Comment Asana utilise la gestion du travail pour optimiser la planification des ressources
Les initiatives ne peuvent pas réussir sans les bonnes ressources. Rita Khayat, responsable du PMO pour la stratégie et les opérations chez Asana, le sait mieux que quiconque. Rita est chargée de maintenir les objectifs essentiels à l’entreprise sur la bonne voie, en allouant les bonnes ressources, au bon moment, aux tâches les plus importantes.
L’équipe de Khayat est responsable de quatre domaines d’activité principaux au sein de l’organisation CIO :
Planification stratégique et exécution
Gestion de programme et de projet
Gestion opérationnelle et conduite du changement
Leadership et développement organisationnel
La gestion des ressources est essentielle pour chacun de ces domaines. « Il est impératif que nous tenions nos engagements », déclare Khayat. En planifiant soigneusement le budget et la capacité de l’équipe, son équipe peut systématiquement atteindre les objectifs et exécuter les initiatives de l’entreprise.
Voici comment elle s’y prend.
Gagner en visibilité sur la capacité de l’équipe
Selon Khayat, l’un des plus grands atouts d’Asana est la planification des capacités. Cette fonctionnalité lui donne une visibilité sur les capacités de son équipe à travers les projets, afin qu’elle puisse s’assurer que son équipe dispose de suffisamment de budget et d’effectifs pour respecter sa feuille de route en toute confiance. « Les priorités et les échéances peuvent évoluer, ce qui nécessite une réaffectation des ressources », note Khayat. « Cela souligne l’importance de maintenir une visibilité sur les projets critiques. »
Grâce à la planification des capacités, les dirigeants peuvent se projeter dans le futur et visualiser la charge de travail de leur équipe, puis répartir les tâches pour les mois à venir en fonction des capacités de chacun. Vous pouvez voir sur quels projets les employés travaillent, le pourcentage de temps que ces projets prennent et qui pourrait être surchargé. Si un changement est nécessaire, les dirigeants peuvent facilement déplacer le travail, prolonger les délais et ajuster les ressources.
La planification des capacités offre aux dirigeants comme Khayat une vue d’ensemble. Et en même temps, les chefs d’équipe plus spécialisés peuvent toujours avoir une vue détaillée de la capacité de leur équipe et de ce sur quoi tout le monde travaille. Par exemple, l’équipe de Khayat dispose d’une vue d’ensemble sur l’ensemble du service, ainsi que de vues plus spécifiques pour chaque équipe.
« Chaque rôle nécessite des fonctionnalités distinctes », explique Khayat. « Asana répond efficacement à ces deux besoins. »
Veiller à ce que les projets prioritaires disposent des ressources nécessaires
La hiérarchisation est essentielle pour l’équipe de Khayat. « Nous recevons de nombreuses demandes de projets », observe-t-elle. « Nous recevons des demandes de la part de différentes fonctions Business de l’ensemble de l’organisation, à tous les niveaux. » Avec un tel volume de demandes, son équipe a besoin d’un système basé sur des données pour comprendre ce qui est important, ce sur quoi l’entreprise doit investir et ce qui peut être dépriorisé.
Son équipe utilise trois fonctionnalités clés pour établir des priorités efficacement :
Formulaires pour recueillir des informations sur les demandes et les dimensionner correctement
Les portefeuilles pour suivre les feuilles de route de l’équipe et s’assurer que les initiatives clés disposent des bonnes ressources
Les projets, pour hiérarchiser les tâches plus petites au sein de chaque initiative
Penchons-nous sur chacune d’entre elles.
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1. Évaluer les demandes à l’aide de formulaires
L’équipe de Khayat utilise des formulaires de réception pour standardiser le processus de demande. « Les formulaires permettent de transformer des données non structurées en données structurées », explique Jana Beiswenger, responsable de la gestion des programmes Business chez Asana et membre de l’équipe de Khayat. Son équipe dispose ainsi des informations dont elle a besoin dès le départ pour évaluer et dimensionner les nouveaux projets en fonction de critères objectifs.
« Nous demandons aux personnes à l’origine de la demande de justifier leur demande, de détailler l’impact attendu sur l’entreprise et de décrire en quoi elle contribuera à la réalisation des objectifs de l’entreprise », explique Khayat. Une fois que son équipe dispose de ces informations, elle peut commencer un processus d’évaluation pour évaluer correctement chaque demande. Cela l’aide à déterminer 1) les ressources nécessaires à la demande et 2) son impact sur l’entreprise, par exemple en générant un montant spécifique de revenus annuels récurrents. L’équipe peut ensuite hiérarchiser chaque demande au sein de sa feuille de route globale.
