Cómo Carta mantiene informado a su equipo de rápido crecimiento utilizando Asana

Al ser una empresa de rápido crecimiento con mentalidad de startup, Carta siempre está evolucionando. El crecimiento en la contratación de los empleados se debe a los lanzamientos de nuevas funciones, dando como resultado un emocionante entorno empresarial y productos que los clientes adoran. Sin embargo, el constante cambio puede dificultar a los empleados el hacer un seguimiento de todo lo que está sucediendo.

Jina Kim, quien actualmente trabaja en cumplimiento, ha experimentado de primera mano el crecimiento acelerado de Carta, un agente de transferencias registrado en la SEC que ayuda a las empresas públicas y privadas a emitir y administrar valores. Jina ha tenido la oportunidad de construir varios equipos. Su rol actual requiere que trabaje de manera multifuncional ya que el cumplimiento impacta, y es impactado, por muchos equipos en Carta.

Con el cambio como única constante y un número de empleados en constante crecimiento, es muy importante que Jina y su equipo mantengan la transparencia para que nadie se vea apartado por los cambios del producto o por el procedimiento.

Esta transparencia también es clave para la mentalidad de Carta de "siempre ser útil", ya que es más fácil para los miembros del equipo ayudarse entre sí y a los clientes que atienden cuando todos cuentan con la misma información en todo momento.

###Con crecimiento constante, el proceso en clave Cualquiera que haya trabajado alguna vez en una empresa de rápido crecimiento es probable que conozca de que se tratan los "dolores de crecimiento". Es estar entusiasmado con el crecimiento pero también con ganas de mantenerse ágil. Jina y el equipo de Carta se dieron cuenta de que necesitaban un proceso y una herramienta para evolucionar de manera eficiente.

Jina explica "el panorama general es que somos una empresa en crecimiento". "Somos 300 personas y creciendo, pero aún tenemos esa mentalidad de startup".

Para Carta, esa mentalidad de startup significa mantener la coordinación fluida de un equipo pequeño y muy unido. Esta no es una tarea fácil: a medida que la compañía crece en tamaño, también crece la posibilidad de perder una actualización importante, o perder la pista de aquello en lo que los demás equipos están trabajando. Esto resulta fundamental para garantizar que las nuevas funciones del producto sean compatibles.

Jina dice "hay muchas cosas que están cambiando constantemente y la comunicación es la clave". "Por ejemplo, si el equipo de asistencia se da cuenta que algo del producto ha cambiado durante la noche, ellos necesitan estar al tanto".

Para mantenerse al ritmo del cambio, Jina y su equipo confían en Asana para dar seguimiento a quién está trabajando en qué, coordinar el trabajo con todas las unidades del negocio y, lo que es más importante, comprender qué funciones del producto van a salir al mercado en un momento dado.

Los equipos de Carta también usan Asana para crear y ejecutar procesos de rutina para que todos sepan qué esperar y tengan la información que necesitan para hacer su trabajo de manera efectiva.

###Ver—y compartir—la visión general Además de estar al tanto de los cambios en los productos, también es fundamental para todos en Carta entender claramente aquello que está por venir en la hoja de ruta del producto. Para asegurarse de que todos estén en sintonía con la visión general, la empresa celebra reuniones semanales de "mostrar y contar" para darle la bienvenida a los nuevos empleados, compartir noticias de la empresa y presentar las nuevas funciones del producto.

Aunque es costoso reunir a los 300 empleados en una reunión durante dos horas cada semana, la reunion de "mostrar y contar" es un lugar importante que los equipos pueden utilizar para comunicar grandes cambios que impactarán a todos en la compañía. "Mostrar y contar es muy importante porque es la mejor manera de difundir la información", explica Jina. "Uno sabe que cuenta con una mayor audiencia en "mostrar y contar".

Cuando Carta tenía menos de 100 empleados, la agenda de "mostrar y contar" era más informal: las personas simplemente se ponían de pie para compartir en qué habían estado trabajando. Ahora, con el triple de personas diseminadas en seis oficinas, es imperativo que la reunión esté bien gestionada y sea eficiente. Al planear y organizar la reunión en Asana, todos entienden claramente la agenda y las metas de la reunión con anterioridad.

