7 consejos para gestionar un equipo descentralizado

Con una economía cada vez más global surge la necesidad de contar con equipos globales para atender a los clientes dondequiera que estén. Este tipo de equipo, con miembros en diferentes lugares y zonas horarias, se conoce como equipo descentralizado. Aunque hay una variedad de beneficios para los equipos descentralizados, también presentan desafíos.

¿Qué es la gestión de equipos descentralizados?

La gestión de equipos descentralizados es gestionar miembros del equipo dispersos en una variedad de lugares diferentes, sin una oficina central. Por ejemplo, las organizaciones que tienen algunos miembros del equipo en una oficina en una ciudad, algunos trabajando de forma remota y otros en una oficina diferente son ejemplos de equipos descentralizados.

La gestión de equipos descentralizados conlleva gestionar estos tipos de equipos que se encuentran dispersos en diferentes lugares. Debido a la estructura única de los equipos descentralizados, la gestión puede ser más desafiante que para un equipo presencial más tradicional que se encuentra en un mismo lugar.

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¿Cuál es la diferencia entre equipos descentralizados, equipos remotos y equipos híbridos?

Si bien algunas personas pueden usar los términos “equipos descentralizados” y “equipos remotos” de forma indistinta, hay algunos matices que los diferencian. Los equipos descentralizados son aquellos que se encuentran en diferentes lugares, algunos de los cuales pueden trabajar en oficinas. Los equipos remotos son los que no tienen una oficina física específica y todos los miembros del equipo están en una ubicación diferente. Los equipos híbridos tienen un poco de cada mundo: tienen espacios de tiempo dedicados a reunirse en oficinas centralizadas y días que son flexibles para que los empleados puedan elegir si trabajar desde casa o en la oficina.

¿Por qué optar por la gestión de equipos descentralizados?

Los equipos descentralizados son esenciales para las empresas que tienen un público internacional. Un equipo descentralizado proporciona muchos beneficios a la empresa. A continuación, te presentamos algunas razones por las cuales es beneficioso:

• Te proporciona mejor acceso a tu mercado objetivo. Si estás buscando llegar a un mercado que está fuera de tu zona horaria habitual, tener presencia en ese mercado objetivo es la forma más fácil de llegar a ese público. Por ejemplo, si tienes una empresa con sede en California, pero tu mercado objetivo está en Nueva York, solo coincidirás con tus clientes potenciales durante unas pocas horas de trabajo al día. Sin embargo, si tienes miembros de tu equipo en Nueva York, el 100 % de tus horas de trabajo se alinearán con ese mercado objetivo. 

• Se amplía el alcance de tu búsqueda de talento. Uno de los beneficios de tener un equipo remoto o descentralizado es que puedes expandir la búsqueda de talento mucho más allá que los límites de una ciudad. Esto te brinda la oportunidad de hablar con muchas más personas talentosas que si te limitaras a encontrar un candidato en una ciudad específica o a reubicarlo en una ciudad base. Además, los valores de los empleados están cambiando drásticamente: muchas personas ahora buscan específicamente trabajos que ofrezcan opciones remotas para poder pasar más tiempo con su familia. Ampliar tus beneficios para ofrecer lo que estas personas solicitan hace que tu equipo tenga la posibilidad de incluir más candidatos de alto nivel.

• Puede ser más asequible (tanto para el empleador como para el empleado). Para los empleadores, gestionar un equipo descentralizado puede ser más asequible que gestionarlo en la oficina, porque la empresa no tiene que pagar el costo de los gastos generales básicos, como el espacio de oficina. Las empresas que gestionan equipos descentralizados pueden ahorrar dinero pagando a los miembros del equipo en función del costo de vida de un empleado específico, lo que le ahorra dinero a la empresa dependiendo del lugar donde se encuentren. Los empleados pueden ahorrar dinero porque están pagando menos en combustible o transporte público para ir a trabajar, además de ahorrar dinero al no comprar café y el almuerzo fuera de casa.

7 consejos para gestionar un equipo descentralizado

Gestionar un equipo descentralizado es muy diferente a gestionar un equipo tradicional de manera presencial. A continuación, te damos algunos consejos que te ayudarán a gestionar tu equipo descentralizado.

