TheSoul Publishing produit des contenus multimédias attrayants pour ses fans du monde entier avec Asana

Éléments clés

Défi

• En plus de feuilles de calcul, TheStory Publishing utilisait auparavant un système de gestion des tâches qui, en raison de son manque d’évolutivité, a entraîné des problèmes dans l’ensemble de l’entreprise.

• Ce système les obligeait à organiser de nombreuses réunions pour coordonner les équipes et tenir chacun au courant du travail des uns et des autres.

• Le statut, les échéances et les liens entre les tâches étaient difficiles à repérer, créant des silos entre les services.

Solution

• Asana est aujourd’hui la plateforme de gestion du travail officielle chez TheSoul Publishing. Production, finance, ventes, juridique, informatique, RH, relations publiques… autant de services qui bénéficient de son utilisation pour collaborer en toute fluidité.

• Leurs processus et programmes sont centralisés, permettant à chacun d’avoir un œil sur tout. La transparence, valeur chère à l’entreprise, s’en retrouve donc optimisée.

Résultat

• Moins de tâches d’organisation : beaucoup moins de temps passé à coordonner le travail grâce à l’automatisation des tâches, la centralisation des communications et la standardisation des processus.

• Exécution plus rapide : accélération de l’exécution grâce à l’utilisaton de modèles Asana pour lancer des milliers de projets.

• Transparence ultime : transparence sans précédent pour tous les services grâce à une meilleure visibilité sur les plans, projets et statuts.

Comment Asana aide TheSoul Publishing à travailler plus intelligemment

Centralisation du travail et des équipes

TheSoul Publishing gère des processus extrêmement complexes et un volume de production impressionnant. Pour maintenir son rythme de production et pouvoir évoluer, l’entreprise a choisi Asana afin de se tourner vers des méthodes de travail plus organisées, rationalisées et efficaces. 

Aujourd’hui, grâce à une visibilité accrue et à des processus optimisés, TheSoul Publishing est en mesure d’exécuter son travail plus rapidement que jamais avec Asana. 

Organisation et structure : les maîtres-mots pour la simplification de processus complexes

Dans le service de production de contenu, la création de chaque élément de contenu prend des semaines, voire des mois, sans oublier la traduction de ces ressources dans 19 langues.

Anastasiia Vinogradova est productrice exécutive pour la marque La La Life, qui regroupe trois chaînes YouTube produisant des vidéos humoristiques à composante musicale. En organisant ses projets sur Asana, le service parvient à se passer de certaines réunions de suivi et des communications superflues. 

Organiser le travail pour gagner en visibilité

• Chaque vidéo a son propre projet sur Asana et même parfois plusieurs, selon le nombre de langues dans laquelle il est nécessaire de la traduire, les différents types de médias concernés et les réseaux sociaux de diffusion.

• Tous les projets sont réunis au sein d’un portefeuille Asana pour aider Anastasiia à se faire une idée générale de la progression de chaque vidéo dans le cycle de production. 

• Elle fait également appel à la Chronologie de portefeuille pour repérer à quel moment le contenu est prêt à être diffusé, sans oublier les Tableaux de bord qui lui permettent de créer des rapports. 

Des modèles personnalisés pour rationaliser la production

• À chaque nouveau lancement de projet de contenu, l’équipe de production duplique un modèle Asana qui indique toutes les étapes de création de vidéo, organisées en plusieurs sections : brainstorming, rédaction du script, commande de musique ou d’animation, tournage et postproduction, etc. 

• Une seule vidéo peut inclure des centaines de tâches et impliquer de nombreux spécialistes, par exemple pour l’animation ou le sound design.

Un processus d’intégration facilité grâce aux automatisations

En tant que directrice des ressources humaines, Aleksandra Sulimko est à la tête d’un service international spécialisé dans les RH et les communications internes, chargé de superviser le cycle de vie des employés dans son ensemble, à commencer par l’accueil des nouvelles recrues. Une tâche ardue, dans la mesure où TheSoul Publishing embauche une centaine de personnes par mois. 

