La Young Survival Coalition crée du contenu, établit des connexions et rassemble les communautés pour combattre le cancer du sein avec Asana

Young Survival Coalition
  • Logo YSC
  • Siège social
    • New York, NY
  • Taille de l’organisation
    • 24 employés
  • Communauté
    • Apporte son soutien à une communauté de 15 000 jeunes adultes touchés par le cancer du sein

RSI d’Asana

  • Diminution du temps nécessaire à l’organisation de leur Sommet d’été de 80 %
  • Amélioration de la ponctualité sur l’événement Tour de Pink de 50 %
  • Augmentation du trafic du blog de 190 % et des vues sur les réseaux sociaux de 175 %

Lorsque les jeunes adultes entendent : « Vous avez le cancer du sein », ils se tournent souvent vers Internet et les réseaux sociaux pour y trouver des ressources, du soutien et mieux comprendre ce que l’on vient de leur annoncer. Au cours de leurs recherches, beaucoup tombent sur la Young Survival Coalition (YSC), qui renforce la communauté et améliore la qualité de vie des jeunes adultes touchés par le cancer du sein. Fondée en 1998 par trois femmes âgées de moins de 35 ans au moment du diagnostic, elle est désormais l’organisme de référence pour les jeunes adultes confrontés au cancer du sein.

L’équipe Marketing et communication est en première ligne de l’engagement de l’YSC auprès de ses membres. Elle supervise la promotion et la production de tout le contenu, des événements, des e-mails, des réseaux sociaux et du site Web de l’organisation. Comme l’explique Mary Atwater, directrice des médias numériques de l’YSC, les membres sont à la recherche de ressources utiles. La priorité absolue de l’équipe est donc de s’assurer que le site Web et le blog sont à jour et présentent des informations pertinentes.

« En gérant notre contenu et nos calendriers de réseaux sociaux sur Asana, nous avons augmenté de 190 % le nombre de visites sur notre blog et de 175 % le nombre de vues sur les réseaux sociaux. »

Entre un grand volume de travail, l’impossibilité pour les services de suivre facilement l’avancement des projets, et une petite équipe travaillant sur des échéances et priorités qui se chevauchent, l’équipe avait bien du mal à tout suivre. C’est ainsi qu’en 2018, ils ont décidé d’embaucher Steph Poland au poste d’assistante des opérations du Marketing, avec pour objectif de les aider à planifier, coordonner et gérer le travail.

Avec l’arrivée de Steph, accompagnée d’un nouveau directeur associé, l’équipe Marketing et communication a examiné l’ensemble de ses processus. Ils ont constaté que l’abondance des demandes de travail provenant de différents services rendait difficile la collaboration au sein de l’équipe, la communication de l’état d’avancement des projets aux autres services et le respect des délais nécessaires à un travail de qualité. Ils devaient trouver ensemble une solution qui leur permettrait d’assurer la transparence des processus, de diminuer le niveau de stress et de livrer le meilleur travail possible.

Le processus de sélection

L’une des premières mesures adoptées a été d’identifier les besoins prioritaires de l’équipe. Avec autant de projets différents à la fois, l’équipe recherchait :

  • la possibilité de centraliser les demandes entrantes pour éviter qu’elles ne s’égarent ;
  • un moyen de visualiser l’ensemble du travail en cours de l’équipe pour hiérarchiser plus facilement les tâches ;
  • un outil pour planifier les projets de A à Z, avec des responsabilités et échéances clairement définies pour ne rater aucune étape clé.

Plusieurs services utilisaient déjà Asana et connaissaient bien l’outil, mais ils n’avaient pas intégrés l’ensemble de leurs projets Asana ensemble. Steph s’est alors penchée sur la question et a assisté à un événement Asana Together, où elle a entendu parler de la remise pour les organisation à but non lucratif. Convaincue que les fonctionnalités d’Asana répondaient aux besoins de l’équipe, et avec l’avantage supplémentaire offert par la remise, la direction de l’YSC était sûre qu’Asana pourrait aider l’organisation à centraliser le travail, accroître la transparence et permettre à toutes les équipes de se concentrer sur leur mission la plus importante : apporter leur soutien aux membres.

