Frånvaro: fyra sätt att förbereda sig för semestern med Asana
Finns det något bättre än att ta en välförtjänt semester? Det är din tid att vila, koppla av och ta en paus från de dagliga ansvarsområdena i ditt jobb. Men det kan vara stressigt att förbereda sig för en semester. Du försöker slutföra uppgifter, lämna över projekt och se till att alla vet vem de ska vända sig till med frågor så att inget glöms bort medan du är borta. Men med lite planering innan semestern behöver det inte vara så.
Här är fyra sätt att använda Asana så att du kan koppla av och njuta av din välförtjänta ledighet, i vetskap om att arbetet går vidare på kontoret:
1. Skapa ett frånvaroprojekt för ditt team
Det är vanligt att blockera din Kalender när du är på semester. Men din kalender är inte alltid kopplad till teamets uppgifter, så det är lätt att glömma bort det när du planerar arbete eller tilldelar uppgifter. En enkel lösning? Skapa ett frånvaroprojekt i Asana som du och teamet kan referera till.
Genom att spåra när teamkollegor är borta kan du ta hänsyn till det när du planerar arbetet och tilldelar förfrågningar. Eftersom uppgifter kan finnas i flera projekt i Asana kan du lägga till dina frånvarouppgifter i viktiga projekt, såsom kreativa förfrågningar eller produktlanseringar, så att alla är informerade. På så sätt kan de planera kommande arbete med din semester i åtanke.
Skapa en frånvarokalender för team i Asana:
Klicka på knappen snabbinfoga i det övre navigeringsfältet och välj Projekt.
Skapa ett nytt projekt för ditt teams frånvaroschema.
Gå till fliken Kalender och klicka på filterikonen uppe till höger för att spara det som standardvy för alla.
Lägg till dina teamkollegor som projektmedlemmar så att de kan lägga till uppgifter för sin semester.
När du lägger till nya uppgifter kan du använda start- och slutdatum för att tydliggöra varaktigheten för din ledighet.
Se till att uppgiften tilldelas till den som tar ut semestern.
Inkludera viktiga detaljer i uppgiftsbeskrivningen, till exempel kontaktuppgifter i nödsituationer.
Lägg till uppgiften i andra projekt som kan påverkas av din semester så att alla är medvetna om när du är borta.
2. Gör en frånvaroplan
När din ledighet närmar sig bör du tänka igenom allt arbete som du för närvarande har på gång eller som behöver göras medan du är borta. Skapa en plan som beskriver vem som ska ta över varje arbetsuppgift och täcka viktiga ansvarsområden medan du är borta. På så sätt vet alla vem de ska kontakta vid frågor och uppdateringar.
För korta semestrar kan du dokumentera din plan direkt i din frånvarouppgift. För längre frånvaro, till exempel en resa på flera veckor eller familjeledighet, kan det vara bra att skapa ett särskilt projekt för planen. Inkludera information om viktigt arbete du är involverad i, vem som är ansvarig för det, eventuella dokument som teamkollegor kan behöva och hur de kan nå dig om något dyker upp. Lägg till dina teamkollegor och alla andra som behöver känna till din frånvaroplan i uppgiften eller projektet så att alla är informerade.
3. Omtilldela uppgifter som förfaller medan du är borta
Det kommer oundvikligen att finnas arbete som du inte kan slutföra innan du går, till exempel att publicera veckovisa statusuppdateringar eller granska arbete som ännu inte är klart. Baserat på de ansvarsområden du beskriver i din plan kan du omfördela dessa uppgifter till en lämplig teamkollega som kan ta hand om dem medan du är borta. Kommentera sedan uppgiften och låt andra teamkollegor veta vem som är ansvara för arbetet så att de kan fortsätta medan du är borta.
4. Uppdatera din Asana-profil till Borta
Du har skapat din frånvaroplan och allt ditt arbete är antingen slutfört eller omfördelat. Nu behöver du bara ställa in din status till ”borta” innan du går. Detta kommer att visa din avatar som borta så att alla vet att du inte är tillgänglig. Om du vill göra informationen lättillgänglig kan du också uppdatera din profil med information om vem man kan kontakta medan du är borta, ungefär som ett traditionellt frånvaromeddelande.
Så här ställer du in din status som borta i Asana:
Klicka på din avatar i det högra hörnet i det övre fältet och välj Mina profilinställningar i den nedrullningsbara menyn.
Uppdatera avsnittet Om mig med en länk till din frånvarouppgift eller ditt frånvaroprojekt, eller ange vem man kan kontakta medan du är borta. Glöm inte att uppdatera det här när du kommer tillbaka.
Aktivera semesterindikatorn och ange datumet då du kommer tillbaka.
Klicka på Uppdatera profil för att uppdatera din status till borta.
Bonus: Kom igång igen med inkorg och påminnelseuppgifter
Förhoppningsvis är du tillbaka från semestern och känner dig avslappnad och föryngrad. För att hålla igång de goda känslorna går du till Mina inställningar och sedan till fliken Hacks. Aktivera Påminnelseuppgifter från inkorgen och Uppföljningsuppgifter från höger ruta så att du enkelt kan skapa påminnelseuppgifter när du går igenom dina aviseringar.
När du bläddrar igenom din inkorg kan du arkivera uppdateringar som inte kräver uppföljning efter att du har läst dem, eller skapa en uppföljningsuppgift åt dig själv genom att klicka på Skapa påminnelseuppgift i det nedre vänstra hörnet av aviseringarna. På så sätt kan du komma ikapp med allt du missat först och sedan följa upp uppgifter senare när du är tillbaka i vardagen.
Förberedelser före resan är avgörande för en avkopplande semester
Genom att planera inför semestern kan du känna dig lugn med att ditt arbete sköts medan du är borta. Och om något ändå skulle dyka upp (för vi kan inte planera för alla scenarier) kan du alltid komma åt ditt arbete från våra mobilappar (tillgängliga på iOS och Android). Nu är det dags att åka på semester. Du har förtjänat det.
Hur förbereder du dig innan du lämnar kontoret? Dela med dig av dina tips i kommentarerna nedan!
