Cómo Carta mantiene informado a su equipo de rápido crecimiento utilizando Asana

Estudio de caso de Asana de Carta
  • Logo de Carta
  • Tamaño de la empresa
    • Más de 300 empleados
  • Oficinas en todo el mundo
    • 6
  • Año de fundación
    • 2012

Al ser una empresa de rápido crecimiento con mentalidad de startup, Carta siempre está evolucionando. El crecimiento en la contratación de los empleados se debe a los lanzamientos de nuevas funciones, dando como resultado un emocionante entorno empresarial y productos que los clientes adoran. Sin embargo, el constante cambio puede dificultar a los empleados el hacer un seguimiento de todo lo que está sucediendo.

Jina Kim, quien actualmente trabaja en cumplimiento, ha experimentado de primera mano el crecimiento acelerado de Carta, un agente de transferencias registrado en la SEC que ayuda a las empresas públicas y privadas a emitir y administrar valores. Jina ha tenido la oportunidad de construir varios equipos. Su rol actual requiere que trabaje de manera multifuncional ya que el cumplimiento impacta, y es impactado, por muchos equipos en Carta.

Con el cambio como única constante y un número de empleados en constante crecimiento, es muy importante que Jina y su equipo mantengan la transparencia para que nadie se vea apartado por los cambios del producto o por el procedimiento.

Esta transparencia también es clave para la mentalidad de Carta de “siempre ser útil”, ya que es más fácil para los miembros del equipo ayudarse entre sí y a los clientes que atienden cuando todos cuentan con la misma información en todo momento.

Sitio web de Carta

Con crecimiento constante, el proceso en clave

Cualquiera que haya trabajado alguna vez en una empresa de rápido crecimiento es probable que conozca de que se tratan los “dolores de crecimiento”. Es estar entusiasmado con el crecimiento pero también con ganas de mantenerse ágil. Jina y el equipo de Carta se dieron cuenta de que necesitaban un proceso y una herramienta para evolucionar de manera eficiente.

Jina explica “el panorama general es que somos una empresa en crecimiento”. “Somos 300 personas y creciendo, pero aún tenemos esa mentalidad de startup”.

Para Carta, esa mentalidad de startup significa mantener la coordinación fluida de un equipo pequeño y muy unido. Esta no es una tarea fácil: a medida que la compañía crece en tamaño, también crece la posibilidad de perder una actualización importante, o perder la pista de aquello en lo que los demás equipos están trabajando. Esto resulta fundamental para garantizar que las nuevas funciones del producto sean compatibles.

Jina dice “hay muchas cosas que están cambiando constantemente y la comunicación es la clave”. “Por ejemplo, si el equipo de asistencia se da cuenta que algo del producto ha cambiado durante la noche, ellos necesitan estar al tanto”.

Para mantenerse al ritmo del cambio, Jina y su equipo confían en Asana para dar seguimiento a quién está trabajando en qué, coordinar el trabajo con todas las unidades del negocio y, lo que es más importante, comprender qué funciones del producto van a salir al mercado en un momento dado.

Los equipos de Carta también usan Asana para crear y ejecutar procesos de rutina para que todos sepan qué esperar y tengan la información que necesitan para hacer su trabajo de manera efectiva.

Ver—y compartir—la visión general

Además de estar al tanto de los cambios en los productos, también es fundamental para todos en Carta entender claramente aquello que está por venir en el plan del producto. Para asegurarse de que todos estén en sintonía con la visión general, la empresa celebra reuniones semanales de “mostrar y contar” para darle la bienvenida a los nuevos empleados, compartir noticias de la empresa y presentar las nuevas funciones del producto.

Aunque es costoso reunir a los 300 empleados en una reunión durante dos horas cada semana, la reunion de “mostrar y contar” es un lugar importante que los equipos pueden utilizar para comunicar grandes cambios que impactarán a todos en la compañía. “Mostrar y contar es muy importante porque es la mejor manera de difundir la información”, explica Jina. “Uno sabe que cuenta con una mayor audiencia en “mostrar y contar”.

