TheSoul Publishing produit du contenu attractif pour ses fans du monde entier avec Asana

TheSoul Publishing est l’une des plus grandes entreprises de médias au monde : en matière d’audience et d’abonnés sur les réseaux sociaux, elle rivalise avec Disney et WarnerMedia. Au seul premier semestre 2021, TheSoul Publishing a été la première entreprise de médias numériques à enregistrer 100 milliards de vues sur les réseaux sociaux. Si son nom n’est que peu connu du grand public, le contenu original développé et partagé par les adeptes du storytelling et les créatifs spécialisés dans le numérique au sein de ce studio vous est très certainement familier.

Aujourd’hui, TheSoul Publishing compte plus d’un milliard d’abonnés à travers le monde pour ses vidéos diffusées sur plusieurs plateformes, notamment YouTube, TikTok et Facebook. Plus impressionnant encore : sa croissance économique hors norme s’est faite en moins de cinq ans ; lancée en 2016, la chaîne la plus populaire de l’entreprise (« 5-Minute Crafts ») a été propulsée en tête du classement international des marques numériques de DIY.

Face à ce nombre croissant d’abonnés, pour soutenir un portefeuille de contenu très apprécié proposant aussi bien du live-action, de l’animation et des articles que de la musique, TheSoul Publishing a rapidement dû embaucher du personnel. Ses effectifs ont presque doublé en 2021 et actuellement, elle compte 2 700 employés basés dans 70 pays, répartis sur six continents. 80 % de son personnel exerce en télétravail et il était crucial pour l’entreprise de rassembler tous ses employés sous une même bannière, avec une culture et des modes de travail communs.

Alexey Baranov est responsable du développement du service informatique. Toujours à la recherche d’outils et de systèmes innovants utiles aux employés, il a pour objectif d’améliorer la visibilité interfonctionnelle et de maximiser l’efficacité opérationnelle de l’entreprise. Malheureusement, en 2020, ses efforts pour standardiser la planification trimestrielle se sont soldés par un échec : l’ancien système de gestion des tâches de l’entreprise n’était ni adapté à sa taille ni à ses besoins d’évolutivité.

Alexey s’en souvient bien : « Nos besoins en matière de planification s’étaient complexifiés, et le nombre de projets avait explosé. Nous avons vite compris qu’il allait nous falloir une meilleure solution de gestion et de planification de projet si nous voulions soutenir notre croissance et collaborer entre services en toute transparence. »

L’utilisation combinée de feuilles de calcul et du système de gestion des tâches existant a engendré plusieurs problèmes au sein de l’entreprise :

• Il leur était devenu trop difficile de gérer autant de projets en parallèle ; par exemple, en un an à peine, le nombre de projets informatiques est passé de 18 à 150 projets par trimestre.

• Ce système les obligeait à organiser de nombreuses réunions pour coordonner les équipes et tenir chacun au courant du travail des uns et des autres.

• Le statut, les échéances et les liens entre les tâches étaient difficiles à repérer, créant des silos entre les services.

Alexey s’est donc mis à la recherche d’une plateforme de gestion du travail évolutive, qui saurait s’adapter aux besoins de l’entreprise et l’aider à poursuivre sa croissance.

En quête d’une plateforme adaptée à la stratégie et à l’évolution de l’entreprise

C’est ainsi qu’Alexey s’est lancé dans l’évaluation d’une vingtaine de systèmes de gestion du travail, en s’appuyant sur une liste de 200 critères recueillis auprès des leaders de l’organisation pour en juger différents aspects et fonctionnalités, de la création de rapports à l’intégration des commentaires, en passant par les frais cachés.

Alors que les groupes concernés testaient les meilleures alternatives, Asana s’est particulièrement distingué par sa capacité à améliorer la visibilité sur plusieurs services. Autre point fort plébiscité par les équipes : la possibilité de visualiser les informations sur plusieurs niveaux de détails. Chacun peut organiser son travail sous forme de tâches et de projets, et les managers s’appuient sur des portefeuilles pour se faire une idée générale de la situation. « Le service commercial d’Asana nous a immédiatement aidés à trouver des solutions à nos problèmes d’ordre stratégique », explique également Alexey.

Grâce à sa prise en main aisée, Asana nous permet de démocratiser la gestion de projet au sein de l’entreprise sans avoir à passer trop de temps sur l’apprentissage. Aussi bien nos spécialistes juniors que nos cadres l’utilisent sans difficulté.”

L’adoption d’Asana s’est faite rapidement après sa mise en place, encouragée par les co-PDG de TheSoul Publishing. L’équipe chargée de leur compte Asana leur a fourni toutes les ressources nécessaires à sa prise en main, et l’équipe d’Alexey a conçu des manuels et des formations pour aider les employés à maîtriser la plateforme dans les meilleurs délais ainsi qu’à adopter des réflexes cohérents, le tout dans le respect de la culture de l’entreprise.

