6 tips för att använda portfolior, Asanas bäst bevarade hemlighet för projektöverskridande planering

Du arbetar med många projekt och behöver ett sätt att hantera och spåra förloppet i olika initiativ. Låter det bekant? I så fall har du tur. Asanas praktiska – och alltför ofta underutnyttjade –portföljfunktion är särskilt utformad för att lösa det här problemet. Det är som en mapp för dina projekt, med extra funktioner som ger dig en överblick över varje initiativ. Portfolior låter dig övervaka relaterat arbete i en överblick, och visar vad som är i fas och vad som är i riskzonen, så att du snabbt kan gå djupare för mer information när projekt behöver din uppmärksamhet. 

Välkommen till portföljernas värld, Asanas bäst bevarade hemlighet. Här är fem tips för att komma igång, så att du inte missar den här kraftfulla funktionen. 

1. Håll intressenterna informerade och ansvariga på ett och samma ställe

Hur många gånger har folk frågat dig om statusen för ett initiativ eller var de kan hitta information? Om du regelbundet hanterar projekt händer det förmodligen ofta. Portfolior löser det här problemet med ett centralt utrymme där alla kan få tillgång till förloppsuppdateringar för alla projekt i portfolion, vilket gör det enkelt att svara på frågor och hålla intressenter informerade. Det betyder att uppdateringar inte längre är utspridda. I stället kan alla enkelt hitta den information de behöver på ett och samma ställe. 

Så här kan portfolior förenkla kommunikationen med intressenter: 

• Skapa statusuppdateringar snabbare. I stället för att skapa tidskrävande uppdateringar från grunden påskyndar Asana processen genom att föreslå avsnitt, uppgifter och milstolpar att nämna. Dra och släpp föreslagna höjdpunkter, skapa diagram automatiskt och mycket mer. 

• Visa tidigare statusuppdateringar, så att du har ett konkret register över de framsteg som har gjorts. 

• Koppla portföljarbetet till företagets mål. Visa vilka övergripande Business-mål din portfolio stöder, så att intressenter hålls ansvariga och förstår varför deras arbete är viktigt. 

• Lägg till en portfoliobeskrivning, ägare och slutdatum för att hålla viktiga detaljer i fokus. Och när nya intressenter ansluter sig till din portfolio har de den kontext de behöver för att snabbt komma igång. 

2. Få en överblick direkt

Använder du anpassade fält för att spåra uppgiftsdata i projekt, såsom tidsåtgång eller tillgänglig budget? Om så är fallet kan du automatiskt sammanfatta informationen i din portfolio för att få en omedelbar översikt på hög nivå över alla dina projekt. 

Här är ett exempel på hur det fungerar: 

1. Spåra data i projekt: Föreställ dig att du spårar leverantörsarbete i ett projekt. Lägg till ett anpassat fält för tidsspårning för att beräkna exakt hur lång tid leverantörerna lägger på varje uppgift. 

2. Lägg sedan till projekt i en portfolio: Lägg till ditt projekt för leverantörshantering i en verkställande portfolio, där du spårar arbetet i hela företaget. 

3. Sammanfatta sedan data i olika projekt: lägg till ett fält för tidsspårning i din ledningsportfolio. Det sammanfattar tidsspårningsdata i varje projekt så att du kan övervaka tidsåtgången i hela företaget på ett ögonblick.

Voilà – en automatisk sammanfattning av tidsspårningsdata i olika projekt, med bara några få klick. 

3. Organisera arbetet på ditt sätt

Det fina med portfolior är att du kan organisera dem som du vill, utan att påverka hur andra ser eller får åtkomst till arbetet. Det beror på att uppgifter, projekt och portföljer kan finnas på flera ställen samtidigt, vilket innebär att du kan lägga till initiativ i din portfölj utan att ändra var de ursprungligen lagras.  

Här är en sammanfattning av hur portfolioorganisation fungerar: 

• Lägg till projekt i portfolior för att organisera relaterat arbete på ett och samma ställe. 

• Lägg till portfolior i portfolior för att hålla initiativen organiserade på en hög nivå, som kapslade mappar i mappar. 

• Lägg till arbete (projekt eller portfolior) i flera portfolior samtidigt, så att du kan skapa en personlig organisationsmetod utan att påverka dina teamkollegor. 

