Как освоить организационное планирование за 5 простых шагов

Каждая организация — это сложный пазл, состоящий из различных проектов, задач и целей, разбросанных по командам и отделам. По отдельности эти части могут казаться разрозненными, но вместе они формируют картину успеха. 

Организационное планирование имеет решающее значение для согласования этих элементов, поскольку позволяет определить цели компании высокого уровня и связать их с отдельными задачами. Этот процесс позволяет увидеть, где находится каждый элемент работы, чтобы вы могли понять его вклад в достижение целей организации на высоком уровне и убедиться, что все усилия направлены в одном направлении. Давайте посмотрим, как это делается. 

Что такое организационное планирование?

Организационное планирование — это процесс определения главных целей компании и разработки стратегических и тактических шагов, необходимых для их достижения, согласования повседневной деятельности с долгосрочным видением компании.

Процесс организационного планирования включает в себя определение цели компании, постановку чётких задач и разработку плана по их реализации. Результатом организационного планирования является организационный план, который представляет собой структурированный план действий, описывающий конкретные задания, которые организация и её работники будут выполнять для достижения поставленных целей.  

Из каких этапов состоит организационное планирование?

Организационное планирование — это многоэтапный процесс, разделенный на четыре отдельные фазы, каждая из которых сосредоточена на различных аспектах стратегии и деятельности организации. 

Четыре этапа организационного планирования: 

• Стратегическое планирование: определение долгосрочных целей и задач организации. Этот этап включает в себя обдумывание стратегических целей, миссии, видения и цели компании, обеспечивая соответствие целей общему направлению организации. 

• Тактическое планирование: разработка конкретной стратегии для достижения целей компании. Как правило, это включает в себя определение краткосрочных целей, соответствующих более крупным целям компании. 

• Операционное планирование: перенос акцента на повседневные операции, которые поддерживают тактические планы. На этом этапе подробно описываются конкретные задачи, рабочие нагрузки и задания, которые обеспечивают связь повседневной деятельности со стратегическими целями. 

• Планирование на случай непредвиденных обстоятельств: подготовка к непредвиденным обстоятельствам и событиям, которые могут помешать вашему прогрессу. На этом этапе следует разработать резервные планы и стратегии реагирования на возможные сбои, такие как перебои в цепочке поставок или внезапные изменения рыночных условий. 

Создание организационного плана: процесс из пяти шагов 

Разработка эффективного организационного плана предполагает разбивку первых трех этапов процесса организационного планирования — стратегического, тактического и оперативного — на практические шаги. 

Вот как это можно сделать: 

1. Разработка стратегического плана

Чтобы составить стратегический план, соберите руководителей высшего звена и начальников отделов вашей организации. Затем оцените текущее положение дел в компании и определите, чего вы хотите достичь, чтобы сформулировать стратегические цели высокого уровня. 

Анализ миссии и видения организации, проведение SWOT-анализа и измерение эффективности ключевых областей — всё это методы, которые можно использовать для понимания возможностей компании и постановки бизнес-целей. Помните, что ваш стратегический план должен содержать общие SMART-цели, которые ограничены по времени, достижимы и соответствуют миссии и ценностям вашей компании. 

2. Разбейте план на тактические шаги

После разработки стратегического плана пришло время разбить долгосрочные цели на более управляемые краткосрочные цели. Обычно это включает в себя привлечение менеджеров среднего звена и постановку целей для отделов, которые ведут к целям более высокого уровня. Этот шаг должен включать разработку чётких сроков, важных этапов и показателей эффективности, чтобы вы могли эффективно отслеживать прогресс и вносить коррективы по мере необходимости.  

Этот шаг часто включает в себя запуск новых инициатив, соответствующих вашим стратегическим целям. Предположим, что общая цель, которую вы поставили в стратегическом плане, заключается в «увеличении общей доли рынка на 15% в ближайшие три года». Вы можете разбить её на краткосрочные цели, например «запустить новую линейку продуктов в ближайшие 12 месяцев» или «увеличить вовлеченность клиентов на 20% в следующем квартале». Преобразуя план в практические шаги, которые поддерживают вашу более крупную цель, вы создаете четкую дорожную карту для своей организации и обеспечиваете, чтобы все работали над достижением общей цели. 

3. Планирование повседневной работы

После разбивки стратегического плана на тактические шаги, ваш следующий шаг — стать еще более детализированным, переведя эти шаги в повседневные действия. Это может включать создание проектов высокого уровня, соответствующих вашим краткосрочным целям, составление графиков работы для различных команд и отделов и отправку заданий отдельным работникам. 

Вернемся к нашему предыдущему примеру. Если ваша краткосрочная цель — «увеличить вовлеченность клиентов на 20% в следующем квартале», ваши ежедневные операции могут включать планирование регулярных тренингов для отдела продаж, разработку маркетинговых стратегий для улучшения взаимодействия с клиентами и назначение конкретных членов команды для разработки стратегий вовлечения. Такое детальное планирование гарантирует, что ваша повседневная деятельность будет направлена на достижение краткосрочных целей, что в конечном итоге означает выполнение стратегических задач. 