Des activités centralisées pour un travail d’équipe de dimension internationale, en toute transparence

Asana est aujourd’hui la plateforme de gestion du travail officielle chez TheSoul Publishing. Production, finance, ventes, juridique, informatique, ressources humaines, relations publiques… autant de services qui bénéficient de son utilisation pour collaborer en toute sérénité. Leurs processus et programmes sont centralisés, « ce qui permet à chacun d’avoir un œil sur tout », comme le dit si bien Alexey, et donc de mettre en application la volonté de l’entreprise en matière de transparence. « Pour nous, c’est une avancée majeure. Désormais, nous suivons les jalons de chaque équipe, nous créons des dépendances entre plusieurs projets Asana et nous avons une visibilité optimale sur les relations entre les tâches. »

Asana a aussi permis à l’entreprise de se débarrasser de nombreuses tâches manuelles et administratives. Grâce à l’automatisation et aux gains d’efficacité ainsi qu’à la centralisation de ses activités sur Asana, TheSoul Publishing prévoit de gagner un temps considérable, auparavant consacré aux tâches d’organisation : activités de coordination, recherche d’informations dans des feuilles de calculs, e-mails, discussions instantanées et autres outils, etc. D’après l’étude L’Anatomie du travail, ces activités accaparent 60 % de la journée de travail moyenne d’un travailleur de la connaissance, laissant ainsi peu de place aux projets à haute valeur ajoutée et à la stratégie.

Désormais, les employés de TheSoul Publishing retrouvent toutes leurs discussions dans les commentaires Asana, lancent des projets à partir de modèles et rationalisent les demandes en interne grâce à des formulaires, le tout en quelques clics. Les équipes informatiques, juridiques et chargées de la production de contenu, des finances ou encore des ressources humaines ont ainsi plus de temps et d’énergie à accorder à leurs collègues et au contenu à imaginer pour les fans.

Informatique

Tous les processus informatiques ont été transférés sur Asana pour un maximum de transparence et d’échanges entre le service informatique et le reste de l’entreprise. En outre, grâce à Asana, le service informatique garde ses échéances en tête, et s’organise et collabore plus facilement. Il est ainsi mieux à même de gérer des projets complexes, par exemple sa plateforme de gestion de contenu propriétaire. Alexey est enfin parvenu à atteindre son objectif initial : standardiser la planification trimestrielle à l’échelle de l’entreprise. Chez TheSoul Publishing, chaque service a maintenant son propre portefeuille Asana, qui répertorie ses projets et ses plans.

Alexey s’appuie sur les données fournies par Asana pour rendre compte du pourcentage de projets terminés chaque trimestre. Il est ainsi plus facile d’évaluer la capacité des équipes à les réaliser, mais aussi de responsabiliser les propriétaires de projet. D’ailleurs, depuis l’adoption d’Asana, l’indicateur d’achèvement des projets a grandement progressé. Pour le service informatique, par exemple, il a même atteint les 100 %.

La transparence apportée par Asana nous permet de connaître le responsable de chaque tâche et de demander des retours aux membres de l’équipe concernée. Quant aux jalons et aux échéances, ils encouragent chacun à être dynamique dans son travail.”

Ressources humaines

En tant que directrice des ressources humaines, Aleksandra Sulimko est à la tête d’un service international spécialisé dans les RH et les communications internes, chargé de superviser le cycle de vie des employés dans son ensemble, à commencer par l’accueil des nouvelles recrues. Une tâche ardue, dans la mesure où TheSoul Publishing embauche une centaine de personnes par mois. L’entreprise a mis en place un processus d’accueil automatisé en intégrant Asana à son système de gestion des ressources humaines (HRMS). L’équipe d’Aleksandra est ainsi non seulement en mesure de suivre la cadence, mais aussi d’offrir un accueil exceptionnel aux nouveaux arrivants et de leur fournir toutes les informations nécessaires au sujet de l’entreprise. « Nous misons sur un apprentissage pratique », explique Aleksandra. « Asana est l’outil idéal pour intégrer les nouveaux employés, et nous évite de refaire les mêmes tâches plusieurs fois. »

Asana a remis de l’ordre dans la gestion de projet de notre structure et nous a aidés à donner de la visibilité à nos charges de travail. La transparence étant une valeur essentielle à notre entreprise, c’est surtout sur ce point que nous avons gagné au change.”

Il suffit au recruteur de saisir le nom du candidat et sa date d’arrivée dans l’entreprise sur BambooHR, le système RH intégré à Asana via l’API. Cette action déclenche le lancement d’une séquence d’accueil entièrement automatisée au sein d’un projet Asana, à commencer par les tâches qui précèdent l’arrivée de l’employé (à effectuer avant son premier jour, par exemple la réception d’un ordinateur et d’une carte de stationnement). Ces processus peuvent impliquer jusqu’à une quinzaine de personnes exerçant au sein du service des opérations de l’entreprise. Asana leur permet donc de regrouper toutes leurs activités.

