Когда ваш список задач постоянно увеличивается, может быть сложно понять, за какие задачи браться в первую очередь. Как убедиться, что ваша команда работает над самым важным, а не тратит время на менее значимые задачи? Без чёткой системы вы можете в конечном итоге сосредоточиться не на тех задачах.

Шаблон матрицы приоритетов может облегчить процесс принятия решений. С помощью Asana вы можете упорядочивать задачи по затратам усилий и результативности, а затем составлять план действий, в котором будут выделены ваши главные приоритеты. В этой статье вы узнаете, что такое матрица приоритетов, как пользоваться шаблоном, какие бывают типы матриц и какие функции Asana могут быть полезны.

Что такое матрица приоритетов?

Матрица приоритетов — это инструмент для принятия решений, который помогает классифицировать задачи по двум критериям, обычно это значимость и трудоёмкость, чтобы определить, над чем работать в первую очередь. Также известная как «матрица приоритетов», она даёт чёткое представление о том, какие задачи приносят наибольшую пользу с учётом требуемых для их выполнения времени и ресурсов.

Матрицы приоритизации могут быть простыми или подробными в зависимости от количества задач. Базовая матрица обычно включает следующие категории:

• Высокая значимость, низкие трудозатраты: выполнить сейчас

• Высокая значимость, большие трудозатраты: сделать следующим

• Низкая значимость, малые трудозатраты: сделать позже

• Низкое влияние, высокие трудозатраты: не выполнять

Если вы не знаете, с какой задачи начать или как вписать работу в свой график, матрица приоритетов поможет вам составить чёткий план.

Что такое шаблон матрицы определения приоритетов?

Шаблон матрицы приоритетов — это инструмент многократного использования, который помогает быстро упорядочить список задач. Вам не нужно создавать новый шаблон каждый день, неделю или месяц. Просто скопируйте шаблон, добавьте свои задачи и приступайте к расстановке приоритетов.

Каковы преимущества шаблона матрицы приоритетов?

Цифровой шаблон матрицы приоритетов позволяет сортировать работу по результативности и трудоёмкости. Благодаря таким функциям, как теги с цветовой кодировкой и различные представления, вы можете легко видеть, что предстоит сделать дальше.

Возможности, которые даёт цифровой шаблон матрицы приоритетов:

• Определять наиболее результативную работу для вашей команды и организации.

• С лёгкостью добавлять задачи в матрицу и перетаскивать их в разные разделы по мере изменения приоритетов.

• Убедиться, что вы правильно распределяете ресурсы и концентрируетесь на работе, которая приносит наибольшую пользу бизнесу.

• Избавить себя от необходимости каждый день или каждую неделю создавать шаблон с нуля.

• Делиться матрицей с заинтересованными сторонами проекта, чтобы все понимали, как вы расставляете приоритеты в работе.

• Устанавливайте даты начала для задач, приоритет которых был понижен.

• Назначайте участников команды для расстановки приоритетов и делегирования работы.

• Создайте повторяющийся процесс, которым смогут пользоваться другие команды, чтобы все сотрудники организации могли расставлять приоритеты в своей наиболее результативной работе.

Как использовать шаблон матрицы приоритетов?

Простой шаблон матрицы приоритетов поможет вам составить план действий с учётом трудозатрат, требуемых для выполнения каждой задачи, и её влияния на бизнес.

Для начала добавьте в шаблон два настраиваемых тега: один для обозначения трудозатрат, необходимых для выполнения каждой задачи, и другой — для обозначения влияния выполнения каждой задачи на бизнес.

• Высокая результативность и низкие трудозатраты

• Высокое влияние и большие трудозатраты

• Низкое влияние и малые трудозатраты

• Низкое влияние и высокие трудозатраты

Затем создайте в шаблоне разделы, в которых будет указано, какие действия следует предпринять по каждой задаче с учётом её трудозатрат и значимости. Например:

• Сделать сейчас: этот раздел предназначен для задач с высокой эффективностью и низкими затратами, которые принесут компании большую пользу, не отнимая у вас много времени. Например, подписание документов для новых сотрудников.

• Выполнить затем: этот раздел предназначен для задач с высокой значимостью и высокой трудоёмкостью, которые требуют значительного времени, но также очень важны для бизнеса. Например, создание предложения по стратегии для клиента.

• Сделать позже: этот раздел предназначен для задач с низкой значимостью и низким уровнем трудоёмкости, которые не оказывают существенного влияния на организацию, но всё же заслуживают выполнения, поскольку также не требуют много времени. Например, упорядочивание списка контактов клиентов.

• Не делать: этот раздел предназначен для задач с низкой значимостью и высокой трудоёмкостью, которые не оказывают существенного влияния на бизнес и отнимают много времени. Например, повторная вычитка документа со стратегическими формулировками, который уже одобрен отделом творческих разработок.

После того как вы настроите шаблон с этими тегами и разделами, им будет легко пользоваться. Просто выполните следующие действия:

1. Создайте копию базового шаблона матрицы приоритетов.

2. Переименуйте шаблон (например, «Матрица приоритетов на неделю с 9 января»).

3. Добавьте в шаблон все соответствующие задачи.

4. Назначьте каждой задаче пользовательские теги, чтобы указать затраты и результативность.

