Lucid une a los empleados para que logren sus objetivos con Asana

Lucid ayuda a los equipos a plasmar sus ideas: transforma ideas complejas en claras, texto rígido en imágenes y la información aislada en datos conectados. El noventa y seis por ciento de las empresas de Fortune 500 utilizan las pizarras de Lucid para la diagramación inteligente y la visualización de productos en la nube con las que proyectan su futuro. Su producto insignia, Lucidchart, ostenta más de 30 millones de usuarios en 180 países, y más de 800 de ellos son empleados propios de Lucid que usan sus productos para idear y planificar sus propios trabajos.

Esos planes se convierten en realidad con la ayuda del equipo de Gestión de Programas de Lucid, liderado por la directora sénior Michelle Fisher. Sus diez gerentes de proyectos y programas tienen a cargo unidades de negocios de Lucid con la función de garantizar que se cumplan todos los trabajos a tiempo y dentro del presupuesto estimado. También supervisan el trabajo estratégico de toda la empresa, como la definición de los objetivos y las iniciativas que abarcan a varios departamentos y que pueden incluir a cientos de colaboradores.

Pero cuando Michelle ingresó a Lucid, este equipo central todavía no existía. Se sumó a la empresa para ayudar al equipo de marketing a organizarse y cumplir con sus compromisos. En aquel momento, las comunicaciones y la planificación estaban dispersas en cuatro plataformas para gestión del trabajo, emails, chats y reuniones. Era muy difícil entender cómo los proyectos pasaban de una persona a otra y entre los distintos equipos. El marketing estaba tan aislado que cuando un equipo de otro departamento enviaba una solicitud en vez de parecerse a que entregaban una posta, la sensación era que te arrojaban un pase inalcanzable.

• Nadie entendía qué sucedía antes o después de un pequeño trabajo, así que cuando alguien recibía una solicitud, había que dedicar mucho tiempo para ponerse en ritmo. Y esto se repetía en cada proyecto.

• Había muchos “trabajos desechables”, mientras que otros proyectos acumulaban tareas pendientes o desaparecían por completo.

• Cada cual llegaba a trabajar sin saber qué debía priorizar durante el día.

En el departamento de marketing se sabía que había que trabajar con mayor efectividad, que sería lo que impulsaría el crecimiento de Lucid. Michelle afirma “Si en marketing no se producen los trabajos según lo planificado, la rentabilidad se verá afectada. Tal vez no lo veamos ahora porque somos una empresa en crecimiento, pero todos pensamos lo mismo, ‘si fuéramos más eficientes, cuánto más podríamos haber logrado’”.

Michelle propuso reunir todos los procesos de marketing en una sola plataforma para aportar mayor claridad. Con el tiempo, se convirtió en la prueba y en el disparador que faltaba para crear la función de gestión central de programas para todo Lucid, con la tecnología de Asana.

Todo el trabajo de marketing está interconectado. Nadie puede trabajar solo, y cuando el trabajo pasa sin más detalles ni expectativas claras de un equipo a otro, se genera un problema de falta de confianza. ”

La búsqueda de una plataforma lo suficientemente flexible como para consolidar el trabajo de varios equipos

Michelle buscó una plataforma que tuviera muchas funciones para el equipo de marketing y con la que se consolidara toda la gestión en un solo lugar. Según el Índice de la anatomía del trabajo, las investigaciones demuestran que mientras más aplicaciones usan los trabajadores del conocimiento, más alto pagan el precio por cambiar de contexto contantemente: el trabajo se duplica, los mensajes se pasan por alto y el esfuerzo por saber qué tareas son las prioritarias es muy grande. Es el motivo por el que resultaba tan importante que la herramienta fuera lo suficientemente flexible como para poder ocuparse de todas las iniciativas de marketing y que contara, además, con el potencial suficiente como para ser útil para otros departamentos más adelante.

