Hur Asanas digitala team använde arbetshantering för att uppdatera vårt varumärke

Som digital chef på Asana är jag inte främmande för komplexa projekt som omfattar flera team och verktyg. När vi bestämde oss för att lansera en större digital varumärkesuppdatering på Asana.com visste jag att vi behövde mer än bra idéer för att lyckas – vi behövde tydlig kommunikation, exakt planering och en solid genomförandestrategi för att få det gjort. 

Lyckligtvis hade vi Asana som kunde stödja oss varje steg på vägen. Jag ser fram emot att dela med mig av hur vi använde vår egen plattform för att hantera det tvärfunktionella initiativet från början till slut – och hur du kan använda den för att förverkliga dina stora projekt.

Hantera utmaningar med varumärkesuppdatering

Innan vi började med varumärkesuppdateringen behövde mitt team klargöra de kommande utmaningarna och flagga eventuella risker som kunde påverka vår framgång. Vi identifierade tre nyckelområden:

• Webbplatsens struktur: Asana.com använder ett system med mallar och komponenter, vilket innebär att allt på webbplatsen är sammankopplat. Om du ändrar en komponent, till exempel en CTA-banner, ändras den på varje sida där komponenten används, inte bara på den sida du arbetar med. På grund av detta kunde vi inte uppdatera webbplatsen en sida åt gången. Vi behövde ett sätt att förstå hur varje komponent användes på olika sidor för att planera uppdateringar effektivt utan att orsaka oavsiktliga ändringar.

• Projektets tidslinje: Vårt marknadsföringsteam hade en strikt deadline för att lansera en utomhuskampanj, vilket innebar att våra uppdateringar var tvungna att anpassas till den tidslinjen för att skapa en sammanhängande upplevelse för våra kunder.

• Webbplatsens ständiga tillgänglighet: vårt digitala team – och våra partner i andra team – förlitade sig på att webbplatsen var fullt fungerande hela tiden. Så vi hade inte råd att "frysa" webbplatsen medan vi gjorde uppdateringar. Varje förändring måste göras på ett sätt som minimerade störningar och fick allt att fungera smidigt.

”Att hålla igång verksamheten – att driva liveuppdateringar samtidigt som vi aktiverade prioriterade projekt – var en intressant utmaning”, säger Rachel Rosin, Asanas chef för digital upplevelse. "Synlighet var så viktigt, eftersom vi fortfarande skapade sidor medan vi uppdaterade varumärket."

Med dessa utmaningar i åtanke vände vi oss till Asana för att kartlägga en tydlig plan. 

Många av de projekt vi arbetar med dagligen är förutsägbara. Men det här var inte så. Vi behövde bygga processer som kunde hjälpa oss att uppnå våra mål snabbare och effektivare. Vi använde Asana för att skapa en anpassad lösning för att spåra allt detta arbete. ”

Minska risker genom synlighet och korslänkning

Innan vi kunde börja arbeta behövde vi få en tydlig bild av alla projektberoenden, potentiella flaskhalsar och överlappande uppgifter för att säkerställa att vi använde våra resurser klokt och minimerade riskerna. 

Först skapade vi ett Asana-projekt som skulle fungera som en huvudhubb för alla uppgifter som rörde uppdateringen. Sedan skapade vi individuella Asana-uppgifter för två huvudkategorier:

• Specifika sidkomponenter som behövde uppdateras (till exempel en CTA-banner)

• Enskilda sidor som behövde uppdateras (t.ex. startsidan).

För varje sida gjorde vi en lista över alla komponenter – som banners eller knappar – som ingick i den sidan. Sedan kopplade vi komponentuppgifterna till motsvarande sidouppgifter. Detta gjorde det enkelt att se vilka komponenter som användes på flera sidor, vilket hjälpte oss att upptäcka potentiella problem tidigt och bestämma vilka sidor som skulle prioriteras.

Som Rachel förklarar: "Genom att koppla komponenter till motsvarande sidor kunde vi se vilka som användes mest. Det hjälpte oss att se vilka uppdateringar som skulle ha störst inverkan.”

”Asana hjälpte oss att visualisera hur de första uppsättningarna skulle se ut och att hantera arbetet och beroenden”, tillägger hon. "Det hjälpte oss att hålla oss riktigt fokuserade på var vi befann oss i det här riktigt stora projektet."

Planera och prioritera med anpassade fält 

Medan vår ursprungliga projektkonfiguration gav oss en bättre uppfattning om vilka sidor som var mest meningsfulla att uppdatera ur ett komponentperspektiv, ville vi också fokusera på de sidor som skulle ha störst inverkan när de väl hade uppdaterats. För oss innebar det sidor med högst trafik. 

För att göra det använde vi Asanas anpassade fält för att tagga uppgifter med två viktiga punkter: 

• Sidtrafik: Vi märkte varje sida med dess trafiksnivå – mycket hög, hög, medelhög eller låg.

