Организуйте запросы, чтобы всегда выполнять их вовремя

Шаблон рабочего процесса для отслеживания запросов на работу в Asana предоставляет вашей команде простой способ управления входящими запросами на работу в едином централизованном месте. Все заявки проходят через одну и ту же систему приёма. Вы можете видеть, что требует внимания, кто отвечает за каждую задачу и как продвигается каждый элемент к завершению. Благодаря автоматизации и поддержке ИИ вы будете тратить больше времени на важную работу, а не на ручную сортировку запросов.

• Собирайте все запросы с помощью готового рабочего процесса отслеживания.

  Встроенная форма запроса и уникальный идентификатор для каждой отправки обеспечивают стандартный процесс отслеживания запросов, а комментарии только для команды позволяют вести внутренние обсуждения в конфиденциальном порядке и предоставляют команде единое место для координации последующих действий.

• Отвечайте на запросы быстрее, не добавляя дополнительной работы никому.

  ИИ автоматически присваивает названия каждой заявке, запрашивает у инициаторов недостающую информацию и составляет ответы, чтобы ваша команда тратила меньше времени на поиск деталей и больше времени на выполнение действий.

• Организуйте каждый запрос с помощью настраиваемых статусов.

  Настраиваемые статусы помогают вашей команде классифицировать запросы и отслеживать прогресс от получения до завершения.

• Не упускайте из виду дедлайны и дальнейшие действия.

  Правила автоматически назначают даты сдачи в зависимости от типа запроса, помогая вам управлять рабочей нагрузкой и сроками с меньшими трудозатратами.

• Контролируйте прогресс и производительность в одном месте.

  Панель задач отображает объем запросов, время выполнения и тенденции, предоставляя вам представление о том, как запросы проходят через ваш рабочий процесс в режиме реального времени.

Когда использовать шаблоны для отслеживания запросов

Шаблон для отслеживания запросов помогает управлять текущими запросами от внутренних команд, клиентов и заинтересованных сторон. Запрашивающие стороны заранее делятся ключевой информацией, что позволяет проверяющим решать, какие действия предпринять дальше и как расставить приоритеты по каждому запросу. Шаблон обеспечивает надёжный процесс отслеживания запросов на обслуживание, операционных задач, ИТ-поддержки, создания ресурсов для социальных сетей, адаптации новых участников команды и любых новых проектов.

С помощью шаблона запроса на работу в Asana можно:

• Оптимизировать управление входящими запросами на проекты в течение дня.

• Заменить электронные письма, чаты и электронные таблицы универсальным процессом приёма заявок, который фиксирует всё в одном месте.

• Назначать и планировать работу, устанавливать зависимости между задачами, распределять ресурсы и отслеживать ход выполнения каждого запроса на работу.

Команды из самых разных отраслей используют шаблоны форм для запросов на работу, чтобы своевременно выполнять текущие заявки и обеспечивать высокое качество работы.

Как использовать шаблон для отслеживания заявок на выполнение работ

Шаблон для отслеживания запросов Asana даёт вашей команде простой способ собирать, просматривать и управлять входящими запросами на работу в одном месте. Он работает как участник команды, который организует каждое представление и направляет его через проверку, сортировку, выполнение, подтверждения и отчетность.

Собирайте запросы с помощью формы

Используйте форму запроса на работу или форму приема проекта, чтобы собрать контактные данные, резюме и любую необходимую информацию для каждой заявки. Каждому запросу присваивается уникальный идентификатор, позволяющий командам отслеживать элементы и ссылаться на них. Если кто-то отправляет запрос на ремонт помещения, форма фиксирует детали местоположения, чтобы команда точно знала, с чего начать.

Проверка и квалификация запросов с помощью ИИ

ИИ присваивает имя каждому входящему запросу, определяет недостающую информацию и составляет ответы, чтобы ускорить приём. ИИ помогает командам обрабатывать запросы в правильном порядке, сокращая ручную сортировку. Если инициатор запроса не заполнит обязательные поля, ИИ может задать дополнительные вопросы, прежде чем приступить к работе.

Систематизируйте запросы по статусу

Используйте поле статуса, чтобы сортировать элементы по этапам, таким как «новый», «в процессе», «ожидает» или «завершенный». Настраиваемые типы статусов дают командам представление о том, что требует внимания и что продвинулось вперед. Если маркетинговый запрос ожидает подтверждения, статус точно показывает, на каком этапе находится процесс подтверждения.

Автоматически устанавливайте даты сдачи для запросов

Назначайте правила, которые устанавливают даты сдачи в зависимости от типа запроса. Автоматизация и расстановка приоритетов помогают выполнять работу по графику и предотвращают задержки в разных командах. Если для выполнения запроса на обслуживание всегда требуется 3 дня, правило сразу же добавляет дату сдачи.

Отслеживайте ход выполнения с помощью панелей задач

Используйте панель задач для отслеживания объёма запросов, тенденций завершения и узких мест. Эти показатели помогают командам понять, как продвигается работа и где можно оптимизировать поток поступающих запросов. Если в течение месяца наблюдается всплеск запросов на разработку дизайна, панель задач позволяет легко выявить эту закономерность.

Шаблон для отслеживания запросов от Asana позволяет командам собирать, проверять и завершать входящую работу в одном месте. Он действует как участник команды, который организует запросы, предлагает следующие шаги и перемещает запросы по рабочему процессу. ИИ выполняет такие задачи, как присвоение названий заявкам и сбор недостающих деталей, а правила позволяют работать без дополнительных ручных обновлений. Панели задач показывают загрузку и сроки, чтобы команды понимали ход выполнения на каждом этапе.

Измените то, как ваша команда управляет рабочими процессами по отслеживанию запросов, с помощью Asana AI.

• Проверяйте запросы на работу с помощью ИИ. ИИ анализирует каждое поступившее предложение и помогает понять его объём, сроки и дальнейшие действия.

• ИИ автоматически присваивает имя каждому запросу. ИИ считывает каждое представление и генерирует уникальное название проекта, чтобы ваш список было легко просматривать.

• ИИ запрашивает недостающую информацию. ИИ отправляет сообщение, если отсутствует ключевая информация.

• ИИ составляет ответы. ИИ предлагает ответы на основе деталей и статуса формы запроса. Вы можете просматривать, персонализировать и отправлять каждое сообщение несколькими щелчками мыши.