Al comienzo de la pandemia de COVID-19, todos, desde empresas hasta presidentes, se registraron para obtener una cuenta de Zoom. Este proveedor líder de comunicaciones conecta a millones de empresas, amigos y familias con herramientas de video, voz, chat e intercambio de archivos. Para las organizaciones, las videoconferencias tienen un rol clave cuando los empleados no pueden reunirse con los clientes personalmente y los equipos no pueden trabajar físicamente uno al lado del otro.

Zoom creció de unos 2400 empleados en enero de 2020 a más de 5700 en todo el mundo en junio de 2021. El departamento de TI y Servicios Empresariales mantiene a todos conectados. Gregory Daniels, gerente sénior de Gestión del Programa de Tecnología, lidera un equipo centrado en la gestión de programas y proyectos de TI. Ellos supervisan los cambios y las implementaciones de sistemas, como el lanzamiento de Okta de Zoom y el programa “Trae tu propio dispositivo” en toda la empresa. Estas iniciativas globales, con presupuestos de millones de dólares, tienen un impacto en casi todos en la empresa.

Greg también dedicó su tiempo a desarrollar la cultura de gestión de proyectos de Zoom. Cuando se unió a la empresa, los equipos tenían dificultades para colaborar, ya que contaban con diferentes hojas de cálculo, emails y plataformas de gestión del trabajo. Esta mezcla de herramientas simplemente no estaba funcionando:

• Los equipos de ingeniería y desarrollo utilizaban Jira, pero los equipos de marketing y ventas no, lo que dificultaba la visibilidad de los próximos lanzamientos de funciones de la plataforma.

• Algunos equipos respondían solicitudes de trabajo de todas las áreas, y resultaba difícil definir el alcance de los nuevos proyectos y priorizarlos.

• Las actualizaciones del progreso para los ejecutivos se presentaban con diapositivas que los equipos actualizaban manualmente mediante un proceso tedioso.

La fuerza laboral de Zoom necesitaba una solución más eficaz para comunicarse a medida que la empresa crecía.

A medida que Zoom crecía, queríamos tener una vista estandarizada de todo lo que estaba sucediendo para poder priorizar el trabajo y tomar decisiones de negocios. Necesitábamos visibilidad, responsabilidad y coherencia en la forma en que se realizaba el trabajo y se intercambiaba la información entre los equipos.”

Una solución para unir a los equipos técnicos y comerciales

Greg y sus colegas de TI comenzaron a explorar las plataformas de gestión del trabajo disponibles. Una de las principales prioridades era lograr que los equipos técnicos y comerciales de Zoom trabajen juntos para eliminar los problemas de último momento en los lanzamientos. Necesitaban una plataforma compatible con Jira y que fuera lo suficientemente flexible como para adaptarse a diferentes flujos de trabajo de varios departamentos.

También era importante que las personas pudieran comenzar a trabajar en la herramienta sin que TI tenga que configurarla. De hecho, cientos de empleados de Zoom ya usaban Asana. Esto, junto con la flexibilidad, la integración nativa con Jira y su posición de liderazgo en el mercado ayudaron al equipo de TI a elegir Asana como la plataforma estándar de Zoom.

Claramente, Asana es el líder en el mercado de soluciones de gestión del trabajo y eso es lo que estábamos buscando.”

Implementación: enseñar a todos a gestionar proyectos “a la manera de Zoom”

Inicialmente, TI implementó Asana en cinco departamentos y, a medida que los gerentes agregaban proyectos en la plataforma, sus compañeros de equipo los seguían. Cada vez más grupos se sumaron después de descubrir el valor de centralizar el trabajo, con un enlace fácil de compartir a un proyecto de Asana que incluía todo. TI también logró la aceptación de los líderes al trasladar las revisiones comerciales mensuales a Asana.

Según Greg, “una vez que oficializamos Asana, fue evidente que todos estaban esperando una herramienta de gestión del trabajo y, con el tiempo, cada vez más personas la usaban”. Al trabajar en Asana, Zoom ahorró un 200 % de tiempo año tras año a medida que aumentaba la adopción.

El equipo de Greg utilizó la implementación de Asana para enseñar a los empleados habilidades de organización generales y la “manera de Zoom” de hacer las cosas. “Asana es nuestro salón de clases para ayudar a las personas a aprender una nueva forma de gestionar proyectos”, dijo. “La usamos para enseñar habilidades fundamentales de gestión de proyectos y cómo trabajar de una manera repetible y escalable para lograr resultados”.

En la actualidad, Zoom tiene algunos expertos en Asana en cada departamento, que capacitan a los nuevos empleados con respecto a los flujos de trabajo de su grupo, mientras que el equipo de Greg está disponible para ofrecer capacitaciones adicionales y diseñar proyectos complejos. A menudo, comparten la configuración de Asana del equipo de seguridad como un ejemplo de cómo estructurar portafolios y estandarizar proyectos.

Cómo los equipos técnicos y los no técnicos trabajan juntos en Asana

Los departamentos de Zoom usan Asana como fuente de información.

