7 tips för att hantera utspridda team

Med en alltmer global ekonomi uppstår behovet av globala team för att betjäna kunder var de än befinner sig. Den här typen av team – med teammedlemmar på olika platser och i olika tidszoner – kallas ett utspritt team. Även om det finns en mängd olika fördelar med utspridda team, har de också sina egna utmaningar.

Vad är hantering av utspridda team?

Att hantera ett distribuerat team innebär att hantera teammedlemmar som är utspridda på olika platser, utan ett centralt kontor. Ett exempel på ett utspritt team är en organisation som har några teammedlemmar på ett kontor i en stad, några på distans och andra på ett annat kontor. 

Distribuerad teamledning är att hantera den här typen av team som är utspridda på olika platser. På grund av den unika strukturen i utspridda team kan det vara mer utmanande att hantera dem än ett mer traditionellt team på en och samma plats.

Vad är skillnaden mellan utspridda team, distansteam och hybridteam?

Även om vissa använder termerna distribuerade team och distansteam omväxlande, finns det en liten skillnad mellan dem. Distribuerade team är team som är belägna på olika platser, varav vissa kan vara på kontor. Distansarbetande team är team som inte har någon specifik kontorsplats och där alla i teamet arbetar på olika platser. Hybridteam är team som gör lite av båda: de har dedikerade tider för att samlas på centrala kontor och dagar som är flexibla så att de anställda kan välja att arbeta hemifrån eller från kontoret.

Varför hantera distribuerade team?

Distribuerade team är viktiga för företag som har en internationell målgrupp. Ett distribuerat team ger företag många fördelar. Här är några skäl:

• Bättre åtkomst till din målmarknad. Om du vill nå en marknad som ligger utanför din vanliga tidszon är det enklaste sättet att nå den målgruppen att ha fötterna på marken. Om du till exempel är ett företag som är baserat i Kalifornien, men din målmarknad är i New York, har du bara några arbetstimmar av överlappning med dina potentiella kunder. Men om du har medlemmar i ditt team i New York kommer 100 % av deras arbetstid att anpassas till den målmarknaden. 

• Utöka din talangsökning. En av fördelarna med att ha ett distansarbetande eller utspritt team är att man kan utöka talangsökningen långt bortom en stad. Det ger dig möjlighet att prata med många fler begåvade personer än om du var begränsad till att hitta en kandidat i en viss stad eller flytta dem till en basstad. Dessutom förändras anställdas värderingar drastiskt – många människor letar nu specifikt efter jobb som erbjuder distansalternativ så att de kan spendera mer tid med sin familj. Om du utökar dina förmåner för att tillgodose dessa individers behov öppnar ditt team upp för ännu fler bra kandidater. 

• Det kan vara mer prisvärt (för både arbetsgivaren och den anställde). För arbetsgivare kan det vara billigare att hantera ett utspritt team än att hantera dem på kontoret eftersom företaget inte behöver betala kostnaden för grundläggande omkostnader, såsom kontorsutrymmen. Företag som hanterar utspridda team kan spara pengar genom att betala sina teammedlemmar baserat på levnadskostnaderna för en viss anställd, vilket sparar företaget pengar beroende på var de är baserade. Anställda kan spara pengar eftersom de betalar mindre för bensin för pendling eller kollektivtrafik, förutom att de sparar pengar genom att inte köpa kaffe och luncher ute.

7 tips för att hantera ett utspritt team

Att hantera ett utspritt team skiljer sig mycket från att hanteringen av ett traditionellt team på plats. Här är några tips som du kan använda för att hantera ditt utspridda team.

1. Håll regelbundna möten

Om du håller möten vid samma tidpunkt varje vecka får dina teammedlemmar ett regelbundet schema. Det ger dem möjlighet att flytta runt mötena när det behövs, så att de kan strukturera sina arbetsdagar på ett sätt som fungerar bäst för dem. Det är också viktigt att hålla mötesinnehållet konsekvent, så att teammedlemmarna vet hur och när de ska bidra till de regelbundna teammötena när det behövs. Om en av dina teammedlemmar inte kan delta i ett regelbundet möte kan du erbjuda alternativ för att få information asynkront. Att spela in möten eller dela mötesanteckningar efteråt är ett bra sätt att hålla alla informerade.  

Saker att tänka på

Vad gör du om ingen av dina teammedlemmar har tid samtidigt? Istället för att ha ett möte varje vecka kan ni arbeta i en tvåveckorscykel. Josh Zerkel, chef för globala communityt på Asana, växlar mellan två mötestider eftersom en del av hans team är baserat i Europa och andra i Asien, medan han själv är baserad i San Francisco. En vecka har han mötet på morgonen PST, och nästa vecka på eftermiddagen PST. Han spelar in varje möte, så oavsett vem som kan delta kan hans teammedlemmar fortfarande komma åt inspelningarna asynkront. 

2. Definiera förväntningar under introduktionsprocessen

Det är bästa praxis för alla företag att sätta standarden för hur det distribuerade teamet kommunicerar under introduktionsprocessen. Ge information om godtagbara formulär för kommunikation under arbetstid, var information delas och hur man kommunicerar med specifika teammedlemmar. Det är bra att gå igenom allt detta tidigt i introduktionsprocessen. Att sätta förväntningar tidigt gör det möjligt för individer att också fastställa sina egna gränser, utöver de standardgränser som företaget har satt. 

Saker att tänka på

Även om det är viktigt att utbilda nya teammedlemmar om företagets bästa praxis är det också viktigt att du som ledare håller dig uppdaterad om både företagets bästa praxis och hur dina teammedlemmar kommunicerar. Kommunikationsstilar varierar beroende på kultur, så effektiv kommunikation med någon i Japan kan vara annorlunda än med någon i New York.

