Как управлять организационными изменениями

«Из-из-из-из-изменения»

Дэвид Боуи был прав — перемены происходят независимо от того, нравятся они нам или нет. И в жизни, и в бизнесе мы постоянно развиваемся. Иногда изменения настолько масштабны, что их последствия ощущаются во всей организации. 

Что такое организационные изменения?

Организационные изменения происходят, когда в компании происходит серьёзная трансформация, затрагивающая большинство или всех её работников. Этот тип изменений имеет далеко идущие последствия, поскольку затрагивает культуру компании, инфраструктуру, технологии или внутренние процессы. Другими словами, организационные изменения меняют повседневную жизнь вашей команды. Иногда такие масштабные изменения тщательно планируются, а иногда они происходят без какого-либо предварительного уведомления. 

Вот некоторые примеры организационных изменений: 

• Смена руководства, например адаптация нового генерального директора или главы отдела.

• Слияния или поглощения компаний. 

• Реструктуризация бизнеса. 

• Внедрение новых технологий, например переход от электронной почты к программному обеспечению для управления проектами.

• Обновление целей компании по мере её роста, например переход от привлечения потенциальных клиентов к увеличению среднего чека.

Организационные изменения и менеджмент изменений в организации

Термины «организационные изменения» и «менеджмент организационных изменений» часто идут рука об руку. Это связано с тем, что всякий раз, когда происходят масштабные изменения, важно спланировать, как вы будете направлять работников, чтобы каждый из них был настроен на успех в новой среде. Именно в этом и заключается суть менеджмента изменений в организации — в подготовке к реализации новых решений на уровне организации и контроле этой работы. 

С другой стороны, организационные изменения сами по себе просто описывают переход, а не процесс, который вы внедрили для управления изменениями. Это означает, что всякий раз, когда вы ожидаете или сталкиваетесь с организационными изменениями, вам также следует начать подготовку процесса менеджмента изменений, чтобы спланировать, как вы будете справляться с переходами. 

Руководство для лидеров по менеджменту изменений

Узнайте, как стать лидером, который нужен вашей команде в период перемен. Получите советы о том, когда ставить новые бизнес-цели, как общаться прозрачно и как поддерживать вовлечённость работников.

Получайте аналитическую информацию

Спектр изменений

Организационные изменения могут быть масштабными, незначительными или занимать промежуточное положение — и именно здесь в игру вступает спектр изменений. На одном конце спектра находятся постепенные изменения, которые представляют собой небольшие преобразования, осуществляемые вашей компанией с течением времени. С другой стороны — трансформационные изменения, которые представляют собой масштабные преобразования, когда ваша компания переосмысливает существующие процессы или инфраструктуру. Ниже мы описали разницу между постепенными и трансформационными изменениями, но не забывайте о том, что ваша конкретная ситуация может не подпадать напрямую ни под одну из этих категорий. Скорее всего, вы окажетесь где-то посередине. 

Постепенные изменения

Постепенные изменения — это небольшие преобразования, которые ваша компания осуществляет с течением времени. Постепенные изменения часто идут рука об руку с устойчивым ростом и постоянным совершенствованием, поскольку по мере увеличения масштабов организации старые процессы, стратегии и ресурсы могут перестать работать так же эффективно, как раньше. Постепенные изменения оказывают менее непосредственное влияние, чем трансформационные, но со временем их эффект может усиливаться. Это означает, что по-прежнему важно направлять свою команду через постепенные изменения и следить за тем, чтобы все по-прежнему получали необходимую поддержку и ясность. 

Пример постепенного изменения: ваша компания повышает узнаваемость бренда, производя контент для разных онлайн-каналов. В результате у вас появляется больше фирменных материалов, чем вы можете отслеживать, включая фотографии, дизайн-макеты и видеоролики. Чтобы всё упорядочить, вы приобретаете новый инструмент для управления цифровыми активами (DAM). Хотя это необходимо для развития вашей компании и организации работы, такой шаг может повлечь за собой определённые трудности, связанные с ростом, например необходимость обучить заинтересованные стороны пользоваться новым инструментом, перенести контент и создать процессы, обеспечивающие правильное добавление контента в DAM. 

Трансформационные изменения 

Трансформационные изменения — это масштабные преобразования, в ходе которых ваша компания должна полностью переосмыслить существующие процессы или инфраструктуру. Вместо того чтобы постепенно адаптироваться с течением времени, ваша организация осуществляет масштабные изменения сразу. При отсутствии надлежащего управления трансформационные изменения могут привести к путанице и неопределённости, что, в свою очередь, может негативно сказаться на моральном духе и результативности команды. Поэтому важно составить план управления изменениями, который поможет вашей организации или команде пройти через более масштабные преобразования. 

