Asana hjälper oss att förbättra anpassning, transparens och kommunikation på hela högskolan. Genom att spåra OKR:er och viktiga mätvärden kan jag upprätthålla en tydlig översiktsbild över alla program, vilket hjälper oss att ta itu med problem proaktivt och fatta snabba, välgrundade beslut för att stödja våra institutionella mål.

Dr. Monique Umphrey, rektor/verkställande vice rektor för akademiska frågor och studentfrågor

Samordna mål och insikter i realtid för att främja studenternas framgång

Office of the Provost hanterar ett brett spektrum av ansvarsområden, från att övervaka akademiker och studentfrågor till att driva viktiga mätvärden såsom inskrivnings- och examensfrekvens. Med så många rörliga delar, inklusive ackreditering och teknikintegrering, kan det vara en utmaning att hålla sig samordnade.

Genom att använda Asana och mål och nyckelresultat (OKR) kan teamet nu spåra förloppet i realtid mot sitt mål om en slutförandegrad på 70 % senast 2030, med fokus på initiativ som inte bara hjälper studenterna att lyckas utan också ger dem en känsla av tillhörighet.

Organisera projekt och resultat i Asana för att öka inverkan på studenterna

• ACC registrerar sina OKR:er och tillhörande taktiker i Asana, vilket möjliggör tydlig spårning av viktiga mätvärden såsom studentinskrivning, kvarhållning, examensfrekvens och efterlevnad.

• Varje studentresultat och strategisk pelare anges som ett mål, med projekt anpassade till var och en för att säkerställa prioritering, transparens och samordning mellan avdelningarna.

• Asana beräknar automatiskt målets förlopp baserat på projektuppdateringar eller viktiga milstolpar som har uppnåtts, vilket sparar tid på rapportering och säkerställer att resurser riktas mot effektiva initiativ.

Spåra förlopp och möjliggöra proaktiva insatser genom målrapportering

• Teamet skapar statusuppdateringar varannan vecka för rektorn i Asana och spårar projektförlopp, viktiga resultat och områden som behöver uppmärksamhet. Det ger också uppdaterade insikter om initiativ som påverkar institutionella mätvärden, såsom studentresultat.

• Paneler och statusindikatorer i Asana (röda, gröna, gula) hjälper till att lyfta fram områden som behöver åtgärder, där rött kräver omedelbara åtgärder från rektorn.

• Detta proaktiva rapporteringssystem gör det möjligt för teamet att identifiera trender och ta itu med problem i realtid, i stället för att vänta till mitten av terminen för att reagera.

Asana hjälper oss att operationalisera och visualisera ACC:s mål, koppla projekt på avdelningsnivå till våra övergripande mål och låta oss spåra förloppet i realtid. Denna klarhet gör att vi kan se hur alla bidrar till innovationen på högskolan och driver studenternas resultat.

Dr. Andrea Kehoe, produktchef, rektors kansli

En tydlig väg till fortsatt utbildning

ACC:s avdelning Teaching and Learning Excellence Division (TLED) stöder fakultets- och utbildningsavdelningar, inklusive teamet Articulation & University Relations, som spelar en nyckelroll när det gäller att hjälpa studenter att hantera övergången från ACC till fyraåriga universitet. Genom att skapa överenskommelser om överföring av studiepoäng och övergångsvägar säkerställer avdelningen att studiepoäng smidigt kan överföras till partnerinstitutioner. 

Tidigare gjordes denna komplexa process manuellt, utan centraliserade digitala register, vilket gjorde det tydligt att teamet behövde ett mer effektivt tillvägagångssätt. Det är här Asana kommer in.

Effektivisera avtalshantering och övergångsprocesser för studenter

• Nya förfrågningar om överenskommelser om överföring skickas in via ett Asana-formulär som samlar in viktig information i förväg och automatiskt skapar uppgifter för att möjliggöra smidig spårning.

• Uppgiften går igenom olika faser, med tydlig visuell spårning och kommunikation som registreras i underuppgifter, inklusive korrespondens och dokumentgodkännanden med vice-rektorer och fakulteten via integreringarna med Gmail och Google Drive.

• När avtalet väl är klart meddelar automatiska aviseringar och arbetsflöden intressenterna och initierar avtalets implementering genom samordnad marknadsföringskommunikation.

• För studentöverföringsvägar omvandlar Asana automatiskt slutförda avtal till nya projekt och samlar varje steg i utvecklingen av vägen som en underuppgift för att se till att inget glöms bort.

Vi har effektiviserat vår process, kommunikation och våra godkännanden i Asana. Detta har gett vår rektor och våra intressenter den öppenhet de behöver när det gäller avtalsförlopp och tidslinjer, och säkerställer att vi har ett register över alla överenskommelser om övergång och överföringsvägar för studenter.

Clare Murray, biträdande chef för artikulation och universitetsrelationer

Använda Asana för att stödja lärare och förbättra studenternas inlärning

I ACC:s TLED finns även Office of Faculty Communications, som ger fakulteten de resurser och den information de behöver för att stödja studenternas framgång. Teamet hanterar en mängd olika initiativ, från veckovisa nyhetsbrev till LinkedIn-inlägg och evenemangskalendrar. 