Cuando Carta tenía menos de 100 empleados, la agenda de “mostrar y contar” era más informal: las personas simplemente se ponían de pie para compartir en qué habían estado trabajando. Ahora, con el triple de personas diseminadas en seis oficinas, es imperativo que la reunión esté bien gestionada y sea eficiente. Al planear y organizar la reunión en Asana, todos entienden claramente la agenda y las metas de la reunión con anterioridad.

Jina comenta “antes no había un orden asignado, pero a medida que crecíamos, necesitábamos una forma de hacer un seguimiento al orden de las presentaciones”. “Ahora, a medida que las personas van atravesando el ciclo de desarrollo de producto, pueden decir ‘pienso que esta es una función que afectará a todos en Carta’. Si eso sucede pueden agregar una tarea al proyecto “mostrar y contar” para que puedan presentar allí su idea”.

También es importante conectar a todos los asistentes del “mostrar y contar” ya que se encuentran distribuidos en las seis oficinas de Carta. El utilizar las funciones de proyectos de Asana les permite a todos coordinar su presentación y saber quién sigue, sin importar en donde se encuentren.

Jina agrega, “la transparencia es una parte fundamental de nuestra cultura, y el “mostrar y contar” fortalece eso. Si alguien tiene alguna pregunta sobre una función, puede preguntar sobre ella en la reunión”.

Oficina de Carta

La transparencia no es solamente acerca del producto

El equipo de Carta mantiene una cultura de transparencia al mantenerse al tanto de todos sus productos gracias al “mostrar y contar”. Pero para las preguntas que van más allá de los cambios o de las funciones y sobre cómo trabajan, ellos organizan el “Town Hall”.

Jina explica “Town Hall es un evento para toda la compañía durante el cual nuestro CEO responde preguntas enviadas por las personas en la compañía”. “Las personas añaden sus preguntas como una tarea en un proyecto de Asana y todos en la empresa están invitados a darle un ‘me gusta’ a las preguntas que quieren que él responda. Durante el Town Hall, nuestro CEO los clasificará por ‘me gusta’ y los contesta en ese orden”.

Al utilizar un proyecto de Asana que todos pueden ver, el equipo de liderazgo se asegura de estar cubriendo los temas que más les importan a los empleados de Carta, al tiempo que genera debates entre los miembros del equipo.

“Nos encanta el hecho de poder hacer el seguimiento del Town Hall en Asana porque podemos saber quién hizo una pregunta determinada, ver a quién le gustó y hacer preguntas de seguimiento”, dice Jina. “También permite que la gente se una y se sienta incluida”. Incluso si eres nuevo y no sabes nada de la empresa, puedes hacer una pregunta y todas las preguntas serán respondidas”.

Hacer un seguimiento del trabajo diario

Para lograr la transparencia a un nivel más detallado y mantener una comunicación regular, los miembros de los equipos comerciales, de ingeniería y de producto asisten diariamente a “reuniones matinales” multifuncionales para debatir sobre su trabajo. Ellos usan Asana para gestionar las agendas de las reuniones matinales, que generalmente consisten en lo que se está trabajando durante esa semana.

“Las reuniones matinales son muy importantes porque involucran a todos los interesados. Ellas permiten a los equipos obtener retroalimentación y hacer un seguimiento de todo aquello en lo que todos están trabajando”, explica Jina. Cualquier día, puede haber hasta 10 o 12 reuniones matutinas.

Por ejemplo, Jina asiste a la reunión matutina de “Public Markets”, que se enfoca en los productos que Carta crea para sus clientes de compañías públicas. Durante esta reunión, los miembros de los equipos de negocios, ingeniería y producto revisan sus actualizaciones semanales.

