El equipo de marketing de Dow Jones ahorra un 10 % del tiempo todos los días con Asana

Dow Jones ha sido uno de los pilares del mundo financiero durante más de un siglo. Fundada en 1882, produce publicaciones líderes como “The Wall Street Journal” y aporta datos y soluciones inteligentes a las empresas desde su división para B2B.

El equipo de marketing para B2B genera la demanda de los productos y servicios esenciales de la empresa: Factiva, Dow Jones Newswires y Risk & Compliance. El director general de Marketing, Rossa Shanks, se incorporó a la organización en 2016 e hizo crecer al equipo de Marketing a 20 integrantes en Nueva York, Singapur y Londres.

Rossa trajo a Asana consigo para facilitar la planificación de las campañas y la colaboración en los tres equipos de la marca, así como en los equipos de generación de demanda, contenido y producción creativa. Entonces, cuando surgió la COVID-19 y fue necesario migrar al trabajo completamente remoto, Asana ya era parte de la tecnología que usaban, junto con Slack y Google Drive, lo que favoreció ampliamente la transición a trabajar desde la casa.

Tal como le sucede al equipo de Marketing de Dow Jones, aproximadamente dos tercios (el 62 %) de los trabajadores del conocimiento de todo el mundo usan las herramientas de colaboración con más frecuencia a partir de la pandemia por COVID-19 (según la encuesta Anatomía del trabajo: Equipos remotos). Les permite mantener el ritmo con sus colegas mientras trabajan confinados desde la casa.

Contar con recursos tecnológicos para la colaboración y las comunicaciones es crucial para los equipos. Incluso lo es más ahora a causa de la COVID-19. Gracias a que nos preparamos desde el primer día con Asana y nuestras otras herramientas, empezamos con el pie derecho cuando pasamos a trabajar desde casa. No sufrimos ninguna alteración en nuestro flujo de trabajo ni en nuestros resultados. ”

Lo que mantiene al equipo unido

Al haber usado Asana en puestos anteriores, Rossa cree que puede ser muy beneficioso para el equipo usar estas herramientas para gestionar los traspasos de trabajo y generar visibilidad. Sabía que iba a haber que adaptarla a medida que la empresa creciera. Cuando Rossa se incorporó al equipo de Dow Jones, solamente eran cuatro personas.

La flexibilidad era otro requisito. Los tres equipos de marca tenían diferentes estilos de trabajo, pero Asana sirvió para todos. Todo a través de la simplificación de los procesos para los equipos de contenido, creativos y de generación de demanda.

Las campañas están compuestas por muchas piezas y tareas, y esa conexión entre los equipos es crucial para no olvidar nada. La visibilidad es necesaria. Asana hace que el trabajo en equipo se haga sin esfuerzo y ayuda a que las organizaciones creen trabajos adaptados a los cambios. ”

Asana o nada

Rossa tomó un enfoque a todo o nada al introducir Asana en el equipo y predicó con el ejemplo: si el trabajo no estaba en Asana, no existía.

Con el enfoque que tomé al integrar la herramienta demostré que estoy totalmente a favor de las plataformas nuevas, de eliminar cualquier ambigüedad en el uso y de comunicar que sin una adopción plena, fallaríamos. ”

De aquí en adelante, Julia Lancaster, la responsable de estrategias de contenido del equipo, fue quien se ocupó de la implementación de Asana. Se aseguró de que se incorporaran todos los flujos de trabajo, las tareas y los detalles técnicos necesarios. Junto con los equipos, desarrolló procesos adecuados según cómo usarían Asana. Incluyó el etiquetado para las clasificaciones, las convenciones para la nomenclatura y las reglas internas para la asignación de tareas.

Hoy, los miembros nuevos del equipo conocen Asana desde el primer día. Hacen su incorporación a través de un proyecto de Asana que se ha transformado en plantilla y que contiene todos los pasos necesarios para completarlo (igual que con cualquier otro proceso formal). Toman una sesión inicial de capacitación sobre Asana y usan la Guía de Asana como recurso en todo momento.

