La Young Survival Coalition créée du contenu, établit des connexions et rassemble les communautés pour combattre le cancer du sein avec Asana

Young Survival Coalition
  • Logo YSC
  • Siège social
    • New York, NY
  • Taille de l’organisation
    • 24 employés
  • Communauté
    • Apporte son soutien à une communauté de 15 000 jeunes adultes touchés par le cancer du sein

RSI d’Asana

  • Diminution du temps nécessaire à l’organisation de leur Sommet d’été de 80 %
  • Amélioration de la ponctualité sur l’événement Tour de Pink de 50 %
  • Augmentation du trafic du blog de 190 % et des vues sur les réseaux sociaux de 175 %

Lorsque les jeunes adultes entendent : « Vous avez le cancer du sein », ils se tournent souvent vers Internet et les réseaux sociaux pour y trouver des ressources, du soutien et mieux comprendre ce que l’on vient de leur annoncer. Au cours de leurs recherches, beaucoup tombent sur la Young Survival Coalition (YSC), qui renforce la communauté et améliore la qualité de vie des jeunes adultes touchés par le cancer du sein. Fondée en 1998 par trois femmes âgées de moins de 35 ans au moment du diagnostic, elle est désormais l’organisme de référence pour les jeunes adultes confrontés au cancer du sein.

L’équipe Marketing et communication est en première ligne de l’engagement de l’YSC auprès de ses membres. Elle supervise la promotion et la production de tout le contenu, des événements, des e-mails, des réseaux sociaux et du site Web de l’organisation. Comme l’explique Mary Atwater, directrice des médias numériques de l’YSC, les membres sont à la recherche de ressources utiles. La priorité absolue de l’équipe est donc de s’assurer que le site Web et le blog sont à jour et présentent des informations pertinentes.

« En gérant notre contenu et nos calendriers de réseaux sociaux sur Asana, nous avons augmenté de 190 % le nombre de visites sur notre blog et de 175 % le nombre de vues sur les réseaux sociaux. »

Entre un grand volume de travail, l’impossibilité pour les services de suivre facilement l’avancement des projets, et une petite équipe travaillant sur des échéances et priorités qui se chevauchent, l’équipe avait bien du mal à tout suivre. C’est ainsi qu’en 2018, ils ont décidé d’embaucher Steph Poland au poste d’assistante des opérations du Marketing, avec pour objectif de les aider à planifier, coordonner et gérer le travail.

Avec l’arrivée de Steph, accompagnée d’un nouveau directeur associé, l’équipe Marketing et communication a examiné l’ensemble de ses processus. Ils ont constaté que l’abondance des demandes de travail provenant de différents services rendait difficile la collaboration au sein de l’équipe, la communication de l’état d’avancement des projets aux autres services et le respect des délais nécessaires à un travail de qualité. Ils devaient trouver ensemble une solution qui leur permettrait d’assurer la transparence des processus, de diminuer le niveau de stress et de livrer le meilleur travail possible.

Le processus de sélection

L’une des premières mesures adoptées a été d’identifier les besoins prioritaires de l’équipe. Avec autant de projets différents à la fois, l’équipe recherchait :

  • la possibilité de centraliser les demandes entrantes pour éviter qu’elles ne s’égarent ;
  • un moyen de visualiser l’ensemble du travail en cours de l’équipe pour hiérarchiser plus facilement les tâches ;
  • un outil pour planifier les projets de A à Z, avec des responsabilités et échéances clairement définies pour ne rater aucune étape clé.

Plusieurs services utilisaient déjà Asana et connaissaient bien l’outil, mais ils n’avaient pas intégrés l’ensemble de leurs projets Asana ensemble. Steph s’est alors penchée sur la question et a assisté à un événement Asana Together, où elle a entendu parler de la remise pour les organisation à but non lucratif. Convaincue que les fonctionnalités d’Asana répondaient aux besoins de l’équipe, et avec l’avantage supplémentaire offert par la remise, la direction de l’YSC était sûre qu’Asana pourrait aider l’organisation à centraliser le travail, accroître la transparence et permettre à toutes les équipes de se concentrer sur leur mission la plus importante : apporter leur soutien aux membres.

Comme l’équipe Marketing et communication utilisait déjà Asana, Steph s’est efforcée d’aider les autres services à apprendre à l’utiliser en y intégrant leurs processus. Elle a commencé par dispenser des formations de prise en main d’Asana aux responsables de chaque service afin qu’ils comprennent comment en utiliser les fonctions clés et structurer leur travail. Steph a ensuite mis en place des projets Asana et des processus pour toutes les tâches, des demandes à la planification des programmes spéciaux, afin qu’ils puissent suivre facilement et se familiariser avec l’outil.

