Palo Alto Networks minskar driftskostnaderna med 40 % med Asana

Höjdpunkter

Utmaningar

• Palo Alto Networks hade fler än 5 arbetshanteringssystem för olika grupper, vilket ledde till att utgifterna överskreds med mer än 40 %.

• Olika processer och system gjorde det svårt för team att dela och komma åt data, vilket saktade ner samarbetet och hindrade arbetet från att skala i takt med tillväxten.

• I de globala teamen kunde ledarna inte se hur allt arbete, alla resurser och alla affärsprioriteringar passade ihop, vilket gjorde det svårt att upptäcka risker och prioritera de viktigaste initiativen.

Lösning

• Ledarskapet implementerade en uppifrån-och-ner-konsolidering i Asana, vilket minskade komplexiteten, redundansen och säkerhetsrisken med att använda flera verktyg. 

• Allt arbete hanteras på ett ställe så att teamen kan standardisera och automatisera komplicerat tvärfunktionellt arbete i stor skala. 

• Ett enhetligt system ger ledarna åtkomst till information i realtid, vilket avsevärt påskyndar beslutsfattandet och riskreduceringen.

Resultat

• 40 % minskning av onödiga verksamhetskostnader

• Statusrapporteringstiden minskade från timmar till minuter

• FoU-teamen når nu 100 % av de fastställda deadlinerna

• Smartare, snabbare beslutsfattande och riskreducering 

• Bättre resursprognos för strategisk planering

• Ökad produktivitet och leveranshastighet

Genom att samla arbetet i Asana kan hela vår organisation agera snabbt för att anpassa sig till det föränderliga cybersäkerhetslandskapet. Arbetsdata och samarbete finns på ett och samma ställe, så att teamen kan hämta information själva utan att slösa tid på att skicka meddelanden fram och tillbaka.”

Ansluta team för att främja innovation

Palo Alto Networks valde Asana för dess flexibilitet, enkla implementering och produktöversikt – de såg Asana som en framtidssäker partner som skulle hjälpa dem att skala upp och ner med kraftfulla arbetsdata och banbrytande AI-funktioner. 

Genom att centralisera arbetet i Asana eliminerade företaget siloarbete och gav team omedelbar tillgång till information. Marknadsföringsteamet kan samarbeta med försäljningsteamet och enkelt dela kommande aktiviteter och material, vilket hjälper dem att få ut så mycket som möjligt av varje lead. Produkt- och FoU-team har ett ställe där de kan samordna mycket tvärfunktionella lanseringar och effektivisera arbetsintaget, så att de kan tillgodose kundernas behov och prioritera rätt arbete för företaget. Samtidigt använder IT Asana som en referenskälla för att planera resursanvändning, samordna globala team och se till att Palo Alto Networks har den infrastruktur som behövs för att lyckas.

Införa Asana i flera team

Palo Alto Networks samarbetade med Asanas team för professionella tjänster för att skapa en teknikimplementeringsstrategi som snabbt skulle konsolidera organisationen i Asana med minimala friktioner eller störningar i verksamheten. 

Palo Alto Networks startade lanseringen med marknadsföringsteamet och migrerade hundratals marknadsförare till verktyget på drygt två månader. De expanderade sedan till andra team, inklusive IT, verksamhet, produkt och FoU, och distribuerade Asana till över 5 800 användare på mindre än 6 månader. Asanas team för professionella tjänster arbetade hand i hand med Palo Alto Networks ledarskap för att skräddarsy rekommendationer som uppfyller varje teams unika krav, så att de snabbt kan maximera effekten av Asana och uppnå en hög avkastning.

Vi samarbetade alla som en by med ett starkt partnerskap mellan Asana och Palo Alto Networks för att slutföra migreringen inom den mycket snäva tidsramen vi hade.”

Utförande av globala kampanjer i stor skala

Marknadsföringsteamet på Palo Alto Networks ansvarar för att öka medvetenheten, efterfrågan och kundengagemanget – och hjälper därmed företaget att öka intäkterna. Teamet är stort och tvärfunktionellt, med över 600 anställda på olika kontor och platser runt om i världen. 

I den skalan var det svårt för marknadsföringsteamet att samordna intressenter och smidigt genomföra globala kampanjer. Nu hjälper Asana dem att arbeta effektivt och hålla sig i linje med Business-prioriteringarna.  

