Escalabilidad de proyectos: guía para elaborar tu plan

En este artículo te contaremos qué es la escalabilidad en la gestión de proyectos, su importancia para adaptarse a las demandas cambiantes y cómo se relaciona con las startups y las empresas scaleup. Además, te ofrecemos pasos para escalar un proyecto o negocio, como validar la idea, elaborar un plan de negocio o estratégico, conformar un equipo competente y apostar por el marketing digital.

Para ayudarte a implantar proyectos escalables te invitamos, además, a probar Asana, una plataforma que permite integrar otras herramientas y dar seguimiento fácil a todas las tareas e iniciativas del proyecto que estén en marcha.

¿Qué es la escalabilidad en gestión de proyectos?

La escalabilidad es la capacidad que tiene un proyecto para expandirse o contraerse y satisfacer así las demandas cambiantes. La definición de la palabra escalabilidad significa que algo se puede expandir o hacer crecer para adaptarse a nuevas demandas y requisitos. Pues bien, en el entorno de los proyectos, la escalabilidad se trata de especificar cómo puede el proyecto adaptarse o crecer siempre dentro del tiempo ofrecido.

A menudo, se utiliza este término relacionado con las organizaciones y se habla de negocios escalables o empresas escalables. De hecho, la escalabilidad es una de las características más importantes y seña de identidad de las startups. No solo es necesario contar con una gran idea, sino ser capaz de escalarla para pasar de emprender a gestionar una startup.

Lograr proyectos o negocios escalables permitirá a los gestores realizar cambios, de forma rápida y ágil, en el alcance, tamaño y la complejidad de los mismos sin tener que comenzar desde cero. Esto ayuda a los gestores a garantizar que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto y tiempo asignado. La escalabilidad también permite que los equipos ajusten rápidamente sus procesos según sea necesario, lo que les facilita mantenerse ágiles y responder rápidamente a las necesidades cambiantes de los clientes.

Scaleups, la etapa de crecimiento

Como hemos visto, la escalabilidad es una de las características que define los proyectos de las startups. Sin embargo, no todos los proyectos escalables tienen los mismos ritmos de crecimiento. Por eso, en los últimos tiempos ha surgido con fuerza un término que probablemente hayas oído en más de una ocasión: scaleups. Este término hace referencia a un tipo de startups en un estadio de crecimiento más avanzado. Así, el Scale-up Institute de Reino unido define a una empresa tipo “scaleup“ como aquella que ha logrado crecer a más del 20% anual durante los últimos tres años o ejercicios, bien sea en empleados o en facturación. Además, se entiendo por scaleup a compañías que hayan logrado una inversión de al menos 1 millón de euros. Las scaleups son, por lo tanto, empresas con un modelo de negocio escalable, que ya han demostrado su alto potencial de crecimiento, y con un base sólida ya demostrable. Asimismo, al igual que ocurre con las startups, las scaleups son un tipo de negocio escalable basado con mucha frecuencia en productos digitales.

Pasos para escalar un proyecto o negocio

Aunque es una de las características más deseadas de cualquier emprendedor, la escalabilidad no siempre es fácil de lograr. A menudo, la dificultad se encuentra en los orígenes del proyecto. Por esta razón, te ofrecemos un sencillo paso a paso para que puedas hacer un check en cada una de estas fases:

• Tu idea de negocio o de proyecto debe ser escalable: Realizar estudios y análisis de mercado previos te ayudará a entender si tu idea de negocio es escalable o no. Por ejemplo, algunos tipos de proyectos son per se escalables, como un comercio electrónico. Piensa también en contar con recursos clave, escalables y en el tamaño del mercado, es decir, qué el número de usuarios potenciales de ese mercado. Un ejemplo de idea de negocio escalable fueron en su momento AirBnb o Netflix.

• Valida el proyecto: Elabora un Mínimo Producto Viable para validar tu proyecto. Un producto se considera preparado para escalar cuando se ha demostrado que funciona adecuadamente con una gran cantidad de clientes que pagan el precio completo y cuando su modelo de negocio es válido.

• Elige bien las herramientas y stack tecnológico que necesitarás: Contar con las herramientas necesarias para crecer y facilitar tu gestión de proyectos y del negocio desde los inicios te ayudará a crecer e implantar la escalabilidad como tu forma de entender el proyecto. Te sugerimos contar con una plataforma de gestión de proyectos única que te permita integrar otras herramientas y dar seguimiento de forma fácil a todas las tareas e iniciativas que estén en marcha.

• Elabora el plan de negocio o plan estratégico del proyecto: Redacta un plan empresarial completo y detallado que resulte atractivo para los potenciales inversionistas, y acompáñalo de un elevator pitch.

• Conforma un equipo competente que te permita delegar responsabilidades y enfocarte en otros aspectos del negocio o proyecto; es fundamental contar con personas idóneas para llevar a cabo la expansión de tu empresa.

• Apuesta por el marketing digital: Invierte en marketing digital de forma consistente. Se trata de un camino eficaz para lograr dar a conocer tus productos y/o servicios y ofrece una gran flexibilidad, así como gran cantidad de datos e información de tus usuarios.

