Transformación de la colaboración global de WRI

WRI adoptó Asana para centralizar el trabajo, aumentar la transparencia y simplificar la colaboración, y así brindar a sus equipos globales las herramientas necesarias para trabajar de manera más eficiente. Al conectar el trabajo con los objetivos estratégicos y ofrecer visibilidad en tiempo real, Asana transformó la forma en que opera WRI, lo que ayudó a la organización a abordar iniciativas complejas a escala.

Nuestra misión de lograr un impacto global para las personas, la naturaleza y el clima requiere un sistema de trabajo escalable e interconectado para respaldar operaciones cada vez más complejas. Elegimos Asana por su capacidad para unificar nuestros flujos de trabajo, eliminar el aislamiento y mejorar la transparencia y la responsabilidad en una estructura matricial.

Don Spencer, Director Financiero en funciones

Al centralizar el trabajo, estandarizar los procesos y aumentar la transparencia, Asana se ha convertido en una piedra angular para el trabajo de WRI, lo que mejora la capacidad de la organización para ofrecer un acceso equitativo, restaurar los ecosistemas y mitigar los impactos del cambio climático. Este uso de Asana le valió a la organización el premio Social Impact Work Innovation Award de Asana, que reconoce su uso de procesos innovadores para impulsar un cambio duradero y crear un mundo más sostenible. 

Si no operamos de manera efectiva, esto afecta nuestra capacidad para cumplir nuestras promesas. Asana nos ayuda a garantizar que estamos cumpliendo con los resultados a los que nos hemos comprometido, ya sea con nuestros donantes, socios o con las personas y los ecosistemas a los que prestamos servicios.

Kemoy Liburd-Chow, líder de Gestión de Proyectos, Operaciones

Adaptar la adopción para satisfacer las necesidades únicas del equipo

Cuando WRI comenzó su experiencia con Asana en 2022, la organización tenía 800 licencias dispersas en varios equipos, lo que daba como resultado un uso fragmentado y una adopción inconsistente. Al reconocer la necesidad de un enfoque más unificado para gestionar el trabajo, se asociaron con el Equipo de Servicios Profesionales de Asana para respaldar los esfuerzos de capacitación y fomentar la adopción. 

En lugar de depender de capacitaciones masivas, el Equipo de implementación desarrolló un enfoque personalizado que priorizaba reunirse con los usuarios donde estuvieran, ya fuera a nivel individual, de proyecto, programático u organizacional. Esto incluyó lo siguiente:

• Sesiones específicas para cada Equipo que abordaron los desafíos únicos de cada equipo, con un enfoque en soluciones tangibles y mostrando un valor inmediato.

• Implementaciones país por país centradas en grupos pequeños e interacciones individuales. 

• Capacitaciones personalizadas que destacaron la flexibilidad de Asana y mostraron cómo la plataforma podría permitir a cada Equipo simplificar sus flujos de trabajo y trabajar de forma más inteligente.

Hoy en día, poco más de 2000 empleados en más de 60 Equipos confían en Asana, lo que representa un aumento del 140 % en solo dos años y la convierte en un facilitador estratégico para la colaboración global de WRI.

La gente suele pensar que la gestión de proyectos es rígida, pero no lo es, porque cada proyecto es único. Es por eso que nos enfocamos en mostrar a los equipos cómo pueden usar Asana de manera que se adapte a sus necesidades específicas, donde sea que estén, ya sea a nivel individual, proyecto por proyecto, a nivel de programa o en toda la organización.

Kemoy Liburd-Chow, líder de Gestión de Proyectos, Operaciones

Impulsar la alineación y la eficiencia en todos los equipos globales

WRI adoptó Asana para abordar la complejidad de sus iniciativas globales. Al aprovechar la plataforma, transformaron la manera en que los equipos trabajan juntos, lo que permitió a la organización cumplir mejor sus compromisos con los donantes, los socios y las comunidades.