Inse att varje kultur är annorlunda – vissa är mer direkta, andra har svårare att ge feedback eller be om hjälp. Försök att förstå de kulturella normerna för var och en av dina teammedlemmar så att du är bättre förberedd på att hantera dem.”

3. Respektera gränser

Det är viktigt att respektera de gränser som företaget, teamet och enskilda teammedlemmar har satt upp när man arbetar i ett utspritt team. Du vill inte hamna i en situation där en teammedlem i San Francisco skickar ett mejl till en annan teammedlem i Berlin kl. 16.00 PST och förväntar sig ett omedelbart svar. Det är inte bara respektlöst mot den i Berlin, utan den i San Francisco får inte heller den information som behövs på ett sätt som passar arbetsflödet. Att känna till varandras gränser och fastställa processer som överensstämmer med dessa gränser hjälper till att förhindra den här typen av situationer.

Saker att tänka på

Ibland måste du acceptera att din arbetstid sträcker sig bortom de vanliga kontorstimmarna, så du måste vara flexibel. Det betyder inte nödvändigtvis att du alltid ska arbeta 18 timmar om dagen, men det betyder att det kommer att finnas dagar då du loggar in tidigt eller håller dig online sent för att tillgodose de som arbetar i olika tidszoner.

4. Ha fler än en plattform för kommunikation

Att arbeta i ett utspritt team innebär att scheman kan vara lite mer flexibla än ett traditionellt 8–16-jobb. För vissa teammedlemmar kan det innebära att ta emot samtal eller svara på e-postmeddelanden när de är på språng. Genom att erbjuda flera former av kommunikation, till exempel meddelandeprogram som Slack,  videokonferenser som Zoom eller arbetshantering som Asana, får dina teammedlemmar alternativ för att kommunicera rätt information på rätt plats. Om du ger teamet möjlighet att kommunicera via mobila enheter kan de arbeta på det sätt som passar dem och deras schema bäst. 

Saker att tänka på

Även om det är bra att ha olika formulär för kommunikation kan meddelanden snabbt gå förlorade. Se till att det finns ett centralt system där alla slutliga beslut finns. Det är särskilt användbart om du har teammedlemmar som har ett annat modersmål än du. Att använda videor i stället för skrift kan hjälpa till att förmedla ton och sammanhang på ett enklare sätt än textbaserad kommunikation.

5. Fastställ tydliga, mätbara mål och hur teamet ska nå dem

Att fastställa tydliga, mätbara mål innebär att teamet kan utveckla en handlingsplan för hur de ska nå målen. Detta sätter i sin tur tydliga förväntningar på vilket arbete teammedlemmarna måste slutföra för att uppnå målen. När dessa två saker är på plats får dina utspridda teammedlemmar självständigheten att utföra det arbete de behöver vid en tidpunkt som fungerar bäst för dem. Så länge de slutför arbetet inom sina deadliner kan de arbeta på det sätt som passar dem bäst.

Saker att tänka på

Det är bra att nå sina mål, men det är särskilt viktigt för utspridda team att fira sina prestationer. Eftersom det kan vara svårt för alla att få tid att träffas är det viktigt att fira prestationer tillsammans. Se till att planera in sammankomster, oavsett om det är virtuellt eller på plats, för att umgås och fira tillsammans.

6. Avsätt tid för regelbundna sociala tillställningar

En av de största nackdelarna med att hantera ett utspritt team är att teammedlemmarna inte får många möjligheter till sociala interaktioner, vilket hjälper till att bygga laganda. Se till att avsätta lite tid för att regelbundet prata med utspridda teammedlemmar om saker som inte rör arbetet, eller för att ha regelbundna arbetspass där teammedlemmarna sitter och arbetar tillsammans på distans. 

Saker att tänka på

Om du arbetar med teammedlemmar som befinner sig på samma kontor som du, var medveten om småprat vid fikabordet. De här konversationerna är viktiga för att bygga relationer med teammedlemmar, men du vill inte oavsiktligt skapa en silo för de teammedlemmar som inte befinner sig på samma kontor som du.

7. Ge självständighet (men kontrollera regelbundet) 

När du arbetar i ett utspritt team kan det vara lite svårare att hålla kontakten med dina teammedlemmar eftersom du inte har samma möjligheter att kommunicera med dem som du skulle ha på kontoret. Därför är det viktigt att chefer regelbundet stämmer av med sina teammedlemmar för att se hur det går. Regelbundna kontroller ger teammedlemmarna det stöd de behöver för att få jobbet gjort. Om det uppstår hinder kommer det att finnas en särskild tid reserverad för dem att diskutera hur de kan lösa dem med dig.

Saker att tänka på

Konsekventa och regelbundna individuella möten med teammedlemmar är ett enkelt sätt att se till att dina närmaste medarbetare har en dedikerad tidsperiod för att diskutera eventuella arbetsproblem. Det ger också ditt team möjlighet att ge dig feedback, oavsett om det är öppet eller anonymt. Det ger dem möjlighet att ge kritik, så att du bättre kan ge dem det stöd de behöver för att lyckas.

Se ditt utspridda team åstadkomma fantastiska saker

Att hantera ett utspritt team innebär vissa logistiska utmaningar, men att kunna se ett mångfaldigt team växa är givande – för dig och för Business. I takt med att företag växer internationellt kommer det att bli allt vanligare att se teammedlemmar från hela världen samarbeta och åstadkomma fantastiska saker tillsammans.