Avec l’aide des services professionnels d’Asana, l’Adventure Travel Trade Association lance ses programmes action-climat 20 à 30 % plus vite

Adventure Travel Trade Association
  • Logo de l’Adventure Travel Trade Association
  • Lieu d’implantation
    • Entreprise de 50 employés travaillant entièrement à distance
  • Portée
    • + de 1 300 membres de l’association dans 100 pays

L’impact d’Asana

  • 20 à 30 % de temps économisé sur la planification de projet
  • Une collaboration internationale plus rapide, avec moins d’attente dans la communication des informations entre collègues travaillant sur différents fuseaux horaires
  • La fin des recherches interminables dans Google Drive pour retrouver des documents clés
  • La possibilité de monter des équipes rapidement, pour un lancement accéléré des nouveaux programmes

Lorsque l’on pense au tourisme d’aventure, on a d’abord en tête les randonnées en kayak, le saut à l’élastique ou le parapente. Mais le tourisme d’aventure responsable va bien au-delà de quelques moments éphémères emprunts d’adrénaline : c’est aussi la protection des ressources naturelles, un approfondissement des initiatives contre le réchauffement climatique, ou encore le soutien apporté aux petites entreprises au cœur d’environnements ruraux et sauvages.

L’Adventure Travel Trade Association (ATTA) est un groupement international qui vise à constituer un réseau et à éduquer l’industrie du tourisme d’aventure, ainsi qu’à protéger l’intégrité sociale, culturelle et environnementale des différentes destinations dans le monde. L’association compte 1 300 membres organisationnels et 23 000 professionnels du tourisme d’aventure dans 100 pays, des guides touristiques aux offices du tourisme, en passant par des agents de voyages spécialisés. Chaque année, l’ATTA organise de nombreux événements et programmes pour soutenir ce secteur d’activité.

Reconnaissant que le tourisme est responsable de 8 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre, l’organisation a mis en place un plan agressif d’action pour le climat pour 2020. Les programmes concernés incluent un large éventail d’éléments à destination de l’industrie du voyage et de ses consommateurs :

  • Un engagement à agir pour le climat
  • Une communauté investie dans les actions pour le climat
  • Un programme d’achat groupé de compensation carbone (Neutral Together) accessible à ses membres
  • Un programme d’absorption du CO2 (Tomorrow’s Air)
  • Une gestion avancée des partenaires

« En 2019, nous avons donné notre feu vert à une nouvelle série d’actions pour le climat nécessitant une collaboration rapide entre les différents intervenants de nos équipes pour le climat et nos équipes marketing, du développement commercial et des opérations. Les services professionnels Asana leur ont permis de se coordonner rapidement et efficacement pour bien lancer ces programmes. » –Jason Reckers, directeur des opérations

Constituée de 50 personnes, l’équipe internationale de l’ATTA fonctionne entièrement à distance. Elle a donc choisi de faire d’Asana sa plateforme de gestion du travail pour organiser ses événements et gérer ses autres projets en différé. Mais dans la mesure où la taille de l’équipe a quasiment doublé au cours de ces trois dernières années, Jason Reckers, directeur des opérations de l’ATTA, a identifier le besoin d’apprendre à utiliser Asana différemment pour rester efficace :

  • Les chefs de projet perdaient souvent du temps à recueillir des informations auprès de collègues travaillant sur différents fuseaux horaires ; obtenir une réponse depuis l’autre bout du monde pouvait prendre jusqu’à une demi-journée.
  • Les documents étaient conservés sur Google Drive, mais l’équipe devait effectuer des recherches pour trouver les éléments importants.
  • L’équipe était souvent confrontée à un flot de messages sur Slack demandant des précisions sur les responsabilités de chacun.

Le temps disponible de l’équipe constitue la ressource la plus précieuse de l’organisation. Jason a donc contacté les services professionnels Asana pour étudier de quelle manière les dernières fonctionnalités offertes par la plateforme pouvaient faciliter plus encore le travail de l’ATTA.

« Depuis que nous avons commencé à utiliser Asana, la plateforme nous a proposé de nouvelles fonctionnalités. Les services professionnels nous ont aidé à déterminer comment mobiliser ces nouveaux éléments pour mettre de l’ordre dans nos précédents processus et pour mieux les utiliser, tout en permettant aux équipes de les prendre en main plus facilement. » –Jason Reckers, directeur des opérations

Lancement de l’engagement des services professionnels avec Asana

L’équipe ATTA a opté pour notre kit d’accélération sur 10 semaines encadré par Grace, leur consultante des services professionnels. Grâce à ce kit, l’équipe a bénéficié d’une formation de niveau intermédiaire et a pu gagner du temps sur des éléments essentiels pour toute équipe à distance passant le plus clair de son temps au téléphone : organisation d’événements, recherche d’informations, productivité des réunions…

équipe ATTA

L’équipe souhaitait aussi standardiser son processus annuel d’organisation d’événements pour ne plus avoir à réinventer la roue à chaque fois. Prenons l’exemple de leur plus gros événement, l’Adventure Travel World Summit (le Sommet mondial du tourisme d’aventure), qui se tient depuis bientôt 15 ans dans différents pays, notamment en Suisse, en Namibie, au Chili, et cette année en Australie. L’équipe a créé de nombreux projets sur Asana pour planifier cet événement, et elle a voulu cristalliser ses efforts autour d’un modèle unique. Toutefois, au cours du projet, d’autres équipes n’appartenant pas au groupe principal chargé de l’organisation des événements ont elles aussi pris conscience de toute l’utilité d’Asana.

