Revolutionerar marknadsföringsverksamheten på Children's Health

År 2022 lanserade Children's Health ett marknadsföringsverksamhetsteam för att utöka sin räckvidd och stärka sitt rykte genom diversifierade marknadsföringsstrategier. Teamet stod dock inför operativa utmaningar:

• Fragmenterade arbetsflöden: Med över nio separata projekt- och ärendesystem var teamen isolerade och processerna inkonsekventa.

• Ineffektivt samarbete: Icke-anslutna verktyg ledde till tidskrävande processer och frekventa missförstånd, vilket saktade ner framstegen i viktiga initiativ.

För att ta itu med de här utmaningarna valde marknadsföringsteamet att byta till ett arbetshanteringsverktyg för samarbetsstyrning i januari 2023. Deras mål var att:

• Centralisera arbetet: Asana skulle fungera som en central referenskälla, förbättra insynen, minska behovet av avdelningsövergripande möten och effektivisera arbetsflöden.

• Standardisera processer: Ett enhetligt ramverk för projektledning samordnade team mellan olika avdelningar och tydliggjorde prioriteringar.

• Möjliggöra skalbarhet: Genom att spara tid och fokusera resurser kan teamet prioritera initiativ med stor inverkan, vilket hjälper organisationen att nå fler patientfamiljer och uppnå viktiga mål.

På bara sexton månader lanserade Children's Health framgångsrikt samarbetsstyrning inom marknadsföring och kommunikation, vilket förändrade hur teamet arbetar och prioriterar sina insatser. Teamets innovativa användning av Asana gav dem Marketing Visionary Work Innovation Award, ett bevis på deras förmåga att skala upp insatser samtidigt som de stärker sin påverkan på familjer och samhället.

På Children's Health spelar marknadsföring och kommunikation en viktig roll som bindeväv i vår organisation. Genom att centralisera våra marknadsföringsinsatser i Asana har vi effektiviserat samarbetet och positionerat oss för att leverera meningsfulla resultat för de patienter och familjer vi betjänar.

Fernand Fernandez, vice VD, marknadsförings- och kommunikationschef

Förenkla strategisk planering för bättre resultat 

Innan marknadsavdelningen införde samarbetsstyrning förlitade den sig på presentationer, dokument och kalkylark för att hantera den strategiska planeringen. Genom att byta till Asana centraliserade teamet sin planeringsprocess, automatiserade arbetsflöden och skapade ett mer sammanhängande system.

Centraliserad planering skapar samordning

• Strategiska planer skapas i Asana som dedikerade projekt, vilket skapar ett centralt nav för alla planeringsinsatser.

• Team på hela marknadsavdelningen arbetar inom samma strategiska plan, vilket förbättrar synligheten, håller team utanför marknadsavdelningen informerade och eliminerar behovet av separata dokument eller verktyg.

• Genom att standardisera planeringsprocesserna säkerställer teamet enhetlighet i alla arbetsflöden och ser till att arbete inte glöms bort. 

• Med hjälp av multi-homing, som gör det möjligt för användare att inkludera en enda uppgift i flera projekt, kan team ansluta uppgifter från den strategiska planen till den kreativa kön, så att de kan spåra alla kampanjtillgångar på ett och samma ställe.

Förbättrat fokus ger mätbar inverkan

• Paneler i realtid ger team och chefer en inblick i arbetsbelastningar och projektförlopp, vilket förbättrar resurstilldelningen och hjälper till att identifiera hinder tidigt för att hålla strategiska projekt i fas.

• Genom att automatisera planeringsprocesser och eliminera ineffektivitet fick marknadsföringsteamet större kapacitet att fokusera på initiativ med hög prioritet och uppnådde sitt mål för 2023 att ägna 80 % av sin tid åt strategiskt arbete.

Skapa resultat med effektiviserad kampanjhantering

Avdelningen för marknadsföring och kommunikation spelar en avgörande roll för att förbättra organisationens nationella rykte genom initiativ som e-postmarknadsföringskampanjer, riktade digitala strategier och multimedieinnehåll. 

Tidigare ledde hanteringen av en stor mängd kampanjer i isolerade verktyg till ineffektivitet, missförstånd och förseningar. Genom att centralisera arbetet i Asana löstes dessa utmaningar – samarbetet förbättrades, synligheten bibehölls och resultaten påskyndades.