Slutligen stöder det akademiska teknikteamet lärare och studenter genom att implementera och hantera undervisningsteknik som inlärningssystem och audiovisuella verktyg. Teamet producerar också videoinnehåll och hanterar teknisk support för interna evenemang, från livestreaming till stora konferenser. 

Innan teamets arbetsflöden centraliserades kämpade de anställda med osammanhängande processer, ineffektiv samordning och begränsad transparens i sina många komplexa projekt.

Omvandla projektintagning och genomförande för att förbättra kommunikationen med fakulteten

• Office of Faculty Communications hanterar nu alla kommunikationsförfrågningar via Asana, från nyhetsbrev och inlägg i sociala medier till evenemangsplanering och innehållsförfrågningar, vilket effektiviserar inkommande förfrågningar.

• Avdelningar skickar in ett formulär för sina kommunikationsbehov, som tilldelas och spåras baserat på supportbehov, medan mallar och automatisering säkerställer att cykliska uppgifter fungerar smidigt.

• Större projekt som workshoppar och evenemang spåras i dedikerade Asana-projekt. Regelbundna statusuppdateringar håller intressenterna informerade och uppmuntrar dem att vara proaktiva när det gäller att hantera risker.

Centralisera evenemangsplanering och budgetuppföljning för att ge support snabbare

• För att förbättra plattformsanvändningen och -kunnandet håller Academic Technology-teamet Asana-utbildningar för ACC:s lärare och personal, inklusive kurser för nybörjare och Advanced-kurser.

• Förfrågningar om tekniktjänster skickas via Asana-formulär till lämpliga team, vilket förbättrar samordningen mellan avdelningar – såsom instruktionsdesign, videoproduktion och användning av datacenter och programvara – som tidigare skedde i silor.

• Stora evenemang, till exempel konferenser utanför campus, hanteras i Asana med hjälp av mallar som effektiviserar planeringen och säkerställer att all logistik är täckt, från val av plats till detaljer på själva dagen.

• Inköpsspårning och budgethantering effektiviseras genom Asana-formulär, vilket eliminerar förvirrande e-postkedjor. De spårar också alla programvaruköp och lägger automatiskt till dem på nytt för nästa räkenskapsår, vilket förbättrar insynen i budgeten.

Vårt arbete sker vanligtvis bakom kulisserna, men genom att hantera allt i Asana kan vi ge support snabbare och se till att lärarna har vad de behöver för att ge studenterna framgångsrika inlärningsupplevelser.

Matthew Evins, chef för akademisk teknik

Ersätta fragmenterad kommunikation med ägarskap och samarbete

Kommunikationsteamet för studentärenden har fullt upp med att stödja engagemangs-, framgångs- och medvetenhetsprogram för cirka 70 000 studenter på ACC. De hanterar kommunikation i flera kanaler, däribland sociala medier, digital skyltning, e-post och traditionella tryckta nyhetsbrev. Men utan ett centraliserat system ledde ett överdrivet beroende av e-post till ineffektivitet, vilket påverkade teamets förmåga att leverera konsekvent och snabb kommunikation.

Med Asana har teamet förändrat hur de hanterar kreativ produktion, förbättrat effektiviteten, organisationen och synligheten samtidigt som de har frigjort tid för meningsfullt arbete.

Smidiga arbetsflöden håller alla organiserade och informerade

• För att säkerställa att arbetet granskas och tilldelas effektivt skickas nya kreativa förfrågningar in via ett formulär som samlar in alla nödvändiga detaljer i förväg.

• Underuppgifter och slutdatum genereras och tilldelas automatiskt baserat på information om förfrågningstyp som samlas in i anpassade fält, vilket håller arbetsflödena organiserade och i fas.

• En dedikerad koordinator tilldelas varje förfrågan, vilket säkerställer att kunderna har en enda kontaktpunkt för sömlös kommunikation (under tiden hanteras och spåras allt arbete bakom kulisserna effektivt i Asana).

• Asanas integrering med Google Workspace centraliserar filer inom uppgifter, medan automatiska aviseringar håller intressenterna uppdaterade om projektets förlopp.

• En rapportpanel ger insyn i realtid i projektstatus, teamets arbetskapacitet och risker, vilket möjliggör proaktiv planering.

Asana gör oss effektivare. Alla vet vilken del av det kreativa arbetet de ansvarar för. Med e-post är det omöjligt att veta det.

Stefanie Vermillion, biträdande chef för kommunikation om studentärenden

Framåtblick: Öka effektiviteten och studenternas framgång med Asana

ACC fokuserar på operativ effektivitet som driver innovation och förbättrar studenternas resultat och är på väg mot sitt mål att nå en slutförandegrad på 70 % senast 2030. Genom att fortsätta att använda Asana säkerställer högskolan att resurserna är anpassade till dess strategiska mål, vilket gör det möjligt för institutionen att hålla sig på rätt spår. Framöver kommer ACC att utnyttja Asanas AI-funktioner för att ytterligare effektivisera processer och spara värdefull tid som kan läggas på studenternas framgång.