Établir des liens avec les membres en travaillant plus efficacement

Aujourd’hui, l’équipe Marketing et communication et tout le monde à l’YSC utilise Asana pour gérer l’ensemble du travail, de la planification des lancements Web pour le Sommet et le Tour de Pink à la gestion du contenu et des programmes de marketing de marque. Le suivi du travail sur Asana leur permet de se concentrer sur la production de ressources de qualité à destination des jeunes adultes touchés par le cancer du sein, au lieu de se contenter de simples publications. Et comme leurs processus sont rationalisés, ils ont désormais le temps de produire encore plus de contenu. Voici trois façons dont Asana a permis à l’équipe d’être plus efficace et plus engagée auprès de ses membres :

calendrier de production d’YSC

Gains de temps et augmentation des inscriptions au Sommet

L’YSC a réinventé avec Asana la manière dont il planifie son événement le plus important, le Sommet YSC. Au lieu de s’appuyer sur plusieurs feuilles de calcul (et beaucoup de travail manuel) ils utilisent désormais des modèles de projet. Cela a eu pour effet de réduire le temps nécessaire à la planification du lancement Web et à la promotion de 30-40 heures à 10-15 heures. Ils ont également amélioré leur processus de révision en utilisant des dépendances et des sous-tâches pour s’assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Grâce à ces gains d’efficacité, leur équipe a plus de temps à consacrer à faire le buzz pour le Sommet 2020 et a réussi à doubler le nombre d’inscriptions Save My Spot.

« Avec Asana, nous avons réduit de 80 % le temps nécessaire à la planification du lancement du Sommet. »

Plus de précision et des responsabilités claires pour lancer le Tour de Pink à temps

Tour de Pink est une course cycliste caritative sur plusieurs jours, et il s’agit sans doute du projet le plus complexe de l’YSC. De l’inscription à la gestion d’équipe, en passant par les fiches de formation et une application, le succès du Tour de Pink repose sur plusieurs services, cas de figure et intégrations. En utilisant Asana pour planifier cet événement et que chacun remplisse son rôle et tienne les délais, l’équipe a réduit le nombre de révisions envoyées à son prestataire Web. Ils ont ainsi effectué 50 % de lancement dans les temps en plus.

Proposer davantage de qualité et se connecter à un plus grand nombre de membres

Avec une chronologie de projet plus claire pour le Sommet YSC et le Tour de Pink, c’est l’ensemble de l’équipe qui a davantage de temps à consacrer à l’élaboration d’un contenu de qualité à publier sur le blog. Depuis le déploiement d’Asana, ils ont augmenté leur production de contenu de blog de 50 % et de contenu pour les réseaux sociaux de 45 %. Résultat, le blog a connu un bon de 190 % du nombre de lecteurs, et le nombre de vues sur les réseaux sociaux a augmenté de 175 %.

calendrier de contenu d’YSC

Avec plus de transparence et de temps à consacrer au soutien des membres, l’équipe Marketing et communication de l’YSC a pu améliorer considérablement leur façon s’adresser à la communauté. La gestion du travail sur Asana leur permet de concentrer leurs efforts sur le soutien et les ressources dont les personnes touchées par le cancer du sein ont vraiment besoin au moment de traverser l’une des expériences les plus difficiles de leur vie.

Lire d’autres témoignages de réussite grâce à Asana

Explorer Asana

Rien de plus simple qu’Asana pour suivre en équipe l’avancée des projets et des tâches, et ainsi obtenir des résultats.

Campagne marketing

Campagne marketing

Lancement de produit

Lancement de produit

Objectifs d’entreprise

Objectifs d’entreprise

Mission vers la Lune

Mission vers la Lune

Organiser votre travail

Définissez clairement tâches et jalons pour préciser à votre équipe ce qui doit être fait.

Organiser votre travail

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Informez chacun de ses responsabilités exactes grâce aux options d’attribution et d’échéance.

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Tenez vos délais

Élaborez votre plan de campagne pour visualiser l’intégration de tous les éléments, repérer les éventuelles difficultés et mener à bien votre travail.

Tenez vos délais

Concrétisez vos discussions

Posez des questions ou donnez des informations sur le travail en cours pour transformer les discussions en actions.

Concrétisez vos discussions

Joignez des fichiers à votre travail

Regroupez documents partagés, fichiers de conception et feuilles de calcul budgétaires pour éviter à votre équipe de chercher les informations.

Joignez des fichiers à votre travail

Visualisez le travail en un clin d’œil

Affichez votre travail sur un calendrier pour garder l’œil sur le timing et mobiliser l’équipe autour des dates importantes.

Visualisez le travail en un clin d’œil

Suivez votre progression

Restez informé sur la progression du projet par rapport aux objectifs et identifiez rapidement les tâches en retard.