“Para las personas como yo ajenas al producto y a los equipos de ingeniería, las reuniones matutinas son buenas porque puedo entender el contexto y así puedo hacer mejor mi trabajo. Tengo más visibilidad de los posibles riesgos de incumplimiento y puedo involucrarme cuando sea necesario, o dejar que las cosas evolucionen”.

Con Asana, todos están al corriente tanto de los pequeños detalles de los proyectos individuales, como del progreso de la empresa a nivel general.

Logrando el crecimiento por medio de la responsabilidad

Desde para hacer un seguimiento de los sprints semanales, hasta para preguntarle al CEO cualquier cosa, Jina y su equipo usan Asana para asegurarse que todos tengan lo que necesitan para ser los mejores en sus respectivos trabajos.

Jina explica cómo esta transparencia les brinda la precisión que necesitan para hacer recomendaciones útiles y precisas a sus clientes. “A los empresarios que van a vender nuestro software a un cliente, queremos poderles decir: ‘Mire, aquí están todas las funciones en las que estamos trabajando’ y ser precisos. Uno no desea vender una función que no está siendo construida”.

Al responsabilizarse mutuamente, Carta consiguió algo inusual: logró un crecimiento masivo pero aún sienten la energía y la velocidad que sentían durante sus primeros días como startup.

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Descubre Asana

Asana es la manera más fácil para los equipos de dar seguimiento a sus proyectos y tareas, para poder obtener buenos resultados.

Campaña de Marketing

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Lanzamiento de productos

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Objetivos de la Empresa

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Misión a la Luna

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Organizar el trabajo

Define tareas y logros para brindarle claridad a tu equipo con respecto a lo que se debe hacer.

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Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Hazle saber a cada miembro del equipo exactamente cuáles son sus obligaciones asignando responsables y fechas de entrega

Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Cumple tu fecha límite

Organiza tu plan de campaña para visualizar cómo encaja cada pieza, detectar posibles problemas y mantener el trabajo al día.

Cumple tu fecha límite

Ten conversaciones que deriven en acciones

Haz preguntas o brinda actualizaciones del trabajo que se está realizando para que las conversaciones se transformen en acciones.

Ten conversaciones que deriven en acciones

Adjunta archivos a tu trabajo

Agrupa documentos compartidos, archivos de diseño y plantillas de presupuesto para que tu equipo no pierda tiempo buscando información.

Adjunta archivos a tu trabajo

Mira el trabajo de un vistazo

Consulta tu trabajo en un calendario para controlar plazos y enfocarte en fechas importantes

Mira el trabajo de un vistazo

Haz seguimiento de tu progreso

Mantente al tanto del progreso del proyecto e identifica rápidamente los problemas.

Haz seguimiento de tu progreso

Trabaja sobre la marcha

No importa si estás en una reunión con un proveedor, una conferencia o fuera de la oficina, mantente siempre conectado con Asana para móviles.

Trabaja sobre la marcha

Dirige programas exitosos siempre

Asana ayuda a los equipos de marketing a planificar, gestionar, dar seguimiento y lanzar iniciativas que capten la atención de su audiencia.

Dirige programas exitosos siempre

Organiza visualmente cada paso

Planea cada etapa importante, desde el desarrollo hasta el lanzamiento, para que todos tengan claridad sobre los pasos a seguir.

Organiza visualmente cada paso

Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables y fechas de entrega de cada parte del lanzamiento para que puedas realizarlo a tiempo.

Conoce quién está a cargo

Realiza el lanzamiento a tiempo

Mira cómo encajan las piezas de tu plan para poder hacer ajustes y mantener el trabajo al día.

Realiza el lanzamiento a tiempo

Mantén a todos actualizados

Conecta las actualizaciones y conversaciones importantes a tu trabajo para asegurarte de que no queden enterradas en las cadenas de email.