Cómo trabajar la magia creativa

Asana es el eje central de todo el trabajo de marketing, desde la planificación de las campañas al trabajo creativo. Con los Portafolios, el equipo puede organizar el trabajo según las tres divisiones principales de productos y, a la vez, ver todo el progreso de la campaña en un mismo lugar.

El equipo directivo supervisa la carga laboral de los miembros del equipo; por ejemplo, el director creativo puede redistribuir trabajos si uno de sus tres diseñadores está sobrecargado. También deja de ser necesario que los compañeros de equipo tengan que hacer microgestión o dar seguimiento entre ellos.

Con Asana se reduce la necesidad de tener que hacer un seguimiento nervioso, como sucede cuando nos preocupamos por si alguna tarea no se terminará a tiempo. Si calculas todo el tiempo que se pierde persiguiendo a otra gente, probablemente notes que ahorras el 10 por ciento del día. No hay forma de que vuelva a un mundo en el que 20 personas se la pasan pidiéndose trabajos entre sí y esperando que se hagan. ”

El equipo realiza aproximadamente 10 campañas de marketing a gran escala por año. Usan una plantilla para todos los lanzamientos. Para dividir las tareas entre los equipos de generación de demanda, de contenido y creativos utilizan el alojamiento múltiple, con lo que simplifican los flujos de trabajo. Por ejemplo, cuando se crea un activo para redes sociales, un diseñador solamente ve las tareas creativas que tiene asignadas, a menos que haga clic en el proyecto en general para entender todo el trabajo que se hace en los distintos equipos. Así que mientras un proyecto de Asana conecta el trabajo de los equipos para una campaña, a la vez, permite que se produzcan flujos de trabajo separados; ya que lo que ven los diseñadores en Asana es totalmente diferente a lo que ve a diario un responsable de marketing y generador de demanda. Los proyectos también están diseñados con codificación por colores, para representar la marca o el producto para los que se creó la tarea.

Las plantillas también ayudan a que la producción creativa y el contenido no fallen. Como el equipo trabaja con tantos activos a la vez, puede ser fácil olvidar algún pequeño detalle que podría ser crítico, como agregar un código de seguimiento a una pieza de contenido. Julia, que depende de esos códigos para las estrategias de contenido, puede agregar ese paso al proceso de Asana, para que esté siempre allí como recordatorio y le permita estar al tanto de si se ha hecho.

Asana me permite controlar todo, pero también garantiza que mis compañeros de equipo no se verán inundados de tareas sobre estrategias de contenido. Podemos estar separados y a la vez conectados de una forma única. ”

Con la capacidad que ofrece Asana para capturar el estado de los proyectos, las tareas finalizadas y los planes futuros, además de reducir la necesidad de dedicar tiempo a buscar información, Rossa estima que los miembros de su equipo ahorran hasta un 10 % del tiempo por día. Según el Índice de la anatomía del trabajo, se halló que el trabajo administrativo (los pormenores del trabajo) puede consumir el doble del tiempo que creemos, potencialmente hasta un 60 % de nuestros días de trabajo.

El equipo de Rossa ha permanecido conectado desde que cambiaron al trabajo remoto y han podido hacer fácilmente el traspaso de tareas sin finalizar a otros colegas con distintas zonas horarias. Asana es el andamiaje para lograr un equipo organizado y autónomo. Todos saben sobre qué tienen que trabajar. Entonces, en las reuniones remotas pueden dedicar tiempo a centrarse en la conexión humana y hablar sobre el trabajo pero a nivel estratégico.

Las interacciones humanas y las reuniones son más útiles porque el equipo no está pensando en tomar notas. Saben que hay una tarea de Asana con todo lo necesario, y así pueden tener conversaciones de alto nivel sin ataduras y pueden activar su magia creativa. ”

Qué sigue para Dow Jones B2B

Con su trabajo central controlado, bajo el nuevo orden de permanecer aislados por la COVID-19, el equipo de marketing B2B se concentró en madurar y ampliar sus actividades, como la de unificación con Ventas para facilitar una experiencia perfecta para el cliente, crear campañas de marketing de avanzada, basadas en las cuentas, y aumentar la presencia web orgánica como su usina de noticias e información.

Están marcando tendencia. Otros equipos en Dow Jones observan cómo usan Asana y los imitan.