¿Qué hay en la agenda? Cómo organizar reuniones efectivas

Reuniones, reuniones y más reuniones. Entre las sincronizaciones periódicas del equipo, las reuniones de planificación, las lluvias de ideas y los controles de los proyectos, es probable que tu Calendario esté lleno de reuniones. Y probablemente así sea.

Si las reuniones ocupan gran parte de tu tiempo, debes estar aprovechándolas al máximo, ya sea como líder o como participante, ¿verdad? Lamentablemente, la mayoría de las reuniones están destinadas a fracasar. El objetivo final no está claro (o ni siquiera se ha identificado), no hay una agenda para guiar la reunión y las personas salen con más preguntas que respuestas. Los empleados quieren ser productivos y sentir que están dedicando su tiempo a las cosas que importan, pero cuando las reuniones carecen de estructura, se sienten ineficaces y como una pérdida de tiempo.

Dado que la jornada laboral es limitada, aquí hay un proceso fácil de seguir para llevar a cabo reuniones efectivas para que todos entren sabiendo qué se va a discutir y salgan sabiendo cuáles son los próximos pasos.

Es hora de prepararse: crea y comparte la agenda de la reunión

1. Identifica el propósito y el objetivo de la reunión

Antes de comenzar a revisar los calendarios de las personas, pregúntate: “¿Qué necesitamos lograr en esta reunión?” Si es una reunión recurrente, esto también te ayudará a determinar con qué frecuencia necesitas reunirte. Si estás programando una sesión de planificación, por ejemplo, el propósito podría ser identificar los hitos clave para los objetivos anuales de tu equipo, y el objetivo podría ser determinar las fechas límite y quién es responsable de cada hito. Una vez que hayas definido el propósito y el objetivo, puedes comenzar a trabajar en la programación.

2. Qué debes incluir en la agenda de la reunión

Ahora que sabes por qué estás teniendo la reunión, es hora de crear una agenda que mantenga la discusión en el buen camino. Si bien es tentador garabatear rápidamente en una nota justo antes de la reunión, preparar tu agenda con anticipación te asegurará priorizar las cosas correctas y no olvidar algo importante.

Comienza por describir los temas en los que quieres centrarte en la reunión. Para tu reunión de planificación anual, esto podría ser discutir resultados, lluvia de ideas y acciones pendientes para avanzar en la planificación. Para ayudar a mantener todo (y a todos) en el camino correcto, asigna bloques de tiempo a cada tema para que puedas abordar todo lo que necesitas discutir.

3. Agregar temas de discusión

Ahora es el momento de agregar los temas que quieres discutir. Agrégalos a la sección correspondiente de la agenda para que se debatan en el momento adecuado durante la reunión. Cuanto más detalles agregues sobre lo que te gustaría discutir, mejor.

Si creas la agenda en la herramienta donde das seguimiento al trabajo, será fácil agregar el trabajo existente o vincular las tareas relevantes para que todos tengan el contexto que necesitan y tú no tengas que hacer un trabajo adicional.

Hemos estado tomando medidas conscientes para llevar a cabo reuniones de manera más efectiva y ser más productivos, y Asana está demostrando ser un ingrediente importante para impulsar esa iniciativa.”

4. Comparte la agenda con los asistentes antes de la reunión

Para ir directo al grano, comparte la agenda con los asistentes con anticipación. Si está lista y puedes incluirla en la invitación a la reunión, aún mejor. De esta manera, los asistentes tendrán tiempo para familiarizarse con los temas de discusión, preparar cualquier información que se necesite o hacer preguntas aclaratorias antes de la reunión. Además, esto les da a otros la oportunidad de agregar o sugerir temas si falta algo.

Comencemos: cíñete a la agenda y captura las acciones pendientes sobre la marcha

5. Asigna a un encargado para que tome notas

Tus notas servirán como registro escrito de la discusión, las decisiones y los próximos pasos. También son útiles para las personas que no pudieron asistir a una reunión (los conflictos de calendario son reales), pero necesitan saber lo que sucedió. Así que, antes de que comience la reunión, asigna a alguien para que tome notas. Lo ideal es que las tome en la misma herramienta que tu agenda y tu trabajo. De esta manera, cuando las personas necesiten consultar las decisiones sobre los hitos y los proyectos que surgieron de la reunión de planificación, sabrán exactamente dónde buscar.

6. Trabajar con los elementos recurrentes de la agenda y los temas de discusión

Este es el momento de fomentar la participación a medida que avanzas en cada tema. Con suerte, las personas vendrán preparadas con información, pensamientos y preguntas, ya que están familiarizadas con la agenda (porque la compartiste con anticipación 😉). Quieres que tus compañeros de equipo sientan que su voz es importante. Además, las grandes ideas surgen cuando las personas pueden intercambiar ideas libremente entre sí. Y como hay una estructura, la discusión se mantendrá enfocada a medida que pasas de un tema a otro.

7. Asigna acciones pendientes sobre la marcha

Da seguimiento y asigna acciones pendientes a medida que surjan, en lugar de esperar hasta el final. No olvides incluir también fechas de entrega para las acciones pendientes. Esto hará que los compañeros de equipo se responsabilicen y que las expectativas queden claras. Y es mejor dar seguimiento a esto en tu agenda (como en la plantilla de agenda anterior) para que los compañeros de equipo puedan consultar las notas de la reunión para obtener contexto.

Reunión finalizada

Una vez que termines tu reunión, no tendrás que perder tiempo enviando las notas o asignando acciones pendientes, ya estarán hechas. Y aunque se necesita un poco de tiempo por adelantado para prepararte para la reunión, el beneficio de organizar una reunión productiva y efectiva es (casi) invaluable. Con un propósito claro, una agenda y una discusión práctica, todos llegarán sabiendo qué discutir y se irán sabiendo qué sigue. Y tú serás la estrella de la reunión.

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