L’Adventure Travel Trade Association accélère ses programmes d’action climat de 20 à 30 % avec Asana

Le tourisme d’aventure vous évoque certainement des images de randonnées en kayak, de saut à l’élastique ou de parapente. Mais le tourisme d’aventure responsable, c’est bien plus que quelques instants éphémères riches en adrénaline : c’est aussi la protection des ressources naturelles, un approfondissement des initiatives contre le réchauffement climatique, ou encore le soutien apporté aux petites entreprises au cœur d’environnements ruraux et sauvages.

L’Adventure Travel Trade Association (ATTA) est un groupement international qui vise à créer un réseau du tourisme d’aventure et à éduquer le secteur, ainsi qu’à protéger l’intégrité sociale, culturelle et environnementale des différentes destinations dans le monde. L’association compte 1 300 membres organisationnels et 23 000 professionnels du tourisme d’aventure dans 100 pays, des guides touristiques aux offices du tourisme, en passant par des agents de voyages spécialisés. Chaque année, l’ATTA organise de nombreux événements et programmes pour soutenir ce secteur d’activité.

Le tourisme étant responsable de 8 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre, l’organisation a mis en place un plan d’action climat musclé pour 2020. Les programmes concernés incluent un large éventail d’opérations à destination de l’industrie du voyage et de ses consommateurs :

• Un engagement à agir pour le climat

• Une communauté investie dans les actions pour le climat

• Un programme d’achat groupé de compensation carbone (Neutral Together) accessible à ses membres

• Un programme d’absorption du CO2 (Tomorrow’s Air)

• Une gestion avancée des partenaires

En 2019, nous avons donné le feu vert à une nouvelle série d’actions pour le climat nécessitant une collaboration rapide entre les intervenants de nos équipes pour le climat et nos équipes marketing, du développement commercial et des opérations. Les services professionnels Asana leur ont permis de se coordonner rapidement et efficacement pour bien lancer ces programmes.”

Constituée d’une cinquantaine de personnes, l’équipe internationale de l’ATTA fonctionne entièrement à distance. Elle a donc choisi de faire d’Asana sa plateforme de gestion du travail pour organiser ses événements et autres projets en différé. Toutefois, la taille de l’équipe ayant quasiment doublé au cours de ces trois dernières années, son directeur des opérations Jason Reckers a jugé nécessaire d’apprendre à ses collaborateurs à utiliser Asana différemment pour rester efficace :

• Les chefs de projet perdaient souvent du temps à recueillir des informations auprès de collègues travaillant sur différents fuseaux horaires ; obtenir une réponse depuis l’autre bout du monde pouvait prendre jusqu’à une demi-journée.

• Les documents étaient conservés sur Google Drive, mais l’équipe devait effectuer des recherches pour trouver les éléments importants.

• L’équipe était souvent confrontée à un flot de messages sur Slack demandant des précisions sur les responsabilités de chacun.

Le temps disponible de l’équipe est la ressource la plus précieuse de l’organisation. Jason a donc contacté les services professionnels Asana pour trouver ensemble comment faciliter encore davantage le travail de l’ATTA grâce aux dernières fonctionnalités offertes par la plateforme.

En 2019, nous avons donné le feu vert à une nouvelle série d’actions pour le climat nécessitant une collaboration rapide entre les intervenants de nos équipes pour le climat et nos équipes marketing, du développement commercial et des opérations. Les services professionnels Asana leur ont permis de se coordonner rapidement et efficacement pour bien lancer ces programmes.”

Constituée d’une cinquantaine de personnes, l’équipe internationale de l’ATTA fonctionne entièrement à distance. Elle a donc choisi de faire d’Asana sa plateforme de gestion du travail pour organiser ses événements et autres projets en différé. Toutefois, la taille de l’équipe ayant quasiment doublé au cours de ces trois dernières années, son directeur des opérations Jason Reckers a jugé nécessaire d’apprendre à ses collaborateurs à utiliser Asana différemment pour rester efficace :

• Les chefs de projet perdaient souvent du temps à recueillir des informations auprès de collègues travaillant sur différents fuseaux horaires ; obtenir une réponse depuis l’autre bout du monde pouvait prendre jusqu’à une demi-journée.

• Les documents étaient conservés sur Google Drive, mais l’équipe devait effectuer des recherches pour trouver les éléments importants.

• L’équipe était souvent confrontée à un flot de messages sur Slack demandant des précisions sur les responsabilités de chacun.

Le temps disponible de l’équipe est la ressource la plus précieuse de l’organisation. Jason a donc contacté les services professionnels Asana pour trouver ensemble comment faciliter encore davantage le travail de l’ATTA grâce aux dernières fonctionnalités offertes par la plateforme.

Asana a ajouté de nouvelles fonctionnalités sur la plateforme depuis que nous avons commencé à l’utiliser. Les services professionnels nous ont aidés à déterminer comment mobiliser ces nouveaux éléments pour mettre de l’ordre dans nos précédents processus et mieux les utiliser, tout en facilitant la prise en main des équipes.”