Standardiserade processer leder till snabbare kampanjgenomförande

• Kampanjchefer övervakar alla initiativ som de ansvarar för i en portfolio, som sammanställs till en övergripande vy över globala kampanjer så att ledare snabbt kan se målförlopp och upptäcka hinder. 

• Varje kampanj kräver samordning mellan flera team. I stället för att slösa tid på att skicka meddelanden fram och tillbaka använder kampanjchefer formulär för att enkelt begära resurser och lokalisering.

• Team kan se alla sina förfrågningar på ett ställe och sedan starta kampanjarbetet snabbare med över 80 standardiserade mallar för olika kampanjarbetsflöden. I dessa mallar tilldelar förinställda regler omedelbart slutdatum och roller så att marknadsförare hålls ansvariga och i fas.

Marknadsföring är en komplicerad process med många rörliga delar. Med Asana kan vi se allt på ett ställe så att globala team kan arbeta tillsammans med mindre friktion och genomföra marknadsföringsprogram i stor skala.”

Synlighet förbättrar marknadsföringsplanering och budgetering

• Strategisk planering samlas i en övergripande portfoliovy för alla team. Ledarskapet har insyn i alla marknadsföringsprioriteringar, budgetar och resurser på ett och samma ställe, vilket underlättar beslutsfattandet. 

• Kvartalsplaneringen standardiseras i en projektmall som används av alla team. Dessa projekt ansluts till ledarskapsportfolion för att ge en helhetsbild över alla prioriteringar. 

• Globala anpassade fält standardiserar datainsamling och gör ledarskapsrapportering enhetlig. Regler automatiserar uppföljningen av budget och beräknad pipeline, vilket effektiviserar resultatprognosen. 

• Med alla marknadsföringsplaner på ett ställe kan teamet sömlöst involvera försäljningsavdelningen och dela kommande aktiviteter med hjälp av en integrering med Google Kalender. 

Effektiviserad jobbintagning hjälper ledare att planera arbetsbelastningen

• I framtiden planerar det regionala marknadsföringsteamet att integrera arbetsintag i sin planeringsprocess. I stället för att skapa separata förfrågningar kan team markera en ruta för support och automatiskt komma igång med arbetet. 

• Alla uppföljningsåtgärder och konversationer skulle registreras i den förfrågan, så att inget sammanhang går förlorat och det inte behövs någon fram- och tillbaka-kommunikation via e-post. 

• Genom att samla in förfrågningar under planeringen kan ledare planera arbetsbelastningen i förväg och fatta mer exakta beslut om resursfördelning.

Jag frågar alltid: ”Kan vi göra det här i Asana?” Asana är tillräckligt flexibelt för att vi ska kunna bygga i stort sett vilket arbetsflöde som helst, och det finns fortfarande så mycket mer vi kan göra.”

Leverera cybersäkerhetslösningar i tid, varje gång

Produkt- och R&D-teamen på Palo Alto Networks måste agera snabbt för att upprätthålla snabb innovation i hela sitt breda utbud av produkter. Utmaningarna inom cybersäkerhet utvecklas ständigt, så teamet måste vara agilt och arbeta snabbt för att vara mer innovativa än cyberbrottslingar och skapa nytt värde för kunderna.

Det här arbetet är mycket tvärfunktionellt och komplext. Asana hjälper teamet att effektivisera processer och få den synlighet de behöver för att snabbt kunna arbeta med företagets prioriteringar.

Centraliserad information förenklar komplexa lanseringar

• Tvärfunktionella team har nu en central informationskälla för komplexa produktlanseringar, vilket minskar förvirring och påskyndar samarbetet.

• Med allt arbete i Asana är det enklare för produktteam att överlämna och spåra leveranser mellan funktioner som IT och integrering av nya produkter, vilket säkerställer att nya produkter paketeras och levereras korrekt.

• Teamen har insyn i de viktigaste säkerhetsprioriteringarna med en övergripande ”panel för konceptkommittén”, vilket hjälper dem att balansera produktteamets prioriteringar med prioriteringar i hela företaget.

Ett av mina team berättade för mig att de efter att ha bytt till Asana har kunnat leverera 100 % av sina produktprojekt. De har uppfyllt alla sina åtaganden och levererat inom alla sina deadliner, vilket är ganska imponerande.”