Algunos pocos compañeros de equipo ya usaban Asana y cuando el equipo de marketing evaluó diferentes plataformas, se llegó a la conclusión de que era la herramienta más poderosa y flexible de todas. Les gustó la posibilidad que ofrece Asana de crear dependencias entre las tareas y de mostrar qué otros pasos se deben cumplir, además de cómo se conectan todos los trabajos y, también, la opción de poder agregar tareas a varios proyectos a la vez. Por ejemplo, si las tareas que se relacionan por su contenido estaban dispersas en 50 proyectos diferentes, ahora se podían incorporar en un solo proyecto para ver todo el trabajo de contenido del equipo en un solo lugar. A Michelle le agradó la posibilidad de alternar entre equipos, personas y proyectos, para tener diferentes vistas de las iniciativas y de la carga de trabajo. También descubrió que la pirámide de la claridad coincidía con su estrategia para la gestión del trabajo.

La pirámide de la claridad de Asana para mí resultó ser una gran revelación, se ajusta perfectamente a mi idea de la gestión de programas. Genera un buen mecanismo de priorizaciones (porque siempre surge más trabajo para más personas) y muestra cómo nuestros objetivos están interconectados y derivan naturalmente en tareas. ”

Diseño de procesos de trabajo ideales y mapeo de esos procesos en flujos de trabajo de Asana

Para centralizar todo en Asana e implementarlo en todo el departamento, Michelle creó un equipo de proyectos y observó cómo había estado trabajando el equipo de marketing. “Trazamos las estructuras esenciales de trabajo de los diferentes equipos de marketing y diseñamos un sistema para facilitar esos procesos”, afirmó Michelle. Se crearon flujos de trabajo en Asana que algunos de los equipos probaron antes de implementarlos de a poco en los demás equipos.

Hubo un período de concientización, capacitación y fortalecimiento para que todos implementaran Asana correctamente. Cuando Michelle recibía una solicitud por Slack, por ejemplo, pedía que, en cambio, la presentaran en Asana. También se implementaron los Formularios para capturar solicitudes de diferentes departamentos, que fortalecieron el proceso de marketing en Asana, además de crear un proceso mas simple para “pasar la posta” de los trabajos.

El equipo directivo notó lo valiosa que fue Asana para el equipo de marketing, entonces, los gerentes de programas que trabajaban con Michelle comenzaron a implementar la plataforma en otros grupos de Lucid. Prepararon formularios para otros equipos orientados a servicios y definieron las convenciones sobre cómo usar Asana en toda la empresa. Por ejemplo, si el trabajo incluía al menos cuatro pasos y más de dos personas, se transformaría en un proyecto de Asana. Cualquier otra combinación inferior a esta se convertiría en una tarea de Asana. También crearon diferentes plantillas de proyectos para que los equipos técnicos y de negocios dieran inicio más rápido a los proyectos nuevos. Las plantillas incluyeron un brief del proyecto, una reunión de inicio y asignaciones automáticas para los gerentes de programas.

No todos los equipos trabajan del mismo modo. Ya sea que trabajemos con un sistema Scrum, Kanban o en cascada, siempre intentamos que el punto de partida esté en Asana y que se pueda adaptar a cada flujo de trabajo. ”

El trabajo está alineado con los OKR globales de la empresa en un solo lugar, con responsabilidad y transparencia

Hoy en día, Asana es el sistema nervioso central de todo el trabajo de Lucid. Hay un tablero para cada equipo en el que pueden agregar tareas desde cualquier otro proyecto de Asana con el que trabajen, para obtener una vista integral. Los proyectos más amplios de la empresa que abarcan a varios equipos también se gestionan en Asana, para que todas las personas que participen tomen decisiones partiendo del mismo plan. Y ahora, el marketing está organizado con procesos bien definidos para los proyectos, que comprenden campañas, eventos, lanzamientos de productos y mucho más.

Lucid usa los Objetivos en Asana para dar seguimiento a los OKR de la empresa y asociarlos con las tareas individuales. Todos los trimestres, los gerentes de programas controlan que los integrantes de los equipos agreguen los OKR trimestrales y actualicen los puntos de verificación. “Tenemos la real intención de conectar nuestra estrategia con la manera en que verdaderamente vamos a trabajar”, afirma Michelle. “Todos los OKR están en Asana y conectados con el trabajo correspondiente a través de los proyectos. Cualquier iniciativa de gran envergadura que se implemente a nivel corporativo también se gestiona en Asana, ya que nos brinda la posibilidad de dar seguimiento y garantizar que todo avance como es de esperar. En las reuniones usamos Asana para obtener una representación visual del trabajo en los diferentes equipos y ayudar a impulsar la adopción”.

