Så här skriver du ett PM för effektiv kommunikation (med mall)

Effektiv kommunikation är oerhört viktigt. Men du vill också se till att den är lätt att förstå. Att ha ett mallbaserat sätt att göra det kan inte bara göra det lättare att skapa kommunikation, utan också för dina anställda att förstå den.

Det är här ett PM kommer in i bilden. En PM-mall är en bra utgångspunkt när du vill informera ditt team eller din avdelning om nya rutiner, strategiimplementering eller kommande projekt. För att förmedla ditt budskap tydligt är det viktigt att förstå hur du skriver ditt PM på ett professionellt sätt.

Vår guide tar upp vad ett PM är, när man ska skicka ett, hur man skapar formatet och tips för att skriva ett PM på ett effektivt sätt. Använd sedan vår kostnadsfria PM-mall för att få en färdplan för framgång.

Vad är ett PM?

Ett PM, även känt som ett memorandum, kommunicerar information i en organisation. Till skillnad från ett personligt meddelande har PM vanligtvis en större målgrupp.

Det här brevet skickas vanligtvis till ett helt team, en avdelning eller en organisation för att informera anställda om vad som händer i företaget. Ett PM kan handla om alla viktiga ämnen med stor relevans, från en policyändring till nya kunder till budgetnedskärningar.

Den här typen av kommunikation kan skapas och skickas elektroniskt eller skrivas ut som ett fysiskt dokument. Även om du känner alla i din kommunikationskedja är det viktigt att hålla dessa dokument artiga och professionella. Om du är osäker kan du utelämna emojis, sms-språk och förkortningar för att göra ditt meddelande mer professionellt.

Anledningar till att skicka ett PM

Det finns många anledningar till att skicka ut ett PM i stället för ett vanligt e-postmeddelande. Medan ett e-postmeddelande är ett informellt kommunikationsformulär är ett PM mer officiellt och blir en del av företagets register. 

Anställda tar PM mer på allvar. Därför tenderar PM att vara mycket effektivare för kommunikation mellan olika organisationer. Vi har beskrivit några av de vanligaste anledningarna nedan.

Ett PM kan:

• Förklara policyändringar.

• meddela kommande mötesagendor eller evenemang

• Tillkännage budgetnedskärningar.

• Sammanfatta handlingsplaner.

• Beskriva introduktionen av nya kunder.

• Redogöra för ett mötesprotokoll.

• Be om rekommendationer eller feedback

• Meddela anställda om ett företagsproblem eller en lösning

Att skicka ett elektroniskt PM till grupper av anställda är fördelaktigt eftersom det ger dem en central plats för att se företagets detaljer. Alla får samma information samtidigt i stället för att höra den via ryktesvägen.

Formatera ett PM

Det finns flera sätt att strukturera ett PM, men de flesta PM har samma formateringselement. Anpassa gärna din PM-mall för att matcha tonen och innehållet i meddelandet du vill skicka.

Ämne

Först och främst: börja på rätt sätt genom att inleda ditt PM med en bra ämnesrad. De bästa ämnesraderna för ett PM bör vara så specifika som möjligt.

I stället för att märka ditt PM som ”Företagsevenemang” kan du till exempel skriva ”Årlig julfest: Datum och detaljer” i ämnesraden.

En tydlig ämnesrad låter människor veta exakt vad ditt PM beskriver innan de öppnar det. Det gör det också lättare att hitta PM:et eftersom det innebär att anställda inte har flera PM med samma ämnesrad i inkorgen.

Rubrik

Det finns flera viktiga faktorer som du bör inkludera i rubriken. Ange alltid datum, vem du skickar det till och vem meddelandet är från. Den här informationen ger ett sammanhang för meddelandets innehåll. 

Brödtext

I texten i PM:et beskrivs meddelandets huvudsyfte. Använd det inledande stycket för att ange exakt vad resten av dokumentet kommer att handla om. Håll det inledande avsnittet kort för att få fram ditt budskap på ett så effektivt sätt som möjligt. 

• Paragraf 1: Använd uttalanden som ”Jag skriver för att informera dig” och ”Jag begär information om” i början av den här paragrafen. Det första stycket bör innehålla den viktigaste informationen i promemorian. 

• Paragraf 2: I den andra paragrafen kan du ge ytterligare information och fördjupa dig i ämnet.

• Paragraf 3: I det tredje stycket gör du din förfrågan. Ett exempel på detta kan vara att be en avdelning om feedback på ett projekt eller att svara på en inbjudan till ett företagsevenemang senast ett visst datum.  