Fortalecimiento de la colaboración entre las regiones y los socios

• Centralizar el trabajo en Asana les da a todos visibilidad de los portafolios y proyectos relevantes, lo que permite a los miembros del equipo ver lo que sucede en tiempo real.

• Los equipos colaboran sin problemas en todas las regiones y acceden a las actualizaciones directamente en la plataforma en lugar de tener que esperar a que sus colegas se conecten.

• Se invita a los socios externos a proyectos compartidos, lo que facilita la colaboración en un espacio centralizado.

• Las integraciones con herramientas como Outlook, Microsoft Teams y SharePoint garantizan que los equipos puedan convertir fácilmente los emails en tareas y vincular archivos en vivo a los proyectos, lo que mantiene a todos alineados y elimina los problemas de control de versiones.

Vincular el trabajo con los objetivos estratégicos para lograr un mayor impacto

• WRI utiliza la función Objetivos de Asana para proporcionar visibilidad de los objetivos y las prioridades institucionales, lo que fomenta una comprensión compartida en toda la organización de cómo el trabajo individual contribuye a la misión general.

• Los objetivos son visibles para todos los equipos, lo que fortalece la alineación y la claridad sobre cómo el trabajo específico se conecta con el impacto y lo genera.

• Esta visibilidad respalda la planificación y la priorización tanto a nivel de Equipo como de organización, y los líderes pueden acceder a análisis de datos que les ayudan a asignar recursos de manera efectiva y a hacer un seguimiento del progreso hacia los objetivos estratégicos.

Ahorro de tiempo y aumento de la eficiencia con la estandarización y la automatización

• Los equipos aprovechan Asana, incluidas las funciones de IA de la plataforma, para automatizar el trabajo manual, lo que les permite ahorrar más de 8000 horas al año (aproximadamente 1000 días laborales al año) y tener más tiempo para las tareas de alto impacto. 

• Con el estado inteligente, los equipos generan rápidamente resúmenes de proyectos y portafolios, mantienen a las partes interesadas actualizadas sobre el progreso y las prioridades con un esfuerzo mínimo y reducen la necesidad de reuniones frecuentes.

• Los Campos inteligentes generan automáticamente campos personalizados específicos para los proyectos de WRI, lo que permite a los equipos iniciar el trabajo más rápido, mantener la uniformidad en todas las tareas y dar seguimiento a los datos de manera efectiva para simplificar la elaboración de informes.

• Las reglas de Asana automatizan las tareas rutinarias, como mover tareas entre secciones, notificar a los miembros del equipo sobre actualizaciones críticas y actualizar los campos personalizados en función de las selecciones de tareas.

• Los Formularios de recepción agilizan el proceso de solicitudes, eliminan la necesidad de revisar manualmente los emails y crean un flujo de trabajo consistente.

Las plantillas para la gestión de riesgos, los entregables, las lecciones aprendidas, la planificación de proyectos  (para ejecutivos) y otros procesos críticos de gestión del trabajo impulsan la eficiencia, ahorran tiempo y promueven la coherencia, al reemplazar herramientas obsoletas como presentaciones y hojas de cálculo.

Al incluir nuestras prioridades institucionales en los Objetivos de Asana, hemos mejorado la transparencia en toda la organización. Muchos equipos ahora usan los Objetivos para ver claramente cómo sus esfuerzos contribuyen a los objetivos del equipo y se alinean con ellos.

Kemoy Liburd-Chow, líder de Gestión de Proyectos, Operaciones

Impulsar la transformación urbana con una gestión de proyectos optimizada

WRI Ross Center for Sustainable Cities es el programa del World Resources Institute dedicado a dar forma a un futuro en el que las ciudades funcionen mejor para todos, abordando algunos de los desafíos más complejos que enfrentan las áreas urbanas en la actualidad, como la desigualdad, la sostenibilidad y el cambio climático. El programa opera en más de 150 ciudades de 75 países y su trabajo abarca diversas iniciativas, como mejorar el transporte público, desarrollar sistemas de agua resilientes y promover la adopción de vehículos eléctricos.

