Шаблон заметок о выпуске

Вы публикуете обновление, и сразу же начинаются проблемы. Пользователи заваливают службу поддержки заявками о неработающих функциях, маркетологи пытаются переписать сообщения, а заинтересованные стороны требуют объяснить, что же на самом деле изменилось. Шаблон примечаний к релизу — это структурированное пространство для регистрации обновлений, сообщения об исправлениях и информирования всех о том, что было выпущено.

Фиксируя новые функции, улучшения и исправления ошибок в рамках единого рабочего процесса, вы заменяете документы и электронные таблицы воспроизводимой системой. Команды используют его при каждом релизе, чтобы документировать всё самое важное, будь то небольшой патч или крупный запуск продукта. Используя единый формат, вы информируете заинтересованные стороны, помогаете конечным пользователям освоить новые функции и оптимизируете процесс управления выпуском.

Кому нужны шаблоны заметок о выпусках?

Однажды компания-разработчик программного обеспечения запустила новый продукт, не имея структурированного способа сообщать об обновлениях. Разработчики сохраняли изменения в коммитах GitHub, маркетинговая команда пыталась обобщить их в блогах, а служба поддержки получала гневные звонки от пользователей, которые чувствовали себя застигнутыми врасплох. Без единого формата заметок о выпусках даже самые полезные новые функции вызывали недоумение, а не восторг.

Если вам нужно сообщить об изменениях в программном обеспечении, шаблон заметок о версии поможет сделать это последовательно и профессионально.

Менеджеры по продуктам

Шаблон заметок о версии продукта используется для обобщения обновлений для заинтересованных сторон, охватывая всё: от новых функций до известных проблем. Этот же шаблон также координирует команды управления продуктами, инжиниринга и маркетинга, сохраняя обновления в одном месте.

Разработчики

Шаблон заметок о выпуске программного обеспечения используется для регистрации технических деталей, таких как изменения API, номера версий или исправления ошибок. Структурированный формат обеспечивает синхронизацию управления релизами и упрощает отслеживание технических обновлений между командами.

Команды службы поддержки

Вы переводите технические обновления на простой язык, чтобы конечные пользователи знали, что изменилось и как это на них повлияет. Шаблон заметок о версии программного обеспечения помогает быстрее решать обращения и направлять пользователей к руководствам с точным контекстом.

Маркетинговые команды

Используйте заметки о выпуске, чтобы выделить улучшения продукта, обновления «Что нового» и уведомления в приложении. Заметки также выступают в качестве инструмента маркетинга продукта, поддерживая кампании и помогая клиентам внедрять новые функции.

Зачем использовать шаблон Asana для заметок о релизах?

Растущая SaaS-компания заменила журналы изменений и статические документы шаблоном Asana для заметок о релизах. Они мгновенно сократили путаницу, регистрируя обновления в одном месте и предоставляя заинтересованным сторонам единое представление о прогрессе продукта.

С помощью Asana ваш шаблон заметок о выпусках превращается в организованный рабочий процесс. Вы создаёте задачи для каждого релиза, добавляете заголовки или маркеры для новых функций и исправлений ошибок, а также отслеживаете ход работ в реальном времени.

Преимущества использования шаблона заметок о версии программного обеспечения:

• Документирование каждого релиза с единообразным форматированием.

• Регистрация новых функций, исправлений ошибок и улучшений в рамках одного проекта.

• Добавление дат выпуска, ответственных и номеров версий к каждой записи.

• Автоматизация напоминаний, чтобы заметки о выпуске создавались для каждого спринта.

• Мгновенное предоставление обновлений заинтересованным сторонам, конечным пользователям или клиентам.

Как использовать этот шаблон примечаний к релизу

Использование шаблона заметок о релизах помогает сообщать об обновлениях продукта в последовательной, прозрачной и простой для понимания форме. Вместо того чтобы собирать обновления из документов, электронных писем или заявок Jira, вы организуете всё в единый структурированный рабочий процесс.

Вы можете назначать ответственных, устанавливать даты сдачи и следить за тем, чтобы каждая деталь вовремя доходила до нужной аудитории. Шаблон устраняет неопределённость при написании заметок о выпуске, позволяя тратить меньше энергии на сбор информации и больше энергии на значимые оптимизации.

1. Запишите информацию о релизе

Начните каждый цикл с ввода основных сведений: номера версии, даты выпуска и платформы. Добавьте исполнителя, который будет отвечать за процесс документирования, и отметьте уровень воздействия, чтобы все понимали важность релиза.

Также необходимо обновить поля статуса документации и канала обратной связи. Так ваша команда будет знать, готовы ли заметки к публикации, а заинтересованные лица — где именно отправлять свои вопросы и предложения.

2. Выделите новые функции

Используйте этот раздел, чтобы описать новые функции или существенные изменения. Назначьте задачи команде по продукту или маркетингу, чтобы они подготовили описания, собрали визуальные материалы и подтвердили точность информации. Добавьте визуальные элементы или GIF-анимацию, чтобы конечные пользователи могли увидеть изменения, прежде чем попробовать их.

Продуманные детали помогут конечным пользователям понять ценность обновления. Вы задаёте тон для внедрения, представляя новые функции как решения реальных потребностей пользователей.

3. Документируйте улучшения и усовершенствования

Записывайте улучшения или незначительные обновления удобства использования. Укажите масштаб улучшения, укажите, на какую платформу оно влияет, и назначьте ответственного за подтверждение того, что оно работает должным образом. Улучшения могут включать повышение скорости, изменения в дизайне или обновления для специальных возможностей.

