有助您管理分散式團隊的 7 個提示

隨著全球經濟日益發展，全球團隊需要為身在何處的客戶提供服務。 這種類型的團隊 (團隊成員位於不同地點和時區) 被稱為分散式團隊。 儘管分散式團隊有各種優勢，但也有其自身的挑戰。

什麼是分散式團隊管理？

分散式團隊管理是指在沒有中央辦公室的情況下，管理分散在不同地點的團隊成員的行為。 例如，某組織的團隊成員分散在不同地點，有些成員在某個城市的辦公室，有些成員在遠端，而其他成員則在不同的辦公室，這就是分散式團隊的範例。 

分散式團隊管理是指管理這些分散在不同地點的團隊的行為。 由於分散式團隊的獨特結構，管理它們可能比管理一個地點的傳統面對面團隊更具挑戰性。

分散式團隊、遠端團隊和混合式團隊之間有何差異？

雖然有些人可能會將分散式團隊和遠距團隊這兩個詞互換使用，但每個詞都有細微的差別。 分散式團隊是指位於不同地點的團隊，其中一些可能位於辦公室空間。 遠距團隊是指沒有特定辦公地點的團隊，團隊中的每個人都在不同的地點。 混合式團隊是同時具備兩者特質的團隊，他們有專門的時間在集中式辦公室地點聚會，並且有彈性的工作日，以便員工可以選擇在家或在辦公室工作。

為什麼要進行分散式團隊管理？

對於擁有國際受眾的公司而言，分散式團隊至關重要。 分散式團隊為 Business 版帶來許多好處。 以下說明幾個背後的原因：

• 更好地進入您的目標市場。 如果您想觸及常規時區之外的市場，在該目標市場站穩腳跟是觸及該受眾的最簡單方法。 例如，如果您是一家總部位於加州的公司，但您的目標市場在紐約，您與潛在客戶的工作時間只有幾個小時重疊。 然而，如果您的團隊成員位於紐約，他們的工作時間將 100% 與該目標市場保持一致。 

• 擴大您的人才搜尋範圍。 擁有遠距或分散式團隊的其中一個好處是，您可以將人才搜尋範圍擴展到一個城市之外。 這讓您有機會與更多才能的人交談，而不僅僅是尋找特定城市的候選人，或將他們遷移到基地城市。 此外，員工的價值觀正在發生巨大變化，現在許多人特別尋找提供遠距工作選項的工作，以便他們能夠與家人共度更多時光。 擴大您的福利以容納這些人，讓您的團隊能夠吸引更多優秀的候選人。 

• 對雇主和員工來說，這可能更實惠。 對於僱主而言，管理分散式團隊可能比在辦公室管理團隊更實惠，因為您的公司不必支付基本間接費用，例如辦公空間。 管理分散式團隊的公司可以根據特定員工的生活成本向團隊成員支付薪資，從而節省資金，這樣就能根據員工所在地點節省 Business 版的費用。 員工可以節省開支，因為他們在通勤或公共交通上支付的汽油費用減少，此外，不購買咖啡和午餐也可以節省開支。

管理分散式團隊的 7 個提示

管理分散式團隊與管理傳統的面對面團隊有很大的不同。 以下是一些可協助您管理分散式團隊的提示。

1. 舉辦一致的會議

每週在同一時間舉辦會議，可為您的團隊成員提供規律的排程。 這讓他們有機會在需要時調整這些會議，以便他們能夠以最適合自己的方式安排工作日。 保持會議內容一致也很重要，這樣團隊成員就能知道如何以及何時在必要時為這些定期團隊會議做出貢獻。 如果您的團隊成員無法參加定期會議，請為他們提供非同步獲取資訊的選項。 記錄會議或在事後分享會議筆記是讓每個人都能掌握最新進展的好方法。  

需要考慮的事項

如果您的團隊成員都沒有重疊的可用時間，您會怎麼做？ 與其進行每週一次的節奏，不如以兩週為週期進行工作。 Asana 全球社群主管 Josh Zerkel 在兩個會議時間之間輪流進行，因為他的團隊一部分位於歐洲，其他人位於亞洲，而他則位於舊金山。 他會在一週的太平洋標準時間上午開會，下一週則會在太平洋標準時間下午開會。 他會記錄每一次會議，因此無論誰能夠參加，他的團隊成員仍然可以非同步地存取錄製內容。 

2. 在到職流程中設定期望

雖然這是任何公司的最佳作法，但請務必在到職流程中設定分散式團隊溝通方式的標準。 提供有關工作時間內可接受的溝通表單、資訊分享位置以及如何與特定團隊成員進行溝通的資訊。 這些都是在到職流程的早期階段就應該涵蓋的內容。 除了公司設定的標準之外，及早設定期望也能讓個人建立自己的界線。 

