Les dunes balayées par le vent et le littoral atlantique de The Ocean Course au Kiawah Island Golf Resort sont un paradis du golf pour les joueurs comme pour les spectateurs. Il n’est pas étonnant que la PGA of America ait choisi ce site spectaculaire de la Caroline du Sud pour son 103e Championnat de la PGA en 2021.

Les équipes sur place, généralement composées de six à huit personnes, supervisent le marketing, les relations publiques, les opérations, la vente de billets et les opérations des bénévoles. Elles sont soutenues par le service Championnat de 30 personnes au siège, qui comprend une équipe technologique qui gère et crée des solutions numériques telles que des plateformes d’inscription. Kyler Rose est le responsable des services marketing pour le 103e Championnat. Il participe à l’organisation quotidienne d’événements ainsi qu’à l’inscription et à la vente de billets, qui commencent 16 mois avant un Championnat.

Il s'agit d'une tâche exigeante et interfonctionnelle qui nécessite une étroite collaboration entre un certain nombre d'équipes. Cependant, l’organisation est répartie dans tout le pays et l’équipe technologique du championnat peut travailler sur huit événements à la fois, tous à des stades de planification différents, ce qui rend difficile une communication et une collaboration efficaces avec les équipes sur place comme celle de Kyler.

Par le passé, les équipes utilisaient les e-mails, les feuilles de calcul et les bons vieux appels téléphoniques pour gérer ces processus complexes, mais cette méthode était loin d'être idéale et posait plusieurs problèmes majeurs :

• Les difficultés de communication ont créé un décalage entre l'équipe technologique et l'équipe sur site.

• Un manque de transparence dans la phase de planification entravait la collaboration : sans indicateurs complets, l'équipe technologique élaborait parfois des correctifs à court terme plutôt que des solutions à long terme.

• Les connaissances historiques étaient perdues lorsqu’une personne quittait l’organisation, simplement parce que les autres ne pouvaient pas y accéder facilement par la suite.

Ce décalage est courant. Selon L’Anatomie du travail, seuls 46 % des travailleurs de la connaissance comprennent en quoi leur travail contribue aux objectifs et à la mission de leur entreprise. Kyler avait besoin d'une plateforme de gestion du travail qui centralise la communication au même endroit.

Nous n’avions pas de ressource fiable à laquelle nous référer pour suivre la progression d’un projet… C'était un peu éparpillé un peu partout.

Kyler Rose, responsable des services marketing, 103e Championnat de la PGA, The Ocean Course au Kiawah Island Golf Resort

Choisir le bon outil pour unir une équipe

L’équipe de Kyler avait notamment besoin d’un outil pour l’aider à gérer la reconstruction d’une nouvelle solution de tickets, alors qu’elle abandonnait progressivement son ancien système. Mais ils en avaient également besoin plus largement pour améliorer la collaboration. Une meilleure communication asynchrone les rapprocherait de l'équipe technologique du siège et améliorerait la transparence pour la direction, et cette clarté supplémentaire permettrait de responsabiliser tous les services.

Heureusement, la PGA of America était en pleine transformation numérique et l'équipe technologique avait déjà commencé à utiliser Asana pour suivre ses projets d'ingénierie. Ils l'ont présenté à Kyler, qui l'a immédiatement trouvé facile à utiliser. Il a particulièrement apprécié le fait de pouvoir marquer les tâches comme terminées pour avancer. De plus, comme certains collègues connaissaient déjà Asana grâce à leurs postes précédents, ils ont rapidement été opérationnels.

L'un des aspects les plus intéressants d'Asana est la responsabilisation qu'elle permet. Les responsables ont à tout moment une visibilité sur ce sur quoi chacun travaille.

Communication plus claire et collaboration plus étroite avec Asana

L’équipe de Kyler gère désormais de nombreux projets sur Asana et peut travailler beaucoup plus étroitement avec d’autres équipes du siège. Par exemple, lors de la refonte de leur plateforme de billetterie, ils ont créé un projet Asana unique avec des tâches regroupées en sections qui représentaient chaque domaine du processus de développement. L'équipe Business pouvait facilement faire part de ses besoins aux ingénieurs, et comme tout était regroupé au même endroit, chacun pouvait voir où il en était dans le projet.

Les équipes étant désormais plus proches que jamais, au lieu d'acheminer les demandes et les informations par l'intermédiaire d'un seul responsable de l'équipe technologique, l'équipe sur site entretient des relations directes avec chaque ingénieur, le tout via Asana. En fait, toute la collaboration interfonctionnelle est plus fluide ; par exemple, Kyler peut facilement attribuer des tâches à des collègues d'autres services, ce qui les responsabilise et permet de faire avancer les projets.

Sans Asana, nous ne pourrions pas communiquer aussi facilement avec les différents services. J'échange directement avec les ingénieurs et je développe des relations de travail durables. Cette collaboration est un atout extrêmement précieux.

La possibilité d’Asana d’ajouter des tâches à plusieurs projets permet de réduire le travail en double, car une mise à jour à un seul endroit, la tâche, est automatiquement répercutée dans tous les projets associés. L'équipe sur site reçoit également des mises à jour sur les tâches grâce à l'intégration Asana pour Slack, et si une demande apparaît sur Slack, elle peut rapidement créer une nouvelle tâche directement à partir du message, et rien ne passe entre les mailles du filet. L’intégration Slack leur permet également de faire découvrir Asana à d’autres personnes qui n’utilisent pas encore l’outil.

En résumé, Asana aide l’équipe de Kyler à se concentrer sur les tâches et à terminer son travail dans les délais. Contrairement à leur ancienne façon de travailler, Asana offre au leadership une vue d'ensemble complète du travail et de la progression, ce qui renforce la confiance et la responsabilisation à tous les niveaux.

Asana est un tableau de bord pour tout projet de grande envergure et il nous donne un aperçu rapide de notre situation. Auparavant, nous devions revenir en arrière et consulter un fil de discussion par e-mail, si nous en avions un.

Vers l'avenir

Alors que Kyler et son équipe planifient le 103e PGA Championship, la PGA of America continue d'étendre son utilisation d'Asana, en l'utilisant pour gérer davantage de projets et améliorer la collaboration entre ses équipes.

Ils utiliseront Asana pour mettre en place un nouvel environnement de paiement sans numéraire lors des futurs championnats (une innovation vitale pendant la pandémie de COVID-19), afin de pouvoir accueillir à nouveau les amateurs de golf lors de leurs événements de classe mondiale lorsque cela sera jugé sûr.

Le vent dans les dunes et Asana dans son sac de golf, la PGA of America peut se réjouir à l'idée d'inviter à nouveau les joueurs et les spectateurs à ses championnats de manière responsable, et de mener ses futurs projets directement sur le fairway.

Cela a été un plaisir de voir davantage de personnes adopter Asana au sein de l’organisation. J’ai hâte de continuer à le développer et j’espère qu’il touchera toutes les différentes parties du Business de PGA.