Le service de communication de la ville de Manchester et M-Four, son studio de design et de publicité interne, sont responsables de la production de ces événements, ainsi que des campagnes de communication à l'échelle de la ville.

Et ils faisaient tout cela sur papier.

Les designers de M-Four imprimaient des briefs pour guider le développement de tous les éléments créatifs d'un projet, tels que les publicités en ligne, les T-shirts et les brochures. Ils rangeaient les briefs dans différents « job bags » pour chaque ressource : des sacs orange encombrants que les collègues transportaient physiquement entre les bureaux lorsqu'ils transféraient les éléments à l'étape suivante de la production.

Mais chaque campagne ou événement nécessite au moins 100 éléments créatifs… Il y avait donc beaucoup de sacs oranges qui circulaient dans les bureaux de M-Four.

Le papier commençait à s'accumuler et disparaissait parfois. Shawn Bahlmann, directeur de studio chez M-Four, savait que son équipe de 12 designers devait passer au numérique :

• Ils perdaient du temps à imprimer des documents, à fouiller dans des piles de papier pour trouver des informations et à transporter des sacs d'un bureau à l'autre.

• Des tâches passaient entre les mailles du filet lorsque les épreuves, les briefs et les approbations écrites étaient perdus.

• Les collègues et les responsables devaient constamment rechercher des informations pour connaître l'état d'avancement du projet et les activités de l'équipe.

C'était un exemple classique de « tâches d'organisation », c'est-à-dire de tâches administratives qui empiètent sur les tâches qualifiées et la stratégie. D'après L'Anatomie du travail, les travailleurs britanniques consacrent 60 % de leur temps à ces activités administratives.

Shawn a commencé à rechercher un outil de gestion du travail pour aider M-Four à se débarrasser du papier et à se recentrer sur le travail à fort impact.

Nous transportions littéralement ces gros sacs de travail entre les bureaux, les faisant circuler au sein de l'équipe marketing pour la rédaction, la relecture et les approbations. Nos bureaux étaient encombrés de paperasse.

Shawn Bahlmann, directeur de studio chez M-Four

À la recherche de « tout sauf du papier »

Shawn a déployé Asana en sélectionnant d'abord quelques designers pour essayer la plateforme. Ensuite, il a dispensé une formation de base au reste de l'équipe, et ils ont géré avec succès plusieurs petits projets. La grande transition a eu lieu avec un projet d'envergure appelé Manchester Day, un événement majeur à l'échelle de la ville, qui comprenait plus de 150 éléments de conception. Tout s'est bien passé et l'équipe a fixé une date limite pour retirer les dossiers papier et transférer 100 % de son travail sur Asana.

Pour favoriser l'adoption, Shawn a mis en place des modèles de projet qui spécifiaient les processus de création des différentes ressources. Cela a permis de rationaliser la production et d'aider les designers à savoir à quoi s'attendre, ce qui a entraîné des gains d'efficacité qui se sont étendus à des centaines de travaux de conception.

Le premier grand projet a été le véritable test. C'est à ce moment-là que nous avons regardé en arrière et nous nous sommes dit : « Vous savez quoi ? C'était tellement plus rapide, plus fluide et plus transparent que l'événement de l'année dernière. » Nous étions convaincus.

Shawn Bahlmann, directeur de studio chez M-Four

Moins de tâches d'organisation, de meilleurs résultats

Aujourd’hui, tous les projets créatifs de M-Four sont gérés sur Asana, ce qui réduit considérablement le travail administratif cumulé lié à l’impression des briefs et au transport des sacs de travail. Cela ne prenait peut-être que cinq minutes par élément créatif au cours du processus de production, mais avec plus de 100 éléments en cours par campagne, ces cinq minutes supplémentaires s'additionnaient au fil des semaines et des mois. L'équipe estime qu'elle économise désormais deux à trois jours par événement ou campagne, ce qui lui laisse plus de temps pour se concentrer sur les stratégies, les plans média et les créations.

La collaboration s'est également améliorée à mesure que les informations sont devenues plus accessibles. Les collègues peuvent désormais accéder à n'importe quel projet et consulter son historique, ses participants, ses discussions et ses pièces jointes, tandis que la direction peut rapidement vérifier le statut des projets à l'échelle de l'organisation.

Un avantage supplémentaire ? Un meilleur moral et moins de stress, car les designers peuvent désormais travailler à distance, ce qui n’était pas possible auparavant. Et au bureau, les postes de travail sont enfin dégagés.

Le temps que nous gagnons sur l’administration est désormais consacré au travail de conception ou à la stratégie marketing.

Shawn Bahlmann, directeur de studio chez M-Four

Au-delà des limites de la ville de Manchester

Maintenant que l’équipe de conception de M-Four dispose de plus de temps de qualité à consacrer au travail qualifié, elle a décroché un certain nombre de gros contrats commerciaux pour des organisations extérieures au conseil municipal de Manchester. Pour ces projets, elle gérera également sa communication sur Asana et invitera de nouveaux clients sur la plateforme pour collaborer.

Sans le fardeau du papier, tout est possible.