Jina comenta "antes no había un orden asignado, pero a medida que crecíamos, necesitábamos una forma de hacer un seguimiento al orden de las presentaciones". "Ahora, a medida que las personas van atravesando el ciclo de desarrollo de producto, pueden decir 'pienso que esta es una función que afectará a todos en Carta'. Si eso sucede pueden agregar una tarea al proyecto "mostrar y contar" para que puedan presentar allí su idea".

También es importante conectar a todos los asistentes del "mostrar y contar" ya que se encuentran distribuidos en las seis oficinas de Carta. El utilizar las funciones de proyectos de Asana les permite a todos coordinar su presentación y saber quién sigue, sin importar en donde se encuentren.

Jina agrega, "la transparencia es una parte fundamental de nuestra cultura, y el "mostrar y contar" fortalece eso. Si alguien tiene alguna pregunta sobre una función, puede preguntar sobre ella en la reunión".

###La transparencia no es solamente acerca del producto El equipo de Carta mantiene una cultura de transparencia al mantenerse al tanto de todos sus productos gracias al "mostrar y contar". Pero para las preguntas que van más allá de los cambios o de las funciones y sobre cómo trabajan, ellos organizan el "Town Hall".

Jina explica "Town Hall es un evento para toda la compañía durante el cual nuestro CEO responde preguntas enviadas por las personas en la compañía". "Las personas añaden sus preguntas como una tarea en un proyecto de Asana y todos en la empresa están invitados a darle un 'me gusta' a las preguntas que quieren que él responda. Durante el Town Hall, nuestro CEO los clasificará por 'me gusta' y los contesta en ese orden".

Al utilizar un proyecto de Asana que todos pueden ver, el equipo directivo se asegura de estar cubriendo los temas que más les importan a los empleados de Carta, al tiempo que genera debates entre los miembros del equipo.

"Nos encanta el hecho de poder hacer el seguimiento del Town Hall en Asana porque podemos saber quién hizo una pregunta determinada, ver a quién le gustó y hacer preguntas de seguimiento", dice Jina. "También permite que la gente se una y se sienta incluida". Incluso si eres nuevo y no sabes nada de la empresa, puedes hacer una pregunta y todas las preguntas serán respondidas".

###Hacer un seguimiento del trabajo diario Para lograr la transparencia a un nivel más detallado y mantener una comunicación regular, los miembros de los equipos comerciales, de ingeniería y de producto asisten diariamente a “reuniones matinales” multifuncionales para debatir sobre su trabajo. Ellos usan Asana para gestionar las agendas de las reuniones matinales, que generalmente consisten en lo que se está trabajando durante esa semana.

"Las reuniones matinales son muy importantes porque involucran a todos los interesados. Ellas permiten a los equipos obtener retroalimentación y hacer un seguimiento de todo aquello en lo que todos están trabajando", explica Jina. Cualquier día, puede haber hasta 10 o 12 reuniones matutinas.

Por ejemplo, Jina asiste a la reunión matutina de "Public Markets", que se enfoca en los productos que Carta crea para sus clientes de compañías públicas. Durante esta reunión, los miembros de los equipos de negocios, ingeniería y producto revisan sus actualizaciones semanales.

"Para las personas como yo ajenas al producto y a los equipos de ingeniería, las reuniones matutinas son buenas porque puedo entender el contexto y así puedo hacer mejor mi trabajo. Tengo más visibilidad de los posibles riesgos de incumplimiento y puedo involucrarme cuando sea necesario, o dejar que las cosas evolucionen".

Con Asana, todos están al corriente tanto de los pequeños detalles de los proyectos individuales, como del progreso de la empresa a nivel general.

###Logrando el crecimiento por medio de la responsabilidad Desde para hacer un seguimiento de los sprints semanales, hasta para preguntarle al CEO cualquier cosa, Jina y su equipo usan Asana para asegurarse que todos tengan lo que necesitan para ser los mejores en sus respectivos trabajos.

Jina explica cómo esta transparencia les brinda la precisión que necesitan para hacer recomendaciones útiles y precisas a sus clientes. "A los empresarios que van a vender nuestro software a un cliente, queremos poderles decir: 'Mire, aquí están todas las funciones en las que estamos trabajando' y ser precisos. Uno no desea vender una función que no está siendo construida".

Al responsabilizarse mutuamente, Carta consiguió algo inusual: logró un crecimiento masivo pero aún sienten la energía y la velocidad que sentían durante sus primeros días como startup.