1. Organiza reuniones periódicas

Organizar reuniones a la misma hora todas las semanas proporciona a los miembros del equipo un horario regular. Esto les da la oportunidad de organizarse en torno de esas reuniones cuando sea necesario, para que puedan estructurar sus días de trabajo de la manera que mejor les funcione. También es importante mantener la coherencia en el contenido de las reuniones, para que los miembros del equipo sepan cómo y cuándo contribuir a estas reuniones periódicas del equipo cuando sea necesario. Si uno de los miembros de tu equipo no puede asistir a una reunión periódica, ofrécele la opción de obtener información de forma asincrónica. Grabar las reuniones o compartir notas de la reunión después de finalizadas es una excelente manera de mantener a todos informados.

Aspectos para considerar

¿Qué hacer si los horarios de los miembros de tu equipo no coinciden en lo absoluto? En lugar de hacer reuniones semanales, trabaja con un ciclo de dos semanas. Josh Zerkel, jefe de la Comunidad Global en Asana, va rotando entre dos horarios de reuniones, ya que parte de su equipo está ubicado en Europa y la otra en Asia, mientras que él se encuentra en San Francisco. Una semana se reunirá por la mañana, horario estándar del Pacífico, y la siguiente se reunirá durante la tarde, horario estándar del Pacífico. Él graba todas las reuniones, por lo que, independientemente de quién pueda asistir, los miembros del equipo podrán acceder a las grabaciones de forma asincrónica.

2. Define las expectativas durante el proceso de incorporación

Si bien es una práctica recomendada para cualquier empresa, es importante establecer durante el proceso de incorporación las normas sobre cómo se comunicará tu equipo descentralizado. Proporciona información sobre las formas aceptables de comunicación durante el horario laboral, dónde se comparte la información y cómo comunicarse con miembros específicos del equipo. Todos estos son aspectos que es bueno abordar desde el principio durante el proceso de incorporación. Definir las expectativas desde el principio permite que las personas establezcan sus propios límites, además de los límites estándar que establece la empresa.

Aspectos para considerar

Si bien es importante capacitar a los miembros recién incorporados con respecto a las mejores prácticas de la empresa, también es importante que tú, como gerente, te mantengas actualizado tanto en relación con las mejores prácticas de tu empresa como con la forma en que se comunican los miembros de tu equipo. Los estilos de comunicación varían según la cultura, por lo que la comunicación efectiva con alguien de Japón puede ser diferente en comparación con alguien que vive en Nueva York.

Reconoce que cada cultura es diferente: algunas son más directas, a otras les cuesta más proporcionar comentarios o pedir ayuda. Asegúrate de comprender las normas culturales de cada uno de los miembros del equipo para estar mejor preparado como gerente.”

3. Respeta los límites

Es importante respetar los límites establecidos por la empresa, tu equipo y los miembros individuales del equipo cuando se trabaja en un equipo descentralizado. No te conviene encontrarte con una situación en la que un miembro del equipo de San Francisco envía un email a otro miembro del equipo en Berlín a las 4:00 p. m. (hora estándar del Pacífico), esperando una respuesta inmediata. Esto no solo es una falta de respeto hacia el tiempo del miembro del equipo de Berlín, sino que el miembro del equipo ubicado en la costa oeste de EE. UU. no obtiene la información que necesita de una manera que se ajuste a su flujo de trabajo. Conocer mutuamente los límites y establecer procesos para alinearse con esos límites ayuda a prevenir este tipo de situaciones.

Aspectos para considerar

A veces tendrás que aceptar el hecho de que tu horario de trabajo se extenderá más allá del horario normal de 9:00 a 17:00, por lo que debes ser flexible. Esto no necesariamente significa que siempre debas trabajar 18 horas al día, pero sí que habrá días en los que te conectarás temprano o permanecerás en línea hasta tarde para adaptarte a los que trabajan en diferentes zonas horarias.