Пример трансформационного изменения: ваша компания сейчас работает только в США, но вы решили выйти на международный уровень. В результате вы собираетесь создать новый международный офис, команду продаж и инфраструктуру для работы за рубежом. 

Типы организационных изменений

Организационные изменения бывают трёх основных форм: изменения стратегии, изменения процессов и структурные изменения. Ниже приводится обзор каждого типа с примерами. 

Изменения стратегии

Изменения стратегии — это изменения в стратегическом плане, бизнес-целях или заявлении о видении вашей компании. Этот тип организационных изменений влияет на цели отдельных команд и на то, как участники команд должны расставлять приоритеты в работе. 

Пример изменения стратегии: по мере роста компании ваше внимание может сместиться с создания новых продуктов на совершенствование уже существующих. Это означает, что ваши бизнес-цели также должны измениться — от повышения узнаваемости бренда и расширения ассортимента до повышения лояльности и удовлетворённости клиентов. Для вашей конкретной команды по разработке продукта это может означать, что ей следует меньше сосредотачиваться на создании функций и больше — на пользовательском тестировании. 

Изменения процессов

Изменения процессов — это изменения в том, как работники выполняют свою работу. Это может включать в себя изменение существующих процессов или внедрение совершенно новых рабочих процессов. Изменения процессов часто оказывают существенное влияние на повседневную работу вашей команды. 

Пример изменения процесса: представьте, что ваша компания разработала новый процесс юридической проверки для всех внешних коммуникаций. Это напрямую влияет на вашу маркетинговую команду, поскольку теперь в рабочем процессе создания контента появился дополнительный этап юридической проверки. 

Структурные изменения

Структурные изменения — это изменения в организации вашей компании или команды. Если структурные изменения проведены неправильно, они могут привести к путанице в том, кто за что отвечает и кого и когда следует привлекать к работе. 

Пример структурного изменения: представьте, что ваш стартап только что создал новую команду по работе с персоналом, чтобы справляться с растущим числом новых сотрудников. В результате отдельные менеджеры по найму больше не отвечают за процесс адаптации от начала до конца. В связи с этими изменениями в организационной структуре вам необходимо определить, какие задачи по адаптации входят в компетенцию отдела кадров, а какие — в компетенцию менеджеров по найму. 

3 подводных камня организационных изменений и как их избежать

Организационные изменения — это как прыжок «бомбочкой» в бассейн. После первоначального удара образуются волны, которые расходятся по сторонам и в конечном итоге затрагивают всю поверхность бассейна. Точно так же одно изменение в вашей организации может вызвать волны нарушений, которые затронут каждого работника. 

Однако немного дополнительного планирования поможет вам и вашей команде без проблем адаптироваться к меняющейся рабочей среде. Для начала рассмотрим три основных подводных камня организационных изменений, а также способы их избежать.

Снижение морального духа и ухудшение корпоративной культуры

Человеку свойственно сопротивляться изменениям, особенно если он не знает, почему они происходят и что может принести будущее. Это означает, что без эффективного общения масштабные перемены могут привести к снижению морального духа компании и ее работников. 

Это воздействие часто бывает труднее всего выявить, но именно его важнее всего устранить. Корпоративная культура формирует и определяет вашу рабочую среду, и без хорошей культуры ваша команда не будет мотивирована и настроена на успех. 

Например, вы можете столкнуться с сильным сопротивлением со стороны работников при внедрении в вашей команде нового инструмента управления персоналом. Людям комфортно работать с нынешним программным обеспечением, и, хотя оно не идеально, может показаться проще придерживаться того, что вы знаете, чем тратить время и силы на освоение ещё одного инструмента. Без надлежащего контекста это изменение может показаться ещё одним препятствием на пути вашей команды и негативно сказаться на моральном духе.

Но избегать изменений вечно нереально — особенно когда новые процессы могут помочь вашей команде избавиться от утомительной работы по организации работы и облегчить взаимодействие. Организационные изменения могут снизить моральный дух, если они проведены неправильно, но при наличии подходящих процессов вы можете использовать изменения, чтобы сделать культуру компании ещё сильнее. 

Как руководитель вы можете защитить (и даже улучшить) культуру в периоды изменений. Вот как это сделать: 

• Применяйте процесс менеджмента изменений. Процесс изменений необходим для того, чтобы донести до сотрудников, почему изменения важны, чего может ожидать ваша команда и как добиться успеха в будущем. Например, в Asana мы разработали процедуру Asana Way of Change, помогающую командам внедрять новые инструменты и технологии на уровне организации. Основанная на модели менеджмента изменений, разработанной доктором Джоном Коттером, методология «Дорога перемен Asana» включает в себя шаги по определению причин, установлению показателей успеха и празднованию первых побед вашей команды. 