2. Suivre les feuilles de route avec les portefeuilles
Khayat dispose d’un portefeuille de feuilles de route pour chaque équipe afin de suivre toutes les initiatives clés sur lesquelles elle travaille. Elle bénéficie ainsi d’une vue d’ensemble des projets et dispose des informations nécessaires pour hiérarchiser les ressources au bon moment. Son équipe utilise des champs personnalisés pour recueillir des informations en un coup d’œil, comme la priorité du projet, le niveau d’effort et si une initiative est un « élément clé », c’est-à-dire un élément essentiel et gourmand en ressources sur la feuille de route.
« Lorsque je passe en revue mon portefeuille de feuilles de route, je peux immédiatement identifier les initiatives clés, les projets à long terme et les gains rapides, entre autres », explique Khayat. Ces informations sont essentielles pour allouer efficacement les personnes et les ressources. Par exemple, elles permettent à l’équipe de Khayat de commencer par les tâches clés, puis de s’attaquer aux gains rapides. « Cette catégorisation clarifie considérablement la façon dont nous devons gérer notre capacité », explique Khayat.
3. Hiérarchiser les tâches au sein des projets
Au sein de chaque projet, les chefs d’équipe doivent également hiérarchiser les tâches individuelles pour s’assurer que les ressources de l’équipe sont utilisées efficacement. Jorge Zuniga, responsable des systèmes de données et des intégrations chez Asana, utilise un système d’étiquetage similaire au sein de son équipe pour allouer les ressources au niveau des projets. Les champs personnalisés permettent de visualiser en un coup d’œil des informations clés, notamment :
Priorité des tâches
Niveau d’effort
Estimation du nombre d'heures
Le type de demande
Le statut des tâches (en attente, en cours, à faire, backlog, etc.)
Et plus encore
L’équipe de Mike Zuniga peut ainsi hiérarchiser les tâches les plus importantes. et de traiter les tickets moins prioritaires lorsqu’elle a du temps libre. « Lors de la planification des sprints, nous attribuons une priorité à chaque élément », explique M. Zuniga. « Les tâches moins prioritaires sont placées dans une section “À faire”, et les employés peuvent les prendre en charge lorsqu’ils ont une capacité supplémentaire. »
Suivre le temps passé sur les différentes initiatives
Des données de suivi du temps précises sont essentielles pour respecter les délais des projets. L’équipe de Zuniga suit exactement le nombre d’heures consacrées à chaque tâche, afin de pouvoir comparer les estimations de la chronologie d’origine et de comprendre si elles dépassent ou sont inférieures au budget. « Lors de la planification des sprints, nous calculons les heures estimées, puis chacun ajoute ses heures réelles », explique Zuniga. Ces chiffres sont ensuite automatiquement intégrés à un rapport de planification des capacités, où Zuniga peut voir combien d’heures les membres de l’équipe consacrent aux projets, en temps réel. Il peut ainsi aider les équipes à réattribuer les tâches pour que personne ne soit sous-utilisé ou surchargé de travail.
« Lorsque je remarque qu’une personne est surchargée, je dois comprendre pourquoi », explique-t-il. « Les rapports Asana me permettent de voir exactement comment ils utilisent leur temps. Par exemple, je peux consulter tous les tickets d’assistance qu’un sous-traitant a terminé en un mois et voir lequel a pris plus de temps que prévu. »
Disposer de ces données de suivi du temps précises a permis d’accroître l’efficacité de l’équipe de Zuniga, de la gestion des heures des prestataires à l’aide apportée aux employés pour éviter de perdre du temps à cause du changement de contexte, c’est-à-dire le fait de passer d’une tâche à l’autre, ce qui, selon les recherches, peut coûter jusqu’à 40 % du temps productif d’une personne.
« Avec Asana, l’équipe est devenue très efficace », explique-t-il. « Avec cinq employés à temps plein, nous pouvons facilement faire le travail de douze. »
Mobilisez efficacement vos ressources
Veillez à ce que les tâches essentielles à l’entreprise disposent des ressources nécessaires à tous les niveaux de votre organisation.
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En regroupant toutes les données de travail sur une seule plateforme, les équipes des opérations et PMO d’Asana bénéficient d’une visibilité totale sur les priorités de l’entreprise et sur la façon dont les équipes gèrent leur temps. Les dirigeants peuvent ainsi toujours allouer les ressources nécessaires à l’accomplissement des tâches les plus importantes.
Découvrez comment votre équipe peut veiller à ce que les tâches essentielles à l’entreprise disposent des ressources nécessaires, et ce, à tous les niveaux de votre organisation.
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