, il ne s’agit pas d’adopter davantage d’outils, mais de choisir les bons outils, c’est-à-dire ceux qui peuvent améliorer la collaboration interfonctionnelle et servir de source unique de référence, comme une plateforme de gestion collaborative du travail.
En adoptant cette approche et en consolidant votre pile technologique, vous éliminerez les silos, améliorerez l’expérience des employés et apporterez de la clarté à l’ensemble de votre organisation.
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