Suivez votre progression

Travailler en déplacement

En réunion avec un fournisseur, à une conférence ou à l’extérieur, restez connecté avec Asana pour mobile.

Travailler en déplacement

Menez chaque projet avec brio

Asana permet aux équipes Marketing de planifier, gérer, suivre et lancer des initiatives qui captivent leurs destinataires.

Menez chaque projet avec brio

Planifiez chaque étape

De l’élaboration au lancement, recensez toutes les étapes essentielles pour que chacun comprenne parfaitement la stratégie.

Planifiez chaque étape

Sachez qui fait quoi

Définissez clairement les responsables et les échéances de chaque élément du lancement pour que tout soit prêt à la date prévue.

Sachez qui fait quoi

Lancez vos produits à temps

Visualisez l’intégration de tous les éléments de votre plan pour pouvoir le modifier à souhait tout en menant à bien votre projet.

Lancez vos produits à temps

Tenez vos équipes informées

Reliez les importantes mises à jour et discussions à votre travail pour éviter qu’elles ne se perdent parmi d’innombrables e-mails.

Tenez vos équipes informées

Regroupez votre travail

Joignez des fichiers à votre projet pour que tout le monde sache où se trouvent les bonnes informations.

Regroupez votre travail

Suivez les dates et les jalons

Gardez l’œil sur les dates clés en affichant les plans de lancement sur un calendrier.

Suivez les dates et les jalons

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Affichez la progression du travail afin de rester sur la bonne voie pour remplir vos objectifs et respecter vos délais.

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Restez connecté où que vous soyez

Restez au courant de la progression vers un lancement même en dehors du bureau grâce à Asana pour mobile.

Restez connecté où que vous soyez

Prêts ? Lancez !

Asana aide les équipes Produit à respecter leurs délais pour lancer de formidables produits.

Prêts ? Lancez !

Planifiez les priorités

Créez des tâches pour chaque objectif afin que chacun visualise parfaitement les objectifs de l’entreprise.

Planifiez les priorités

Déterminez le référent privilégié

Attribuez chaque objectif à la personne appropriée pour que tout le monde sache qui est responsable et qui peut répondre aux questions.

Déterminez le référent privilégié

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Visualisez l’impact de chaque jalon sur les objectifs à atteindre afin de travailler en toute sérénité.

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Partagez informations et statuts

Tenez les parties prenantes informées en associant directement aux objectifs les dernières informations, la progression ou des commentaires.

Partagez informations et statuts

Joignez les fichiers importants

Intégrez Asana à vos outils de partage de fichiers pour regrouper tous vos documents importants au même endroit.

Joignez les fichiers importants

Gardez l’œil sur les dates clés

Affichez les échéances et les principaux jalons de votre projet sur un calendrier pour garantir un timing parfait.

Gardez l’œil sur les dates clés

Suivez la progression de l’entreprise

Identifiez les objectifs en bonne voie et les éléments qui requièrent votre attention afin de maintenir le cap.

Suivez la progression de l’entreprise

Restez au courant

Obtenez les dernières informations et pesez sur les décisions importantes où que vous soyez avec Asana pour mobile.

Restez au courant

Remplissez vos objectifs

Asana offre à votre équipe une meilleure visibilité sur les objectifs de votre organisation pour que chacun reste concentré sur ce qui compte vraiment.

Remplissez vos objectifs

Visez la Lune

Planifiez chaque étape de votre mission pour atteindre les étoiles sans rien oublier.

Visez la Lune

Identifiez les reponsables

Nommez des responsables pour chaque tâche afin que tous, du pilote à l’ingénieur de vol, sache ce qu’il a à faire.

Identifiez les reponsables

Planifiez chaque étape

Créez un plan de lancement pour organiser le chemin à suivre du début à la fin, puis partagez-le avec votre équipe et modifiez-le quand cela est necessaire.

Planifiez chaque étape

Vérifiez que tout est prêt

Posez les questions importantes, entamez les discussions et partagez les dernières informations pour que l’équipe ou l’équipage soit fin prêt le jour J.

Vérifiez que tout est prêt

L’union fait la force

Associez Asana aux autres outils nécessaires à votre mission afin que toutes les informations soient regroupées.

L’union fait la force

Restez concentré sur l’objectif premier

Affichez chaque jalon sur un calendrier pour suivre toutes les dates importantes avant le lancement.

Restez concentré sur l’objectif premier

Suivez votre progression

Affichez ce qui avance et ce qui est à la traîne afin de vous assurer d’être fin prêt pour le jour J.

Suivez votre progression

Travaillez où que vous soyez

Au bureau ou dans les étoiles, restez informé partout où la connexion Internet est établie

Travaillez où que vous soyez

3, 2, 1… Lancez !

Avec Asana, votre équipe peut viser et atteindre la Lune. Un petit pas suffit…

3, 2, 1... Lancez !