Voici David Joe (DJ), directeur marketing, Anthony Smith, producteur exécutif, et Nick Monge, chef de projet de la production vidéo et des médias. Ce trio d’Insomniacs issu de trois services différents de l’entreprise utilise Asana pour coordonner des projets dans presque tous les domaines de l’activité, notamment le passage massif des événements en direct et en personne à une offre solide de concerts virtuels. Ils ont participé au processus de sélection visant à trouver un nouvel outil capable de rassembler l’entreprise et d’aider chacun à collaborer plus efficacement.

Des boîtes de nuit de Los Angeles à Insomniac

DJ, qui travaille chez Insomniac depuis 2018, et Anthony, qui travaille avec Insomniac depuis 2011, ont tous deux fait leurs armes dans le secteur du divertissement en gérant une boîte de nuit à Los Angeles, en Californie. Ils connaissent le secteur sur le bout des doigts et ont noué des liens avec Insomniac après que l’entreprise a collaboré avec leur club pour un événement il y a près de dix ans.

Lorsque DJ et Anthony ont commencé à travailler avec Insomniac, leur mission consistait à examiner l’entreprise de manière descendante et à identifier les inefficacités qu’ils pourraient aider à corriger. L’un des premiers points d’amélioration qu’ils ont identifiés concernait la gestion de projet, en particulier la manière dont les équipes se coordonnaient entre elles. Gérer une discothèque avec des dizaines de personnes – voire quelques douzaines – pour une soirée est radicalement différent de la gestion et de la planification d’un festival de musique de plusieurs jours, par exemple. De nombreux éléments et personnes sont impliqués, du choix et de la préparation de l’espace événementiel à la coordination le jour J. Étant donné que de nombreuses personnes avaient rejoint Insomniac en provenance du monde des boîtes de nuit, l’ensemble de l’organisation devait repenser sa façon de gérer les projets.

« Nous sommes arrivés à un stade où nous avions besoin que nos outils évoluent autant que nous », explique Nick, qui travaille chez Insomniac depuis 2013. « Nous avions besoin de tout le monde, tous ensemble, dans un système dynamique et évolutif, et de commencer à travailler tous de concert. »

Bien que chaque équipe ait ses propres processus et méthodes de gestion des projets – des documents et des feuilles de calcul aux tableaux à pince avec des documents imprimés – un tel méli-mélo de solutions entraînait des oublis, des problèmes de communication entre les équipes et un cloisonnement des informations. Ces problèmes étaient particulièrement évidents à mesure que les projets prenaient de l’ampleur.

« Je n’ai pas le temps d’être partout et de parler à tout le monde lorsque je travaille sur un projet comptant mille éléments », explique Anthony.

Pour que tous les employés de l’entreprise travaillent ensemble, Insomniac avait besoin d’un outil capable de gérer des projets de grande envergure, tels que des festivals de plusieurs jours, et de répondre aux besoins de nombreux services, comme la production, les finances, les talents et le marketing.

Faire en sorte que tout le monde suive le même tempo

Lorsque Anthony et DJ ont commencé à étudier les solutions de gestion de projet, ils ont constaté que de nombreux outils présentaient des limites qui ne permettaient pas à Insomniac de relier véritablement toutes les équipes de manière cohérente au sein de l’entreprise. Ils avaient besoin d’un outil capable d’organiser et de synchroniser le travail de tous, quelles que soient l’équipe et le projet. De plus, ils souhaitaient un outil visuellement attrayant et intuitif à utiliser. C’est alors qu’ils ont découvert Asana.

En permettant aux employés d’organiser des tâches dans plusieurs projets, Asana a offert à Insomniac une expérience pleinement cohérente entre les équipes. Asana leur a permis de tenir chaque projet à jour et de tenir toutes les parties prenantes informées sans sollicitations constantes ni mises à jour par e-mail. La fonctionnalité Chronologie s’est également révélée essentielle pour l’organisation et la réalisation des événements, garantissant que les échéances étaient correctement alignées. De plus, les commentaires et les sous-tâches ont rencontré un franc succès chez Insomniac. Les tâches liées à des livrables et à des éléments spécifiques ont pu être attribuées à des membres précis de l’équipe, tandis que chaque détail est resté bien organisé et facile à trouver.

L’équipe a également trouvé Asana visuellement attrayant et bien adapté aux équipes créatives.

Nous sommes une entreprise de divertissement, un label de musique et l’une des plus grandes plateformes de streaming musical au monde. Nous possédons plusieurs marques de vêtements et de mode. Nous sommes une entreprise très créative et nous avons besoin d’outils qui s’y prêtent bien et qui soient également agréables à utiliser.

Anthony Smith, producteur exécutif

Lorsque DJ et Anthony ont été prêts à présenter Asana au PDG d’Insomniac, ce dernier a été séduit par ce qu’ils avaient découvert et a décidé que l’entreprise devait adopter pleinement l’outil.

