Comment Ideal Security utilise les AI Teammates pour libérer son équipe logistique des tâches manuelles

Trois fois par semaine, une feuille de calcul arrive dans la boîte de réception de Svitlana Zapolska, responsable des achats et de la logistique chez Ideal Security. Elle contient le dernier statut de chaque expédition maritime que le fournisseur de quincaillerie de portes spécialisée attend de ses fournisseurs.

Il est essentiel de suivre ces mises à jour, car des informations précises aident Ideal Security à assurer la rotation des stocks et le bon fonctionnement de la logistique. Mais jusqu'à récemment, la mise à jour de ces expéditions représentait un travail fastidieux pour Svitlana. Elle devait ouvrir manuellement chaque fichier de fret, recouper les identifiants d'expédition et mettre à jour ligne par ligne une longue liste de champs sur Asana.

Désormais, un AI Teammate d'Asana s'en charge pour elle.

À l'heure actuelle, la plupart des gens pensent à l'automatisation du travail lorsqu'ils pensent à l'IA. Il y a cet autre courant d'augmentation du travail qui est plus passionnant pour moi.”

Le coût organisationnel du suivi manuel de 20 expéditions 

À tout moment, Ideal Security a 15 à 20 expéditions en cours qui circulent entre les fournisseurs en Asie et deux entrepôts en Amérique du Nord. Trois fois par semaine, le transitaire de l’entreprise envoie une feuille de calcul de suivi mise à jour, avec plus de 30 colonnes d’informations pour chaque expédition active. Le volume de données augmente rapidement, avec jusqu'à 1 200 colonnes de données reçues chaque semaine.

Svitlana était chargée de lire chaque fichier, de faire correspondre les enregistrements par numéro de connaissement (HBL) et de mettre à jour les tâches Asana correspondantes avec les informations d'état actuelles. Il s'agissait d'un travail répétitif, mais important : il était essentiel de maintenir les informations relatives aux expéditions précises et à jour pour assurer le bon déroulement des opérations et tenir informées les personnes concernées.

Chaque champ supplémentaire impliquant davantage d'efforts manuels, l'équipe n'a suivi que les informations nécessaires au bon fonctionnement des processus en aval. Tout le reste a été laissé de côté, car personne n'avait le temps de s'en occuper.

« C'étaient des tâches répétitives qui empêchaient [Svitlana] de faire autre chose », explique Liohn Sherer, président d'Ideal Security. « Cela prenait beaucoup de temps, qui n'était pas vraiment précieux, mais il fallait le faire. »

Comment l'AI Teammate suit les expéditions maritimes 

Pour éliminer le travail manuel, Sherer a créé un AI Teammate d'Asana et l'a mis au travail aux côtés de Svitlana. Désormais, lorsque le fichier de fret arrive, l'AI Teammate intervient et utilise les instructions stockées dans sa mémoire pour traiter automatiquement chaque expédition.

Étape 1 : le fichier de fret arrive sur Asana

Le fichier de fret arrive par e-mail et est transféré dans un projet Asana dédié créé pour ce processus.

Étape 2 : une règle attribue automatiquement le travail à l'AI Teammate 

Dès que la tâche est créée, une règle Asana l'attribue à l'AI Teammate, ajoute Svitlana en tant que collaboratrice et retire Sherer, qui est responsable de l'automatisation du transfert mais n'a pas besoin de suivre chaque mise à jour d'expédition.

Étape 3 : L'AI Teammate fait correspondre chaque envoi

L'AI Teammate parcourt la feuille de calcul, identifie chaque expédition et l'associe à la tâche Asana correspondante. Il recherche d'abord des correspondances exactes à l'aide des numéros HBL, mais si ceux-ci ne sont pas disponibles, il peut associer les envois en toute confiance à l'aide des numéros de bon de commande, des numéros d'envoi et d'autres informations contextuelles. Comme l'AI Teammate a des instructions stockées dans sa mémoire, il sait quelles informations mettre à jour, même lorsque les expéditions sont fusionnées, divisées ou transférées.

Étape 4 : l'AI Teammate met à jour les champs personnalisés pour chaque expédition

Une fois qu'un envoi a été associé, l'AI Teammate met à jour les principaux champs de suivi sur Asana, notamment le statut de l'envoi, le connaissement, le numéro de conteneur et les dates estimées de départ et d'arrivée. Le fait de maintenir ces champs à jour déclenche automatiquement les processus en aval qui informent les bonnes personnes au bon moment.

Étape 5 : l'AI Teammate signale les valeurs aberrantes et pose des questions dans les commentaires 

La plupart des expéditions sont traitées automatiquement. Si l'AI Teammate ne peut pas identifier un envoi avec suffisamment de certitude, il fait appel à un expert humain. Le collègue crée une sous-tâche, mentionne le membre de l'équipe approprié et partage les informations qu'il n'a pas pu résoudre. Dès qu'une personne répond dans les commentaires de la tâche, l'AI Teammate reprend le travail là où il l'a laissé.

Du suivi minimum viable au contrôle total de la visibilité

Lorsque le travail était effectué manuellement, Ideal Security ne suivait que les informations nécessaires pour faire avancer le travail. Désormais, l'équipe assure le suivi de ce que Sherer appelle les « éléments souhaitables » : des données supplémentaires sur les expéditions qui lui offrent une meilleure visibilité, sans générer de travail supplémentaire.

L'AI Teammate apporte également une cohérence difficile à obtenir avec le travail manuel.

« À bien des égards, il est plus fiable et plus efficace qu’un humain », explique Sherer, « car il ne se fatigue pas et il a une mémoire parfaite. »

Il y a aussi un avantage en termes de flexibilité. Alors que les approches traditionnelles d'automatisation des tâches répétitives  échouent souvent lorsque les feuilles de calcul sont modifiées, l'AI Teammate peut s'adapter sans qu'il soit nécessaire de recréer le processus.

Une logistique qui fonctionne sans travail manuel

Le fichier de fret arrive toujours trois fois par semaine, mais désormais, Svitlana n'a plus qu'à créer l'enregistrement initial de l'expédition sur Asana. À partir de là, l'AI Teammate prend le relais, en faisant automatiquement correspondre les expéditions et en maintenant les informations à jour. Au lieu de mettre à jour manuellement chaque champ personnalisé, Svitlana peut se concentrer sur le travail qui requiert son expérience et son jugement, tandis que l'AI Teammate gère le travail administratif répétitif en arrière-plan.

Une fois que vous montrez aux gens ce qu'il est possible de faire avec un AI Teammate, leurs yeux s'illuminent. Et ensuite, ils peuvent commencer à les déployer eux-mêmes. Ainsi, tous ces points de friction opérationnels peuvent désormais commencer à être traités et résolus.”