L’entreprise a mis en place un processus d’accueil automatisé en intégrant Asana à son système de gestion des ressources humaines (HRMS). L’équipe RH est ainsi non seulement en mesure de suivre la cadence, mais aussi d’offrir un accueil exceptionnel aux nouveaux arrivants et de leur fournir toutes les informations nécessaires au sujet de l’entreprise. « Nous misons sur un apprentissage pratique », explique Aleksandra. « Asana est l’outil idéal pour intégrer les nouveaux employés, et nous évite de refaire les mêmes tâches plusieurs fois. »

Des intégrations puissantes pour automatiser l’intégration des employés

• Pour lancer le processus d’intégration, il suffit au recruteur de saisir le nom du candidat et sa date d’arrivée dans l’entreprise sur BambooHR, le système RH intégré à Asana via l’API. 

• Cette action déclenche le lancement d’une séquence d’accueil entièrement automatisée au sein d’un projet Asana, à commencer par les tâches qui précèdent l’arrivée de l’employé (à effectuer avant son premier jour, par exemple la réception d’un ordinateur et d’une carte de stationnement). 

• Dès son premier jour, l’employé a accès à un projet Asana généré automatiquement en fonction de son service. Organisé en plusieurs étapes, celui-ci lui permet d’en savoir plus sur la culture de l’entreprise et le guide au fil des différents processus, notamment la signature des documents officiels et l’utilisation des outils de l’entreprise.

Des formulaires pour centraliser la réception des demandes et réduire les tâches répétitives

• Le service RH utilise un ensemble de formulaires Asana

  pour aider les employés à envoyer des demandes RH internes. 

• Par exemple, il utilise plusieurs formulaires Asana pour aider les employés à déposer leurs demandes RH en interne : voyages d’affaires, promotions, formations, transferts… À chaque besoin son formulaire !  

• Les règles Asana trient les envois et les transforment en tâches Asana automatiquement, après quoi le service peut contacter l’employé en question et assurer le suivi de sa demande au même endroit. 

• Tous les services opérationnels de l’entreprise font d’ailleurs appel à des formulaires, et les employés exerçant chez TheSoul Publishing envoient près de 7 000 formulaires par mois.

Des processus informatiques plus fluides pour une meilleure visibilité

Malheureusement, en 2020, les efforts de l’équipe informatique pour standardiser la planification trimestrielle se sont soldés par un échec : l’ancien système de gestion des tâches de l’entreprise n’était ni adapté à sa taille ni à ses besoins d’évolutivité. Désormais, tous les processus informatiques sont gérés sur Asana, favorisant une plus grande transparence et des liens plus étroits entre les activités informatiques et commerciales. 

Simplification de projets informatiques complexes

• Grâce à Asana, le service informatique ne perd pas de vue ses échéances, et s’organise et collabore plus facilement. Il est ainsi mieux à même de gérer des projets complexes, par exemple sa plateforme de gestion de contenu propriétaire. 

• L’équipe est parvenue à atteindre son objectif initial : standardiser la planification trimestrielle à l’échelle de l’entreprise. Chez TheSoul Publishing, chaque service a maintenant son propre portefeuille Asana, qui répertorie ses projets et ses plans.

Accélérer l’achèvement des projets (avec une visibilité complète)

• Le service informatique s’appuie sur les données fournies par Asana pour rendre compte du pourcentage de projets terminés chaque trimestre. Il est ainsi plus facile d’évaluer la capacité des équipes à les réaliser, mais aussi de responsabiliser les propriétaires de projet. 

• D’ailleurs, depuis l’adoption d’Asana, l’indicateur d’achèvement des projets a grandement progressé. Pour le service informatique, par exemple, il a même atteint les 100 %.

Une évolution rapide avec Asana, en interne et à l’international

Asana a accéléré l’exécution des projets à tous les niveaux chez TheSoul Publishing et rapproché ses différents services. Chacun connaît ses responsabilités et a les échéances en tête, ce qui permet aux équipes de terminer leurs tâches dans les temps et à l’entreprise de concrétiser ses nouvelles idées plus rapidement. Elle produit ainsi du contenu plus attractif pour ses fans et se sent plus libre d’expérimenter et d’innover.