Trois étapes clés pour permettre à votre entreprise de gagner en productivité
Envie de gagner en productivité ? Commencez par compiler et analyser les données à disposition.
En tant que dirigeant d’une grande entreprise, votre mission consiste à résoudre des problèmes complexes qui touchent l’ensemble de votre structure, tout en fournissant aux chefs de service une feuille de route commune.
Pour y parvenir, vous ne sauriez passer outre trois étapes qui revêtent aujourd’hui bien plus d’importance que par le passé :
Compiler des données, les analyser et inciter à l’action.
La plupart des employés sont de retour au bureau et c’est une occasion rêvée pour les managers d’inciter leurs équipes à contribuer, par leur travail, à la croissance de l’entreprise. Toutefois, attention à ne pas foncer tête baissée : prenez d’abord le temps de faire le point sur ce qui fonctionne ou non au sein de votre entreprise, et prenez le pouls de vos employés pour vous assurer qu’ils sont motivés.
Selon un universitaire et consultant en affaires de premier plan, le meilleur conseil à donner aux dirigeants cet automne est de faire un bilan en s’appuyant sur les données dont ils disposent, puis d’analyser ces dernières.
Titulaire d’un doctorat, Nicholas Bloom est professeur d’économie à l’université de Stanford et partenaire universitaire Asana. Il s’est récemment entretenu avec nous pour mettre en contexte les nouvelles recherches menées dans le cadre du rapport spécial d’Asana sur l’Anatomie du travail portant sur les défis auxquels sont aujourd’hui confrontées les grandes entreprises (1 000 employés ou plus) et leurs dirigeants.
N. Bloom souligne que les dirigeants de grandes entreprises doivent absolument analyser la situation propre à leur structure, en se basant sur des données concrètes. Évidemment, cela vaut pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur productivité.
« Sans données, impossible d’aller de l’avant. J’ai participé à de nombreux projets de gestion du redressement et nous commençons toujours par mesurer des paramètres […]. Une fois que vous avez mesuré ces indicateurs et que vous en avez tiré des conclusions, vous pouvez identifier plus facilement les faiblesses, y compris l’excès de réunions inutiles. », indique le professeur d’économie à Asana.
La nouvelle étude d’Asana précédemment mentionnée lève le voile sur l’une de ces faiblesses : les employés exerçant au sein de grandes entreprises estiment que leur organisation pourrait être plus efficace si elle parvenait à réduire le nombre d’heures passées en réunion chaque semaine.
« Lorsqu’une multitude d’employés participe à une infinité de réunions, la perte de temps est colossale et finit par sauter aux yeux de tous », poursuit N. Bloom.
Nicholas Bloom, professeur d’économie à l’Université de Stanford (Stanford University Institute for Economic Policy Research) confie à Asana : « Je pense que les données sont essentielles, mais votre analyse de ces dernières l’est tout autant. Et pour réussir à changer la donne, vous avez besoin que quelque chose vous pousse à agir.»
Les nouvelles conclusions de ce rapport spécial, réalisé dans le cadre de l’étude annuelle d’Asana sur l’Anatomie du travail menée auprès de 10 000 travailleurs de la connaissance du monde entier, révèlent que les employés qui exercent dans de moyennes ou grandes entreprises passent près de quatre heures par semaine dans des réunions inutiles. C’est presque le double qu’au sein des petites entreprises, dans lesquelles les individus y consacrent en moyenne 2,6 heures par semaine.
N. Bloom explique que la solution réside dans le recueil et l’analyse des données, qui peuvent permettre de créer davantage de clarté pour les décideurs. Le professeur précise : « Prenez le temps de discuter des données. Je pense que les données sont essentielles, mais votre analyse de ces dernières l’est tout autant. Et pour réussir à changer la donne, vous avez besoin que quelque chose vous pousse à agir. »
Ces incitations à l’action, qu’il s’agisse de bonus ou de la réussite globale de l’entreprise, poussent les employés à s’interroger davantage sur leurs processus et à les examiner. Ce faisant, ils participent à la recherche de solutions pour optimiser la productivité dans l’ensemble de l’entreprise. Par ailleurs, ce triptyque consistant à compiler des données, les analyser et inciter à l’action ne s’applique pas seulement aux réunions, mais bien à toutes sortes de processus.
Toutefois, N. Bloom souligne que bon nombre de managers ont tendance à convier aux réunions plus de personnes que nécessaire. Cette conduite, dictée par des facteurs émotionnels, contribue à ralentir la cadence des activités, avec des réunions qui s’éternisent.
« Je ne suis pas surpris que beaucoup de temps soit perdu en réunion », indique le professeur d’économie en réaction aux données recueillies par Asana. Il ajoute : « Les managers invitent souvent plus de personnes que nécessaire aux réunions parce qu’ils ne veulent pas qu’on les accuse de ne pas être inclusifs. »
Les employés se sentent alors obligés d’y assister parce qu’ils ne veulent pas envoyer un signal négatif à leur supérieur hiérarchique. En réalité, les employés sont davantage appelés à gagner en productivité qu’à participer aux réunions.
N. Bloom précise que dans bien des cas, les employés préféreraient recevoir un simple récapitulatif de la réunion par e-mail, précisant les sujets abordés et les points essentiels à retenir.
Le nouveau rapport Asana précise que pour les leaders dont les équipes perdent du temps en raison d’un excès de réunions ou de la lenteur des processus en place, il s’agit d’une opportunité en or à saisir pour changer la donne.
En effet, dans le rapport spécial sur l’Anatomie du travail portant sur les grandes entreprises, le constat est clair :
Les employés exerçant au sein de grandes entreprises déclarent que l’optimisation des processus peut leur faire gagner 5,5 heures par semaine, contre 4 heures dans les petites entreprises. La mise en place de processus adaptés aux entreprises et équipes améliore la productivité des employés en éliminant les obstacles : baisse de productivité des individus, impact sur le chiffre d’affaires de l’entreprise, etc. Ainsi, les membres des différentes équipes peuvent dégager plus de temps pour travailler efficacement.
Ainsi, comment une grande entreprise peut-elle identifier ces ralentissements et réussir à gagner cinq à six heures par semaine et par employé ? Vous l’aurez sans doute déjà deviné, mais N. Bloom affirme que tout commence par le recueil de données exploitables :
« Si vous disposez de données sur les activités de chacun et que les membres de l’entreprise les examinent ensemble, ils ne tarderont pas à se rendre compte du temps faramineux perdu en réunion. Certains s’apercevront qu’il est tout simplement inutile d’assister systématiquement à toutes les réunions organisées. »
« Sans données concrètes, difficile d’identifier les processus défaillants et de les optimiser. »
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