Ayuda a que tu equipo adopte Asana

Para ayudar a tu equipo a implementar Asana, analizamos lo que los equipos más exitosos de Asana tienen en común y lo canalizamos a través de la experiencia de los gerentes de Éxito del Cliente e incorporamos las ya exitosas estrategias de gestión de cambios; todo para elaborar el marco de “Cambios a la manera de Asana” que se describe en este artículo.

Para lograr el éxito absoluto, también recomendamos:

• Importar nuestra lista para la incorporación de equipos a tu propio dominio de Asana.
• Regístrate para asistir a nuestro webinar en vivo, "Implementa Asana en tu equipo", o mira, a tu propio ritmo, el curso sobre los "6 pasos para implementar Asana" en la Academia Asana.

1. Responde: ¿Por qué usar Asana?

Antes de invitar a tu equipo a Asana, asegúrate de tener una razón contundente para usarla. Para ayudarte a responder "¿Por qué usar Asana?" completa el siguiente ejercicio.

Visualiza el éxito

Comienza imaginando un mundo ideal donde tu equipo usa Asana y logra sus objetivos. Hazte estas preguntas:

• ¿Qué objetivos lograrás con la ayuda de Asana?
• ¿Qué será posible hacer en el futuro que todavía no puedes hacer ahora?

Identifica las dificultades

Luego, identifica las dificultades que te trajeron a Asana en primer lugar y que harán eco en tu equipo.

Dificultad	Ejemplo
Las responsabilidades no están claras	Los elementos se pierden entre los emails y otras herramientas, y los compañeros de equipo no conocen los plazos ni sus responsabilidades.
La colaboración es difícil	Trabajar con diferentes equipos es difícil o los traspasos entre compañeros de equipo son desordenados.
Los procesos son inconsistentes	Cuando inicias un trabajo, comienzas desde cero o todos hacen algo al menos un poco diferente.
La gestión de proyectos es difícil	Tienes sistemas que son demasiado simples o demasiado complejos y que dificultan la planificación de los proyectos y la visualización de su progreso.

Escribe tu propia declaración de "Por qué usar Asana"

Ahora que estás listo para empezar a escribir sobre tu declaración de "Por qué usar Asana", usa esta estructura:

“[El nombre del equipo/organización] usa Asana para gestionar [estos proyectos y procesos] para disipar [estas dificultades] y así poder cumplir con [estos objetivos]”.

Por ejemplo: Como equipo de diseño, usamos Asana para gestionar proyectos de campañas de marketing y solicitudes de diseño para prevenir solicitudes poco claras y eliminar el trabajo duplicado y así poder cumplir con los vencimientos de las campañas, trabajar teniendo en cuenta las prioridades y evitar el agotamiento del equipo.

Arma tu alianza para la adopción

Después, reúne un equipo de al menos tres personas para formar una "alianza para la adopción" que esté compuesta por los siguientes roles:

1. Regulador de convenciones: Establece las reglas básicas acerca de cómo usarás Asana y responde a las dudas que los compañeros de equipo tengan durante el proceso (p. ej., un líder de equipo, un gerente de programas o un coordinador de equipo).
2. Generador de conciencia: Líderes que creen en la herramienta y les recuerdan a los equipos el motivo por el cual están usando Asana para fomentar la participación (p. ej., ejecutivos, directores, líderes de equipo).
3. Promotor de Asana: Apoya al Regulador de convenciones en su trabajo, predica con el ejemplo, alienta a sus compañeros y reconoce sus esfuerzos (p. ej., colaboradores individuales).

2. Descubre tu presente

Con un motivo claro para que tu equipo use Asana, ahora puedes decidir qué flujo de trabajo, proceso o proyecto quieres probar primero. Un flujo de trabajo es el proceso o conjunto de pasos que das para lograr hacer las cosas, como producir un video o lanzar un producto nuevo. La gestión de flujos de trabajo se trata de crear y dar seguimiento a esos procesos.

El flujo de trabajo específico que pruebes dependerá de tu equipo, pero intenta elegir algo que tenga las siguientes características:

• Colaborativo, que incluya las comunicaciones entre todos los involucrados.
• Específico, con entregables, objetivos claros, o de duración limitada.

Para obtener mayor inspiración, consulta todas nuestras diferentes maneras de usar Asana.

Finalmente, prepara las bases para el éxito futuro, establece la estructura de tu equipo en Asana. Por lo general, la estructura de tu equipo en Asana debería reflejar tu organigrama.

Si solamente un equipo usa Asana, puedes distribuirlos en base a la jerarquía, iniciativas o grupos colaborativos dentro del equipo.

3. Crea tu primer proyecto

Asegúrate de preguntarle a tu equipo cuánto tiempo les lleva finalizar el trabajo, dónde tienen obstáculos y qué problemas quisieran resolver. De ese modo, podrás ver el impacto que tiene Asana y si esos problemas se resuelven.

