Ayuda a tu equipo a adoptar Asana

Para ayudar a tu equipo a implementar Asana, analizamos lo que los equipos más exitosos de Asana tienen en común y lo canalizamos a través de la experiencia de los gerentes de Éxito del Cliente e incorporamos las ya exitosas estrategias de gestión de cambios, todo para elaborar el marco de “Cambios a la manera de Asana” que se describe en este artículo.

Gráfico en el que se muestran los seis pasos trazados para "Cambios a la manera de Asana" para definir, diseñar, preparar, agregar más equipos y ampliar el uso

Para lograr el éxito absoluto, también recomendamos:

1. Responde: “¿Por qué Asana?”

Antes de invitar a tu equipo a Asana, asegúrate de tener una razón contundente para usarla. Para ayudarte a responder “¿Por qué usar Asana?” completa el siguiente ejercicio.

Visualiza el éxito

Comienza imaginando un mundo ideal donde tu equipo usa Asana y logra sus objetivos. Hazte estas preguntas:

  • ¿Qué objetivos lograrás con la ayuda de Asana?
  • ¿Qué será posible hacer en el futuro que todavía no puedes hacer ahora?

Identifica las dificultades

Luego, identifica las dificultades que te trajeron a Asana en primer lugar y que harán eco en tu equipo.

Dificultad Ejemplo
Las responsabilidades no están claras Los elementos se pierden entre los emails y otras herramientas, y los compañeros de equipo no conocen los plazos ni sus responsabilidades.
La colaboración es difícil Los equipos se centran en sus propias prioridades y los traspasos son desordenados o no se hacen.
Los procesos son inconsistentes Cuando inicias un trabajo, comienzas desde cero o todos hacen algo al menos un poco diferente.
La gestión de proyectos es difícil Tienes sistemas que son demasiado simples o demasiado complejos y que dificultan la planificación de los proyectos y la visualización de su progreso.

Escribe tu propia declaración de “A la manera de Asana”

Ahora que estás listo para empezar a escribir sobre tu declaración de “A la manera de Asana”, usa esta estructura:

“[El nombre del equipo/organización] usa Asana para gestionar [estos proyectos y procesos] para disipar [estas dificultades] y así poder cumplir con [estos objetivos]”.

Por ejemplo: Como equipo de diseño, usamos Asana para gestionar proyectos de campañas de marketing y solicitudes de diseño para prevenir solicitudes poco claras y eliminar el trabajo duplicado y así poder cumplir con los vencimientos de las campañas, trabajar teniendo en cuenta las prioridades y evitar el agotamiento del equipo.

Arma tu alianza para la adopción

Después, reúne un equipo de al menos tres personas para formar una “alianza para la adopción” que esté compuesta por los siguientes roles:

Gráfico con el que se muestran tres roles dentro de la alianza para la adopción

  1. Regulador de convenciones: establece las reglas básicas acerca de cómo usarás Asana y responde a las dudas que los compañeros de equipo tengan durante el proceso.
  2. Concientizador: comunica la definición de los objetivos sobre “¿Por qué usar Asana?” y ayuda a que el equipo se sienta parte.
  3. Responsable de las celebraciones: reconoce y celebra los éxitos a lo largo del proceso para mantener motivado al equipo.

2. Descúbrelo ahora

Con un motivo claro para que tu equipo use Asana, ahora puedes decidir qué flujo de trabajo, proceso o proyecto quieres probar primero. Un flujo de trabajo es el proceso o conjunto de pasos que das para lograr hacer las cosas, como producir un video o lanzar un producto nuevo. La gestión de flujos de trabajo se trata de crear y dar seguimiento a esos procesos.

El flujo de trabajo específico que pruebes dependerá de tu equipo, pero intenta elegir algo que tenga las siguientes características:

  • Colaborativo, que incluya las comunicaciones entre todos los involucrados.
  • Específico, con entregas, objetivos claros, o de duración limitada.

Para inspiración, consulta todas nuestras maneras de usar Asana.

Finalmente, prepara las bases para el éxito futuro, establece la estructura de tu equipo en Asana. Por lo general, la estructura de tu equipo en Asana debería reflejar tu organigrama.

Si solamente un equipo usa Asana, puedes distribuirlos en base a la jerarquía, iniciativas o grupos colaborativos dentro del equipo.

Gráfico en el que se muestra la jerarquía de datos en Asana y cómo están organizados los equipos, proyectos y tareas

3. Diseña tu primer flujo de trabajo

Asegúrate de preguntar en tu equipo cuánto tiempo les lleva finalizar el trabajo, dónde se quedan bloqueados y qué problemas quisieran resolver. De ese modo, podrás ver el impacto que tiene Asana y si esos problemas se resuelven.

¿No estás seguro por dónde empezar? Prueba por comenzar con una plantilla.