Integración de Asana con otras herramientas para centralizar toda la información posible:

• La integración con Slack permite que el equipo envíe las actualizaciones de los proyectos desde Asana por canales de Slack, y también, que se transformen mensajes de Slack en tareas de Asana (lo que resulta muy práctico si las solicitudes de chat son muy informales).

• La integración con Jira permite reunir toda la información sobre un proyecto en un mismo lugar, ya que es posible adjuntar los flujos de trabajo y las épicas de ingeniería a un tablero de proyecto en Asana. También sirve para unir equipos que trabajan juntos, como los de Experiencia del Usuario en Asana e Ingeniería en Jira.

• Gracias a la integración con Zoom, el equipo puede tomar notas durante las reuniones en Zoom y capturarlas en Asana. También incorporan los enlaces de Zoom para las reuniones de inicio en los proyectos correspondientes de Asana, para empezar más rápido.

• La integración con Lucidchart ofrece a los equipos la posibilidad de incorporar gráficos, diagramas de flujo, mapas de procesos y esquemas en los proyectos de Asana para que el contexto esté siempre disponible sin cambiar entre plataformas.

• La integración con Figma ofrece a los equipos la posibilidad de agregar gráficos dinámicos de Figma en los proyectos de Asana para conectarlos con el trabajo y que sean fáciles de localizar.

• La integración con Zapier posibilita la automatización de los trabajos administrativos. Por ejemplo, cuando una tarea rutinaria se asigna a un equipo específico, se le agregan automáticamente las subtareas.

A pesar de que cada equipo trabaja con sus propios procesos específicos, todo se encuentra en Asana. De esta forma, pueden lograr más como empresa, dado que los traspasos de trabajos entre los distintos equipos ahora son fluidos y hay más transparencia y alineación. “Lo que adoro de Asana es que está todo en un mismo lugar”, manifiesta Michelle. “La información histórica está ahí, así que no hace falta enviar emails ni perseguir a nadie con mensajes”.

Cuando el equipo desarrolló y lanzó la nueva aplicación de pizarra llamada Lucidspark en solamente cuatro meses, el equipo directivo notó cómo se aceleraron las entregas con la gestión de programas en Asana. “Fue posible reunir a todos los equipos, mantener a todos los integrantes alineados a la vez y obtener una vista integral de todo el programa”, destaca Michelle. “Parece simple, pero la diferencia es enorme. Asana nos brindó todo lo necesario para que la ejecución de los trabajos pareciera más sencilla de lo que es”. Fue lo que motivó la creación en 2020 de la función de gestión central de programas de la que se ocupa Michelle en Lucid.

Una vez que pones el sistema en marcha y los procesos de los equipos se han implementado en Asana, se puede pasar al modo de mantenimiento. Los gerentes de programas pueden hacer actualizaciones menores en los flujos de trabajo según lo encuentren necesario, pero la base sigue siendo la misma. ”

Damos vida a las mejores ideas del mundo

Con el respaldo del gran equipo de Michelle, los empleados de Lucid ahora se centran en su misión de brindar soluciones de colaboración visual de primer nivel para ayudar a sus clientes a ver y construir el futuro. Cuando se les ocurre una idea genial, Asana la hace posible. Michelle afirma “Los equipos necesitan un espacio como Lucid para compartir sus lluvias de ideas y desarrollarlas, pero después tienen que transformarlas en acciones concretas. El punto de conexión entre Lucid y Asana nos permite visualizar hacia dónde nos queremos dirigir y después trabajar en la ejecución para realmente llegar a donde queremos”. Mientras más ayuda Asana a Lucid, más puede ayudar Lucid a que las mentes brillantes pasen de imaginar el futuro a construirlo.

Con Asana, es mucho más fácil entrar en ritmo rápidamente con cualquier proyecto, porque toda la información está al alcance. Al colaborar en varios proyectos, puedo decir que queda claro qué se espera que uno haga: siempre hay un responsable y una fecha de entrega claros. ”