« Notre consultante des services professionnels nous a été d’une grande aide, en nous permettant de résoudre le problème le plus rapidement possible. Non seulement nous avons atteint l’ensemble de nos objectifs, mais grâce à ses méthodes pour gérer nos réunions efficacement, nous avons même eu le temps d’aborder d’autres points. Nous avons donc bénéficié encore plus de ses conseils que prévu. » –Jason Reckers, directeur des opérations

Des réunions à distance efficaces et un modèle réutilisable de planification de projet

La création de ce modèle de projet annuel d’organisation d’événements leur a permis de travailler encore plus vite et d’accélérer l’adoption d’Asana au sein de l’organisation. L’équipe a également constaté une augmentation de l’efficacité de ses réunions, notamment dans la mesure où tous les collègues peuvent visualiser le projet Asana de réunion en écran partagé et où tous ont accès aux mêmes informations. Les membres de l’équipe identifient et attribuent ainsi les actions à réaliser et les thématiques au fil de l’eau, ce qui permet à chacun de gagner du temps et favorise une plus grande transparence.

modèle d’organisation d’événements ATTA

Les discussions entre l’équipe et Grace ont donné le jour à un certain nombre de réalisations : ils ont notamment appris à faire pleinement usage d’Asana en ajoutant une même tâche à plusieurs projets, ainsi qu’en utilisant les champs personnalisés pour filtrer par catégorie. Chacun se focalise ainsi uniquement sur les tâches qui le concernent, ce qui évite de se retrouver submergé. Par ailleurs, l’équipe a standardisé et simplifié son processus de prise en main d’Asana.

« Je ne fais pas partie de l’équipe opérationnelle en charge des événements, et pourtant je me suis très vite rendue compte du potentiel d’Asana et de ce qu’il pouvait apporter à notre équipe d’action pour le climat. L’équipe est constituée de quatre membres travaillant sur trois sites différents, et disposer d’une plateforme centrale où conserver et gérer nos activités et discussions de projet nous est donc d’une aide précieuse. » –Christina Beckmann, chef de l’équipe d’action pour le climat

Des gains de temps de 20 à 30 % sur la réalisation des projets

Après seulement une semaine de travail encadrée par les services professionnels, des équipes qui n’avaient jusqu’alors quasiment jamais utilisé Asana sont aujourd’hui en mesure de créer des projets. Elles peuvent aussi tout simplement copier un modèle existant pour commencer à planifier de nouveaux projets. De plus, l’optimisation des processus a permis de réduire le surmenage et le stress au sein des équipes. D’après les estimations de Jason, l’ATTA devrait planifier ses projets 20 à 30 % plus rapidement à l’avenir.

modèle d’intégration ATTA

L’ATTA a vu diminuer le nombre de messages Slack concernant les responsabilités de projet attribuées à chacun, tandis que le transfert d’informations est devenu plus simple, sans qu’il ne soit nécessaire d’attendre une réponse de la part de tel ou tel collègue travaillant à distance. Les équipes ont créé des « tâches de référence » sur Asana, qui regroupent tous les documents importants au même endroit afin que chacun puisse y accéder sans avoir à fouiller les différents dossiers. Leurs réunions téléphoniques sont aussi bien plus efficaces, ce qui fait toute la différence pour une équipe décentralisée.

« Rien qu’en ayant découvert d’autres méthodes d’utilisation d’Asana, nous avons la possibilité de gagner 20 à 30 % de temps sur les mêmes projets. » –Jason Reckers, directeur des opérations

Une optimisation d’efficacité arrivée à point nommé pour lancer ses initiatives d’action pour le climat

L’utilisation d’Asana a permis à l’équipe ATTA de mettre en œuvre plus rapidement toute une série de programmes pour le climat : grâce à Asana, leur lancement est désormais prévu pour le printemps 2020, alors qu’ils auraient autrefois demandé un an de coordination. En février, l’ATTA proposera à ses membres de participer à Neutral Together, un programme d’achat groupé de compensation carbone qui devrait permettre aux petites entreprises qui jusque-là n’avaient pas les moyens d’investir dans la compensation carbone d’agir en faveur du climat. En avril, l’association prévoit de lancer Tomorrow’s Air, le premier collectif d’absorption du CO2 au monde dans le domaine du tourisme. « Les technologies de captage du CO2 sont encore mal comprises, et pour nous, l’industrie du tourisme a un vrai rôle à jouer dans leur adoption », explique Jason Reckers. La mise en place de ces programmes gratuits dans les meilleures délais permettra à un plus grand nombre d’entreprises et de voyageurs de s’engager sur la voie de la résolution de cet enjeu mondial.

L’équipe commence également à étendre ses formations AdventureEDU à l’échelle internationale, dans le but d’informer les gouvernements, associations et entreprises à la recherche d’expériences plus sûres et respectueuses de l’environnement. Plus l’équipe ATTA est productive, plus elle sera en mesure de faire la différence. Vivre des aventures palpitantes tout en protégeant l’environnement  : que demander de mieux ?

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