De qué manera B Lab certifica y brinda asistencia a Empresas B con Asana

Patagonia, Ben & Jerry’s, Method, Eileen Fisher y Dr. Bronner’s se encuentran entre las 3000 empresas con certificación B Corporations de 71 países y 150 sectores comerciales diferentes. Significa que se han comprometido a ofrecer trabajos, productos y servicios con dignidad y determinación. Detrás de las empresas con certificación B se encuentra B Lab, la organización sin fines de lucro que certifica y apoya a las compañías con esta certificación y a la aún más amplia comunidad de Empresas B. La llaman “Lab” (laboratorio) porque llevan a cabo experimentos, pruebas, se plantean hipótesis y se dedican a hacer mejoras que ayuden a su comunidad. B Lab no solo certifica a las empresas, sino también produce eventos y contenido para respaldar a su comunidad y se esfuerza por dar el ejemplo a las organizaciones a las que otorgan las certificaciones.

Neha Ghosh, Marielle Martin y Shani Tucker son tres integrantes del equipo que trabajan para hacer que la misión de B Lab cobre vida. Neha presta servicios como administradora informática y líder de Productos y Tecnología, supervisa el ecosistema de herramientas y tecnología de B Lab para ayudar a que la organización trabaje de manera más eficiente. Marielle es la planificadora de eventos de B Lab, produce eventos para las empresas con certificación B Corp, para los equipos internos y para las empresas interesadas en más información sobre cómo obtener la certificación. Y Shani, la diseñadora del equipo de Marketing, gestiona los estándares creativos y de marca para mercados de EE. UU. y Canadá.

Cuando Neha se unió a B Lab, notó que los equipos usaban diferentes herramientas en toda la organización. Sin un lugar central en el cual los miembros del equipo pudieran dar seguimiento al trabajo, nadie entendía qué se hacía en realidad. En consecuencia, la gestión de los recursos en los distintos equipos no era equitativa, los empleados estaban sobrecargados de trabajo o frustrados y los procesos eran cada vez más ineficientes. Por ejemplo, Shani tuvo que dedicar muchas semanas más a producir activos para las campañas de marketing. Y el equipo de Marielle no pudo prestar asistencia para más eventos. En su rol como administradora informática, Neha decidió que B Lab debía simplificar y adoptar una herramienta central para gestionar todo el trabajo.

Cumplimos con la simpleza necesaria

Al buscar una herramienta, Neha se centró en tres necesidades fundamentales:

• Una forma en la cual simplificar los flujos de trabajo y los procesos con la creación de plantillas de proyectos, la gestión de la planificación de sprints y trasladando las comunicaciones aisladas a un lugar central.

• Vistas personalizadas con las que todos puedan dar seguimiento a su trabajo y gestionar los flujos de trabajo a su manera.

• Una herramienta para crear puentes entre los equipos, para que todos puedan hacer solicitudes nuevas de trabajo a otros equipos y ver cómo progresa el trabajo en conjunto; y para que todos puedan entender qué hacen los demás compañeros de equipo y cuánto trabajo implica.

Para elegir una herramienta, Neha y su equipo se pusieron a trabajar como en un laboratorio: con grupos de prueba de usuarios. Después de probar varios productos, los grupos eligieron Asana porque les ofrecía diversas vistas, una estructura clara del equipo, plantillas para simplificar los flujos de trabajo, una biblioteca en línea con recursos para capacitación y precios especiales para organizaciones sin fines de lucro.

B Lab creó toda una minicultura en torno a la adopción y la puesta en marcha de Asana mediante el desarrollo de varias sesiones de capacitación basadas en los flujos de trabajo y los roles, así como a través de la identificación de referentes dentro de cada equipo para impulsar las mejores prácticas. Acompañados con videos y tutoriales, los referentes de B Lab ayudaron a difundir el uso en toda la organización.

La clave para ayudar a que la gente viera lo valiosa que es Asana fue descubrir los puntos de integración con las diferentes herramientas que usaban. Una vez que pudieron vincular el software específico de cada flujo de trabajo con Asana, notaron que eso era justo lo que querían. ”

Los procesos de diseño y marketing son más rápidos y transparentes

En los casos de proyectos que se llevan a cabo entre varios departamentos, como los lanzamientos de marketing, el equipo de Shani gestiona sprints y solicitudes para los equipos creativos y de marketing con Asana. De este modo, pueden ver el estado del trabajo, entender cuál es la carga laboral del equipo y enviar sus solicitudes a través de varios canales, como Slack o los Formularios de Google. Cuando pueden trabajar en los sprints juntos y con mayor eficiencia, Marketing y Diseño producen más rápido las campañas y el material creativo para la marca.

Usar Asana para responder a las solicitudes me sirve para ser completamente transparente con los demás departamentos acerca de cuál es la carga laboral del equipo y cuáles son las fechas de entrega. ”

Simplificación de la producción de eventos que permite producir 12 veces más eventos

Marielle puede simplificar sus procesos para todos los eventos porque gestiona un calendario para grandes eventos con las plantillas de Asana. También brinda visibilidad a los equipos de los demás departamentos en cuanto a cuáles son los eventos que producen Marielle y su equipo y cuánto trabajo pueden aceptar. De hecho, usar Asana le ha servido a Marielle para aumentar doce veces la cantidad de eventos que produce su equipo. De un evento anual que se producía antes para los empleados de las empresas con certificación B Corps y la comunidad en general, ahora se producen 12 eventos.

Pasamos de producir un evento anual a tener más de doce programados a lo largo del año con Asana. Ha sido asombroso ver cómo aumentamos nuestra capacidad de apoyar el compromiso con nuestras certificaciones para empresas, con la comunidad y el personal en general. ”

La incorporación de empleados nuevos con Asana los prepara para el éxito

Cuando se incorporan empleados nuevos con Asana, Neha y toda la organización de B Lab pueden ayudar a que todos los empleados estén informados y en sintonía desde el primer día en que ingresan. Los recién contratados se sienten bien recibidos, incluidos y usar Asana, además, les aporta una experiencia plena y positiva. Tanto para Neha como para los empleados nuevos de B Lab “el proceso completo parece ser más profesional y perfecto con Asana”, según dicen.

En vez de resolver problemas pequeños, nos ocupamos de grandes cambios

Como organización sin fines de lucro, B Lab se ocupa de temas muy diversos y pretende resolver una amplia variedad de problemas. Con Asana pueden organizar mejor sus ideas, centrarse en el trabajo que mejor se aprovecha y finalizarlo con eficiencia. Con sus objetivos para el 2020 en mente —volverse una organización global más inclusiva— están preparados para concentrarse en el trabajo que sea más importante.

Usar Asana nos empodera para concentrarnos en los sistemas más vastos y en los grandes cambios en los que queremos tener impacto, en vez de tratar de resolver cada pequeño inconveniente. ”