« Nous avons présenté nos arguments et tout détaillé », explique Anthony à propos du processus. « Nous avons vraiment étudié en profondeur les fonctionnalités d’Asana, nous savions ce que nous allions faire avec l’outil et nous avons obtenu l’adhésion totale de la direction pour concrétiser notre projet. »

Optimiser le travail d’Insomniac avec Asana

Bien qu’Anthony et DJ aient obtenu l’approbation du PDG concernant Asana, ils souhaitaient assurer un déploiement en douceur et une adoption à l’échelle de l’entreprise. Pour ce faire, ils ont commencé par s’adresser aux responsables de chaque service, du marketing à la finance en passant par tous les autres, afin de susciter un soutien en faveur d’Asana.

Étant donné qu’Asana allait résoudre un problème majeur au sein de l’entreprise (l’inefficacité des processus et de la gestion de projet), les chefs de service ont écouté DJ et Anthony, leur ont fait confiance et ont encouragé leurs propres équipes à adopter la plateforme avec enthousiasme. Afin de s’assurer que chacun intègre pleinement Asana dans ses processus quotidiens, DJ, Anthony et Nick avaient prévu de former tous les employés aux bonnes pratiques d’Asana. Puis la pandémie de Covid-19 a frappé le monde entier.

Intégration à Asana et passage au travail à distance : deux changements simultanés

Non seulement la première séance de formation Asana s’est déroulée à distance en raison de la pandémie, mais Insomniac était également en plein processus de transition de son activité, passant des événements présentiels aux diffusions en direct. Heureusement, le déploiement d’Asana avait déjà commencé et les employés commençaient à utiliser leur nouvel outil.

« Nous avons fait évoluer le modèle économique de toute notre entreprise, passant des événements présentiels aux diffusions en direct en un mois », a déclaré DJ. « Très sincèrement, sans l’aide d’Asana, nous n’aurions probablement pas pu en arriver là. Asana a joué un rôle essentiel dans les premières phases de ce changement radical. »

À l’heure où de nombreuses personnes se sentent isolées et seules, Insomniac trouve encore plus de sens aux diffusions en direct. Depuis le changement de modèle, l’entreprise a reçu de nombreux retours sur la joie et le sentiment de lien qu’elle a apportés à ses fans.

Maintenant qu’Asana est en place, les avantages ont été considérables, bien au-delà de leur transition des événements présentiels aux diffusions en direct.

L’arrêt d’activité que notre secteur a connu en raison de la COVID nous a obligés à tout faire passer en ligne tout en trouvant un moyen de maintenir nos collaborateurs connectés et sur la bonne voie à distance. Asana nous a permis d’y parvenir, en résolvant bon nombre de nos problèmes de processus et de logistique. Le moment où nous avons commencé à utiliser Asana a été déterminant. Après avoir pu intégrer rapidement l’équipe, la plateforme est devenue l’épine dorsale de nos activités.

Pasquale Rotella, PDG et fondateur d’Insomniac.

Grâce à Asana, Anthony sait immédiatement quels projets sont dans les délais ou en retard, et à qui s’adresser s’il a besoin de plus d’informations. Étant donné que les événements qu’ils organisent sont extrêmement tributaires des dates, la chronologie les aide à veiller au bon déroulement des activités et au respect des délais.

Avant Asana, Nick devait demander chaque jour à chaque designer l’état d’avancement de son travail. Désormais, il peut consulter lui-même le statut du projet sur Asana. Les responsables peuvent consulter un projet et s’assurer qu’il est en bonne voie sans avoir à recourir à la microgestion de leur équipe. De plus, le nombre d’e-mails envoyés en interne chez Insomniac a chuté, car la majeure partie de cette communication s’effectue désormais sur Asana.

« Grâce à Asana, nous avons fait passer la gestion de projet à un niveau supérieur au sein de l’entreprise, où toutes les fonctions opérationnelles sont désormais centralisées », a déclaré Nick. « La centralisation de toutes nos activités a été une amélioration majeure pour nous. »

Le prochain chapitre d’Insomniac

Lorsque le monde rouvrira ses portes, Insomniac prévoit de recentrer son activité sur les événements et festivals en direct et en personne. Bien que de nombreuses incertitudes planent quant à l’avenir du monde post-COVID, une chose est sûre : l’équipe d’Insomniac créera des modèles et des cadres Asana pour faire face à un nouveau changement majeur dans ses activités.

Après la transition vers les événements en personne, la prochaine étape pour l’entreprise sera d’utiliser Asana lors des événements en direct et des festivals. Anthony imagine un avenir où les chefs de projet se déplacent lors des événements avec des tablettes pour cocher les tâches Asana au fur et à mesure qu’ils les accomplissent dans l’application, plutôt que d’utiliser le traditionnel papier sur un porte-bloc. Asana ayant une place importante à jouer dans l’avenir de l’entreprise, l’adoption de l’outil est considérée comme une priorité absolue pour préparer Insomniac à la réussite.