Как управлять организационными изменениями
Сводная информация
«Перемены»
Дэвид Боуи был прав: перемены происходят, нравится нам это или нет. В жизни и в Business мы постоянно развиваемся. Иногда изменения бывают настолько масштабными, что их последствия ощущаются во всей организации.
Что такое организационные изменения?
Организационные изменения происходят, когда бизнес переживает серьёзный переход, затрагивающий большинство или всех его работников. Этот тип изменений имеет далеко идущие последствия, поскольку влияет на культуру, инфраструктуру, технологии или внутренние процессы компании. Другими словами, организационные изменения меняют повседневную жизнь вашей команды. Иногда такие большие изменения тщательно планируются, а иногда происходят без предварительного уведомления.
Вот несколько примеров организационных изменений:
Смена руководства, например, приход нового генерального директора или руководителя отдела.
Слияния или поглощения компаний.
Реструктуризация бизнеса.
Внедрение новых технологий, например переход от электронной почты к программному обеспечению для управления проектами.
Обновление целей компании по мере её роста, например переход от привлечения потенциальных клиентов к увеличению продаж.
Организационные изменения и менеджмент изменений
Термины «организационные изменения» и «менеджмент организационных изменений» часто используются как взаимозаменяемые. Это связано с тем, что при любых крупных преобразованиях важно спланировать, как вы будете направлять работников, чтобы все они были настроены на успех в новой среде. В этом и заключается организационный менеджмент изменений — подготовка к реализации новых решений на уровне организации и контроль этой работы.
С другой стороны, организационные изменения сами по себе просто описывают переход, а не процесс, который вы внедрили для управления изменениями. Это означает, что всякий раз, когда вы ожидаете или переживаете организационные изменения, вам также следует начать подготовку процесса менеджмента изменений, чтобы спланировать, как вы будете справляться с переходом.
Руководство по менеджменту изменений для руководителей
Узнайте, как стать лидером, в котором нуждается ваша команда во время перемен. Узнайте, когда ставить новые цели, как поддерживать прозрачность коммуникации и вовлечённость работников.
Спектр изменений
Организационные изменения могут быть большими, маленькими или где-то посередине — и именно здесь в игру вступает спектр изменений. С одной стороны спектра находятся постепенные изменения, которые представляют собой небольшие переходы, совершаемые вашей компанией с течением времени. С другой стороны находятся трансформационные изменения, которые представляют собой большие переходы, когда ваша компания переосмысливает существующие процессы или инфраструктуру. Ниже мы описали разницу между постепенными и трансформационными изменениями, но имейте в виду, что ваша конкретная ситуация может не попасть непосредственно в одну из этих категорий. Скорее всего, ваша ситуация будет где-то посередине.
Инкрементные изменения
Инкрементные изменения — это небольшие переходы, которые ваша компания совершает с течением времени. Инкрементные изменения часто идут рука об руку с устойчивым ростом и непрерывным совершенствованием, поскольку по мере расширения организации старые процессы, стратегии и ресурсы могут работать не так хорошо, как раньше. Инкрементные изменения оказывают менее непосредственное влияние, чем трансформационные, но со временем их эффект может накапливаться. Это означает, что по-прежнему важно направлять свою команду через постепенные переходы и следить за тем, чтобы у всех была необходимая поддержка и ясность.
Пример инкрементного изменения: ваша компания повышает узнаваемость бренда, создавая контент для различных онлайн-каналов. В результате у вас появляется больше активов бренда, чем вы можете отслеживать, включая фотографии, дизайн и видео. Чтобы всё упорядочить, вы инвестируете в новый инструмент управления цифровыми активами (DAM). Хотя это и необходимо для роста и организации работы вашей компании, это может привести к некоторым проблемам, например, к необходимости обучения заинтересованных сторон использованию нового инструмента, переносу контента и созданию процессов для обеспечения правильного добавления контента в DAM.
Трансформационные изменения
Трансформационные изменения — это крупномасштабные преобразования, когда ваша компания должна полностью переосмыслить существующие процессы или инфраструктуру. Вместо постепенной адаптации ваша организация вносит большие изменения сразу. Если не управлять ими должным образом, трансформационные изменения могут создать путаницу и двусмысленность, что, в свою очередь, может негативно сказаться на моральном духе и производительности команды. Поэтому важно создать план менеджмента изменений, который поможет вашей организации или команде пройти через более масштабные преобразования.
