Prioritization matrix

Не всегда легко понять, как выполнять задачи. С чего же начать? Как убедиться, что вы в первую очередь сосредоточены на важных задачах? Эти вопросы (среди прочих), скорее всего, возникнут, когда вы будете расставлять приоритеты для задач. Если вы не знаете, как на них ответить, вы можете в конечном итоге потратить время на не ту работу. 

Шаблон матрицы приоритетов поможет вам упростить процесс принятия решений. Создав его в Asana, вы сможете легко организовать задачи по трудозатратам и влиянию на бизнес, а также создать план действий, в котором приоритет отдаётся самой важной работе. 

Что такое матрица приоритетов?

Матрица приоритетов — это инструмент управления задачами, который используется для классификации задач по их значимости и трудозатратам. Позволяя вам видеть влияние на бизнес и общий объём усилий, необходимых для выполнения каждой задачи, матрица приоритетов помогает определить, какие элементы следует выполнить в первую очередь, чтобы вы могли быть уверены, что всегда сосредоточены на правильной работе.

Матрицы приоритетов могут быть простыми или сложными, в зависимости от количества задач. Базовую матрицу приоритетов можно разделить на следующие категории:

• Работа с высоким влиянием и низкими трудозатратами: выполнить сейчас

• Высокая значимость и большие трудозатраты: сделать в следующую очередь 

• Низкое влияние и низкие трудозатраты: сделать позже 

• Работа с низким влиянием и высокими усилиями: не делать 

Если вы не знаете, за какую задачу взяться в первую очередь или как распределить работу по графику, матрица приоритетов поможет вам составить план действий.  

Что такое шаблон матрицы приоритетов?

Шаблон матрицы приоритетов — это многоразовый ресурс, позволяющий быстро расставить приоритеты в списке задач. Поскольку шаблон можно дублировать, вам не придётся тратить время на его повторное создание в начале каждого дня, недели или месяца. Вместо этого просто скопируйте шаблон, добавьте свои задачи и начните расставлять приоритеты. 

Каковы преимущества шаблона матрицы приоритетов?

Цифровой шаблон матрицы приоритетов позволяет легко расставлять приоритеты в работе с учётом её влияния и трудозатрат. В сочетании с такими функциями, как цветовые метки и различные представления, шаблон матрицы приоритетов позволяет легко понять, что будет дальше.

Возможности, которые даёт цифровой шаблон матрицы приоритетов:

• Определять наиболее важную работу для вашей команды и организации.

• Легко добавлять задачи в матрицу и перетаскивать их в разные разделы по мере изменения приоритетов. 

• Убедиться, что вы правильно распределяете ресурсы и сосредоточены на работе, которая обеспечивает наибольшую выгоду для бизнеса. 

• Избавиться от необходимости создавать шаблон с нуля каждый день или неделю.  

• Делиться матрицей с заинтересованными сторонами проекта, чтобы все понимали, как вы расставляете приоритеты в работе.

• Устанавливать даты начала для задач, приоритет которых вы снизили. 

• Назначить участников команды для делегирования приоритетной работы. 

• Создать воспроизводимый фреймворк для других команд, чтобы все в организации могли расставлять приоритеты для наиболее важной работы.

Как использовать шаблон матрицы приоритетов?

Простой шаблон матрицы приоритетов поможет вам создать план действий, основанный на уровне усилий, необходимых для каждой задачи, и влиянии, которое эта задача окажет на бизнес.

Для начала добавьте в шаблон два настраиваемых тега: один для усилий, необходимых для выполнения каждой задачи, и другой для влияния, которое завершение задачи окажет на бизнес. Это может выглядеть так:

• Высокое влияние и низкие трудозатраты

• Высокое влияние и большие трудозатраты 

• Низкое влияние и низкие трудозатраты 

• Низкое влияние и высокие трудозатраты 

Затем создайте в шаблоне разделы, которые будут обозначать рекомендуемые действия для каждой задачи в зависимости от её значимости и трудозатрат. Например:

• Сделать сейчас: этот раздел предназначен для задач с высоким влиянием и низкими трудозатратами, которые принесут большую пользу бизнесу, не отнимая много времени. Например, подписание документов о найме новых сотрудников.

• Сделать в следующую очередь: этот раздел предназначен для задач с высоким влиянием и большими трудозатратами, которые требуют много времени, но также очень важны для бизнеса. Например, создание предложения по стратегии для клиента.

• Сделать позже: этот раздел предназначен для работы с низким уровнем воздействия и низким уровнем усилий, которая не так важна для организации, но всё же стоит того, чтобы её выполнить, поскольку она не занимает много времени. Например, упорядочение списка контактов клиентов.

• Не делать: этот раздел предназначен для работы с низким уровнем воздействия и высокими трудозатратами — работы, которая не оказывает большого влияния на Business и занимает много времени. Например, повторная вычитка документа со стратегическими сообщениями, который уже был одобрен творческим отделом.  

После предварительного создания шаблона с этими настраиваемыми тегами и разделами его легко использовать. Просто выполните следующие действия:

1. Сделайте копию базового шаблона матрицы приоритетов.

2. Переименуйте шаблон (например, «Матрица приоритетов на неделю с 9 января»).

3. Добавьте в шаблон все необходимые задачи. 

4. Назначьте каждому заданию настраиваемые теги, указывающие на трудозатраты и влияние. 

5. Перетащите задачи в соответствующий раздел (сделать сейчас, сделать потом, сделать позже, не делать). 

6. Добавьте даты начала и участников команды к каждой задаче, где это применимо. 

Интегрированные функции и приложения Asana 

Asana легко интегрируется с имеющимися у вас инструментами, что упрощает совместную работу между командами. Кроме того, наши интегрированные функции, такие как нестандартные поля и несколько представлений проекта, позволяют адаптировать шаблон матрицы приоритетов к вашим конкретным потребностям.

Интегрированные функции

1. Вид «Доска». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, в котором информация о проекте отображается в столбцах. Столбцы обычно организованы по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы можете менять названия столбцов в зависимости от потребностей проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с различной сопутствующей информацией, включая название, дату сдачи и настраиваемые поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте аналитику о состоянии проекта.

2. Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации. 

3. Даты начала. Иногда нужно не только отслеживать с��оки выполнения задачи, но и знать, когда следует приступить к работе над ней. Даты и время начала дают вашей команде чёткое представление о том, сколько времени должно уйти на выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы устанавливать, отслеживать и управлять работой, согласовывать цели команды и не упускать из виду зависимости. 

4. Добавление задачи в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если у каждого отдела своя система хранения данных, работа останавливается и разобщается. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, видеть, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

Рекомендуемые приложения

1. Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack. 

2. Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска нажатием нескольких кнопок.

3. Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail. 

4. Outlook. Получая по электронной почте различные поручения, например, рецензировать работу агентства, с которым вы сотрудничаете, или заявка на элементы дизайна от партнёра, вы можете создавать задачи по ним в Asana прямо из Outlook. Затем новую задачу можно будет назначить себе или участнику команды, задать дату сдачи и добавить эту задачу в проект и связать её с другой актуальной работой. 

Вопросы и ответы