La relación entre equipos de ingeniería y de negocios: Los equipos de ingeniería gestionan las tareas diarias en Jira, y estas se sincronizan con Asana, por lo que no necesitan informar al equipo de marketing en cada lanzamiento. “Solucionó por completo todas las dificultades”, dice Greg.

Marketing: El equipo de marketing, distribuido en todo el mundo, usa Asana para planificar campañas y eventos, así como para gestionar las solicitudes entrantes de otros equipos de Zoom.

Servicios empresariales y TI: TI usa Asana para implementaciones globales y cambios de sistemas, como el programa “Trae tu propio dispositivo”, que logró una participación de más de un 90 %. “Asana facilitó la gestión de cambios”, según Greg. “Podíamos identificar cada pequeña subtarea necesaria para ayudar a los empleados de Zoom a comprender el programa, que era demasiado complejo para usar una hoja de cálculo y tener éxito”.

Seguridad: El equipo de seguridad usa Asana para mantener los proyectos actualizados en tiempo real, así todos pueden conocer su estado. Esto es esencial para las grandes implementaciones técnicas del equipo y los cambios en toda la empresa, que pueden involucrar a hasta 20 colaboradores y muchos más participantes. El equipo utiliza portafolios para organizar iniciativas continuas a gran escala y portafolios anidados para proyectos dentro de otros.

Cuando avanzas tan rápido como organización, es importante estar en sintonía y contar con una herramienta centralizada para que las personas puedan asumir la responsabilidad.”

Los equipos usan un conjunto estándar de funciones de Asana, pero las aprovechan de manera flexible para adaptarlas a sus procesos.

Los proyectos son la fuente de información. Los resúmenes del proyecto brindan el contexto sobre los objetivos, el alcance, el tiempo y el costo, de modo que nadie necesite consultar con el gerente del proyecto.

Los portafolios agrupan los proyectos por programa, definen claramente las cargas de trabajo del equipo y la disponibilidad, y permiten a los gerentes hacer un seguimiento del estado en una única vista.

Las integraciones como Jira Cloud conectan a los equipos técnicos y de negocios. Además, la integración con Zoom permite a los asistentes a la reunión tomar notas en una tarea de Asana dentro de una reunión de Zoom. Zapier ayuda a automatizar los pasos en los flujos de trabajo, mientras que con Google Drive es posible conectar los archivos con los proyectos a los que pertenecen.

Los formularios ayudan a los equipos a recopilar solicitudes entrantes de fuentes internas en un canal. Por ejemplo, el equipo de creación de contenido del departamento de Asistencia a las Operaciones de Venta recopila toda la información por adelantado en un formulario de Asana estándar. Según Greg, “Permitió cumplir con el proceso desde el primer día. Comparten un enlace al formulario, reciben una solicitud segura, conocen el alcance y proporcionan una fecha de entrega estimada”.

Pueden iterar rápidamente en su proceso al cambiar los campos en el formulario de Asana. Los empleados de Zoom envían casi 900 formularios por mes y las eficiencias que lograron permiten a la empresa ahorrar un estimado de 335 días de trabajo al año.

Las plantillas proporcionan un punto de partida para nuevos proyectos, lo que ahorra tiempo y garantiza que ningún paso se pase por alto. “Con una plantilla de Asana”, dice Greg, “una hora de planificación del proyecto se convierte en solo quince o veinte minutos. Una reunión inicial de una hora se reduce a la mitad. El ahorro de tiempo es significativo”.

Zoom ahorra 667 días laborales al año

En la actualidad, Zoom ahorra aproximadamente 667 días laborales al año con funciones de Asana como los formularios, los comentarios, las plantillas y más. Eso es más de dos años de semanas laborales típicas de 40 horas.

Algunos equipos abandonaron la preparación manual de las actualizaciones para los ejecutivos mediante una presentación con diapositivas. En su lugar, usan portafolios para brindar a los líderes un panorama global y completo de todas las iniciativas. También es fácil saber cuándo los grupos están trabajando en proyectos similares, para unificar el trabajo y combinar los esfuerzos.

Según el Índice de la anatomía del trabajo, esta duplicación es común, y los trabajadores del conocimiento dedican el 13 % de su tiempo a tareas que ya se completaron. Este problema se vuelve más habitual cuando un empleado usa muchas aplicaciones para trabajar. En Zoom, la capacidad de centralizar los proyectos permitió eliminar las redundancias.

Cuando todos los cronogramas, las tareas y las comunicaciones están en un solo lugar, la colaboración remota se vuelve más sencilla.

La organización y la disciplina ayudan a las empresas a crecer

A medida que las competencias de gestión de proyectos de Zoom continúan expandiéndose, surgen más grupos como el de Greg en la empresa, que siguen promoviendo e innovando la “manera de Zoom” y ayudan a todos a trabajar de forma ágil y a escala.

Cuando los empleados trabajan juntos en Asana, Zoom puede reducir la brecha entre los equipos, al igual que sus productos ayudan a acercar a colegas, seres queridos e incluso presidentes.

A fin de ampliar la adopción, capacitamos a las personas para que utilicen Asana sin necesidad de que los gerentes de proyecto los supervisen. Nos gusta trabajar de manera flexible, con suficientes pautas para que las personas puedan crear sus propios proyectos.”