Пример трансформационного изменения: ваша компания сейчас работает только в США, но вы решили выйти на международный уровень. В результате вам предстоит создать новый международный офис, команду по продажам и инфраструктуру для работы за рубежом.
Типы организационных изменений
Организационные изменения бывают трёх основных форм: изменения стратегии, изменения процессов и структурные изменения. Ниже приведен обзор каждого типа с примерами.
Изменения стратегии
Изменения стратегии — это изменения стратегического плана, бизнес-целей или заявления о видении вашей компании. Этот тип организационных изменений влияет на цели отдельных команд и на то, как участники команды должны расставлять приоритеты в работе.
Пример изменения стратегии: по мере роста компании акцент может сместиться с создания новых продуктов на совершенствование уже существующих. Это означает, что ваши бизнес-цели также должны измениться — от повышения узнаваемости бренда и запасов до повышения лояльности и удовлетворенности клиентов. Для вашей команды по продукту это может означать меньший акцент на создание функций и больший — на пользовательское тестирование.
Изменения процессов
Изменения процессов — это изменения в том, как работники выполняют свою работу. Это может включать изменения в существующих процессах или внедрение совершенно новых рабочих процессов. Изменения процессов часто оказывают значительное влияние на повседневную работу вашей команды.
Пример изменения процесса: представьте, что ваша компания создала новый процесс юридической проверки для всех внешних коммуникаций. Это напрямую влияет на вашу маркетинговую команду, потому что теперь в рабочем процессе создания контента появился дополнительный этап юридической проверки.
Структурные изменения
Структурные изменения — это изменения в организации вашей организации или команды. При неправильном внедрении структурные изменения могут создать путаницу в том, кто за что отвечает и кого следует вовлекать в процесс.
Пример структурного изменения: представьте, что ваш стартап только что создал новую команду по управлению персоналом, чтобы справляться с растущим числом новых сотрудников. В результате менеджеры по найму больше не отвечают за процесс адаптации от начала до конца. В связи с этими изменениями в организационной структуре вам необходимо определить, какие задачи по адаптации входят в компетенцию отдела кадров, а какие должны выполнять менеджеры по найму.
3 подводных камня организационных изменений и как их избежать
Организационные изменения — это как прыжок в бассейн с вытянутыми ногами. После первоначального удара волны формируются и расширяются наружу, в конечном итоге нарушая всю поверхность бассейна. Точно так же одно изменение в вашей организации может вызвать волны сбоев, которые затронут каждого работника.
Однако небольшое дополнительное планирование поможет вам и вашей команде плавно ориентироваться в меняющейся рабочей среде. Для начала рассмотрим три основные подводные камни организационных изменений и способы их избежать.
Снижение морального духа и корпоративной культуры
Человеку свойственно сопротивляться изменениям, особенно если он не знает, почему они происходят и что ждёт его в будущем. Это означает, что без эффективного общения большие перемены могут привести к падению морального духа компании и работников.
Это воздействие зачастую труднее всего определить, но важнее всего устранить. Организационная культура формирует и определяет рабочую среду, а без хорошей культуры ваша команда не будет мотивирована и настроена на успех.
Например, вы можете столкнуться с сильным сопротивлением работников при внедрении нового инструмента управления персоналом в своей команде. Людям удобно работать с нынешним программным обеспечением, и, хотя оно не идеально, им проще придерживаться того, что они знают, чем тратить время и энергию на изучение нового инструмента. Без надлежащего контекста это изменение может показаться ещё одним препятствием на пути вашей команды и негативно повлиять на моральный дух.
Но бесконечно избегать изменений невозможно, особенно когда новые процессы могут избавить команду от утомительной работы по организации работы и облегчить совместную работу. Неправильно проведённые организационные изменения могут снизить моральный дух, но с помощью правильных процессов можно использовать изменения для создания ещё более сильной корпоративной культуры.
Как руководитель вы можете защитить (и даже улучшить) культуру во время изменений. Вот как это сделать:
Используйте процесс менеджмента изменений. Процесс изменений необходим для того, чтобы донести до команды, почему изменения важны, чего ожидать и как добиться успеха в будущем. Например, в Asana мы разработали фирменную процедуру принятия изменений Asana Way of Change, помогающую командам развёртывать новые инструменты и технологии на уровне организации. Методология Asana Way of Change, основанная на модели менеджмента изменений, разработанной доктором Джоном Коттером, включает в себя шаги по определению причин, установлению показателей успеха и празднованию первых побед команды.