Фиксируя эти изменения, вы демонстрируете заинтересованным сторонам, что не только поставляете основные функции, но и постоянно оптимизируете пользовательский опыт в повседневной работе. Документирование улучшений повышает доверие к процессу разработки продукта.

4. Отслеживайте исправления ошибок

Регистрируйте исправления с номерами версий и привязывайте их к соответствующим заявкам в Jira или GitHub. Назначьте участников команды по обеспечению качества или инжинирингу, чтобы они подтверждали устранение ошибок. Если визуальное представление помогает прояснить суть исправления, добавьте его, чтобы пользователи могли увидеть разницу.

Включение исправлений ошибок в заметки о версии помогает убедить конечных пользователей в том, что вы серьезно относитесь к их отзывам. Это также помогает службе поддержки сократить количество дублирующих заявок.

5. Укажите известные проблемы

Не скрывайте нерешённые проблемы. В этом разделе можно объяснить масштаб проблемы, указать, какие платформы затронуты, и описать все доступные обходные пути. Назначьте ответственного, чтобы работа не застопорилась.

Прозрачность в отношении известных проблем экономит время вашей команды поддержки и завоевывает доверие пользовате��ей. Люди ценят, когда вы открыто признаёте проблемы, а не заставляете их гадать, что пошло не так.

6. Предоставьте инструкции по обновлению

Предоставьте пошаговые инструкции, которые помогут конечным пользователям выполнить все требования по настройке или установке. Назначьте задачи техническим писателям или специалистам по поддержке, чтобы инструкции были точными и простыми в выполнении.

Инструкции по обновлению снижают трение при внедрении последней версии. Заранее подготовив пользователей, вы улучшите их общее впечатление и снизите риск ошибок или путаницы.

Функции документации Asana для вашего шаблона

Функции в Asana превращают заметки о версии в структурированный рабочий процесс, который можно повторять в каждом спринте или цикле запуска. Ознакомьтесь с полным списком функций, чтобы получить еще больше вдохновения.

Представления проектов

Представления проекта позволяют переключаться между форматами списка, календаря и хронологии. Вы видите, какие заметки находятся в черновике, какие на рассмотрении, а какие опубликованы. Переключение представлений позволяет легко выявлять узкие места и поддерживать рабочий процесс в движении.

Нестандартные поля

Настраиваемые поля позволяют отслеживать такие детали, как номер версии, тип обновления, уровень влияния и статус документации. Вы можете фильтровать по этим полям, чтобы группировать похожие обновления, например исправления ошибок или улучшения. Фильтрация помогает заинтересованным сторонам находить нужную информацию без необходимости сортировать длинные списки.

Повторяющиеся задачи

Повторяющиеся задачи напоминают вам о необходимости создавать заметки о релизах для каждого спринта или цикла релиза. Вы экономите время и не забываете о незначительных обновлениях, которые всё же важны для пользователей. Автоматизация обеспечивает последовательное общение о релизах, даже когда команда занята.

Обзоры на основе ИИ

ИИ создает сводки по релизам для новостных рассылок, страниц «Что нового» или внутренних обновлений. Вы превращаете длинные технические списки в удобные для пользователя основные моменты за считанные секунды. ИИ экономит время менеджеров по продуктам и упрощает обмен обновлениями по каналам.

Рабочие процессы

Рабочие процессы связывают все этапы — от разработки до публикации. Правила автоматически назначают задачи, уведомляют проверяющих и обновляют поля. Вы оптимизируете совместную работу, чтобы ничего не упустить.

Рекомендуемые интеграции для шаблона заметок о выпуске

Интеграции связывают ваши заметки о выпусках с инструментами, которые уже используют разработчики и команды по продуктам. Вы синхронизируете обновления между системами, сокращая ручной труд по копированию информации. Посмотреть другие варианты в галерее приложений Asana.

Jira Cloud

Синхронизируйте решенные проблемы из Jira Cloud непосредственно с рабочим процессом по составлению заметок о выпусках. Вы избегаете двойного ввода и предоставляете менеджерам по продуктам, разработчикам и заинтересованным сторонам общее представление о том, что было поставлено. Заметки о выпусках остаются точными, поскольку технические исправления поступают прямо из источника.

GitHub

Свяжите запросы GitHub на внесение изменений или фиксации с записями о выпусках. Вы регистрируете номера заявок на включение внесённых изменений, сводки и изменения статуса, не покидая Asana. Разработчики и менеджеры по продукту видят код и общение в одном месте.

GitLab

Подключайте задачи GitLab и запросы на слияние к задачам Asana. Вы будете фиксировать ход работ в реальном времени, чтобы улучшения, исправления и новые функции появлялись в примечаниях к версии по мере разработки. GitLab и Asana синхронизируются без дополнительных усилий.

Bitbucket

Переносите задачи из Bitbucket в Asana, чтобы ваша команда могла отслеживать технические обновления и исправления ошибок в одном шаблоне примечаний к релизу. Инженерная работа будет привязана к задачам по общению, что упростит публикацию заметок, понятных пользователям.

Unito

Используйте Unito для синхронизации Asana с GitHub, GitLab, Bitbucket или Azure DevOps. Вы устанавливаете правила для автоматического зеркалирования обновлений, поэтому каждое изменение, зарегистрированное в инструменте разработки, отображается в рабочем процессе заметок о версии. Эта интеграция упрощает взаимодействие между системами и устраняет необходимость в ручных обновлениях.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах заметок о релизах