Победите хаос навсегда: 4 проблемы организационного планирования и их решения
Мобилизовать всю организацию — непростая задача. В процессах часто задействовано множество заинтересованных сторон и рабочих процессов, в то время как команды работают изолированно, используя собственные инструменты и методы совместной работы. В результате попытка реализовать свой бизнес-план может показаться поворотом огромного танкера — медленным, неуклюжим и неэффективным.
Но это можно изменить. Мы подробно рассмотрели четыре распространённые проблемы организационного планирования, чтобы вы могли вооружиться правильными решениями для каждой из них. Это означает, что больше не будет путаницы и неразберихи. Вы сможете поддерживать согласованность действий всех команд, даже если вам придётся менять направление в соответствии с меняющимися потребностями бизнеса.
3 способа трансформировать управление проектами в вашей компании
Посмотрите демонстрацию и сессию вопросов и ответов, которые помогут вам оптимизировать постановку целей, ускорить ежегодное планирование и автоматизировать получение стратегической работы командами.
1. Трудно координировать планы между отделами
Сегодня сотрудники компаний сотрудничают на 50% больше, чем всего 12 лет назад, но компании всё ещё не могут реализовать свои планы. Фактически, 48% организаций не достигают как минимум половины своих стратегических целей, даже если их сотрудники работают вместе больше, чем когда-либо.
Согласно исследованию The Work Innovation Lab, основной причиной этого является перегрузка, связанная с совместной работой: слишком много времени тратится на обновления статуса, посещение совещаний и ответы на электронные письма и сообщения. Перегрузка возникает, когда руководители слишком много внимания уделяют совместной работе, полагая, что чем больше, тем лучше. В результате они упускают из виду важность координации, которая позволяет командам работать независимо, используя заранее определённые фреймворки и методы работы.
Организационное планирование требует большой координации. Команды могут бесконечно встречаться и обсуждать планы, но без структурированного процесса ничего не произойдёт. Поэтому, если вам трудно реализовать стратегические планы в рамках своего Business, ищите способы создать более структурированную среду. Вот с чего можно начать:
Решение
Создайте заранее определённый процесс планирования. Составьте пошаговое руководство по созданию и распространению планов в ходе ежегодного планирования, включая такие ключевые этапы, как совещания, запрос бюджета, подтверждения и доведение планов до сведения команд. Наличие заранее определённого процесса помогает командам выполнять все необходимые действия во время планирования, не пропуская ключевые этапы.
Организуйте работу вокруг целей. Цели — это путеводная звезда, которая помогает работникам ориентироваться в выборе приоритетных проектов и распределении ресурсов команды. Когда вы чётко сообщаете о целях, вашему руководству не нужно тратить много времени и усилий на то, чтобы направлять сотрудников в нужном направлении. Вместо этого все знают, что важно для Business и на чём им следует сосредоточиться. Многие компании используют для этого цели и ключевые результаты (OKR). OKR следуют этому простому, но гибкому формату: «Я буду (цель), что измеряется (ключевой результат)».
Централизуйте координацию. Планирование становится ещё сложнее, когда команды используют разные инструменты и процессы для выполнения своей работы. Заинтересованным сторонам приходится не только согласовывать сроки и зависимости, но и тратить дополнительное время на поиск и обмен информацией, что неизбежно приводит к задержкам и недопониманию. Вместо этого перенесите работу каждой команды на единую платформу для совместной работы. Это упростит процесс планирования, позволяя всем подразделениям общаться, просматривать планы и отслеживать работу в одном месте.
Клиентский кейс: цели в Asana
2. Вы не успеваете адаптироваться к меняющимся потребностям бизнеса
Business полон неизвестных. Трудно предсказать, когда изменится финансовый рынок, когда конкуренты изменят свою стратегию или когда другие непредвиденные риски поставят под угрозу ваши планы. Важная часть организационного планирования — способность быстро реагировать на непредвиденные обстоятельства. Но хотя 60% компаний считают, что адаптивность стала более важной за последние десять лет, только 43% работников говорят, что их организация хорошо справляется с изменениями.
К счастью, это можно изменить. Хотя корректировать бизнес-стратегию непросто, эти стратегии помогут командам плавно и быстро реагировать на меняющиеся потребности бизнеса.
Решение
Создайте предопределённый процесс приёма и изменения запросов. Годовое планирование происходит только раз в год. В течение года будут появляться новые запросы и инициативы, и вам понадобится процесс для оценки и определения приоритетности этих новых идей в соответствии с вашими текущими целями. Стандартизированный процесс приёма заявок поможет вашей компании сохранять гибкость и адаптироваться в течение года. Чётко определяя дальнейшие действия и ответственных за каждый запрос, команда сможет двигаться быстрее и принимать более взвешенные решения.
Создайте чёткие структуры принятия решений. Когда происходят изменения, кто-то должен решить, как двигаться дальше. Планируйте заранее и создайте процесс, определяющий, как, когда и кто должен принимать решения. Одним из вариантов является фреймворк RAPID®, который определяет пять ключевых ролей для принятия важных решений: рекомендация, согласование, выполнение, вклад и принятие решения. Мы рекомендуем использовать один универсальный фреймворк для всех важных решений, чтобы все следовали одним и тем же шагам и делали качественный выбор.