Enhetligt arbete påskyndar kampanjtidslinjer

• Alla marknadsföringsaktiviteter spåras i en enda plattform, vilket centraliserar kampanjhanteringen från början till slut.

• Tvärfunktionella team och externa byråpartner arbetar i delade projekt, vilket minskar missförstånd och förbättrar samordningen.

• Paneler och portföljvyer ger insyn i teamets arbetsbelastning i realtid, vilket säkerställer att projekten håller sig i fas och att deadliner hålls.

• Standardiserade arbetsflöden för kampanjer möjliggör snabbare planering och genomförande av kreativa tillgångar, vilket förbättrar hastigheten till marknaden och ger resultat av hög kvalitet.

Samarbetsverktyg förbättrar samordningen mellan team

• Uppdateringar i realtid och automatiseringar gör att teamet kan lägga mer tid på att planera innovativa kampanjer i stället för att jaga uppdateringar.

• Tiden för att rapportera om kampanjresultat minskade med 80 % tack vare Asanas rapporteringspaneler, som ger snabbare insikter och effektiviserar mätprocessen.

• Portfoliovyer visualiserar viktig projektstatistik, till exempel totalt antal slutförda uppgifter, vilket ger insikter under postmortem-granskningar för att hjälpa teamet att kontinuerligt förbättra sina processer.

Omvandla kreativ produktion för snabbare utförande och leverans

Innan de började med samarbetsstyrning hanterades kreativa förfrågningar för marknadsföringsinitiativ via e-post, vilket ledde till ineffektivitet och inkonsekventa arbetsflöden. Med cirka 150 kreativa tillgångar i kön hela tiden behövde teamet en lösning för att effektivisera intags- och produktionsprocessen, så att de kunde fokusera på att skapa högkvalitativt arbete. Asana förändrade deras kreativa produktionsprocess.

Standardiserade formulär och arbetsflöden förbättrar effektiviteten

• Kreativa förfrågningar – däribland produktion av video, fotografi, e-post och trycksaker – skickas in via anpassade intagsformulär som är skräddarsydda för varje resurstyp och projektbehov.

• Formulären använder anpassade fält för att fånga upp viktiga detaljer i förväg, till exempel tidslinjer, typ av tillgång och prioriteringar, vilket säkerställer att förfrågningarna är slutförda innan man går vidare.

• När förfrågningarna har godkänts omvandlas de till aktiva projekt. Uppgifter, tidslinjer och teammedlemmar tilldelas automatiskt utifrån projektmallar, vilket effektiviserar arbetsflöden och säkerställer konsekvens.

• Flexibla projektmallar gör det möjligt för team att justera tidslinjer och beroenden efter sina unika behov, vilket minskar inställningstiden samtidigt som projekten hålls i fas.

Förbättrad effektivitet och resurshantering 

• Portfoliovyer ger insikter i realtid om designers arbetsbelastning, vilket hjälper chefer att balansera kapacitet och tilldela projekt effektivt. Detta förbättrade insynen i arbetsbelastningen med 25 % och ökade designernas förmåga att prioritera brådskande projekt med 95 %.

• Genom att samla in projektdetaljer via intagsformulär ökade effektiviteten med 25 %, vilket sparade 2,5 timmar per förfrågan och totalt 115 timmar under första och andra kvartalet 2024.

• En ny video- och fotorapport förbättrade insynen i teamets arbete med 98 %, vilket möjliggjorde bättre samordning och beslutsfattande.

• Delade projekt främjade ett sömlöst samarbete mellan team och externa partner, vilket förbättrade det tvärfunktionella samarbetet med 95 % för video- och fotoprojekt och 25 % för arbetsflöden för e-postmarknadsföring.

• Standardiserade arbetsflöden minskade tiden för skapande av projekt med 20 % för kreativa tillgångar och 80 % för video- och fotoprojekt, vilket bidrog till att påskynda marknadsintroduktionen med 45 % för kreativa tillgångar.

Skapa en ljusare framtid för barn

Med de effektiviseringar och förbättringar som samarbetsstyrningen har medfört i verksamheten är teamet redo att ta sina marknadsföringsinsatser till nästa nivå – effektivisera arbetsflöden, förbättra samarbetet och leverera effektfulla kampanjer som stöder Children's Healths uppdrag att göra livet bättre för barn.