L’équipe marketing et communication est en première ligne de l’engagement de Young Survival Coalition (YSC) auprès de ses membres. Elle supervise la promotion et la production de l'ensemble du contenu, des événements, des e-mails, des réseaux sociaux et du site Web de l'organisation. Comme l’explique Mary Atwater, directrice des médias numériques de YSC, les membres sont à la recherche de ressources utiles. La priorité absolue de l’équipe est donc de s’assurer que le site Web et le blog sont à jour, et présentent des informations pertinentes.

En gérant notre contenu et nos calendriers de réseaux sociaux sur Asana, nous avons augmenté le nombre de visites sur notre blog de 190 % et le nombre de vues sur les réseaux sociaux de 175 %.

Entre un grand volume de demandes de travail, l'impossibilité pour les services de suivre facilement l'avancement des projets, et une petite équipe travaillant sur des échéances et priorités qui se chevauchent, l'équipe avait bien du mal à tout suivre. C'est ainsi qu'en 2018, ils ont décidé d'embaucher Steph Poland au poste d'assistante des opérations du Marketing, avec pour objectif de les aider à planifier, coordonner et gérer le travail.

Après l'arrivée de Steph et de celle d'un nouveau directeur associé, l'équipe marketing et communication a analysé l'ensemble de ses processus. Le constat était clair : l'abondance des demandes de travail provenant de différents services complexifiait la collaboration au sein de l'équipe, les communications avec les autres services au sujet de l'état d'avancement des projets et le respect des échéances nécessaires pour fournir un travail de qualité. Les membres de l'équipe devaient trouver ensemble une solution pour garantir la transparence des processus, diminuer le niveau de stress et livrer le meilleur travail possible.

Le processus de sélection

L’identification des besoins prioritaires de l’équipe a été l’une des premières mesures adoptées. Avec autant de projets différents à gérer en même temps, l'équipe souhaitait pouvoir :

• la possibilité de centraliser les demandes entrantes pour éviter qu’elles ne s’égarent ;

• Visualiser l'ensemble du travail en cours de l'équipe pour hiérarchiser plus facilement les tâches.

• Un outil pour planifier les projets de A à Z, avec des responsabilités et échéances clairement définies pour ne rater aucune étape clé.

Plusieurs services utilisaient déjà Asana et connaissaient bien l’outil, mais n’avaient pas intégré la totalité de leurs projets Asana au sein d’un espace de travail commun. Steph s’est alors penchée sur la question et a assisté à un événement Asana Together, pendant lequel elle a entendu parler de la remise pour les organisations à but non lucratif. Convaincue que les fonctionnalités d’Asana répondaient aux besoins de l’équipe, et avec l’avantage supplémentaire offert par la remise, la direction de YSC était sûre qu’Asana pourrait aider l’organisation à centraliser ses activités, gagner en transparence et permettre à toutes les équipes de se concentrer sur leur mission la plus importante : apporter leur soutien aux membres.

Comme l'équipe Marketing et communication utilisait déjà Asana, Steph s'est efforcée d'aider les autres services à apprendre à l'utiliser en y intégrant leurs processus. Elle a commencé par dispenser des formations de prise en main d'Asana aux responsables de chaque service afin qu'ils comprennent comment en utiliser les fonctions clés et structurer leur travail. Steph a ensuite mis en place des projets Asana et des processus pour toutes les tâches, des demandes à la planification des programmes spéciaux, afin qu'ils puissent suivre facilement et se familiariser avec l'outil.

Établir des liens avec les membres en travaillant plus efficacement

Aujourd'hui, l'équipe Marketing et communication et tout le monde à l'YSC utilise Asana pour gérer l'ensemble du travail, de la planification des lancements Web pour le Sommet et le Tour de Pink à la gestion du contenu et des programmes de marketing de marque. Le suivi du travail sur Asana leur permet de se concentrer sur la production de ressources de qualité à destination des jeunes adultes touchés par le cancer du sein, au lieu de se contenter de simples publications. Et comme leurs processus sont rationalisés, ils ont désormais le temps de produire encore plus de contenu. Voici trois façons dont Asana a permis à l'équipe d'être plus efficace et plus engagée auprès de ses membres :

Gains de temps et augmentation des inscriptions au Sommet

L'YSC a réinventé avec Asana la manière dont il planifie son événement le plus important, le Sommet YSC. Au lieu de s'appuyer sur plusieurs feuilles de calcul (et beaucoup de travail manuel), ils utilisent désormais des modèles de projet. Cela a eu pour effet de réduire le temps nécessaire à la planification du lancement Web et à la promotion de 30-40 heures à 10-15 heures. Ils ont également amélioré leur processus de révision en utilisant des dépendances et des sous-tâches pour s’assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Grâce à ces gains d'efficacité, leur équipe a plus de temps à consacrer à faire le buzz pour le Sommet 2020 et a réussi à doubler le nombre d'inscriptions Save My Spot.

Avec Asana, nous avons réduit de 80 % le temps nécessaire à la planification du lancement du Sommet.

Plus de précision et de responsabilisation pour lancer le Tour de Pink à temps

Tour de Pink est une course cycliste caritative sur plusieurs jours, et il s'agit sans doute du projet le plus complexe de YSC. De l’inscription à la gestion d’équipe, en passant par les fiches de formation et une application dédiée, le succès du Tour de Pink repose sur plusieurs services, cas de figure et intégrations. En utilisant Asana pour planifier cet événement et en veillant à ce que chacun remplisse son rôle et tienne ses échéances, l'équipe a réduit le nombre de révisions envoyées à son prestataire Web. Le résultat est là : 50 % de lancements supplémentaires effectués dans les temps.

Proposer davantage de contenu de qualité et se connecter à un plus grand nombre de membres

Avec une chronologie de projet plus claire pour le Sommet YSC et le Tour de Pink, c'est l'ensemble de l'équipe qui a davantage de temps à consacrer à l'élaboration d'un contenu de qualité à publier sur le blog. Depuis le déploiement d’Asana, ils ont augmenté leur production de contenu de blog de 50 % et de contenu pour les réseaux sociaux de 45 %. Résultat, le blog a connu un bon de 190 % du nombre de lecteurs, et le nombre de vues sur les réseaux sociaux a augmenté de 175 %.

Plus de transparence et de temps à consacrer au soutien des membres ont permis à l'équipe marketing et communication de YSC d'améliorer considérablement ses échanges avec sa communauté. Maintenant que la gestion du travail est réalisée sur Asana, l'équipe peut concentrer ses efforts sur le soutien et la production des ressources nécessaires aux personnes touchées par le cancer pour traverser l'une des expériences les plus difficiles de leur vie.