Para gestionar estos proyectos a escala global, el programa necesitaba una mejor forma de conectar a los equipos, estandarizar los procesos y mejorar la precisión de los datos. Con Asana, crearon un punto central para la colaboración, lo que simplificó los procesos en todas las ciudades para que los equipos puedan ejecutar proyectos con éxito, como los de WRI Brasil que respaldaron el desarrollo de una política pública que promueve los vehículos de cero emisiones en el transporte de carga.

Las prácticas estandarizadas generan mejores resultados del proyecto

• WRI Ross Center centralizó todo el trabajo programático y de proyectos en Asana, lo que brinda a los equipos visibilidad en tiempo real de los detalles del proyecto y fomenta la colaboración entre las regiones. 

• Las iniciativas complejas que abarcan varios equipos y ubicaciones se monitorean en proyectos centralizados, para que los equipos puedan ver todos los detalles en un solo lugar y compartir actualizaciones fácilmente.

• Para generar responsabilidad y claridad, los encargados de proyectos y tareas se asignan en Asana, con roles y responsabilidades claramente definidos. 

• Las plantillas estandarizadas para la gestión de subvenciones, subacuerdos, riesgos y problemas, entregables y lecciones aprendidas garantizan que cada proyecto siga un flujo de trabajo consistente, lo que agiliza la producción en todo el programa. 

• Un sistema de nomenclatura estandarizado dentro de Asana clasifica los proyectos por país y donante, lo que facilita la localización incluso de las iniciativas globales.   

La gestión mejorada de los datos permite tomar decisiones más inteligentes

• Todos los datos del proyecto se trasladaron de una herramienta anterior a Asana para facilitar la extracción, limpieza y verificación automatizadas mediante la API de Asana y lenguajes de programación, y los datos procesados se incorporaron a los paneles. 

• Con toda la información del proyecto conectada a los portafolios, los equipos tienen acceso a análisis de datos en tiempo real, lo que les permite planificar de manera efectiva e informar con precisión el impacto a los donantes. 

Los informes creados con paneles proporcionan un análisis de datos útil, lo que permite tomar decisiones más informadas a nivel de programas y proyectos.

Asana está desempeñando un rol crucial en nuestro objetivo de sistematizar y automatizar por completo los procesos de gestión de proyectos, aumentar la transparencia en toda la red global y generar fácilmente informes e información relevante para la toma de decisiones.

Larissa Fernandes Da Silva, líder global, WRI Ross Center PPMO (Oficina de Gestión de Programas y Proyectos)

Fortalecimiento de la resiliencia con una gestión de riesgos proactiva

Como organización global que opera en diversas regiones, WRI se enfrenta a una amplia gama de riesgos: políticos, institucionales, financieros y de otro tipo. Gestionar estos riesgos de manera efectiva es fundamental para mantener la resiliencia y avanzar en la misión de la organización. 

Anteriormente, la gestión de riesgos empresariales se centraba estrictamente en el seguimiento de los riesgos financieros en hojas de cálculo, lo que generaba brechas en la visibilidad y la planificación. Hoy en día, el marco integral de gestión de riesgos empresariales (ERM) de WRI ha redefinido la forma en que la organización identifica, evalúa y mitiga los riesgos.

WRI buscó regularizar y estandarizar su identificación, clasificación y comunicación de los riesgos del negocio. Nuestros equipos de gestión de riesgos y de Asana colaboraron para establecer un registro de riesgos centralizado en Asana... lo que nos ayudó a abordar problemas que iban desde la verificación de socios hasta las cuentas por cobrar vencidas.

Don Spencer, Director Financiero en funciones

Los procesos estandarizados mejoran la generación de informes y la respuesta ante los riesgos

• Un registro de riesgos estandarizado, creado en una plantilla de Asana, garantiza la coherencia en la forma en que se identifican, evalúan e informan los riesgos a nivel global.

• Cada país mantiene su propio registro de riesgos, lo que permite a los gerentes evaluar los riesgos en todas las regiones.