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4. Ofrece más de una plataforma de comunicación

Trabajar en un equipo descentralizado significa que los horarios pueden ser un poco más flexibles que el trabajo tradicional de 9:00 a 17:00. Para algunos miembros del equipo, esto puede significar recibir llamadas o responder emails sobre la marcha. Ofrecer múltiples formas de comunicación, como el software de mensajería que ofrece Slack, aplicaciones de videoconferencia como Zoom o una plataforma de gestión del trabajo como Asana, brinda a los miembros de tu equipo opciones sobre cómo comunicar la información correcta en el lugar correcto. Proporcionar una forma para que tu equipo se comunique a través de su dispositivo móvil también les brinda la capacidad de trabajar de la manera que mejor se adapte a ellos y a su horario.

Aspectos para considerar

Si bien tener diferentes formas de comunicación es excelente, los mensajes se pueden cruzar rápidamente. Asegúrate de que haya un sistema central de registros donde se alojen todas las decisiones finales. Esto es especialmente útil si tienes miembros del equipo cuyo idioma nativo es diferente al tuyo: usar videos en lugar de lenguaje escrito puede ayudar a transmitir el tono y el contexto más fácilmente que las comunicaciones en texto.

5. Establece objetivos claros y medibles y la manera en que tu equipo los alcanzará

Establecer objetivos claros y medibles significa que tu equipo puede desarrollar un plan de acción con relación a cómo alcanzar esos objetivos. Esto, a su vez, establece expectativas claras sobre el trabajo que los miembros de tu equipo deben realizar para lograr esos objetivos. Tener estos dos aspectos en funcionamiento proporciona a los miembros de tu equipo descentralizado la autonomía para hacer el trabajo necesario en el momento que les resulte más conveniente. Siempre que realicen el trabajo antes de los plazos, tienen la libertad de trabajar de la manera que más les convenga.

Aspectos para considerar

Si bien alcanzar tus objetivos es excelente, celebrar los logros del equipo es de especial importancia para los equipos descentralizados. Dado que puede ser un desafío para todos encontrar un momento para reunirse, es importante celebrar los logros juntos. Asegúrate de planificar reuniones, ya sean virtuales o en persona, para compartir momentos y celebrar juntos.

6. Organiza reuniones periódicas para socializar

Uno de los principales inconvenientes de gestionar un equipo descentralizado es que los miembros del equipo no tienen muchas oportunidades para las interacciones sociales, algo que ayuda a desarrollar la camaradería del equipo. Asegúrate de destinar un tiempo para conversar regularmente con los miembros del equipo descentralizado sobre temas ajenos al trabajo, o para organizar sesiones de trabajo regulares donde los miembros del equipo se sientan y trabajan juntos de forma remota.

Aspectos para considerar

Si trabajas con miembros del equipo que se encuentran en la misma oficina que tú, ten en cuenta las conversaciones casuales. Estas conversaciones son importantes para construir una relación con los miembros del equipo, pero ten cuidado de no aislar tu oficina sin querer, desconectándote de aquellos miembros del equipo que no están en la misma oficina que tú.

7. Proporciona autonomía (pero realiza supervisiones periódicas)

Cuando trabajas en un equipo descentralizado, conectarte con los miembros de tu equipo puede ser un poco más desafiante porque no tienes la libertad de comunicarte con ellos como lo harías en la oficina. Por eso es importante que los gerentes supervisen a los miembros de su equipo de manera regular para ver cómo va el progreso. Los controles regulares brindan a los miembros del equipo el apoyo que necesitan para realizar su trabajo. Si se produce algún obstáculo, habrá un tiempo reservado para que analicen cómo resolverlo contigo.

Aspectos para considerar

Las reuniones individuales coherentes y regulares, con los miembros del equipo, son una manera fácil de garantizar que tus subordinados directos tengan un tiempo dedicado para abordar cualquier problema de trabajo. También ofrecen un canal para que tu equipo te brinde comentarios, ya sea de forma abierta o anónima. Esto les da la opción de proporcionar críticas, para que puedas brindarles el apoyo que necesitan para tener éxito.

Mira cómo tu equipo descentralizado logra grandes cosas juntos

Gestionar un equipo descentralizado conlleva algunos desafíos logísticos, pero poder ver el crecimiento de un equipo diverso es gratificante, para ti y para tu empresa. Con el crecimiento internacional de las empresas, cada vez será más común ver a los miembros de equipos de todo el mundo colaborar y lograr grandes cosas juntos.

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