Comme l’équipe Marketing et communication utilisait déjà Asana, Steph s’est efforcée d’aider les autres services à apprendre à l’utiliser en y intégrant leurs processus. Elle a commencé par dispenser des formations de prise en main d’Asana aux responsables de chaque service afin qu’ils comprennent comment en utiliser les fonctions clés et structurer leur travail. Steph a ensuite mis en place des projets Asana et des processus pour toutes les tâches, des demandes à la planification des programmes spéciaux, afin qu’ils puissent suivre facilement et se familiariser avec l’outil.

Établir des liens avec les membres en travaillant plus efficacement

Aujourd’hui, l’équipe Marketing et communication et tout le monde à l’YSC utilise Asana pour gérer l’ensemble du travail, de la planification des lancements Web pour le Sommet et le Tour de Pink à la gestion du contenu et des programmes de marketing de marque. Le suivi du travail sur Asana leur permet de se concentrer sur la production de ressources de qualité à destination des jeunes adultes touchés par le cancer du sein, au lieu de se contenter de simples publications. Et comme leurs processus sont rationalisés, ils ont désormais le temps de produire encore plus de contenu. Voici trois façons dont Asana a permis à l’équipe d’être plus efficace et plus engagée auprès de ses membres :

calendrier de production d’YSC

Gains de temps et augmentation des inscriptions au Sommet

L’YSC a réinventé avec Asana la manière dont il planifie son événement le plus important, le Sommet YSC. Au lieu de s’appuyer sur plusieurs feuilles de calcul (et beaucoup de travail manuel) ils utilisent désormais des modèles de projet. Cela a eu pour effet de réduire le temps nécessaire à la planification du lancement Web et à la promotion de 30-40 heures à 10-15 heures. Ils ont également amélioré leur processus de révision en utilisant des dépendances et des sous-tâches pour s’assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Grâce à ces gains d’efficacité, leur équipe a plus de temps à consacrer à faire le buzz pour le Sommet 2020 et a réussi à doubler le nombre d’inscriptions Save My Spot.

« Avec Asana, nous avons réduit de 80 % le temps nécessaire à la planification du lancement du Sommet. »

Plus de précision et des responsabilités claires pour lancer le Tour de Pink à temps

Tour de Pink est une course cycliste caritative sur plusieurs jours, et il s’agit sans doute du projet le plus complexe de l’YSC. De l’inscription à la gestion d’équipe, en passant par les fiches de formation et une application, le succès du Tour de Pink repose sur plusieurs services, cas de figure et intégrations. En utilisant Asana pour planifier cet événement et que chacun remplisse son rôle et tienne les délais, l’équipe a réduit le nombre de révisions envoyées à son prestataire Web. Ils ont ainsi effectué 50 % de lancement dans les temps en plus.

Proposer davantage de qualité et se connecter à un plus grand nombre de membres

Avec une chronologie de projet plus claire pour le Sommet YSC et le Tour de Pink, c’est l’ensemble de l’équipe qui a davantage de temps à consacrer à l’élaboration d’un contenu de qualité à publier sur le blog. Depuis le déploiement d’Asana, ils ont augmenté leur production de contenu de blog de 50 % et de contenu pour les réseaux sociaux de 45 %. Résultat, le blog a connu un bon de 190 % du nombre de lecteurs, et le nombre de vues sur les réseaux sociaux a augmenté de 175 %.

calendrier de contenu d’YSC

Avec plus de transparence et de temps à consacrer au soutien des membres, l’équipe Marketing et communication de l’YSC a pu améliorer considérablement leur façon s’adresser à la communauté. La gestion du travail sur Asana leur permet de concentrer leurs efforts sur le soutien et les ressources dont les personnes touchées par le cancer du sein ont vraiment besoin au moment de traverser l’une des expériences les plus difficiles de leur vie.

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