Установите общие цели. Создание и донесение до команды чётких целей помогает понять, почему организационные изменения важны. Цели помогают стимулировать внутреннюю мотивацию и поддерживать энтузиазм команды в отношении будущего. Например, при переходе на новый инструмент управления персоналом можно создать следующую SMART-цель: «К концу первого квартала сократить время, затрачиваемое на HR-задачи (например, на запрос и утверждение отпусков, управление компенсациями и отправку отзывов о результатах работы), на 50%».
Практикуйте эмоциональный интеллект. Перемены даются с трудом, и важно признать, что разные люди справляются с ними по-разному. Развитие эмоционального интеллекта помогает понимать собственные эмоции и точно распознавать эмоции других людей, чтобы общаться с эмпатией, строить более крепкие отношения и эффективно управлять конфликтами. Во время переходного периода эмоциональный интеллект помогает понять, как чувствует себя команда, и оказать ей необходимую поддержку.
Попросите обратную связь. Это помогает в двух отношениях. Во-первых, обратная связь помогает понять проблемы команды и улучшить процессы и общение в ней. Во-вторых, просьба оставить отзыв показывает, что вы цените вклад каждого участника команды, особенно когда вы предпринимаете конкретные шаги для решения проблем своей команды. Обратная связь особенно важна во время организационных изменений, потому что ваша команда может столкнуться с большим количеством препятствий или проблем, чем обычно.
Руководство по менеджменту изменений для руководителей
Узнайте, как стать лидером, в котором нуждается ваша команда во время перемен. Узнайте, когда ставить новые цели, как поддерживать прозрачность коммуникации и вовлечённость работников.
Паралич принятия решений
Большие перемены могут привести к неопределённости. Без чёткого общения организационные изменения могут затруднить понимание того, что является приоритетом и кто за что отвечает. Из-за этой неопределённости ваша команда может не иметь рекомендаций и информации, необходимых для принятия правильных решений.
Вот пример: представьте, что вы работаете в команде разработчиков продукта, и ваша компания только что создала совершенно новую команду по исследованию пользователей (UXR) из пяти недавно нанятых исследователей. Раньше вы тестировали продукты только для того, чтобы убедиться, что они работают правильно. Но теперь у вас есть д��полнительные ресурсы для тестирования и улучшения продуктов. Однако эти новые ресурсы приходят с долей неопределённости. Вы по-прежнему отвечаете за тестирование или теперь это обязанность команды UXR? Когда следует привлекать их к процессу создания продукта? Кто решает, насколько успешна та или иная функция продукта? Все эти вопросы могут затруднить принятие решений.
К счастью, эту неопределённость можно устранить с помощью нескольких различных стратегий:
Создайте матрицу RACI для ключевых инициатив. Матрица RACI определяет, кто является ответственным, подотчётным, консультирующим и информируемым лицом по каждой задаче, важному этапу или ожидаемому результату в рамках проекта. Создание матрицы RACI устанавливает чёткие роли и обязанности и уменьшает путаницу в отношении того, кто и когда должен быть в курсе. В приведённом выше примере можно создать матрицу RACI, чтобы распределить обязанности заинтересованных лиц в процессе тестирования продукта. Кроме того, можно создавать специальные матрицы RACI для особенно сложных продуктов, которые могут потребовать несколько иного процесса.
Свяжите цели с работой. Принятие решений — это на самом деле акт расстановки приоритетов. Чтобы принять решение, нужно решить, является ли один вариант более важным, чем другой. А чтобы решить, что важнее, нужно понимать, как ваша повседневная работа связана с глобальными целями. Это означает, что создание чётких целей (и их привязка к работе команды) — один из лучших способов помочь команде принимать правильные решения во время организационных изменений. Например, представьте, что у вашей команды разработчиков есть цель повысить удовлетворённость пользователей на 30% в этом году. Если все участники команды согласны с этой целью, им будет проще принять решение о сотрудничестве с командой UXR для оптимизации существующих продуктов, а не создания новых.