• Установите общие цели. Создание и доведение до сведения команды чётких целей помогает ей понять, почему организационные изменения важны. Цели помогают стимулировать внутреннюю мотивацию и поддерживать интерес команды к будущему. Например, при переходе на новый инструмент управления персоналом можно создать следующую SMART-цель: «К концу 1 квартала сократить время, затрачиваемое на задачи по управлению персоналом (такие как подача запросов на отпуск и их согласование, управление выплатами и представление оценок эффективности), на 50 %». 

• Проявляйте эмоциональный интеллект. Перемены даются с трудом, и важно признать, что разные люди справляются с ними по-разному. Развитие навыков эмоционального интеллекта помогает вам понимать собственные эмоции и точно распознавать эмоции других людей, чтобы вы могли общаться с эмпатией, строить более прочные отношения и эффективно управлять конфликтами. В периоды изменений эмоциональный интеллект помогает вам понимать, как дела у вашей команды, и оказывать ей необходимую поддержку.  

• Просите высказывать мнения. Просьба о предоставлении обратной связи полезна в двух отношениях. Во-первых, обратная связь помогает вам понять проблемы вашей команды и улучшить процессы и общение в коллективе. Во-вторых, просьба о обратной связи демонстрирует, что вы цените вклад каждого участника команды, особенно когда предпринимаете конкретные шаги для решения проблем, волнующих коллектив. Обратная связь особенно важна в периоды организационных изменений, поскольку ваша команда может сталкиваться с большим количеством препятствий или трудностей, связанных с ростом, чем обычно. 

Руководство для лидеров по менеджменту изменений

Узнайте, как стать лидером, который нужен вашей команде в период перемен. Получите советы о том, когда ставить новые бизнес-цели, как общаться прозрачно и как поддерживать вовлечённость работников.

Получайте аналитическую информацию

Паралич принятия решений 

Масштабные изменения могут порождать большую неопределённость. Без чёткого общения организационные изменения могут затруднить понимание того, что является приоритетным и кто за что отвечает. И из-за этой неопределённости у вашей команды может не быть указаний и информации, необходимых для принятия правильных решений.

Рассмотрим следующий сценарий: представьте, что вы работаете в команде разработки продуктов, и ваша компания только что создала совершенно новую команду по исследованию пользовательского опыта (UXR), в которую входят пять недавно нанятых исследователей. Раньше вы тестировали продукты только для того, чтобы убедиться в их корректной работе. Но теперь у вас есть дополнительные ресурсы для тестирования и улучшения продуктов. Однако эти новые ресурсы привносят некоторую неопределённость. Вы по-прежнему отвечаете за тестирование, или это обязанность команды UXR? Когда следует привлекать их к процессу создания продукта? Кто решает, является ли функция продукта успешной или нет? Все эти вопросы могут затруднить принятие решений.

К счастью, эту неопределённость можно устранить с помощью нескольких различных стратегий: 

• Создайте матрицу RACI для ключевых инициатив. Матрица RACI определяет, кто является ответственным, подотчётным, консультирующим и информируемым лицом по каждой задаче, вехе или ожидаемому результату в рамках проекта. Создание матрицы RACI позволяет чётко распределить роли и обязанности и устранить путаницу в том, кого и когда следует посвящать в курс дела. Продолжая приведённый выше пример, вы можете создать матрицу RACI, чтобы распределить обязанности заинтересованных лиц в рамках процесса тестирования продукта. Кроме того, можно создавать специальные матрицы RACI для особо сложных продуктов, которые могут потребовать несколько иного процесса.

• Свяжите цели с работой. Принятие решений — это, по сути, определение приоритетов. Чтобы принять решение, нужно понять, какой из вариантов важнее другого. А прежде чем решить, что важно, нужно понять, как ваша повседневная работа связана с глобальными целями. Это означает, что постановка чётких целей (и увязка их с работой команды) — один из лучших способов помочь команде принимать правильные решения в периоды организационных изменений. Например, представьте, что у вашей команды разработчиков продуктов есть цель повысить удовлетворённость пользователей на 30% в этом году. Если все участники команды ориентированы на эту цель, им будет проще принять решение о сотрудничестве с командой UXR для оптимизации существующих продуктов вместо создания новых.  