Cualidades de un proyecto escalable

Los pilares fundamentales de un negocio escalable son la anticipación, la dimensión, la adaptación, la inversión y el autoservicio.

La anticipación implica prever las necesidades de crecimiento y permitir que la escalabilidad ofrezca un margen controlable de crecimiento. La dimensión implica diseñar procesos indicadores y umbrales capaces de alertar con antelación la necesidad futura de recursos para el modelo de negocio.

La adaptación implica estudiar el mercado, la competencia, los flujos de inversión y los marcos macroeconómicos para lograr economías de escala que disminuyan los costos de producción.

La inversión es necesaria para garantizar una base mínima de recursos económicos, materiales y humanos, y se pueden utilizar diversas estrategias de financiación y modelos de inversión para potenciar la escalabilidad.

Por último, el autoservicio implica diseñar procesos que permitan a los clientes disminuir algunos de los costos existentes en el modelo de negocio.

Tipos de escalabilidad de un proyecto

Cuando pienses en escalabilidad puedes distinguir entre varios tipos y dimensiones de escalabilidad. Un tipo de escalabilidad muy frecuente se refiere a los sistemas informáticos, tanto hardware como software de una empresa. Para poder escalar un proyecto necesitarás también contar con los equipos y el software necesario.

• Escalabilidad horizontal: Cuando escalas de forma horizontal incorporas nuevo hardware a tu base tecnológica para poder satisfacer el incremento de la demanda.

• Escalabilidad vertical: Escalar verticalmente, en cambio, significa añadir componentes a los ordenadores que ya tienes. Por ejemplo: incrementar la capacidad de los discos duros, mejorar los procesadores, bases de datos o cpus ...

Pero la escalabilidad de un negocio no sólo tiene que ver con la infraestructura informática y tecnológica de la organización. Existen otros factores relevantes. Por eso podemos distinguir también varias dimensiones de escalabilidad:

• Escalabilidad administrativa: Cuando un negocio es escalable de forma administrativa, éste podrá crecer sin importar las organizaciones que necesiten compartir el producto o servicio.

• Escalabilidad geográfica: Para que tu proyecto sea escalable geográficamente el resultado del mismo y su calidad no debe variar en función de la distancia de los usuarios.

• Escalabilidad en carga: Se trata de repartir el trabajo para hacer frente a un incremento de solicitudes asignando las tareas de forma adaptada.

Beneficios de la escalabilidad en un proyecto

Desde aprovechar nuevas oportunidades en el mercado hasta mejorar la gestión de recursos o la gestión del cambio en las empresas, las ventajas y beneficios de la escalabilidad en los negocios es múltiple:

Crecimiento garantizado

La escalabilidad en un proyecto o negocio garantiza mayores posibilidades de crecimiento sin comprometer el resultado final o la calidad del producto. Un sistema escalable (ya sea un proyecto o negocio) permitirá así ampliar el negocio, y llegar a más usuarios.

Gestión eficaz de la inversión y dinero

Un tipo de negocio escable cuenta siempre con las mejores y más adecuadas tecnologías para, de esta forma, poder adaptarse a crecimientos rápidos sin realizar grandes cambios. Contar con el mejor talento y los mejores recursos supondrá así un ahorro a largo plazo para este tipo de empresas. 

Valor empresarial

Como ya hemos visto, las empresas escalables suelen contar con una sólida base tecnológica, sistemas de Business Intelligence e infraestructuras que les permiten poder gestionar los retos de los entornos VUCA en los que crecen.

Gestión del cambio rápida

Los proyectos escalables o empresas escalables nacen y se desarrollan con continuos cambios. Los participantes o equipos que trabajan con la escalabilidad están habituados al cambio constante y son capaces de afrontarlos de forma eficaz y rápida. La mejora continua a la que deben someterse los proyectos escalables hace que sus miembros estén habituados a los entornos cambiantes.

Implanta la escalabilidad desde ya en tus proyectos para crecer

Comienza ya a definir los objetivos de tu proyecto escalable y conecta estos objetivos con tus tareas y equipos con un plataforma de gestión de proyectos. Una herramienta de gestión de proyectos es una pieza fundamental en la implantación de la escalabilidad en los negocios. Proporciona una visión clara y unificada del progreso del proyecto y del estado actual del mismo. Esto permite a los miembros del equipo colaborar eficazmente y garantizar que el proyecto se esté moviendo en la dirección correcta.

Además, una herramienta de gestión de proyectos también puede ayudar en la planificación y asignación de recursos, lo que es esencial para la escalabilidad. A medida que una empresa crece, es necesario asignar los recursos adecuados a los proyectos para garantizar que se completen a tiempo y dentro del presupuesto. También puede ayudar a identificar las necesidades de recursos, como la contratación de nuevos empleados o la inversión en tecnología, y a asignarlos de manera efectiva para maximizar su rendimiento y aumentar la eficiencia del proyecto en general.