• Komponentfotavtryck: Vi markerade hur många sidor varje komponent visades på med hjälp av etiketter som hög, medelhög eller låg.

Det gjorde det möjligt för oss att sortera uppgifter efter vilka uppdateringar som skulle ha störst inverkan, så att vi kunde prioritera de viktigaste sidorna först.

Därefter bestämde vi oss för en stegvis strategi och lanserade uppdateringar i sekvenser som grupperade liknande sidor tillsammans. Genom att gruppera sidor med liknande komponenter kunde vi lägga större vikt på våra ansträngningar i början, vilket gjorde de senare faserna enklare eftersom det mesta av vårt komponentbibliotek redan hade uppdaterats.

Sammanföra tvärfunktionella team för ett effektivt samarbete

När vi hade fastställt planen och tidslinjen var det dags att starta arbetet. Som med så många digitala omvandlingsprojekt krävde detta ett sömlöst samarbete mellan flera team, inklusive marknadsföring, design, teknik, produktmarknadsföring och lokalisering. 

Asana hjälpte oss att samordna dessa team på två sätt: genom att tillhandahålla en central referenskälla genom vårt uppdateringsprojekt och genom att göra tvärfunktionellt samarbete enklare med multi-homing.

”Asana gav oss en central referenskälla där allt spårades och uppdaterades när saker och ting förändrades”, säger Rachel. "Det hjälpte oss också att se hur alla mindre uppgifter passar ihop för att få det större projektet att hända."

Genom att samla alla uppgifter som rör uppdateringen i ett huvudprojekt skapades en central plats för uppdateringar, statusuppföljning och tydlig kommunikation. För att hålla varje team fokuserat på sina specifika uppgifter samtidigt som de förblev anslutna till det större projektet, använde vi Asanas multi-homing-funktion, som gjorde det möjligt för varje team att organisera och spåra uppgifter i sina egna teamprojekt utan att behöva kopiera dem.

Till exempel behövde projektledaren för varumärkesförnyelsen full insyn i varje del av projektet. Våra partner i teknikteamet behövde dock bara insyn i de specifika uppgifterna som rörde deras arbete. Med multi-homing kunde teknikteamet lägga till de här uppgifterna i sina egna projekt och hålla ordning på arbetet, samtidigt som samma uppgifter förblev synliga i huvudprojektet. Detta höll alla samordnade och gav enskilda team flexibiliteten att arbeta som de ville utan att fördubbla insatserna.

”När det gällde att faktiskt få arbetet gjort var multi-homing en banbrytare”, säger Rachel. "Det gjorde det möjligt för oss att hålla kontakten och följa förloppet utan att behöva göra samma arbete två gånger." 

Håll dig i fas med tidslinjevyn

När vi väl började arbeta förlitade vi oss på Asanas tidslinjevy för att följa våra framsteg. Det gav oss en helhetsbild av allt som pågick i projektet, från sprintscheman till batchreleaser. Det gav också en tydlig bild av när arbetet startade, stoppades och överlappade, vilket gjorde det enkelt för oss att upptäcka eventuella flaskhalsar eller överkapacitetsproblem. 

Genom att titta på projektets tidslinje kunde Rachel snabbt se om någon hade för mycket att göra eller om det fanns för mycket arbete i en enda sprint. Den här synligheten gjorde det lättare att ha viktiga kompromisskonversationer och flytta runt arbetet efter behov. Dessutom hjälpte det oss att upprätthålla en jämn takt av uppdateringar under hela året – och balansera kortsiktiga leveranser med långsiktiga mål.

"När det gällde att ha de där kompromissdiskussionerna hjälpte tidslinjefunktionen verkligen", säger Rachel. "Det gjorde det enkelt att upptäcka när arbetsbelastningen blev för stor." 

Skapa påverkan i din organisation

Att hantera komplexa projekt som en varumärkesuppdatering kan vara en utmaning, och att ha rätt projekthanteringsplattform kan göra stor skillnad. Genom att använda Asanas funktioner kunde vi leverera precis vad Business behövde – lansera vårt nya varumärke på viktiga sidor inom en snäv tidsram. Vi lanserade den uppdaterade webbplatsen tillsammans med vår varumärkeskampanj, samtidigt som vi gjorde viktiga förbättringar av våra teknikplattformar längs vägen.

För oss gav Asana den synlighet, flexibilitet och kontroll vi behövde för att hålla alla samordnade, föra projektet framåt och uppnå meningsfulla resultat.

Om du är ett innovativt företag gör du saker som folk aldrig har gjort tidigare. Asana kan anpassa sig för att stödja det. ”

Oavsett om du hanterar rutinmässiga uppgifter eller projekt som kräver innovativt tänkande, erbjuder Asana ett flexibelt ramverk som kan anpassas efter dina behov.