Comment Asana utilise la gestion du travail pour optimiser la planification des feuilles de route numériques

La feuille de route numérique ne consiste pas seulement à créer une liste de tâches de projets, mais aussi à faire des choix intelligents qui génèrent des résultats concrets. Une feuille de route claire et bien hiérarchisée nécessite de s’aligner sur les parties prenantes, de définir des priorités claires et de faire des compromis difficiles. Dani Spires, directrice du numérique chez Asana, connaît ce défi sur le bout des doigts. 

« En tant qu’équipe numérique, nous devons répondre aux besoins changeants de Business tout en faisant avancer les initiatives techniques. La planification de la feuille de route nous aide à trouver le bon équilibre », explique-t-elle.

Pour y parvenir, l’équipe de Dani réévalue régulièrement ses priorités et intègre les commentaires de l’ensemble de l’organisation pour maintenir sa feuille de route en phase avec les objectifs stratégiques. Ce n’est pas facile, surtout lorsque l’on travaille avec plusieurs parties prenantes. C’est à ce moment clé qu’Asana entre en jeu.

Quatre façons dont Asana simplifie la planification des feuilles de route

Lorsqu’elle est bien menée, l’élaboration d’une feuille de route numérique aide les équipes à donner la priorité aux projets les plus importants, à préparer le terrain pour la croissance et à maintenir tout le monde concentré sur l’essentiel. Comme le dit Dani, l’objectif principal est de « déterminer les priorités de l’équipe et de savoir comment répartir la charge de travail pour générer un impact tout en restant concentré sur d’autres initiatives ».

Pour y parvenir, les équipes ont besoin d’un espace centralisé pour visualiser les projets potentiels, s’aligner sur la stratégie, prendre des décisions et suivre la progression, tout en collaborant en toute transparence.

Voici comment Asana aide l’équipe de Dani à y parvenir.

Centraliser les activités liées à la feuille de route pour gagner en visibilité

L’un des plus grands défis de l’élaboration d’une feuille de route numérique est de tenir les partenaires interfonctionnels informés tout au long du processus. Selon Dani, la liste des parties prenantes de l’équipe numérique est « longue et large » : elle implique de nombreuses personnes ayant des priorités et des responsabilités différentes, qui doivent intervenir pour prendre des décisions précises. Autrement dit, tenir tout le monde informé n’est pas chose aisée.

Pour résoudre ce problème, l’équipe de Dani s’appuie sur la fonctionnalité de projet d’Asana pour créer un projet de feuille de route principale qui regroupe toutes les initiatives numériques de l’exercice. Au début du processus de création de la feuille de route, les parties prenantes et les équipes ajoutent leurs projets proposés à la feuille de route principale sous forme de tâches Asana, ce qui permet à chacun de bénéficier d’une visibilité optimale et de donner son avis. 

Imaginons que l’équipe SEO prévoit de mettre à jour quatre pages piliers sur Asana.com au premier trimestre. Pour atteindre son objectif, elle aura besoin de l’aide de l’équipe numérique pour repenser la disposition des pages, mettre en ligne du nouveau contenu et publier les mises à jour. Au cours du processus de création de la feuille de route, le chef de projet SEO ajoute une tâche à la feuille de route numérique correspondant au projet SEO, par exemple « Mises à jour des pages piliers du premier trimestre ». Ensuite, l’équipe numérique examine la tâche directement dans la feuille de route et utilise les informations fournies pour décider de poursuivre ou non le projet.

« En créant un plan centralisé en un seul endroit, nous sommes en mesure de donner à tous nos partenaires une visibilité et une voix dans le processus », explique Dani.

Prendre des décisions en matière de ressources basées sur des données

Une fois que l’équipe de Dani a créé son projet de feuille de route numérique, l’étape suivante consiste à décider quels projets doivent être retenus.

Mais il ne s’agit pas seulement de choisir leçons à tirer. Avec autant de parties prenantes impliquées, les demandes peuvent rapidement dépasser la capacité de la feuille de route. Comme le souligne Dani, il existe un équilibre délicat entre la priorisation des initiatives critiques pour l’entreprise (par exemple, les projets qui génèrent des leads ou des pipelines) et le travail technique stratégique nécessaire pour soutenir la croissance à long terme.

Pour prendre ces décisions, l’équipe de Dani s’appuie sur les champs personnalisés d’Asana. Chaque fois qu’un demandeur ajoute un projet proposé à la feuille de route, il étiquette la tâche avec des champs personnalisés conçus pour aider l’équipe à voir où le projet s’inscrit dans la vision globale et à décider si elle doit le prendre en charge ou non. Ces champs personnalisés sont les suivants :

• Trimestre de livraison : le trimestre de livraison prévu au cours duquel le travail doit être terminé.