Dès son premier jour, l’employé a accès à un projet Asana généré automatiquement en fonction de son service. Organisé en plusieurs étapes, celui-ci lui permet d’en savoir plus sur la culture de l’entreprise et le guide à travers les différents processus, notamment pour la signature des documents officiels et l’utilisation des outils de l’entreprise.

L’intégration des nouveaux employés sur Asana a connu un tel succès que l’équipe d’Aleksandra a réitéré le processus auprès de tous les employés actuels chez TheSoul Publishing (plus de 2 000 personnes !) afin de raviver l’intérêt pour la culture de l’entreprise et de rappeler à tous comment bien se servir des outils, le tout en à peine deux mois.

Et le service RH gère d’autres projets sur Asana. Par exemple, il utilise plusieurs formulaires Asana pour aider les employés à déposer leurs demandes RH en interne : voyages d’affaires, promotions, formations, transferts… À chaque besoin son formulaire ! Les règles Asana trient les envois et les transforment en tâches Asana automatiquement, après quoi le service peut contacter l’employé en question et assurer le suivi de sa demande au même endroit. Les RH ont ainsi pu évaluer le temps de réponse et mettre en place des accords de niveau de service afin de tout gérer efficacement.

Tous les services opérationnels de l’entreprise font d’ailleurs appel à des formulaires, et les employés exerçant chez TheSoul Publishing envoient près de 7 000 formulaires par mois.

Production de contenu

C’est au service de production de contenu que la magie opère. Celui-ci compte plusieurs équipes : vidéo, animation, production musicale, mais aussi rédaction pour les articles. La création de chaque élément peut prendre des semaines, voire des mois selon le type de contenu concerné, sans oublier leur traduction dans 19 langues.

Anastasiia Vinogradova est productrice exécutive pour la marque La La Life, qui regroupe trois chaînes YouTube produisant des vidéos humoristiques à composante musicale. Chaque vidéo a son propre projet sur Asana et même parfois plusieurs, selon le nombre de langues dans laquelle il est nécessaire de la traduire, les différents types de médias concernés et les réseaux sociaux de diffusion.

Tous les projets sont réunis au sein d’un portefeuille Asana pour aider Anastasiia à se faire une idée générale de la progression de chaque vidéo dans le cycle de production. Elle fait également appel à la Chronologie de portefeuille pour repérer à quel moment le contenu est prêt à être diffusé, sans oublier les Tableaux de bord qui lui permettent de créer des rapports. En organisant ses projets sur Asana, le service parvient à se passer de certaines réunions de suivi et des communications superflues. Anastasiia explique le nouveau système ainsi : « Il nous suffit d’ouvrir un projet pour repérer les tâches déjà terminées et le travail encore à faire. Plus besoin de poser des questions à droite à gauche ! »

À chaque nouveau lancement de projet de contenu, la production duplique un modèle Asana, qui indique toutes les étapes de création de vidéo, organisées en plusieurs sections : brainstorming, rédaction du script, commande de musique ou d’animation, tournage et postproduction, etc. Une seule vidéo peut inclure des centaines de tâches et impliquer de nombreux spécialistes, par exemple pour l’animation ou le sound design.

Asana leur permet aussi d’ajouter des tâches à plusieurs projets, évitant ainsi les tâches redondantes. De plus, étant donné que toutes les activités sont centralisées et visibles de tous, les collaborateurs sont nécessairement dans la boucle. Enfin, les modèles aident l’équipe à gagner du temps.

Une évolution rapide avec Asana, en interne et à l’international

Asana a accéléré l’exécution des projets à tous les niveaux chez TheSoul Publishing et rapproché ses différents services. Chacun connaît ses responsabilités et a les échéances en tête, ce qui permet aux équipes de terminer leurs tâches dans les temps et à l’entreprise de concrétiser ses nouvelles idées plus rapidement. Elle produit ainsi du contenu plus attractif pour ses fans et se sent plus libre d’expérimenter et d’innover.

Asana nous aide à gagner en transparence et en autonomie, des valeurs qui sont chères à notre culture d’entreprise. La plateforme nous aide à travailler plus vite, à voir les choses en grand et à tester de nouvelles idées.”

Alexey et son équipe d’ingénieurs continueront à s’appuyer sur Asana pour améliorer leurs processus et automatiser le travail. De son côté, l’équipe RH rend l’expérience des employés plus agréable et aide l’entreprise à rester soudée. Quant à l’équipe de production, elle fait confiance à Asana pour l’aider à satisfaire ses fans avides de contenu et accroître son audience. Après tout, maintenant qu’elle a franchi le seuil du milliard d’abonnés, rien ne peut plus l’arrêter !