Создавайте гибкие проекты и процессы. Гибкость необходима для удовлетворения меняющихся потребностей Business. Вместо того чтобы строить планы с помощью статических документов и инструментов для общения, перенесите их на единую платформу для совместной работы. Таким образом, если вам нужно изменить свой подход, вы можете легко обновлять и передавать процессы в своей организации. Допустим, вам нужно увеличить объём креативной работы, привлекая агентство. Если ваш процесс творческого производства уже находится на одной платформе для управления работой, вы можете быстро обновить передачи, автоматизацию и ответственных лиц во всей компании.
3. У вас нет надёжных данных для отслеживания достижения цели
Хорошие данные необходимы для достижения целей Business. В противном случае невозможно понять, когда нужно перераспределить ресурсы или скорректировать стратегию в процессе работы. Несмотря на важность надёжной аналитики, более 80% компаний полагаются на устаревшие данные при принятии решений. Согласно исследованию Dimensional Research, почти девять из десяти компаний сообщают, что не могут получать аналитику в реальном времени из своих устаревших систем для принятия обоснованных деловых решений.
Отсутствие данных в реальном времени ставит под угрозу стратегии компании. Однако эти тактики помогут вам собрать более надежную аналитику, чтобы быстрее принимать более взвешенные решения.
Решение
Централизуйте отслеживание целей и работы. Чтобы отслеживать прогресс в достижении целей, необходимо знать, какие задачи и важные этапы завершены, какие просрочены, а какие ещё предстоят. Это практически невозможно, если команды отслежи��ают работу в разных местах (или вообще не отслеживают её). Вместо этого используйте платформу для управления работой, которая позволяет фиксировать все задачи, важные этапы, зависимости и даты сдачи в одном месте. Это упрощает создание отчётов и анализ прогресса.
Подключите свои инструменты аналитики. Исследование, проведённое The Work Innovation Lab, показывает, что, когда все работники используют одно и то же программное обеспечение для управления работой, чтобы отчитываться и отслеживать прогресс, они на 60% чаще чувствуют себя очень продуктивными. Вместо того чтобы переключаться между различными инструментами аналитики, выберите платформу для управления работой, которая интегрируется с такими приложениями, как Salesforce и Tableau. Так вы сможете получить все преимущества нескольких надёжных аналитических платформ, централизовав данные в одном месте.
4. Сложно распределять ресурсы между командами
Для бесперебойной реализации любого плана нужны ресурсы. Но без общей аналитики того, над чем работают команды, трудно укомплектовать наиболее важные для бизнеса инициативы и обеспечить выполнение работы в срок. Несмотря на важность прозрачности, отчёт ProSymmetry показал, что 41% респондентов испытывают трудности с доступностью информации о ресурсах.
Недостаток прозрачности возникает, когда команда не документирует, над чем именно и в какое время работают люди в каждой программе. Вместо этого они полагаются на общение с менеджерами и руководителями, чтобы определить доступность, что никогда не бывает точной наукой. В результате трудно точно спрогнозировать, какие ресурсы будут доступны для предстоящих инициатив, не говоря уже о понимании нынешней способности команды. Это большая проблема:исследования показывают, что основными причинами плохого управления ресурсами являются отсутствие надлежащего прогнозирования и планирования способностей.
Если вы испытываете трудности с управлением ресурсами, эти стратегии помогут вам получить полную картину ресурсов в вашей организации, чтобы вы могли убедиться, что наиболее важные инициативы должным образом укомплектованы.
Решение
Отслеживайте, сколько времени занимает работа. Это необходимо для создания точных планов распределения ресурсов. Используйте функцию или приложение для отслеживания времени, чтобы документировать временные требования для различных типов работ, таких как создание новой веб-функции или составление предложения. С помощью этих данных можно сравнивать фактические сроки с первоначальными оценками в организационном плане и соответствующим образом корректировать ресурсы.
Отслеживайте загрузку команды. Чтобы эффективно распределять ресурсы, вам нужно сразу видеть, над чем работают команды сейчас и будут работать в будущем. Создайте систему для документирования того, что находится в распоряжении каждого и какие новые проекты находятся на горизонте. Именно здесь программное обеспечение для управления работой может проявить себя. Поскольку вся работа документируется в одном месте, платформа для управления работой даёт полное представление о том, как укомплектованы команды и какие ресурсы доступны в вашем бизнесе. В результате вы можете быстро перераспределять рабочие нагрузки и уделять первостепенное внимание наиболее важным задачам.
Оптимизируйте процесс организационного планирования
Организационное планирование не должно быть таким сложным. Узнайте, как Asana поможет вам получить полное представление о состоянии работы, чтобы вы могли быстро принимать правильные решения.
3 способа трансформировать управление проектами в вашей компании
Посмотрите демонстрацию и сессию вопросов и ответов, которые помогут вам оптимизировать постановку целей, ускорить ежегодное планирование и автоматизировать получение стратегической работы командами.