A medida que crees tu primer flujo de trabajo, tal vez también te interese entender cómo se adapta Asana a tus otras herramientas. De este modo, podrás establecer expectativas claras sobre tu equipo en cuanto al tipo de trabajo que se hace y dónde.

Gráfico en el que se muestra cómo funciona Asana con otras herramientas para creación de archivos, mensajería y comunicaciones

Empieza a colaborar

Invita a un pequeño grupo de compañeros de equipo para que prueben Asana y se familiaricen con las funciones y las mejores prácticas recomendadas. Asana es flexible, así que no temas probar estas cosas incluso si no es todo “perfecto”.

Cuando estés listo, invita a tu equipo completo y organiza una reunión inicial de Asana para abordar la información desde el primer paso y para presentarles Asana y tu primer flujo de trabajo.

Regístrate en nuestro webinar a pedido para el inicio de un equipo en Asana para descargar nuestra plantilla de base para inicios en Asana y después, personalízala con los toques específicos para tu equipo.

4. Prepara a tu equipo y celebra los logros

Comparte nuestros recursos “para empezar” a continuación y ayuda a que tus compañeros de equipo conozcan los conceptos básicos:

Establece y aplica las convenciones de Asana

Algunos equipos tropiezan con obstáculos cuando sus compañeros de equipo no están seguros de cuándo o por qué usar ciertas funciones. Un compañero de equipo puede saber cómo crear una tarea, pero no estar seguro de cuándo debe marcarla como finalizada o de qué debe hacer para establecer su prioridad. Lee este artículo para conocer en detalle cómo establecer las convenciones para tu equipo en Asana.

Espera y aprovecha los errores. El regulador de convenciones debería reorientar a los compañeros de equipo de manera constructiva cuando se olvidan de las convenciones establecidas.

5. Prepárate para el éxito que vendrá

Una vez que tu equipo esté activo y en funcionamiento, continúa reforzando tus convenciones y transforma a Asana en la fuente única de referencia para responder a cualquier duda relacionada con los procesos que has creado. Algunas ideas para empezar:

  • Prepara un proyecto en Asana para preguntas y comentarios, y revísalo semanalmente.
  • Celebra las primeras victorias de tu equipo, las grandes y las pequeñas. El responsable de las celebraciones podría crear incentivos o sistemas para celebrar que han aprendido a usar Asana.
  • Establece un lugar seguro donde las personas puedan probar las funciones sin temor a “echar a perder” algo.
  • Prueba el “desafío de un día sin emails” para ver si tu equipo puede pasar un día completo o una semana sin enviarse emails entre ellos y, en su lugar, usar Asana.

Probablemente, también te interese crear un plan para incorporar a compañeros de equipo nuevos y que puedan ponerse al día rápidamente. Mira nuestra plantilla para incorporación de empleados para inspirarte y considera integrar la incorporación a Asana con los procesos generales de incorporación de empleados.

6. Mide los resultados y amplía el uso

Después de usar Asana uno o dos meses, reflexiona acerca de lo sucedido, sobre lo que escribiste en la sección uno y revisa la base de referencia por la que consultaste a tu equipo en la sección dos para ver cómo das seguimiento. Pregúntale a tu equipo:

  • ¿Cumplimos con nuestros objetivos originales?
  • ¿Los procesos nuevos funcionan sin problemas?
  • ¿Cuánto tiempo lleva hacer el mismo trabajo en relación al tiempo que llevaba antes?
  • ¿Cuán efectiva es Asana en relación con tus expectativas? ¿Se han resuelto los problemas que esperabas que se solucionaran?

Si tuviste éxito y finalizaste tu cronograma, comunica los triunfos y progresos a tus líderes ejecutivos y participantes. También puedes empezar a agregar más procesos, proyectos y flujos de trabajo a Asana si aún no lo has hecho.

Más recursos

El aprendizaje no termina aquí. Descubre la manera en que otros equipos usan Asana y conoce otras mejores prácticas con nuestra amplia gama de recursos:

Iniciar sesión

or

¿Olvidaste la contraseña?

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Prueba Asana gratis

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Obtén Asana Premium

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Obtén Asana Business

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

¡Caray, no fue posible registrarte!

Lo intentamos, pero hubo un problema al crear tu cuenta. ¡Cierra esta ventana y vuelve a intentarlo!

¡Qué tal, ya nos conocemos!

Lo sentimos, este navegador no es compatible

Asana no funciona con el navegador de internet que utilizas actualmente. Regístrate utilizando uno de estos navegadores compatibles.


Inicia sesión o regístrate en Asana para calcular tu precio

or

¿Olvidaste la contraseña?

Hola, creo que no nos hemos conocido antes.

Continúa para registrarte con .

Elige el idioma

Al seleccionar un idioma, este cambia y también puede cambiar el contenido en asana.com.

Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.