A medida que crees tu primer proyecto, tal vez también te interese entender cómo se adapta Asana a tus otras herramientas. De este modo, podrás establecer expectativas claras para tu equipo en cuanto al tipo de trabajo que se hace y dónde.

¿No estás seguro por dónde empezar? Prueba por comenzar con una plantilla.

Empieza a colaborar

Invita a un pequeño grupo de compañeros de equipo para que prueben Asana y se familiaricen con las funciones y las mejores prácticas recomendadas. Asana es flexible, así que no temas probar estas cosas incluso si no es todo “perfecto”.

Cuando estés listo, invita a tu equipo completo y organiza una reunión inicial de Asana para abordar la información desde el primer paso y para presentarles Asana y tu primer flujo de trabajo.

Regístrate en nuestro webinar a pedido para el inicio de un equipo en Asana para descargar nuestra plantilla de base para inicios en Asana y después, personalízala con los toques específicos para tu equipo.

4. Prepara a tu equipo y celebra los logros

Comparte nuestros recursos "para empezar" a continuación y ayuda a que tus compañeros de equipo conozcan los conceptos básicos:

• Lecciones de Asana (de 15 minutos) para ver un resumen rápido con un breve repaso de las funciones y ejemplos.
• Participa de un webinar de capacitación acerca de los conceptos básicos de Asana (de 60 minutos) para trabajar con un instructor en vivo y recibir respuestas a tus consultas junto con otros clientes.

Establece y aplica las convenciones de Asana

Algunos equipos se topan con obstáculos cuando sus compañeros de equipo no están seguros de cuándo o por qué usar ciertas funciones. Un compañero de equipo puede saber cómo crear una tarea, pero no estar seguro de cuándo debe marcarla como finalizada o qué debe hacer para establecer su prioridad. Lee este artículo para conocer en detalle cómo establecer las convenciones para tu equipo en Asana.

Espera y aprende de los errores. El regulador de convenciones debería reorientar a los compañeros de equipo de manera constructiva cuando se olvidan de las convenciones establecidas.

5. Prepárate para el éxito que vendrá

Una vez que tu equipo esté activo y en funcionamiento, continúa reforzando tus convenciones y transforma a Asana en la fuente única de referencias para responder a cualquier duda relacionada con los procesos que has creado. Algunas ideas para empezar:

• Prepara un proyecto en Asana para preguntas y comentarios, y revísalo semanalmente.
• Celebra las primeras victorias de tu equipo, las grandes y las pequeñas. La alianza para la adopción podría crear incentivos o sistemas para celebrar que han aprendido a usar Asana.
• Establece un lugar seguro donde las personas puedan probar las funciones sin temor a “echar a perder” algo.
• Prueba el "desafío de un día sin emails" para ver si tu equipo puede pasar un día completo o una semana sin enviarse emails entre ellos y, en su lugar, usar Asana.

Probablemente, también te interese crear un plan para incorporar a compañeros de equipo nuevos y que puedan ponerse al día rápidamente. Mira nuestra plantilla para incorporación de empleados para inspirarte y considera integrar la incorporación a Asana con los procesos generales de incorporación de empleados.

6. Mide los resultados y amplía el uso

Después de usar Asana uno o dos meses, reflexiona acerca de lo sucedido, sobre lo que escribiste en la sección uno y revisa la base de referencia por la que consultaste a tu equipo en la sección dos para ver cómo das seguimiento. Pregúntale a tu equipo:

• ¿Cumplimos con nuestros objetivos originales?
• ¿Los procesos nuevos funcionan sin problemas?
• ¿Cuánto tiempo lleva hacer el mismo trabajo en comparación con el tiempo que llevaba antes?
• ¿Cuán efectiva es Asana en relación con tus expectativas? ¿Se han resuelto los problemas que esperabas que se solucionaran?

Si tuviste éxito y finalizaste tu cronograma, comunica los triunfos y progresos a tus líderes ejecutivos y participantes. También puedes empezar a agregar más procesos, proyectos y flujos de trabajo a Asana si aún no lo has hecho.

Más recursos

El aprendizaje no termina aquí. Descubre la manera en que otros equipos usan Asana y conoce otras mejores prácticas con nuestra amplia gama de recursos:

• Profundiza aun más sobre este contenido con el webinar "Implementa Asana en tu equipo" o mira el curso sobre los "6 pasos para implementar Asana" a tu propio ritmo.
• La lista para la incorporación de equipos es una plantilla de proyecto de Asana con la que puedes repasar cada paso de este artículo.
• Videos tutoriales en la Academia Asana.
• La Academia Asana, para cursos detallados y a pedido.
• El foro de la comunidad de Asana para conectarte con los clientes y fans de Asana.