• Организуйте централизованное взаимодействие в одном месте. Когда речь заходит о принятии решений, ясность — это главное. Вы должны убедиться, что каждый участник команды и заинтересованное лицо имеют доступ к актуальной информации о каждом проекте, ведь, в конце концов, какая польза от ваших матриц RACI и целей проекта, если никто не знает, где их найти? Вот почему централизация совместной работы в одном инструменте для управления проектами может обеспечить вашу команду ресурсами и информацией, необходимыми для принятия правильных решений в периоды изменений. Например, Asana позволяет делиться информацией о проектах и задачах, чтобы ключевые сведения были доступны там, где фактически выполняется работа. Вы также можете привязывать работу напрямую к целям, чтобы было понятно, как каждая задача способствует достижению общих целей. 

Нестабильная результативность компании

Иногда организационные изменения связаны не с ростом, а с непредвиденными сбоями в работе компании, такими как потеря дохода, нарушение безопасности или уход ключевых работников. Когда происходят такие внезапные изменения, эффективность вашего бизнеса может оказаться под угрозой, особенно если у вас нет плана действий на случай чрезвычайных ситуаций. 

Многие из нас столкнулись именно с такой ситуацией во время пандемии COVID-19. Компании, которые раньше полагались на очных посетителей, были вынуждены перевести свой бизнес в онлайн. Музеям пришлось создавать виртуальные экспозиции, ресторанам — быстро переходить на доставку еды на дом, а туристическим компаниям — в спешном порядке организовывать онлайн-мероприятия. Каждому из этих типов бизнеса пришлось изменить свои главные цели, чтобы перейти от очных продаж к онлайн-продажам, а также скорректировать процессы компании для создания других типов продуктов. И в довершение всего им также пришлось научиться работать в условиях удалённой работы. Учитывая всё это, неудивительно, что многие организации столкнулись — и продолжают сталкиваться — с нестабильными результатами деятельности из-за этих масштабных организационных изменений. 

Но это не значит, что вы обречены на провал в следующий раз, когда произойдет непредвиденный сбой в работе. Главное — действовать на опережение. Проведя небольшую подготовительную работу сейчас, вы сможете составить план управления рисками, связанными с неожиданными организационными изменениями, чтобы взять с места в карьер и поддерживать максимально стабильную производительность. Вот что нужно сделать: 

• Проведите анализ влияния на бизнес. Анализ влияния на бизнес позволяет прогнозировать последствия сбоев в бизнес-процессах, чтобы у вас были данные, необходимые для заблаговременной разработки стратегий восстановления. Он помогает ответить на такие вопросы, как: какие процессы наиболее важны для функционирования вашего бизнеса, какие ресурсы вам нужны для успешной работы и сколько времени потребуется, чтобы вернуться в нормальное русло после сбоя. Данные, собранные в ходе оценок, помогают заранее спланировать действия в случае непредвиденных событий. 

• Создайте план действий в непредвиденных обстоятельствах. План действий в непредвиденных обстоятельствах — это ваша резервная стратегия. В нём должно быть детально прописано, что следует делать, если неожиданные события выбьют ваш бизнес из привычного ритма — например, как перестроиться, если вам придётся изменить бизнес-цели, и что делать, если вы потеряете доход и вам потребуется реструктурировать компанию. Вы можете создать план действий в непредвиденных обстоятельствах в отношении каждого существенного риска, выявленного в ходе анализа последствий для бизнеса. Тогда, когда произойдут непредвиденные организационные изменения, вы сможете незамедлительно принять меры. 

• Заложите прочный фундамент. Когда в вашей компании сильная культура, чёткое взаимодействие и эффективные инструменты совместной работы, вы сможете пережить даже самые сильные бури. Это означает, что важно постоянно совершенствовать свои процессы с течением времени, а не просто придерживаться статус-кво, чтобы быть готовыми к успеху, когда происходят изменения. Это может означать создание лучшего в своём классе процесса адаптации, который поможет укрепить корпоративную культуру, налаживание регулярного цикла предоставления и получения обратной связи или инвестирование в инструмент для управления проектами, который поможет вашей команде координировать ежедневную работу. 

Научитесь принимать изменения

Организационные изменения могут быть непростыми, но именно благодаря им мы растём. И когда мы умеем эффективно справляться с масштабными изменениями, мы настраиваем наши команды на успех в постоянно меняющемся мире. 

Если из этой статьи нужно вынести только один вывод, то это то, что ясность и общение имеют решающее значение в периоды организационных изменений. Узнайте, как Asana может помочь вашей команде обрести ясность, привязывая цели к работе, позволяя сотрудникам напрямую взаимодействовать над задачами и делая информацию легкодоступной. 

Руководство для лидеров по менеджменту изменений

Узнайте, как стать лидером, который нужен вашей команде в период перемен. Получите советы о том, когда ставить новые бизнес-цели, как общаться прозрачно и как поддерживать вовлечённость работников.

Получайте аналитическую информацию