Mantén a todos actualizados

Almacena el trabajo en un lugar

Adjunta archivos a tu proyecto para que todos sepan dónde encontrar la información correcta.

Almacena el trabajo en un lugar

Haz seguimiento a fechas y logros

Mantente informado sobre fechas importantes al ver los planes de lanzamiento en un calendario.

Haz seguimiento a fechas y logros

Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Ve el progreso del proyecto para asegurarte de que estés a tiempo para cumplir tus plazos y objetivos.

Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Mantente conectado estés donde estés

Mantente actualizado sobre el progreso de tu lanzamiento desde cualquier lugar con Asana para móviles.

Mantente conectado estés donde estés

¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Asana ayuda a los equipos de productos a cumplir sus plazos para que puedan lanzar excelentes productos.

¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Establece las prioridades

Crea tareas para cada objetivo y así todos puedan ver las metas generales de la empresa.

Establece las prioridades

Elige a la persona correcta

Asigna cada objetivo a la persona apropiada para que todos sepan quién es el responsable y a quién hacerle preguntas.

Elige a la persona correcta

Crea un plan para cumplir tus metas

Mira cómo cada paso contribuye para lograr tus metas, para confiar en que cumplirás tus objetivos.

Crea un plan para cumplir tus metas

Compartir información y brindar actualizaciones

Mantén a las personas interesadas al día sobre las últimas informaciones y estado del progreso con actualizaciones y comentarios asociados a tus objetivos.

Compartir información y brindar actualizaciones

Adjunta archivos importantes

Integra a Asana con tus herramientas para compartir archivos con el fin de mantener todos los documentos importantes en un solo lugar.

Adjunta archivos importantes

Mantente informado sobre fechas importantes

Revisa los plazos y logros de tu iniciativa en un calendario para asegurarte de que estés a tiempo.

Mantente informado sobre fechas importantes

Haz seguimiento al progreso de la empresa

Ve qué objetivos van bien encaminados y cuáles necesitan tu atención para que puedas cumplir tus metas.

Haz seguimiento al progreso de la empresa

Mantente informado

Con Asana para teléfonos móviles, recibe actualizaciones y opina sobre decisiones importantes desde cualquier lugar.

Mantente informado

Cumple tus metas

Asana le permite a tu equipo ver los objetivos de tu organización para que todos se mantengan enfocados en las cosas más importantes.

Cumple tus metas

Prepárate para la misión

Organiza visualmente cada paso de tu misión para que no te pierdas ningún paso mientras intentas llegar a lo más alto.

Prepárate para la misión

Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables de cada tarea para que tu piloto, comandante e ingeniero de vuelo sepan qué tienen que hacer.

Conoce quién está a cargo

Organiza visualmente cada paso

Crea un plan de lanzamiento para poder graficar tu trabajo de principio a fin, compartirlo con tu equipo y modificarlo cuando cambien las condiciones.

Organiza visualmente cada paso

Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Haz preguntas importantes, ten conversaciones y da actualizaciones de estado con el fin de preparar a tu tripulación para el día de lanzamiento.

Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Reúne todo tu contenido

Conecta Asana con las otras herramientas que necesitas en tu misión para que tengas toda la información en un mismo lugar.

Reúne todo tu contenido

Mantén tus ojos en el objetivo

Ve cada logro en un calendario para que puedas dar seguimiento a fechas importantes previas al despegue.

Mantén tus ojos en el objetivo

Haz seguimiento de tu progreso

Infórmate sobre qué cosas van por buen camino y cuáles no para que puedas asegurarte de estar listo para el día del lanzamiento.

Haz seguimiento de tu progreso

Trabaja desde cualquier lugar

Mantente informado sin importar si estás en la oficina o en la luna. Solo asegúrate de que tengas conexión a Internet.

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3, 2, 1&hellip… ¡despegue!

Con Asana, tu tripulación puede planear ir a la luna y llegar a ella. Solo se necesita dar un pequeño paso…

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