Список дел по выведению работника из проекта

Работники приходят и уходят — готовы ли вы к тому и другому? Мы стараемся структурировать процессы адаптации, чтобы помочь новым работникам приступить к работе, но не всегда делаем то же самое для увольнения. Офбординг, или процесс помощи работникам в уходе из компании, так же важен, как и адаптация, но его часто упускают из виду. Уход работника неизбежно скажется на его команде, рабочих процессах и проектах. Но вы можете облегчить этот переход и ограничить перебои в работе с помощью многоразового шаблона для оформления ухода работника.

Что такое офбординг работника?

Офбординг — это процесс перехода, когда работник покидает вашу компанию. Структурированный процесс помогает зафиксировать все обязанности работника, чтобы остальные члены команды понимали, какую работу им нужно координировать и выполнять во время переходного периода. Это также помогает менеджерам по персоналу и сотрудникам отдела кадров уладить все вопросы (например, получить заявление об увольнении и вернуть активы компании).

Процесс оформления ухода работника зависит от культуры вашей компании и конкретных потребностей организации, но в любом случае он должен: 

• Подготовьте команду к уходу работника.

• Сделать все необходимые объявления.

• Помогать отделу кадров собирать документы.

• Содействовать передаче знаний для сбора концепций, процессов и незавершенной работы до последнего дня работы работника.

• Предусмотреть меры по сбору ноутбуков, удостоверений личности и любых других материалов, принадлежащих компании.

• Проведите собеседование при увольнении, чтобы получить обратную связь и улучшить условия работы для будущих работников.

Независимо от того, что вы включите в процесс, офбординг работника состоит из множества этапов, включая критически важные детали, которые легко упустить из виду. Создание шаблона списка дел по оформлению ухода поможет вам отслеживать этот процесс и убедиться, что вы делаете всё правильно для каждого уходящего работника. Когда текущий работник уведомит вас о своем уходе, просто продублируйте шаблон списка дел и приступайте к процессу. 

Цель цифрового шаблона списка дел по выведению работника из штата

Иногда старый добрый список дел — это идеальный способ поддерживать порядок. Но вместо того, чтобы писать его от руки или распечатывать сохранённый документ, который громоздок и трудно обновляется, можно создать цифровой шаблон списка дел по выведению работника из штата. Это не только позволит вам организовать процесс увольнения работника, но и обеспечит его последовательность в рамках всей организации.

Благодаря этому вы не пропустите ни одного важного шага. Например, вы знаете, что в рамках процесса увольнения работника необходимо предоставить информацию в медицинскую страховую компанию. Если вы упустите этот шаг, уходящий работник может не получить право на расширенное медицинское обслуживание после увольнения, что не лучший способ завершить сотрудничество. Использование одного и того же списка дел для каждого работника (скопированного из шаблона) гарантирует, что вы не пропустите ни одного шага, большого или маленького, в процессе вывода сотрудника из штата.

Шесть шагов по созданию шаблона списка дел для офбординга

Создайте шаблон списка дел по офбордингу за шесть простых шагов:

1. Анализ материалов. Соберите всё, что нужно для правильного оформления ухода работников, и просмотрите эти материалы. Если у вас уже есть документы, процессы или руководства по выведению из эксплуатации, обязательно включите их сюда. 

2. Свяжитесь с другими отделами. Обычно процессом оформления ухода занимаются непосредственный руководитель работника и отдел кадров, но важно учитывать и потребности других отделов. Что нужно ИТ-отделу? А финансовой команде? Здесь вы узнаете о важных шагах, которые вы могли упустить из виду, например о подписании соглашения о неразглашении.

3. Создайте разделы, чтобы упорядочить задачи в списке дел. Конкретные задачи будут зависеть от потребностей вашей компании, но должны включать базовую информацию, такую как имя и роль работника, документы, которые необходимо завершить, и действия, которые необходимо предпринять (например, запланировать собеседование при увольнении).

4. Прикрепите соответствующие документы и информацию. Помимо координации процессов, программное обеспечение для управления проектами также можно использовать для добавления документов непосредственно в список дел. Например, можно прикрепить формы, которые необходимо проверить и подписать, с указанием дедлайнов, чтобы все были в курсе. 

5. Сохраните его в доступном месте. Чтобы шаблон списка дел повысил согласованность в компании, его должна использовать вся организация. Создав шаблон списка дел по выведению из эксплуатации, сохраните его в универсальном пространстве, где к нему будет доступ у всех. 

6. Поделитесь им. Поделитесь своим шаблоном со всеми, кому может понадобиться проводить процедуру увольнения работников, включая менеджеров по персоналу, руководителей команд и отделов.

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в стиле сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все ваши задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. 

• Вид «Хронология». Вид «Хронология» — это представление проекта в стиле диаграммы Ганта, отображающей все ваши задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Благодаря такому представлению можно видеть не только даты начала и окончания каждой задачи, но и зависимости между ними. С помощью представления в виде хронологии вы можете легко отслеживать, как части вашего плана сочетаются друг с другом. Кроме того, когда вы видите всю свою работу в одном месте, вам легко выявлять и устранять конфликты зависимостей до их начала, чтобы вы могли достичь всех своих целей в соответствии с графиком.

• Формы. Когда кто-либо заполняет форму, она отображается как новая задача в проекте Asana. Собирая информацию с помощью формы, вы можете стандартизировать начало работы, собирать нужную информацию и следить за тем, чтобы ничто не оставалось без внимания. Вместо того чтобы рассматривать каждый запрос как отдельный процесс, создайте стандартизированную систему и набор вопросов, на которые должен ответить каждый. Используйте логику ветвления, чтобы задавать вопросы на основе предыдущего ответа пользователя. В конечном итоге формы помогают вам тратить меньше времени и сил на управление входящими запросами, чтобы ваша команда могла уделять больше времени работе, которая имеет значение.

• Подзадачи. Иногда объём работы слишком велик, чтобы его можно было охватить одной задачей. Если в задаче несколько исполнителей, не указана дата сдачи или есть заинтересованные лица, которые должны рассмотреть и согласовать задачу, прежде чем она будет опубликована, на помощь приходят подзадачи. Подзадачи — это мощный способ распределять работу и разбивать задачи на отдельные компоненты, сохраняя при этом связь между небольшими задачами и общим контекстом родительского задания. Разбивайте задачи на более мелкие элементы или фиксируйте отдельные компоненты многоэтапного процесса с помощью подзадач.

Рекомендуемые приложения

• Dropbox. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и поручения из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. Переходите от быстрых вопросов и поручений к задачам с исполнителями и датами сдачи. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов из Google Диска, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• OneDrive. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенной в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.

Вопросы и ответы