4. Расскажите о своём плане и реализуйте его

После того, как вы составите весь план — от стратегических целей высокого уровня до ежедневных действий, которые их поддерживают, — следующим шагом будет доведение плана до сведения вашей организации. 

Начните с проведения общего собрания, на котором вы представите своё видение и стратегический план, а затем разошлите по всей компании сообщение, в котором будут чётко изложены ваши цели высокого уровня и краткосрочные цели, которые необходимо достичь для их выполнения. На этом этапе руководители должны сообщить о конкретных заданиях, за выполнение которых отвечают участники их команд, и объяснить, как работа команды связана с целями компании. 

5. Отслеживайте и корректируйте план по мере необходимости 

Разработка и реализация плана — это ещё не всё. Важно отслеживать прогресс в режиме реального времени, чтобы устранять любые препятствия, которые могут возникнуть. Вам следует регулярно пересматривать свои краткосрочные оценки, чтобы понять, успешно ли вы движетесь к своим основным целям, и при необходимости вносить коррективы.

Вернёмся к нашему предыдущему примеру. В этом сценарии ваша главная цель — «увеличить общую долю рынка на 15% в ближайшие три года». Чтобы внести свой вклад в это, вы ставите краткосрочную цель «увеличить вовлеченность клиентов на 20% в следующем квартале». После анализа вы можете обнаружить, что не отслеживаете эту цель из-за более низкого, чем ожидалось, взаимодействия с клиентами на новых цифровых платформах. 

Чтобы вернуться к своим целям, вам нужно скорректировать свой план. Это может означать постановку новых краткосрочных целей, связанных с улучшением пользовательского опыта на ваших цифровых платформах или предложением более привлекательного онлайн-контента. Корректировка стратегии в ответ на вызовы в реальном времени помогает вам достичь своих долгосрочных целей.

Практические рекомендации по организационному планированию

Чувствуете себя перегруженным? Вот краткое руководство по обеспечению плавного и успешного процесса организационного планирования:

• Согласуйте свои цели с концепцией и миссией компании

• Начните процесс планирования с шаблона стратегического планирования, чтобы сократить объём предварительной работы

• Создавайте планы с ограниченными по времени действиями

• Разбейте долгосрочные цели на достижимые краткосрочные цели

• Сопоставьте отдельные задания с краткосрочными целями

• Адаптируйте свой план к задачам в реальном времени 

• Используйте технологии для оптимизации процессов планирования и отслеживания прогресса

• Четко донесите свой план до заинтересованных сторон

• Регулярно пересматривайте и уточняйте свой план 

Организационное планирование с помощью Asana

Попрощайтесь с несвязанными процессами планирования. Используя платформу для управления работой, такую как Asana, можно легко связать индивидуальную работу команды с целями организации, обеспечить соответствие каждого проекта целям организации и отслеживать прогресс в достижении целей в режиме реального времени. В результате вы получите идеально собранный пазл, в котором каждая деталь на своём месте. 

Часто задаваемые вопросы об организационном планировании

Остались вопросы по организационному планированию? Мы ответим на них.

Почему организационное планирование так важно?

Организационное планирование представляет собой дорожную карту для вашей компании, в которой изложены ваши основные цели и тактические шаги, которые вы будете предпринимать для их достижения. Согласовывая усилия отделов, команд и отдельных лиц для достижения общих целей, организационное планирование обеспечивает согласованность, повышает ясность и даёт компаниям возможность достигать своих целей. 

Какова роль технологий в организационном планировании?

Организационное планирование предполагает определение стратегических целей организации и их привязку к краткосрочным целям и индивидуальным повседневным задачам. Использование технологий, таких как платформа для управления работой, позволяет организациям использовать функции, которые связывают повседневные задания со стратегическими целями и обеспечивают отслеживание прогресса в режиме реального времени. Эти возможности упрощают организационное планирование и делают его более эффективным. 

Каковы распространённые примеры организационного планирования?

Хотя организационное планирование обычно относится к стратегии, лежащей в основе общих целей организации, оно также может относиться к планированию в рамках конкретных подразделений компании. К распространённым типам организационного планирования относятся:

• Планирование развития персонала, которое касается обучения и карьерного роста работников, а также долгосрочных целей в области кадрового обеспечения и управления персоналом. 

• Финансовое и бюджетное планирование, которое фокусируется на повседневном управлении финансами, а также на долгосрочном финансовом планировании. 

• Планирование расширения, которое включает в себя стратегии роста Business и расширения рынка.

• Планирование продуктов и услуг, которое сосредоточено на разработке продуктов и услуг компании и управлении ими.