Brett Gurewitz, PDG et célèbre guitariste du groupe Bad Religion, définit la stratégie globale et collabore avec son équipe pour dénicher des talents et négocier des contrats d’enregistrement. La mission d’Epitaph est de servir les musiciens de son catalogue diversifié et créatif : un modèle qui donne la priorité aux artistes, radical il y a vingt ans, et aujourd’hui largement imité.

Brett occupe également le poste de directeur de l’exploitation chez Epitaph Records, ce qui le rend responsable des processus métier et des flux de travail. Cela signifie qu’il négocie quotidiennement des contrats avec des artistes. Lorsqu’il fallait trop de temps pour déterminer à quelle étape du processus de négociation se trouvait un contrat, Brett savait qu’un changement était nécessaire.

Lorsque les e-mails et les feuilles de calcul entraînent une surcharge de travail

Dans le monde de la musique, la « date de sortie » correspond au jour où un single ou un album est publié. Chez Epitaph Records, l’équipe part de la date de sortie pour élaborer son plan de production et de marketing. Chaque projet implique des centaines de tâches, ainsi que des dépendances entre les équipes. Avec plusieurs projets en cours simultanément, il devenait de plus en plus difficile de tout suivre à tout moment.

Epitaph Records avait également besoin d’une meilleure coordination entre les équipes. En l’absence de processus établi à suivre au sein d’une division (comme celle des affaires juridiques) ou entre plusieurs divisions (affaires juridiques et production), il pouvait falloir dix minutes pour rechercher la dernière communication concernant la négociation du contrat d’un artiste. Pour faire simple, le fait de tout centraliser dans les e-mails et les feuilles de calcul ne fonctionnait plus.

Je refuse de voir mes collègues faire un burnout. Je veux qu’ils s’entendent bien et travaillent dans une bonne ambiance. Asana nous aide à y parvenir.

Brett a donc cherché un outil capable de gérer tous les projets, objectifs et processus de l’entreprise, de la simple tâche marketing aux objectifs généraux de l’entreprise. Sa priorité était de rendre le travail plus efficace et plus créatif.

Brett recherche également l’efficacité et la créativité dans sa vie personnelle, ce qui l’a amené à découvrir Asana en 2012. Après avoir utilisé l’outil pour mieux organiser sa vie, il s’est rapidement rendu compte qu’Asana serait également bénéfique pour Epitaph Records. Brett a commencé à utiliser Asana avec son assistante, Sue, et tous deux ont rapidement su coordonner leurs efforts.

Devenir un élément essentiel de l’entreprise

Après avoir constaté par lui-même l’impact positif d’Asana, Brett a décidé de le déployer auprès d’autres équipes de l’entreprise. Sa première étape pour tester Asana à plus grande échelle a été de l’introduire auprès de l’équipe Business Affairs. L’équipe a commencé à suivre les négociations contractuelles avec les artistes dans l’outil en créant un modèle spécifique aux plus de 20 étapes de son processus. Des instructions relatives aux propositions à l’envoi d’un premier brouillon à l’avocat de la partie adverse, en passant par la signature finale du contrat, le suivi de chaque étape est essentiel, en particulier pour une entreprise qui gère simultanément entre 50 et 100 négociations différentes. L’utilisation d’Asana a permis à Epitaph Records de clarifier les responsabilités et de gagner un temps considérable, car l’entreprise disposait enfin d’un processus organisé à suivre.

Le lancement d’un album demande la prise en compte d’un grand nombre de variables. Asana nous permet de suivre chaque petit élément, de déterminer qui en est responsable et quand il doit être terminé.

Naturellement, Brett a choisi de faire d’Asana une solution à l’échelle de l’entreprise. Pour faciliter l’adoption, il a montré à l’équipe comment utiliser l’outil de manière efficace. Il a également évoqué ses avantages, comme la possibilité pour l’équipe d’élaborer une chronologie de projet au cours d’une réunion et de repartir en sachant qui fait quoi et pour quand. La plupart des membres de l’équipe ont rapidement adopté Asana, car ils se sentent constamment sur la même longueur d’onde que leurs collègues. Aujourd’hui, Asana est utilisé lors de l’intégration des collaborateurs, afin que les nouveaux membres de l’équipe soient assurés de recevoir la formation nécessaire pour réussir dans leur travail.

Travailler moins pour en faire plus

Aujourd’hui, tous les employés d’Epitaph Records utilisent Asana pour coordonner leur travail, afin que toutes les informations relatives aux tâches et aux projets soient regroupées au même endroit. Du lancement d’un nouveau single aux rapports trimestriels sur les redevances, l’outil évolue avec leurs activités, ce qui leur permet de rester une entreprise Lean et de limiter leurs effectifs.

Notre productivité est cinq fois supérieure à celle d’entreprises pourtant 10 fois plus importantes, sans que cela ne constitue une source de stress supplémentaire. Avec un outil comme Asana, pas besoin de penser à tout, tout le temps. Nous avons ainsi plus de temps pour laisser libre cours à notre créativité.

L’utilisation d’Asana a également favorisé la responsabilisation et la coordination entre les collaborateurs et entre les équipes. Par exemple, la coordination entre le service artistique, le service marketing et le service de production musicale a été essentielle pour permettre à Epitaph de lancer ses titres dans les délais et de les promouvoir efficacement.

En plus de rendre l’entreprise plus efficace, Asana a amélioré le bien-être des collaborateurs au travail. Savoir que tout est consigné, fluide et facilement accessible permet de créer un environnement de travail plus serein. Le travail peut rester au travail.

Découvrir les artistes de demain

Asana a fourni à Epitaph Records un cadre d’amélioration continue. L’entreprise évalue régulièrement ses processus métier, et les améliorations s’accumulent. À l’avenir, Brett et son équipe continueront à dénicher de nouveaux talents exceptionnels et, grâce à Asana, les aideront à faire connaître leurs enregistrements musicaux au monde entier.