• Los equipos pueden comparar los riesgos entre regiones y desarrollar estrategias de respuesta personalizadas, lo que mejora la gestión global de riesgos. 

• Los registros de riesgos individuales se incorporan a una cartera consolidada de registros de riesgos, lo que proporciona al liderazgo una visión clara de la exposición al riesgo en toda la organización. 

Los campos personalizados mejoran la visibilidad y la comprensión de los riesgos 

• Dentro de cada registro de riesgos, los campos personalizados capturan detalles críticos como el tipo de riesgo, las situaciones subyacentes, las áreas de impacto y la estrategia de respuesta, lo que fomenta un enfoque proactivo para la gestión de riesgos.

• Los equipos también usan estos campos para dar seguimiento a los marcadores de riesgo clave, por ejemplo, si un riesgo es estable, está mejorando o empeorando, lo que les ayuda a definir y monitorear estrategias de respuesta como mitigar, monitorear o transferir el riesgo.

• A partir de estos datos, los equipos generan informes de riesgos completos que se comparten con el liderazgo, lo que mejora su comprensión de las implicaciones del riesgo y respalda el desarrollo de estrategias de respuesta.

La automatización garantiza un escalamiento oportuno

• Al usar las reglas de Asana, el liderazgo recibe una notificación automática cuando los riesgos críticos requieren su atención, lo que reduce los tiempos de respuesta y garantiza que los riesgos urgentes se aborden con prontitud.  

• Por ejemplo, cuando un riesgo del proyecto se marca como “institucional” mediante su plantilla de gestión de riesgos del proyecto de Asana, el gerente de riesgos institucionales recibe automáticamente la tarea de revisar el riesgo y escalarlo si es necesario, lo que garantiza una acción oportuna. 

Los informes y los paneles mejoran la planificación 

• Los paneles consolidan los datos de riesgos, para que los líderes puedan evaluar rápidamente los riesgos futuros y actuales, alinearse con las estrategias y priorizar los recursos de manera eficiente.

• Las revisiones trimestrales ahora utilizan los registros de riesgos como guía central, lo que permite a los líderes tomar medidas basadas en datos en tiempo real en Asana en lugar de hojas de cálculo obsoletas o conversaciones informales.

Con nuestro registro de riesgos de Asana, los equipos pueden identificar mejor los riesgos, obtener una visibilidad más clara de cómo se abordan y de qué necesita atención. Esto respalda nuestros esfuerzos por cultivar una cultura en la que todos comprendan su responsabilidad de considerar el riesgo en todos los aspectos de nuestro trabajo.

Kemoy Liburd-Chow, líder de Gestión de Proyectos, Operaciones

Crear un futuro sustentable con IA 

A medida que WRI continúe ampliando sus operaciones y expandiendo su impacto global, Asana seguirá siendo una herramienta fundamental para impulsar la alineación, la eficiencia y la innovación en todos los equipos y regiones. 

Las iniciativas clave para el futuro incluyen ampliar el uso del sistema de gestión de riesgos empresariales y de proyectos, incluido el aprovechamiento de la automatización impulsada por IA de Asana para mejorar la evaluación de riesgos y la toma de decisiones. De cara al futuro, WRI prevé que las funciones de IA de Asana, como las capacidades de chat y los flujos de trabajo automatizados, desempeñarán un papel transformador para optimizar aún más los flujos de trabajo e impulsar la acción. Con Asana como plataforma fundamental, WRI está en condiciones de cumplir su misión de crear un futuro sostenible, un proyecto a la vez.

Asana será fundamental a medida que ampliemos nuestras operaciones a nivel mundial, automatizamos los procesos para aumentar la eficiencia y nos aseguramos de que el trabajo esté alineado con la estrategia y las políticas de WRI. El apalancamiento de las herramientas impulsadas por IA de Asana debería respaldar una gestión, un análisis y una toma de decisiones más inteligentes, lo que reduciría las cargas administrativas para que nuestros equipos puedan centrarse en el trabajo de alto impacto y en los resultados en todo el mundo.

Don Spencer, Director Financiero en funciones