Централизуйте совместную работу в одном месте. Когда речь идёт о принятии решений, ключевым фактором является ясность. Необходимо убедиться, что у каждого участника команды и заинтересованного лица есть доступ к актуальной информации о каждом проекте. Ведь какой толк от ваших диаграмм RACI и целей проекта, если никто не знает, где их найти? Именно поэтому централизация совместной работы в одном инструменте для управления проектами может обеспечить вашу команду ресурсами и информацией, необходимыми для принятия правильных решений в период изменений. Например, Asana позволяет делиться информацией о проектах и задачах, чтобы ключевые детали были доступны там, где выполняется работа. Вы также можете напрямую связывать работу с целями, чтобы было понятно, как каждое задание способствует достижению общих целей.
Нестабильные показатели Business
Иногда организационные изменения связаны не с ростом, а с непредвиденными сбоями в работе, такими как потеря дохода, нарушение безопасности или потеря ключевых работников. Когда происходят такие внезапные изменения, эффективность вашего бизнеса может оказаться под угрозой, особенно если у вас нет плана действий на случай непредвиденных обстоятельств.
Многие из нас столкнулись с этим во время пандемии COVID-19. Компании, которые раньше полагались на личных посетителей, были вынуждены перевести свой бизнес в онлайн. Музеям пришлось создавать виртуальные выставки, рестораны быстро перешли на доставку на дом, а туристические компании стали организовывать онлайн-экскурсии. Каждому из этих типов бизнеса пришлось изменить свои главные цели, чтобы перейти от личных продаж к онлайн-продажам, а также скорректировать свои процессы для производства различных видов продукции. И в довершение всего, им также пришлось научиться работать удалённо. Неудивительно, что многие организации столкнулись с нестабильностью Business из-за этих масштабных организационных изменений.
Но это не значит, что вы обречены на неудачу в следующий раз, когда произойдёт непредвиденное нарушение Business. Главное — действовать на опережение. Немного подготовившись сейчас, вы сможете создать план управления рисками, связанными с неожиданными организационными изменениями, чтобы вы могли взяться за дело и поддерживать свою производительность на максимально стабильном уровне. Вот что нужно сделать:
Проведите анализ последствий для бизнеса. Анализ последствий для бизнеса помогает прогнозировать последствия сбоев в бизнес-процессах, поэтому у вас есть данные, необходимые для упреждающего создания стратегий восстановления. Он помогает ответить на такие вопросы, как какие процессы наиболее важны для поддержания работы вашего бизнеса, какие ресурсы вам нужны для успешной работы и сколько времени вам потребуется, чтобы вернуться в нужное русло после сбоя. Данные, собранные в ходе оценки, помогут заранее спланировать действия в случае непредвиденных событий.
Создайте план действий в непредвиденных обстоятельствах. План действий в непредвиденных обстоятельствах — это ваша резервная стратегия. В нём должно быть детально прописано, что следует делать, если неожиданные события выбьют вас из привычного ритма — например, если вам придётся изменить бизнес-цели или если вы потеряете доход и вам потребуется реструктурировать компанию. Вы можете создать план действий в отношении каждого значительного риска, выявленного в ходе анализа последствий для Business. Тогда, когда произойдут непредвиденные организационные изменения, вы сможете действовать.
Заложите прочный фундамент. Если в вашей компании сильная культура, налаженное общение и эффективные инструменты для совместной работы, вы сможете пережить даже самые сильные бури. Это означает, что важно постоянно совершенствовать свои процессы, а не просто придерживаться статус-кво, чтобы быть готовыми к успеху, когда произойдут изменения. Это может означать создание лучшего в своем классе процесса адаптации, который поможет укрепить вашу организационную культуру, установление регулярного цикла для предоставления и получения обратной связи или инвестирование в инструмент для управления проектами, который поможет вашей команде координировать повседневную работу.
Научитесь принимать изменения
Организационные изменения могут быть сложными, но именно так мы растем. И когда мы можем эффективно ориентироваться в больших переменах, мы настраиваем нашу команду на успех в постоянно меняющемся мире.
Если из этой статьи и следует извлечь один урок, то он заключается в том, что ясность и общение имеют важное значение во время организационных изменений. Узнайте, как Asana помогает команде обрести ясность, связывая цели с работой, позволяя людям напрямую сотрудничать над задачами и делая информацию легкодоступной.
Руководство по менеджменту изменений для руководителей
Узнайте, как стать лидером, в котором нуждается ваша команда во время перемен. Узнайте, когда ставить новые цели, как поддерживать прозрачность коммуникации и вовлечённость работников.
