iCHEF booste la productivité et la collaboration avec Asana

Basée à Taïwan, iCHEF est fière d’aider plus de 13 000 entreprises dans le secteur de l’hôtellerie à gérer leurs commandes et ventes sans utiliser de papier. Grâce à iCHEF, les restaurants utilisent une seule plateforme pour recueillir numériquement les commandes en ligne ou en magasin, se connecter aux plateformes de livraison, accepter les paiements et collecter des données sur les chiffres de vente. Avec des dizaines de projets de recherche et développement (R&D) menés chaque année, iCHEF ne cesse de publier des produits et des fonctionnalités pour aider les restaurateurs à optimiser leurs opérations commerciales. L’entreprise a récemment lancé un nouveau système de gestion de la relation client (CRM) qui aide les restaurants à exécuter des programmes de fidélisation, à suivre les commandes et à contacter les clients avec des offres personnalisées. Le nouveau CRM permettra aux restaurateurs de fidéliser leurs clients et d’en attirer de nouveaux encore plus facilement.

En 2016, Matt Chang rejoint iCHEF en tant que directeur de la technologie. Son objectif est alors clair : restructurer le backend d’iCHEF pour simplifier la collaboration et l’intégration du système à des outils tiers, comme les plateformes de livraison de repas. L’équipe gérait alors 20 projets de R&D par an. Pour développer l’innovation et opérer une restructuration logicielle, l’ensemble de l’entreprise devait repenser sa manière de collaborer.  À son arrivée, Matt a constaté que la collaboration entre les différents services était difficile, alors même que ces derniers utilisaient un outil de gestion de projet. Il n’a pas été facile de répartir les tâches entre les services, sans compter que ce manque de transparence a ralenti les processus. Matt s’est alors mis en quête d’une plateforme de gestion du travail en capacité d’améliorer la transparence et la collaboration. 

Dénicher une plateforme de gestion du travail pour toute l’entreprise

L’équipe d’iCHEF avait besoin d’un outil de gestion du travail sur lequel chaque service, de l’ingénierie au marketing, serait en mesure de s’appuyer. Pour dénicher rapidement une solution innovante, l’ensemble de l’entreprise avait besoin d’accéder aux mêmes tâches. Le tout, en communiquant clairement sur les responsabilités, les échéances et le contexte de chaque projet. 

Après un processus d’évaluation réfléchi, l’équipe iCHEF a choisi Asana. En effet, cet outil proposait : 

• Des fonctionnalités de collaboration pour améliorer la coordination entre les services. 

• Une interface utilisateur intuitive pour inciter à un déploiement plus rapide. 

• Des analyses de données puissantes pour permettre une prise de décision plus réfléchie. 

Master Concept, un partenaire de choix pour aider à l’adoption d’Asana 

L’équipe d’iCHEF a travaillé avec Master Concept, partenaire de solutions Asana, pour assurer l’adoption de la plateforme. L’équipe de Master Concept, composée d’experts en logiciels cloud et en gestion de projet, a aidé iCHEF à créer des processus en mesure d’encourager la communication entre les différents services et de gérer la complexité des grands projets de R&D. 

L’adoption d’Asana s’est déroulée à merveille, à tel point que chaque service a commencé à utiliser Asana pour bien plus que la gestion des projets R&D. L’équipe chargée des relations clients a misé sur Asana pour suivre les demandes de service et les demandes de tiers, notamment celles du partenaire de réparation des points de vente de l’entreprise, lequel a été encouragé à rejoindre la plateforme.

Davantage de projets achevés grâce à une meilleure collaboration 

Désormais, tous les services d’iCHEF utilisent Asana. Depuis la mise en place de la plateforme, l’équipe d’iCHEF accomplit une centaine de projets par an. 

Cette efficacité accrue repose sur la transparence apportée par les processus Asana, lesquels améliorent également la collaboration. Voici trois raisons qui distinguent Asana et lui permettent d’aider iCHEF :

Une meilleure collaboration entre les services 

Les portefeuilles et les tableaux de projet regroupent le travail au même endroit. Les équipes de tous les services sont ainsi en mesure de comprendre les objectifs, les jalons et la priorité de chaque tâche. Optimiser la collaboration a aidé l’entreprise à faire preuve de plus de résilience. 

L’Anatomie du travail révèle que 79 % des employés issus d’une entreprise ayant misé sur une gestion collaborative du travail se sentent prêts à relever des défis. Lorsque l’épidémie de COVID-19 a frappé, l’équipe d’iCHEF l’a confirmé : elle est parvenue à développer et à déployer rapidement des fonctionnalités pour aider les restaurants à gérer les commandes, les paiements et les livraisons sans contact. 

Un meilleur suivi des milliers de demandes adressées au service client 

5 000 demandes sont adressées chaque mois au service client d’iCHEF. L’équipe utilise les portefeuilles pour obtenir une vue d’ensemble claire de tous les projets connexes, de la formation préalable à la mise en œuvre au suivi des locations et des réparations de tablettes. 

Les dirigeants visualisent la progression du service client en un coup d’œil et les équipes évoluent beaucoup plus rapidement.  Selon l’Anatomie du travail, 71 % des personnes travaillant dans des entreprises où les objectifs sont clairs ont déclaré qu’il était facile de travailler avec des parties prenantes occupant d’autres postes. Ce fut le cas au sein d’iCHEF : la transparence a permis d’optimiser la collaboration autour des demandes formulées par les clients. 

Gestion des stratégies marketing omnicanal 

Hsuan Chou, spécialiste marketing, ne peut plus se passer d’Asana. La gestion d’une stratégie marketing omnicanal a obligé Hsuan à suivre la communication et les messages provenant de différents canaux.

Hsuan et son équipe utilisent les tableaux, les tâches et les sous-tâches de projet pour suivre leurs campagnes marketing et les demandes de communication. La transparence apportée par l’outil permet à Hsuan de suivre facilement l’achèvement des tâches et de surveiller tous les canaux de communication. 

S’ouvrir à de nouveaux marchés 

L’équipe d’iCHEF est ravie de lancer sans relâche des produits et des fonctionnalités qui aident ses clients à optimiser la gestion de leurs activités. L’entreprise prévoit de continuer à développer et adapter ses services aux marchés locaux. iCHEF continuera à utiliser Asana pour optimiser ses processus et l’équipe se réjouit à l’idée de gagner encore davantage en efficacité à l’échelle de l’entreprise.