Effektiviserad planering hjälper FoU att arbeta snabbare

• Ledare har en överblick över FoU-initiativ med portfolior och anpassade fält, vilket hjälper dem att snabbt prioritera arbete och ta bort hinder.

• För att hantera förfrågningar från hela verksamheten använder teamet formulär för att standardisera inmatningen i ett projekt för prioritering. Automatiseringar tilldelar snabbt förfrågningar till rätt person, medan mallar för olika typer av resurser hjälper teamet att vidta åtgärder snabbare.

• FoU-material kräver frekventa uppdateringar för att hålla jämna steg med förändringar inom cybersäkerhet. Alla aktiva resurser spåras i ett projekt och inbyggda automatiseringar schemalägger påminnelser om uppdateringar, så att inget glöms bort.

• Tack vare effektiviserad målspårning och automatiserade uppdateringar kan teamet dela statusrapporter på några minuter – tidigare tog det 6 timmar.

Öppenhet om arbetsbelastning hjälper ledare att nå sina mål

• FoU arbetar med många projekt på en och samma gång. Asanas funktion för arbetsbelastning ger ledare insyn i hela teamets arbetskapacitet, så att de kan justera arbetsbelastningen mellan olika initiativ, vilket leder till färre förseningar.

• Med mer exakt arbetsinformation och rapportering kan ledarna se till att FoU-teamets arbete är balanserat över hela portföljen och i linje med Business-prioriteringarna.

• Den här förbättrade synligheten hjälper också teamet att identifiera risker, få tillbaka arbetet på rätt spår och meddela intressenter i förväg när projekt blir försenade.

Vi har inte haft ett enda projekt som har blivit försenat sedan vi började använda Asana. Vi har antingen kunnat justera tidslinjerna proaktivt 3–4 veckor i förväg, eller helt enkelt få saker och ting gjorda med tydliga deadliner och leveranser.”

Öka driftseffektiviteten i ett globalt Business

It- och verksamhetsteamen på Palo Alto Networks ansvarar för att skapa en teknikinfrastruktur som kan skalas upp i takt med verksamheten, samt för att definiera strategi och genomförande för företagets högsta prioriteringar. Det här arbetet är viktigt för att säkerställa att Palo Alto Networks har de processer, plattformar och personer som behövs för att nå företagsmålen. 

Det är också i hög grad tvärfunktionellt. Asana hjälper It och verksamhet att knyta samman teamen, så att hela företaget är inställt på ett mer centraliserat och effektivt samarbete. 

Insyn hjälper ledare att fatta bättre resursbeslut – snabbare

• IT-teamet tar emot förfrågningar från hela företaget. De skapar ett arbetsflöde för att effektivisera processen med hjälp av ett Asana-formulär, vilket hjälper dem att agera snabbare på förfrågningar. 

• Tack vare en anpassad integrering med Jira kan teamet automatiskt hämta förfrågningsdata till Asana och ägna mindre tid åt att växla mellan appar. 

• Genom att sammanställa dessa data med portfolior och paneler har projektledare och chefer den information de behöver för att hantera resurser och snabbt vidta korrigerande åtgärder. 

Med AI är det mycket viktigt att ha samarbetsstyrning på en enda plattform. Någon kan ställa en fråga i Asana och AI har den information som behövs för att svara.”

Centraliserade jobbdata effektiviserar tekniklanseringar

• IT-teamet använder Asana-projekt för att samordna implementeringen av Asana i hela företaget och se till att varje team har ett dedikerat utrymme för att samarbeta med IT under lanseringen. 

• IT-, verksamhets- och tvärfunktionella team i hela företaget har tillgång till samma arbetsdata, oavsett var de befinner sig. Detta hjälper team att själva hitta information och samarbeta mer effektivt, med färre meddelanden som skickas fram och tillbaka.

Möjligheten att vara flexibel med Asana var avgörande. Det är alltid en mycket tunn gräns mellan standardisering och anpassning, och varje företag behöver båda.”

Slutsats

Datadelning och transparens är viktiga för ett globalt företag som Palo Alto Networks. I framtiden planerar företaget att dra nytta av AI-funktioner för att öka effektiviteten i hur team använder arbetsdata. De fortsätter sin lansering i fler team och introducerar ytterligare tvärfunktionella arbetsflöden för att öka effektiviteten och leverera förstklassiga säkerhetslösningar till sina kunder.