需求追蹤矩陣範本

在各方專案關係人的不同需求和要求之間取得平衡可能會使專案變得混亂。使用需求追蹤矩陣範本,以確保您的最終產品每次都能符合專案的要求。

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在規劃專案時,重要的是應確切瞭解在專案往前推展前需滿足的需求。例如,在開發階段開始前,應瞭解技術規格或特殊的使用者需求。使用需求追蹤矩陣範本,協助專案需求保持井然有序。

什麽是需求追蹤矩陣?

需求追蹤矩陣是一種特定類型的需求文件,強調兩種不同的選項並比較其規格。其使用「多對多」關係,意即在每個選項內互相比較數種不同的因素。例如,比較兩種不同手機規格的表格,即是一個追蹤矩陣的標準例子,因為它比較了不同的規格,如電池壽命、相機品質、螢幕尺寸等。追蹤矩陣經常用於軟體測試,可透過連貫的方式來協助概述技術需求和業務需求。

什麽是需求追蹤矩陣範本?

需求追蹤矩陣範本為用來快速建立新的需求追蹤矩陣的空白版本。範本可用來協助加速專案計劃流程,故在建立需求追蹤矩陣時,您的團隊只需快速填寫表格而無須從頭開始建立新的矩陣。 

使用需求追蹤矩陣的優點

儘管經常特定用於強調技術規格的軟體開發中,但需求追蹤矩陣有許多其他的使用案例。以下說明您為何應該將需求追蹤矩陣用於專案管理上:

  • 可輕鬆複製: 使用需求追蹤矩陣範本,讓您在每次概述新需求的時候無須重新建立矩陣。 

  • 可加以自訂:使用範本的好處是範本已為您納入所有主要的元素,若您確需自訂範本來符合特定的團隊需求,可輕鬆針對個別矩陣編輯範本。

  • 建立一致性:為您的團隊提供範本,將成為進度推展的基礎。鑑於團隊已熟悉工具的操作,故建立需求追蹤矩陣,有助於為未來每個矩陣建立一致性。

需求追蹤矩陣包含哪些內容?

儘管需求追蹤矩陣可能因團隊而異,但每個需求追蹤矩陣都應該具有幾項一般資訊。 

  • 需求名稱和描述: 此為可採取動作的專案特定需求名稱,附上快速說明,可讓負責處理需求的人員擁有所需的情境資訊。

  • 需求識別碼:需求識別碼常用於軟體測試,能夠用以區分相似卻不同的功能性需求。若是這種情況,每項需求都應擁有一個專屬的識別碼,以便團隊需要的話,可輕鬆參考回顧。 

  • 使用者故事:以終端使用者觀點對軟體功能進行快速描述。使用者故事通常採取「身為 〔角色〕,我想要〔軟體目標〕,以便獲得〔想要的結果〕」的格式。

  • 交付項目:此為開發人員所建立、與需求追蹤矩陣列出細節保持一致的最終產品 。

  • 指派對象: 此為負責達成特定需求的執行人員。

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  • 表單。有人填寫表單時,Asana 專案中會顯示為新任務。透過標單收集資訊,您就能將工作啟動的方式標準化、收集您需要的資訊並確保不遺漏任何工作細節。與其將每個請求視為突發性的流程,不妨建立標準化的系統及問題組合,供每個人填寫回答。或者,也可使用樹狀邏輯,按照使用者先前的答案來微調問題。最終,表單將有助您減少耗費在管理收到請求上的時間和精力,使團隊可以將更多時間運用在重要的工作。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 核准。有時候,您需要的不僅只是完成任務而已,您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。核准是 Asana 中一個特別的任務類型,提供對任務進行「核准」、「請求變更」或「拒絕」等選項。這樣一來,任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動,以及他們的工作是否已獲核准。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • GitHub。將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度,並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作,這一切均可在 Asana 中辦到。

  • Zendesk。藉助 Asana 的 Zendesk 整合,使用者能快速且輕易地直接從 Zendesk 服務建立 Asana 任務。新增情境資訊、附加檔案,並連結現有的任務,以便追蹤關閉支援單所需執行的工作。此整合也能讓使用者持續跨兩個系統查看,因此所有人無論使用哪個工具,都能快速掌握最新資訊。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高產品開發流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

常見問題

需求追蹤矩陣有哪些不同的關鍵元素?

需求追蹤矩陣至少應納入需求名稱和描述、需求識別碼、使用者故事、關鍵交付項目和負責達成需求的執行人員。

我該使用試算表來建立需求追蹤矩陣嗎?

儘管需求追蹤矩陣常見用於如 Excel 的試算表軟體,卻最適用於人人可即時存取的協作 工作管理軟體。在靜態試算表建立需求追蹤矩陣,團隊可能會把過去歷史紀錄的版本搞混。使用像 Asana 的協作管理軟體可確保人人隨時保持資訊同步。

敏捷法使用需求追蹤矩陣嗎?

儘管需求追蹤矩陣不是敏捷方法的硬性設定需求,它可協助確保產品能以符合矩陣所列需求的方式進行開發。需求追蹤矩陣有助於提供指引給產品所有者,使其選擇需要投入特定衝刺的任務並形塑產品開發的藍圖。

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