5. Перетащите задачи в соответствующие разделы («сделать сейчас», «сделать следующим», «сделать позже», «не делать»).

6. Добавьте даты начала и участников команды к каждой задаче, где это применимо.

Типы шаблонов матриц приоритетов

Не все задачи по приоритизации одинаковы, поэтому ниже представлены четыре распространённых типа шаблонов матриц, которые подходят для разных потребностей.

• Простой шаблон матрицы приоритетов: это стандартная сетка 2x2, которая распределяет задачи по четырём секторам на основании их значимости и требуемых усилий. Это отличная отправная точка для отдельных сотрудников или небольших команд, которым нужен быстрый и наглядный способ решить, над чем работать в первую очередь.

• Шаблон матрицы приоритетов проекта: этот шаблон, предназначенный для менеджеров проектов, помогает сравнивать и ранжировать несколько проектов на основе таких критериев, как стратегическая ценность, наличие ресурсов и сроки. Используйте его, когда вам нужно решить, какие проекты одобрить, а какие отложить.

• Шаблон матрицы приоритетности действий: эта матрица предназначена специально для сравнения быстрых побед и крупных проектов. Она помогает определить задачи, которые приносят максимальную пользу при минимальных усилиях, чтобы вы могли придать работе импульс и продемонстрировать прогресс на раннем этапе.

• Шаблон матрицы приоритизации задач: этот шаблон идеально подходит для ежедневного или еженедельного планирования и предназначен для тех, кому нужно разобраться с длинным списком задач. Это особенно полезно, когда вы жонглируете конкурирующими дедлайнами и нуждаетесь в чётком плане действий на ближайшие дни.

В Asana вы можете настроить любой из этих шаблонов с помощью нестандартных полей, тегов с цветовой кодировкой и различных представлений в соответствии с рабочим процессом вашей команды.

Интегрированные функции и приложения

Asana хорошо интегрируется с вашими нынешними бизнес-инструментами, облегчая совместную работу команд. Такие функции, как нестандартные поля и различные представления проектов, позволяют адаптировать шаблон матрицы приоритизации под свои нужды.

Интегрированные функции

1. Вид «Доска». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, в котором информация о проекте отображается в столбцах, упорядоченных по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), которые можно настроить в соответствии с потребностями проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с соответствующей информацией, включая название задачи, срок выполнения и настраиваемые поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте моментальную аналитику о состоянии вашего проекта.

2. Нестандартные поля. Нестандартные поля — это лучший способ помечать, сортировать и фильтровать работу на основе любой информации, которую вам нужно отслеживать, от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля, чтобы сортировать и планировать свои задачи и знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать одни и те же настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие во всей организации.

3. Даты начала. Иногда нужно отслеживать не только срок выполнения задачи, но и дату начала работы над ней. Время и даты начала дают участникам вашей команды чёткое представление о том, сколько времени должна занять каждая задача. Используйте даты начала, чтобы ставить задачи, отслеживать их выполнение и управлять работой, согласовывая цели вашей команды и не допуская, чтобы зависимости оставались без внимания.

4. Добавление задач в несколько проектов. Работа носит межфункциональный характер, и командам необходимо эффективно взаимодействовать между отделами, не сталкиваясь с препятствиями в виде разрозненных систем хранения данных. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах, позволяя избегать дублирования работы и повышая прозрачность взаимодействия между командами. Кроме того, она помогает вашей команде просматривать задачи в контексте, видеть, кто над чем работает, и поддерживать взаимосвязь между задачами и участниками команды.

Рекомендуемые приложения

1. Slack. Превращайте идеи, запросы на выполнение работы и поручения в Slack в задачи и комментарии в Asana. Переходите от быстрых вопросов и поручений к задачам с исполнителями и сроками выполнения. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack.

2. Google Workspace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workspace, встроенной в панель задачи Asana. Прикрепляйте любой файл с Google Диска всего несколькими щелчками мыши.

3. Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail, и все создаваемые задачи будут автоматически включать контекст из электронного сообщения. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail.

4. Outlook. Получая по электронной почте различные поручения, например, рецензировать работу агентства, с которым вы сотрудничаете, или заявку на элементы дизайна от партнёра, вы можете создавать задачи по ним в Asana прямо из Outlook. Затем новую задачу можно будет назначить себе или участнику команды, задать срок выполнения и добавить эту задачу в проект и связать её с другой актуальной работой.

Уверенно расставляйте приоритеты в работе с помощью Asana

Когда вы можете сортировать задачи по значимости и трудозатратам, вы тратите меньше времени на принятие решений и больше — на выполнение важной работы. Шаблон матрицы приоритетов предоставляет вашей команде простой и воспроизводимый способ принятия таких решений, а Asana помогает воплотить этот план в жизнь.

С помощью таких функций, как нестандартные поля, вид «Доска» и интеграции с инструментами, которыми вы уже пользуетесь, можно создать матрицу приоритетов, соответствующую уникальному рабочему процессу вашей команды. Готовы начать уделять внимание работе, которая имеет наибольшее значение? Начните работу с бесплатным шаблоном матрицы приоритетов в Asana уже сегодня.

Вопросы и ответы о шаблонах матриц приоритетов