Vissa PM har ingen förfrågan kopplad till den information du presenterar. Om så är fallet kan du använda det utrymmet som en möjlighet att tacka dina kollegor för deras tid.

Innan du skickar ett PM till dina kollegor bör du kontrollera företagets policy för masskommunikation. Vissa företag kräver ytterligare åtgärder, till exempel att du lägger till organisationens logotyp, företagsnamn eller att du använder standardiserade teckenstorlekar. Du kan också behöva få godkännanden innan du skickar ut det.

Tips för att skriva ett PM

Nu när du vet vad du ska inkludera i ditt PM är det dags att fokusera på rätt ton och formatering. Nedan följer några tips att tänka på när du skriver ett effektivt Business-memo.

• Behåll en professionell ton: Behåll alltid en professionell ton, men anpassa den gärna till din målgrupp och ditt mål.

• Undvik akronymer och förkortningar: Skriv ut akronymer och förkortningar så att alla mottagare kan förstå ditt meddelande.

• Håll ditt PM till en sida: Försök att få in din text i tre stycken för att kortfattat förmedla din poäng.

• Använd bilagor vid behov: Lägg gärna till bilagor eller flygblad för att ge ytterligare sammanhang till ditt PM om det behövs.

• Tänk på din målgrupp: Anpassa meddelandet i ditt e-postmeddelande beroende på vem du skriver till.

• Var konsekvent i formateringen: Använd samma typsnitt, styckestruktur, skiljetecken och grammatik i hela dokumentet.

• Var tydlig och koncis: Gör din förfrågan eller ditt meddelande i början av dokumentet.

• Var objektiv: Håll dig till fakta och avstå från personliga fördomar när du skriver ett Business-dokument.

Genom att följa de här tipsen och veta vad som ska ingå kan du skapa ett professionellt och koncist PM gång på gång.

Olika typer av PM

Det finns tre typer av PM: förslag, bekräftelse och förfrågan. Det allmänna formatet och Business-skrivstilen förblir likartade bland de tre typerna av PM. Skillnaden ligger i att titta på din publik, ton och objekt. 

Förslagspmemo

Att skicka ett suggestivt PM är ett utmärkt sätt att hitta lösningar på företagsproblem. De uppmuntrar ofta till kreativt tänkande, brainstorming och gruppdiskussioner. 

När du skickar ett suggestivt PM är det bäst att använda ett positivt och uppmuntrande språk. Det hjälper dina medarbetare att bli entusiastiska över att hitta nya idéer.

Exempel: Skicka ett förslagspromemoria om du är en reklambyrå som vill ha en gruppdiskussion om nya idéer för en varumärkeskampanj.

Bekräftelsemeddelande

Använd bekräftelsemeddelanden för att bekräfta muntliga överenskommelser genom att sätta dem på pränt. Se till att lyfta fram de viktiga aspekterna av avtalet mellan parterna, så att alla har en tydlig förståelse för målen.

Avsluta dokumentet genom att fråga den andra parten om de behöver ytterligare förtydliganden eller vill ändra några detaljer. Det hjälper till att undvika förvirring eller missförstånd när projektet väl har börjat.

Exempel: Om du är teamledare för ett marknadsföringsteam kan du skicka ett bekräftelsemeddelande till företagets DevOps-team medan ni samarbetar i ett projekt. Det skulle omfatta projektleveranserna, se till att alla intressenter förstår projektomfattningen och se till att ingen har några frågor.

Förfrågningspromemoria

Ett förfrågningsmeddelande är ett dokument eller e-postmeddelande som du kan skicka till företaget när du har en förfrågan. Börja den här typen av PM med att motivera varför du behöver en förfrågan slutförd.

Håll en professionell och övertygande ton när du ger dina rekommendationer om hur problemet ska lösas. Även om den här typen av språk alltid rekommenderas i PM är det särskilt viktigt i PM för förfrågningar.

Exempel: Du skulle skicka ett förfrågningsmeddelande om du är en personalchef och ber anställda att fylla i sin försäkringsinformation före en deadline.

PM-mall

Använd vår PM-mall för att organisera ditt dokument och skapa ett framgångsrikt meddelande varje gång. När du skickar ut ditt PM ska du se till att fylla i ämnesraden, rubriken och brödtexten på ett effektivt sätt.

Projekthanteringsverktyg och PM hjälper dig att effektivisera kommunikationen

Om du använder en mall för PM kan du kommunicera med alla i företaget. Om du kombinerar det med ett projekthanteringsverktyg kan du hålla alla dina PM på ett ställe och enkelt skicka PM till många intressenter och teammedlemmar. Du kan till och med koppla PM direkt till saker att göra för att förverkliga dessa uppgifter och meddelanden.