需要考慮的事項

雖然對新進團隊成員進行公司最佳作法的培訓很重要，但作為經理，您也必須隨時掌握公司的最佳作法以及團隊成員的溝通方式。 溝通風格因文化而異，因此與日本人進行有效溝通可能與紐約人有所不同。

認識到每種文化都不同，有些文化更直接，有些文化則更難提供回饋或尋求協助。 務必瞭解每位團隊成員的文化規範，以便更好地做好管理準備。”

3. 尊重界線

在分散式團隊中工作時，請務必尊重公司、團隊和個別團隊成員設定的任何界線。 您不會希望遇到這種情況：舊金山的團隊成員在太平洋標準時間下午 4 點向柏林的另一位團隊成員發送電子郵件，並期望立即收到回覆。 這不僅不尊重柏林團隊成員的時間，而且美國西海岸團隊成員也無法以符合其工作流程的方式獲得所需的資訊。 瞭解彼此的界線，並設定與這些界線一致的流程，有助於防止這類情況發生。

需要考慮的事項

有時候，您必須接受這樣一個事實，即您的工作時間將超過正常的 9 點到 5 點，因此您必須保持彈性。 這並不一定意味著您應該每天工作 18 小時，但這確實意味著您會有提前登入或延遲上線的日子，以便配合在不同時區工作的人員。

4. 擁有多個溝通平台

在分散式團隊中工作意味著排程可能比傳統的朝九晚五工作更具彈性。 對於某些團隊成員而言，這可能意味著隨時隨地接聽電話或回覆電子郵件。 提供多種溝通表單，例如 Slack 等訊息軟體、Zoom 等視訊會議或Asana等工作管理，讓您的團隊成員可以選擇如何在正確的地方溝通正確的資訊。 為您的團隊提供透過行動裝置進行溝通的方式，也能讓您的團隊成員以最適合他們和他們的排程的方式工作。 

需要考慮的事項

雖然擁有不同的溝通表單是很好的做法，但訊息可能會很快地交錯。 請確保有一個集中式記錄系統，用於記錄所有最終決策。 如果您的團隊成員的母語與您的母語不同，這種做法尤其有用，因為使用影片而非書面語言，有助於比文字溝通更容易傳達語氣和背景脈絡。

5. 設定清晰、可衡量的目標，以及團隊實現目標的方式

建立清晰、可衡量的目標意味著您的團隊能夠制定行動計劃，以實現這些目標。 這反過來又為團隊成員實現這些目標所需完成的工作設定了明確的期望。 將這兩件事落實到位，可為您的分散式團隊成員提供自主權，讓他們在最適合的時間完成所需的工作。 只要他們在期限前完成工作，就能以最適合自己的方式工作。

需要考慮的事項

雖然達成目標是很棒的事情，但對於分散式團隊來說，慶祝團隊的成就尤其重要。 由於每個人都很難抽出時間面對面交流，因此共同慶祝成就非常重要。 無論是線上還是面對面，都請務必規劃聚會，共度時光並一起慶祝。

6. 設定定期社交時間

管理分散式團隊的主要缺點之一是團隊成員沒有太多社交互動的機會，而這有助於建立團隊的友誼。 請務必安排一些時間，定期與分散式團隊成員聊聊非工作相關的事情，或定期舉行工作會議，讓團隊成員坐在一起遠距工作。 

需要考慮的事項

如果您與團隊成員在同一個辦公室工作，請注意「茶水間」對話。 這些對話對於與團隊成員建立關係非常重要，但您不應該無意中與那些不在同一個辦公室的團隊成員建立地理位置孤立。

7. 提供自主權 (但要定期確認進度) 

在分散式團隊中工作時，與團隊成員建立聯繫可能會更具挑戰性，因為您無法像在辦公室一樣自由地與他們溝通。 這就是經理定期與團隊成員核對進度的重要性。 定期查核可為團隊成員提供完成工作所需的支援。 如果確實發生任何障礙，他們將有專門的時間與您討論如何解決這些障礙。

需要考慮的事項

與團隊成員進行持續且定期的一對一會議是一種簡單的方法，可確保您的直接下屬有專門的時間來討論任何工作問題。 無論是公開還是匿名，這也為您的團隊提供了一種提供回饋的方式。 這讓他們可以選擇提供批評，這樣您就可以更好地為他們提供成功所需的支援。

見證您的分散式團隊取得偉大成就

管理分散式團隊會帶來一些後勤挑戰，但對您和 Business 版來說，能夠看到多元化團隊的成長是值得的。 隨著 Business 版在國際上的發展，看到來自世界各地的團隊成員協作並共同實現偉大目標將變得越來越普遍。