Début du partenariat avec les services professionnels Asana

L’équipe ATTA a opté pour le kit d’accélération Asana sur 10 semaines encadré par Grace, sa consultante des services professionnels. Grâce à ce kit, l’équipe a bénéficié d’une formation de niveau intermédiaire et a pu gagner du temps sur des tâches essentielles pour toute équipe à distance passant le plus clair de son temps au téléphone : organisation d’événements, recherche d’informations, productivité des réunions…

L’équipe souhaitait aussi standardiser son processus annuel d’organisation d’événements pour ne plus avoir à réinventer la roue à chaque fois. Prenons l’exemple de leur plus gros événement, l’Adventure Travel World Summit (le Sommet mondial du tourisme d’aventure), qui se tient depuis bientôt 15 ans dans différents pays, notamment en Suisse, en Namibie, au Chili, et cette année en Australie. L’équipe a créé de nombreux projets sur Asana pour planifier cet événement, et elle a voulu cristalliser ses efforts autour d’un modèle unique. Toutefois, au cours du projet, d’autres équipes n’appartenant pas au groupe principal chargé de l’organisation des événements ont elles aussi pris conscience de toute l’utilité d’Asana.

Notre consultante des services professionnels nous a été d’une grande aide, en nous permettant de résoudre le problème le plus rapidement possible. Non seulement nous avons atteint l’ensemble de nos objectifs, mais grâce à ses méthodes pour gérer nos réunions efficacement, nous avons même eu le temps d’aborder d’autres points. Nous avons donc bénéficié encore plus de ses conseils que prévu.”

Des réunions à distance efficaces et un modèle de planification de projet réutilisable

La création de ce modèle de projet annuel d’organisation d’événements leur a permis de travailler encore plus vite et d’accélérer l’adoption d’Asana au sein de l’organisation. L’équipe a également constaté une augmentation de l’efficacité de ses réunions, notamment dans la mesure où tous les collègues peuvent visualiser le projet Asana de réunion en écran partagé et où tous ont accès aux mêmes informations. Les membres de l’équipe identifient et attribuent ainsi les actions à réaliser et les thématiques au fil de l’eau, ce qui permet à chacun de gagner du temps et favorise une plus grande transparence.

Les discussions entre les membres de l’équipe et Grace ont entraîné plusieurs prises de conscience : ils ont notamment appris à faire pleinement usage d’Asana en ajoutant une même tâche à plusieurs projets, ainsi qu’en utilisant les champs personnalisés pour filtrer par catégorie. Chacun se focalise ainsi uniquement sur les tâches qui le concernent, sans finir submergé. Par ailleurs, l’équipe a standardisé et rationalisé son processus de prise en main d’Asana.

Sans même faire partie de l’équipe opérationnelle en charge des événements, je me suis pourtant très vite rendu compte du potentiel d’Asana et de ce qu’il pouvait apporter à notre équipe d’action pour le climat. Notre équipe de quatre membres étant répartie sur trois sites différents, disposer d’une plateforme centrale où conserver et gérer nos activités et discussions de projet nous est d’une aide précieuse.”

Des gains de temps de 20 à 30 % sur la réalisation des projets

Après seulement une semaine de travail encadrée par les services professionnels, des équipes qui n’avaient jusqu’alors quasiment jamais utilisé Asana sont aujourd’hui en mesure d’y créer des projets. Elles peuvent aussi tout simplement copier un modèle existant pour commencer à planifier de nouveaux projets. De plus, l’optimisation des processus a permis de réduire le surmenage et le stress au sein des équipes. D’après les estimations de Jason, l’ATTA devrait planifier ses projets 20 à 30 % plus rapidement à l’avenir.

L’ATTA a vu diminuer le nombre de messages Slack concernant l’attribution des responsabilités de projet ; et maintenant que le transfert d’informations est simplifié, il n’est plus nécessaire d’attendre une réponse de la part de tel ou tel collègue travaillant à distance pour avancer. Les équipes ont créé des « tâches de référence » sur Asana, qui regroupent tous les documents importants au même endroit afin que chacun puisse y accéder sans avoir à fouiller les différents dossiers. Leurs réunions téléphoniques sont aussi bien plus efficaces, ce qui fait toute la différence pour une équipe décentralisée.

Rien qu’en ayant découvert d’autres méthodes pour utiliser Asana, nous avons pu gagner 20 à 30 % de temps à projet équivalent.”

Une meilleure efficacité arrivée à point nommé pour lancer ses initiatives climatiques

L’utilisation d’Asana a permis à l’équipe ATTA de mettre en œuvre plus rapidement toute une série de programmes pour le climat : grâce à Asana, leur lancement est désormais prévu pour le printemps 2020, alors qu’ils auraient autrefois demandé un an de coordination. En février, l’ATTA proposera à ses membres de participer à Neutral Together, un programme d’achat groupé de compensation carbone qui devrait permettre aux petites entreprises qui jusque-là n’avaient pas les moyens d’investir dans la compensation carbone d’agir en faveur du climat. En avril, l’association prévoit de lancer Tomorrow’s Air, le premier collectif d’absorption du CO2 au monde dans le domaine du tourisme. « Les technologies de captage du CO2 sont encore mal comprises, et pour nous, l’industrie du tourisme a un vrai rôle à jouer dans leur adoption », explique Jason Reckers. La mise en place de ces programmes gratuits dans les meilleurs délais permettra à un plus grand nombre d’entreprises et de voyageurs de participer à la résolution de cet enjeu mondial.

L’équipe commence également à étendre ses formations AdventureEDU à l’échelle internationale, dans le but d’informer les gouvernements, associations et entreprises à la recherche d’expériences plus sûres et respectueuses de l’environnement. Plus l’équipe ATTA est productive, plus elle sera en mesure de faire la différence. Vivre des aventures palpitantes tout en protégeant l’environnement  : que demander de mieux ?