Tänk dig till exempel att du vill lägga till ett projekt för ”frilansbudget” i din portfolio för ”årlig budgetspårning”. Projektet finns redan i två andra portfolior som ägs av andra personer. Du kan fortfarande lägga till det i din egen utan att ändra var det ursprungligen finns.

4. Spåra förlopp med portfoliopaneler

Om du regelbundet hämtar data för att kontrollera arbetets förlopp vet du hur tidskrävande det kan vara. Men med portfolior behöver rapportering inte vara tidskrävande. I stället för att manuellt samla in och sammanfatta data från olika projekt kan du använda panelfunktionen för att automatiskt skapa anpassade diagram och visualisera hur det går för dina initiativ. 

Oavsett vilka data du spårar i projekten kan du rapportera om dem med portfoliopaneler. Och med en mängd olika diagramalternativ kan du visualisera information med hjälp av linjediagram, cirkeldiagram, burnup-diagram och mycket mer. Här är några exempel: 

• Spåra kostnader: Skapa ett linjediagram för att visa hur kostnaderna förändras med tiden, i varje projekt i portfolion. 

• Övervaka projektstatus: Visualisera kommande, försenade, oplanerade och slutförda uppgifter med ett ringdiagram. 

• Kontrollera prestanda: Spåra hur lång tid det tar att slutföra uppgifter i olika projekt. 

5. Övervaka teamets arbetsbelastning

Historiskt sett är det en utmanande och tidskrävande uppgift att bemanna många olika projekt. Portfolior löser problemet med arbetsbelastningsfunktionen, som låter dig spåra arbetskapaciteten för varje person i teamet, i varje projekt i portfolion. Det innebär att du kan få en fullständig bild av hur teamet lägger sin tid, även om de arbetar med olika projekt. 

Förutom att spåra arbetskapacitet kan du också:

• Dra och släpp uppgifter i arbetsbelastningsvyn för att enkelt omfördela och omplanera arbetet.

• Flytta resurser mellan projekt i en vy utan att klicka fram och tillbaka. 

• Visualisera framtida arbetskapacitet för att se till att kommande projekt är ordentligt bemannade och förhindra hinder innan de inträffar. 

Observera: Arbetsbelastningsfunktionen är tillgänglig om din portfolio endast innehåller projekt. Om din portfolio innehåller en annan portfolio kommer den att vara nedtonad.

6. Koordinera tidslinjer i flera projekt

När du koordinerar flera projekt samtidigt kan tidslinjerna lätt bli förvirrande. Du kan behöva förskjuta arbetet så att teamet inte blir överbelastat, synkronisera leveranser kring lanseringsdatum eller justera flera projekttidslinjer samtidigt på grund av hinder. Tidslinjevyn i portfolior ger dig ett sätt att visualisera varje projekttidslinje i samma fönster, så att du kan se helheten och enkelt göra justeringar.

Med tidslinjevyn kan du: 

• Se en övergripande tidslinje för varje projekt i portfolion. Visa projektets start- och slutdatum samt viktiga milstolpar i alla dina initiativ. Med den här helhetsvyn kan du se hur scheman överlappar varandra och om leveranserna är i fas. 

• Dra och släpp milstolpar och projekt på tidslinjen för att automatiskt justera slutdatum med ett enda klick. 

• Klicka på varje projekt för en mer detaljerad tidslinjevy med enskilda uppgifter och beroenden– uppgifter som inte kan påbörjas förrän en annan uppgift har slutförts. På så sätt får du en helhetsbild först och kan sedan fördjupa dig i mindre detaljer vid behov. 

Observera: Tidslinjefunktionen är tillgänglig om din portfolio endast innehåller projekt. Om din portfolio innehåller en annan portfolio kommer den att vara nedtonad. 

Missa inte chansen – spara tid och insats med portföljer

Portfolior är en kraftfull funktion som du inte vill missa, särskilt om du hanterar flera projekt samtidigt. Gå till vår prissättningssida för att lära dig mer om portfolior och hur du registrerar dig för en kostnadsfri provperiod. 

Vill du veta mer? Utforska portföljernas alla funktioner med vår Asana Academy-kurs.