Destacados

• Tiempos de respuesta más rápidos: los tiempos de respuesta del servicio de asistencia interno se redujeron de 5 días a 12 horas, lo que mejoró la satisfacción de los empleados. 

• Incorporación más rápida de clientes: el cierre de acuerdos y la incorporación de nuevos clientes son más rápidos y no tienen errores, lo que genera clientes más satisfechos.

• Eliminación del trabajo perdido: los proyectos y los formularios eliminan las tareas perdidas y las fechas límite incumplidas, lo que permite una finalización rápida del proyecto. 

• Reducción del trabajo administrativo: se reducen los emails, las reuniones y los chats de trabajo excesivos, lo que genera más tiempo para el trabajo profundo. 

Athena es el servicio ideal para líderes ocupados, ya que los pone en contacto con asistentes virtuales altamente capacitados que pueden organizar calendarios, lanzar pódcast, planificar cumpleaños y mucho más. La misión de la empresa es empoderar a personas extraordinarias con ayuda experta para que puedan vivir vidas más significativas. 

La empresa, que prioriza el trabajo remoto, tiene miles de clientes en todo el mundo y más de 1500 empleados en los Estados Unidos y Filipinas. Cuando Athena atravesaba una fase de rápido crecimiento, surgieron desafíos en la gestión de proyectos. A menudo, las tareas críticas se pasaban por alto, ya que el trabajo se gestionaba en hojas de cálculo, emails y chats. Esto provocó retrasos en la asistencia del servicio de ayuda, discrepancias en la creación de contratos y pérdida de tiempo para descifrar los estados de los proyectos. 

Para resolver estos desafíos, el Equipo de Finanzas adoptó Asana para centralizar y gestionar las consultas de nómina. Sus tiempos de respuesta mejoraron tan rápidamente que Athena implementó Asana en toda la empresa como su solución de gestión del trabajo. 

Descubriendo los beneficios de Asana 

El Equipo de Finanzas inicialmente eligió Asana para gestionar las solicitudes de nómina relacionadas con la banca, las fechas de pago y los impuestos. Hacer un seguimiento de estas solicitudes por email era un desafío: muchas se pasaban por alto y el Equipo estaba abrumado. 

El uso de Asana transformó el trabajo del Equipo de Finanzas de las siguientes maneras: 

• Ofrecer un resumen claro de los estados de las solicitudes para facilitar el seguimiento y la priorización

• Reducir el intercambio de emails y mensajes de chat, lo que permite disponer de más tiempo para las solicitudes de acciones   

• Agilizar los flujos de trabajo para que las tareas, las responsabilidades y las fechas límite sean claras para todos los miembros del equipo

Inspirados por el éxito del equipo de Finanzas, Maribeth Villon, cofundadora y directora de Administración, y Ben Organ, director de Ingeniería, fueron los impulsores de la implementación de Asana en toda la empresa. 

Nuestro equipo de Finanzas comenzó a usar Asana para gestionar las solicitudes de nómina, lo que aceleró los tiempos de respuesta. Luego, la implementamos en toda la empresa para mejorar la gestión de proyectos y la colaboración, y así poder ejecutar el trabajo más rápido.

Maribeth Villon, cofundadora y directora de Administración de Athena 

Presentamos una nueva forma de trabajar

El compromiso de Athena con una cultura dinámica y centrada en el aprendizaje condujo a una rápida implementación de Asana. Líderes como Maribeth y Ben presentaron la plataforma a sus Equipos, haciendo hincapié en la importancia de gestionar el trabajo en un solo lugar para impulsar la eficiencia. El Índice de la anatomía del trabajo 2023 destaca que el 62 % de la jornada laboral se pierde en tareas repetitivas, pero mejorar los procesos puede ahorrar 4.9 horas por semana. Los empleados reconocieron que Asana hacía que las tareas fueran más fáciles de gestionar y les ayudaba a finalizar el trabajo más rápido. Los empleados, expertos en el uso de la tecnología, encontraron que era fácil usar Asana sin mucha capacitación formal porque el Centro de ayuda de Asana respondía a sus preguntas. 

Operamos a un ritmo rápido. Gracias a la interfaz intuitiva de Asana, todos adoptaron rápidamente la plataforma y comenzaron a usarla para gestionar su trabajo cotidiano.

Maribeth Villon, cofundadora y directora de Administración de Athena

La vida con la gestión centralizada de proyectos 

Todos los empleados de Athena ahora usan Asana para gestionar el trabajo, desde la incorporación y desvinculación de empleados hasta el desarrollo de productos. Ahora que sus flujos de trabajo están organizados en un solo lugar, los equipos trabajan más rápido y son más eficientes. 

Aquí tienes un vistazo a cómo los equipos de Athena usan Asana:

• Los procesos de incorporación y desvinculación de empleados se simplifican con las plantillas de Asana para que no se olvide ningún paso. Se registra cada acción pendiente, desde la creación de emails hasta la asignación de recursos. Los asistentes virtuales ahora están listos para trabajar desde el primer día sin ningún problema tecnológico o administrativo. 

• La creación de contratos ahora lleva la mitad del tiempo gracias a la automatización. A través de una Integración de HubSpot, los acuerdos cerrados activan inmediatamente una tarea de creación de contrato asignada al Equipo de asistencia de Athena. Antes de Asana, la creación de contratos llevaba 48 horas y, a veces, los contratos se olvidaban. Ahora, el proceso lleva menos de un día y nunca se descuida un contrato. 

• Inicialmente, las solicitudes internas de asistencia técnica se gestionaban exclusivamente en Asana, lo que redujo los tiempos de respuesta de 5 días a menos de 12 horas. Recientemente, se introdujo Zendesk y se integró con Asana, lo que mejoró la sofisticación del servicio de asistencia técnica de Athena para los empleados. 

• El desarrollo de productos se gestiona mediante tableros Kanban de Asana. Cada producto tiene un tablero que enumera las correcciones de errores y los objetivos de desarrollo. Además, hay un tablero maestro que muestra el estado de cada proyecto de tecnología en curso. Esto ayuda al Equipo de Ingeniería a planificar los sprints, asignar mejor los recursos y finalizar los proyectos más rápido. 

• La delegación de clientes se gestiona con Asana. La aplicación Athena se integra con Asana al convertir inmediatamente las nuevas tareas para los asistentes virtuales en tareas de Asana. Esta Integración garantiza que los asistentes nunca pasen por alto una solicitud.  Muchos clientes también prefieren usar Asana directamente con sus asistentes virtuales. 

Asana nos ha permitido responder con mayor rapidez. Podemos priorizar la reparación de errores importantes y las solicitudes de funciones. Con una visión clara de todo el trabajo en desarrollo, puedo comprender fácilmente nuestra capacidad productiva y planificar de manera más efectiva.

Ben Organ, director de Ingeniería en Athena

Aumento de la eficiencia con Asana 

Los equipos de Athena seguirán usando Asana para gestionar su trabajo y colaborar, tanto internamente como con los clientes. Líderes como Maribeth y Ben tienen como objetivo simplificar aún más los flujos de trabajo mediante la introducción de portafolios, el perfeccionamiento de las automatizaciones y la exploración de mejoras en la integración. Se trata de acelerar los flujos de trabajo y garantizar que todos, desde los empleados hasta los clientes, aprovechen al máximo su trabajo.