Comment Fedegari devance les exigences du marché grâce à Asana pour livrer ses projets plus rapidement

Difficultés

• Nécessité d'une coordination de projet plus rapide : Le marché exige une circulation de l'information plus rapide entre les services et des réactions rapides ; auparavant, les équipes étaient davantage axées sur l'optimisation verticale centrée sur les services et s'appuyaient sur Excel, les e-mails et la communication informelle pour gérer des projets d'ingénierie complexes.

• Complexité opérationnelle croissante : La croissance, les nouvelles recrues et les projets clients plus personnalisés ont donné lieu à des processus difficiles à gérer et à faire évoluer.

• Pression pour accélérer la livraison : les clients exigeaient des délais plus courts, mais la planification manuelle et la coordination interéquipes limitaient le rythme d'exécution des projets.

Solutions

• Processus de projet standardisés : création de modèles spécifiques à chaque produit sur Asana, comprenant jusqu'à 150 tâches prédéfinies et des attributions de tâches automatiques.

• Planification des capacités assistée par l'IA : création de règles d'IA pour planifier automatiquement les livrables en fonction de la charge de travail des services et de la capacité disponible.

• Intégrations de systèmes connectés : Asana a été intégré à leur CRM, à Power BI et à leur système ERP afin de créer une source unique de référence pour l'exécution des projets.

Résultats

• Réduction de 30 % des délais d'exécution des projets, avec une diminution de la durée des cycles de production de 10 mois à 7 mois, tout en maintenant un taux de livraison à temps de 100 %.

• Amélioration de l'efficacité et de la qualité opérationnelles, avec une réduction de 50 % des écarts par rapport aux projets sur trois ans.

• Accélération de la coordination des projets et de la réactivité envers les clients, avec une réduction des cycles de demande de modification de plusieurs semaines à seulement 24 heures grâce à l'automatisation des processus et à la collaboration en temps réel.

Nous avons amélioré la coordination de notre travail en réduisant le recours aux tchats, aux longs échanges d'e-mails et aux réunions de suivi. Asana organise le processus entre les services afin que nos équipes puissent se concentrer davantage sur la réalisation des projets que sur la coordination.”

Asana pour la gestion de projets d'ingénierie complexes

Fedegari fabrique des systèmes de stérilisation hautement spécialisés, chaque commande nécessitant une conception technique détaillée, une coordination entre les différents services et des délais de livraison stricts.

Par le passé, l'entreprise s'appuyait sur des feuilles de calcul et sur la communication informelle. Afin d'anticiper les tendances du marché, qui exigent plus de rapidité et de précision, et de s'orienter vers des solutions hautement personnalisées, Fedegari a choisi de mettre en œuvre Asana, en développant une structure standardisée pour la gestion de projets complexes, de la prise de commande jusqu'à la livraison.

Nous avons créé des dizaines de modèles… Nous avons pu vraiment cartographier chaque modèle et chaque configuration de nos systèmes. Nous n'avons donc plus à tout refaire à chaque fois.”

Asana pour la planification des ressources et la gestion des charges de travail

Les équipes d'ingénierie sont souvent confrontées à des contraintes liées aux ressources lorsqu'elles gèrent de grands volumes de livrables techniques. Pour remédier à la situation, Fedegari utilise l'IA Asana pour analyser la capacité des services et recommander automatiquement la planification des tâches en fonction des charges de travail actuelles, ce qui aide les équipes à planifier efficacement et à optimiser les chronologies de projet.

• Planification prédictive des tâches avec l'IA Asana : analyse automatiquement les charges de travail et propose la première semaine disponible pour les livrables de nouveaux projets, ce qui accélère la planification préliminaire et permet de gagner plusieurs semaines.

• Flexibilité et alignement des ressources : les portefeuilles offrent au leadership une visibilité sur l'ensemble des chaînes de valeur, ce qui permet aux équipes de répartir les ressources entre les commandes de nouvelles machines et les projets de modernisation.

• Atténuation proactive des risques : en testant l'analyse par l'IA d'une base de données de risques personnalisée, l'équipe peut ajuster les instructions du projet et éviter les retards potentiels avant même qu'ils ne surviennent.

Auparavant, la planification nécessitait une coordination poussée entre les différents services. Désormais, le système propose d'emblée le meilleur scénario possible.”

Asana pour la visibilité opérationnelle et les indicateurs de données

Avec des centaines de tâches et de multiples disciplines d'ingénierie impliquées dans chaque projet, Fedegari avait besoin d'une excellente visibilité sur l'exécution et les performances.

En intégrant Asana à des systèmes de reporting et de veille stratégique (Business Intelligence), l'entreprise renforce sa capacité à transformer les données opérationnelles en indicateurs exploitables.

• Visibilité centralisée des projets : les tableaux de bord permettent d'assurer un suivi en temps réel du statut des projets, des livrables et des processus interservices.

• Indicateurs de données intégrés : les intégrations Power BI et CRM transforment les données opérationnelles et les données clients en indicateurs exploitables.

• Gestion automatisée des problèmes : les demandes des clients, les écarts et les problèmes sur site génèrent automatiquement des tâches sur Asana, ce qui simplifie la réponse et la résolution.

Asana est notre source unique de référence pour la gestion de projet de bout en bout. Les données alimentent d'autres systèmes, mais la source est Asana. ”

Alors que Fedegari continue de se développer et de réaliser des projets de plus en plus complexes, l'entreprise prévoit d'intensifier son utilisation de l'automatisation et de l'IA au sein d'Asana.

Parmi les initiatives à venir figure l'extension de l'analyse des risques basée sur l'IA afin d'identifier activement les risques liés aux projets et d'optimiser encore davantage les processus. En continuant à s'appuyer sur les fondamentaux d'Asana, Fedegari vise à livrer des projets plus rapidement et de manière plus fiable, tout en conservant la précision requise dans les secteurs hautement réglementés.