• Engagement : indique si le projet a été engagé et le niveau d’engagement.

• Priorité : le niveau de priorité de la tâche ou du projet. 

• Équipe responsable directe : l’équipe numérique responsable du projet.

• Effort : une estimation numérique de 1 à 5 qui indique le niveau de complexité du projet.

Une fois les projets ajoutés et étiquetés, l’équipe numérique évalue sa charge de travail et décide de la manière d’allouer ses ressources à différents types de projets, tels que les initiatives stratégiques, la maintenance technique et le soutien aux parties prenantes. En consultant rapidement les champs personnalisés, les responsables des activités numériques peuvent facilement s’aligner sur la priorité de chaque projet, l’effort requis et l’impact potentiel, ce qui facilite la finalisation de la feuille de route.

« Nos champs personnalisés nous permettent d’avoir des discussions approfondies sur les capacités », explique Dani. « Nous pouvons montrer aux parties prenantes ce qui a été demandé, ce qui a été engagé et le niveau d’effort requis, puis utiliser ces informations comme base de discussion pour trouver un compromis. »

Ces champs personnalisés aident également l’équipe de Dani à comprendre comment chaque projet s’aligne sur les objectifs clés d’Asana. En associant les tâches à l’objectif d’entreprise de haut niveau auquel elles contribuent, l’équipe peut être sûre que le travail qu’elle accomplit soutient les objectifs stratégiques.

« Avec Asana, tout est lié », explique Dani. « Nous pouvons clairement voir comment nos priorités correspondent aux objectifs marketing et, en fin de compte, aux objectifs Business fondamentaux. »

Activités reliées entre les équipes

Si la feuille de route numérique est la principale source de référence pour les projets de l’équipe numérique, elle n’est pas le seul projet en jeu. Différentes équipes travaillent à partir de plusieurs feuilles de route qui se chevauchent, comme le marketing, le développement de produits ou l’expérience client. Ce chevauchement peut facilement entraîner des efforts redondants et un gaspillage des ressources.

Pour éviter cela, l’équipe de Dani utilise la fonctionnalité d’hébergement multiple d’Asana, qui permet à une tâche de faire partie de plusieurs projets. Par exemple, le projet de page pilier du premier trimestre de l’équipe SEO peut être publié simultanément sur la feuille de route SEO, la feuille de route de marketing de contenu et le tableau de sprint de développement Web, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et que les tâches ne soient pas dupliquées.

« La feuille de route numérique est si vaste et couvre tellement de fonctions qu’il est facile de se perdre dans les tâches », explique Dani. « L’hébergement multiple permet à nos principaux partenaires de prendre un projet numérique et de l’intégrer à leur feuille de route. De cette façon, tout est relié sans que le travail ne soit dupliqué. »

Maintenir le cap grâce aux rapports en temps réel

Une fois la feuille de route établie et le travail commencé, l’équipe de Dani utilise le tableau de bord des rapports d’Asana pour suivre la progression. Le tableau de bord offre une vue d’ensemble de l’état d’avancement du projet, ce qui aide l’équipe à résoudre rapidement les problèmes et à éviter les freins.

 « Nous utilisons la fonctionnalité de tableau de bord pour suivre nos progrès et savoir où nous en sommes par rapport aux objectifs de l’entreprise », explique Dani. « Tout le monde peut facilement voir ce qui est prioritaire, ce qui est bloqué et ce qui est en surcapacité. »

À la fin de chaque trimestre, l’équipe numérique revoit sa feuille de route et l’adapte aux nouvelles priorités Business. Si des changements nécessitent un changement d’orientation, ils sont discutés lors des négociations trimestrielles, au cours desquelles l’équipe décide des projets à mener. La feuille de route mise à jour est ensuite partagée avec les parties prenantes pour que tout le monde soit au courant des changements.

Même après la fin d’un trimestre, le travail de l’équipe se poursuit. Les membres de l’équipe utilisent les indicateurs du tableau de bord pour identifier les réussites et les défis, et appliquent ces enseignements à la planification future.

« En suivant les dates de début et de fin de notre feuille de route, nous pouvons voir combien de projets ont été planifiés et terminés dans les délais impartis », explique Dani. « Nous pouvons ensuite utiliser ces données pour avoir une vision claire de nos progrès d’une année sur l’autre. » 

Gardez le cap sur votre feuille de route numérique

Une feuille de route numérique bien gérée n’a pas à être compliquée. Avec Asana, votre équipe peut se concentrer sur les priorités, rationaliser la collaboration interfonctionnelle et prendre des décisions basées sur des données qui soutiennent les objectifs stratégiques de votre organisation, ouvrant ainsi la voie à des résultats significatifs.